關(guān)于檔案管理安全問題的思考

謝麗娟

摘要：檔案管理的安全性問題一直是檔案管理方面高度重視的問題。影響檔案安全的因素眾多，因此，為發(fā)揮檔案的正常功能，應(yīng)構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：檔案；安全；信息；載體

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-00-01

一、關(guān)于檔案管理安全性問題的概述

1.檔案管理的安全性的含義

關(guān)于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認(rèn)識，從不同的角度分析，往往認(rèn)識也不一樣。但通常認(rèn)為，所謂檔案管理的安全性，是指為保證檔案的齊全完整，使檔案的載體和信息免受外界不利因素的影響的存在狀態(tài)和保障條件。檔案管理的安全性包括檔案管理的狀態(tài)性安全(即檔案載體的安全性和檔案信息的安全性)和保障檔案條件的安全性兩部分構(gòu)成。影響檔案安全的條件因素眾多，主要包括自然因素(各種自然災(zāi)害)、環(huán)境因素(檔案管理的外部環(huán)境和檔案管理部門的環(huán)境)和人員因素(包括檔案管理人員和檔案使用利用人員)。

2.檔案管理安全性基本要素

所謂檔案管理的安全要素，通常認(rèn)為是指在一定條件下狀態(tài)下，能獨(dú)立地成為實(shí)現(xiàn)案安全的充分條件。主要包括：人員、設(shè)備、環(huán)境和全系統(tǒng)四要素。

3.檔案安全的特征

檔案具有的唯一性的和原始性和特點(diǎn)，覺得了其是一種文化財(cái)富和重要的信息資源，如一旦損毀，將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。檔案安全的特性主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:

(1)標(biāo)準(zhǔn)的相對性。由于人類認(rèn)識水平所限和對科技發(fā)展的漸進(jìn)性所限，對檔案安全的認(rèn)識也隨著認(rèn)識水平和科技技術(shù)的進(jìn)步而進(jìn)步，揭示檔案安全的運(yùn)動(dòng)規(guī)律是逐步的，對安全本質(zhì)的認(rèn)識逐步深入的。而且關(guān)于檔案安全的標(biāo)準(zhǔn)也受到科技水平、政治制度、文化水平、倫理道德以及安全觀念、法制觀念的制約。檔案安全的標(biāo)準(zhǔn)是一種相對的有條件的安全，并逐步提高的有條件，是相對的，并隨著社會(huì)的不斷發(fā)展而不斷提高；(2)經(jīng)濟(jì)性的特征。檔案的安全性，不僅收到經(jīng)濟(jì)投入的限制，還要注意為保障檔案安全付出和回報(bào)的比例問題；(3)復(fù)雜性的特征。檔案安全會(huì)涉及到檔案本身、人、環(huán)境、系統(tǒng)四個(gè)要素。其安全性還取決于檔、人、環(huán)境及其相互關(guān)系的協(xié)調(diào)，具有極大的復(fù)雜性。另外，檔案還具有唯一性的特性，一旦損毀，無法再現(xiàn)；(4)潛隱性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混綜合效應(yīng)而產(chǎn)生的潛隱性安全程度。

二、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：(1)自然因素。即各種自然災(zāi)害；(2)環(huán)境因素。包括外部環(huán)境因素和內(nèi)部環(huán)境因素。外部環(huán)境因素主要包括經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、技術(shù)水平、立法和執(zhí)法水平、社會(huì)監(jiān)督體制等。內(nèi)部環(huán)境因素，主要是指檔案管理的部門的內(nèi)部環(huán)境，如檔案館庫建設(shè)情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質(zhì)水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。目前，檔案人員對檔案安全的影響主要體現(xiàn)為蓄意破壞和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問題主要有如火災(zāi)報(bào)警與滅火系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，存在較高的火警誤報(bào)率；有的檔案館庫房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規(guī)范，消防安全存在隱患；檔案館消防規(guī)章制度不健全，責(zé)任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。因此，應(yīng)提高防火滅火意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。加大消防投入，加強(qiáng)設(shè)備和技術(shù)更新。加大對檔案庫房消防安全建設(shè)的投入。加強(qiáng)檔案庫房配套設(shè)施的消防安全工作等。建筑安全主要講述檔案庫房建筑的安全性問題。其不安全因素主要表現(xiàn)在：庫房選址、設(shè)計(jì)不合理和檔案裝具、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善；(5)檔案信息安全。檔案安全包括檔案載體安全和檔案信息安全。保證檔案信息安全，要保證檔案的物理安全(即存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備和載體安全)、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和系統(tǒng)的安全。

三、檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則和方法

(一)檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建原則

檔案安全體系的建設(shè)需要綜合系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，要遵循以下原則：(1)系統(tǒng)性原則，即系統(tǒng)性原則是指構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，要運(yùn)用系統(tǒng)理論對檔案安全管理的各環(huán)節(jié)、各要素進(jìn)行系統(tǒng)分析，以達(dá)到優(yōu)化檔案安全管理的目的。(2)實(shí)用性和通用性原則。實(shí)用性要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要從檔案部門的實(shí)際情況出發(fā)，適時(shí)制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系要具有通用性的特點(diǎn)。(3)權(quán)威性原則。目前的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不具有強(qiáng)制性，因此要求檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)頒布的任何一部標(biāo)準(zhǔn)，都具有指導(dǎo)性或強(qiáng)制性。

(二)檔案管理安全性標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的構(gòu)建方法

(1)要處理好不同標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系，即如何協(xié)調(diào)國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)(地方)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。不能一味強(qiáng)調(diào)不同標(biāo)準(zhǔn)的差異性和優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)優(yōu)先采用使用范圍較廣的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一步到位。如果國際標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案安全管理，可以直接采用國際標(biāo)準(zhǔn)；對政策性和特色性要求較強(qiáng)的，可以采用國家標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)結(jié)合檔案工作實(shí)際，借鑒、參考其他行業(yè)如圖書館、博物館的標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)加以補(bǔ)充和完善，形成符合檔案行業(yè)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)；(2)要處理好與相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系。檔案與圖書、文物、遺產(chǎn)等領(lǐng)域在保護(hù)對象、保護(hù)措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；(3)要處理好標(biāo)準(zhǔn)管理與制度管理的關(guān)系。構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系可以以標(biāo)準(zhǔn)管理為主，以制度管理為輔，配合相關(guān)的法規(guī)制度來保障標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的不足。我國檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，以綜合、宏觀的角度來設(shè)計(jì)、規(guī)范。對那些重要或是急需的檔案安全標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)作為標(biāo)準(zhǔn)工作的重點(diǎn)，及時(shí)發(fā)布；對那些已被實(shí)際工作證明適用于檔案安全工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是檔案管理工作的重要內(nèi)容，需要在思想上，制度上、基礎(chǔ)設(shè)施上和管理上做好工作，需要加強(qiáng)建設(shè)、提高認(rèn)識，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使其有章可循，實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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