電力檔案管理工作問題及對(duì)策探討

【摘 要】電力檔案是電力工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件，更是投產(chǎn)后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。目前，電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高它的管理水平，以適應(yīng)一流現(xiàn)代化公司的管理要求。

【關(guān)鍵詞】電力；檔案管理；信息化

一、電力檔案管理的涵義

電力企業(yè)檔案管理是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，對(duì)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要影響，是電力企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)權(quán)的有力保證。電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄，它涉及范圍廣、門類多、信息量大，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)起著至關(guān)重要的作用，是電力企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，具有廣泛的科技資源和特有的知識(shí)信息，是電力企業(yè)不可估量的寶貴財(cái)富。因此，面對(duì)目前電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，檔案部門要以科學(xué)創(chuàng)新的理念，抓住機(jī)遇，加快企業(yè)檔案管理信息化步伐，建立適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，為促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

二、電力檔案管理存在的問題

（1）電力企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足?！半姟笔枪I(yè)革命的產(chǎn)物，中國(guó)電力的大發(fā)展也就近幾十年時(shí)間，一直以來，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫(kù)藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對(duì)于檔案的需求和對(duì)檔案的利用難以取得預(yù)期效果。在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工作者的活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)過程中，企業(yè)進(jìn)行了大量人力、物力的投資，但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對(duì)檔案資產(chǎn)的管理流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開發(fā)利用效益沒有充分發(fā)揮出來，沒有認(rèn)識(shí)到檔案作為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。（2）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全。電力企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動(dòng)，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對(duì)滯后。（3）企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展還不能有機(jī)融合。電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行，到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)十分復(fù)雜繁瑣的過程，為實(shí)現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。（4）檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)。一個(gè)合格的檔案管理人員，應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)；具備一定的工作能力和文字表達(dá)能力。面對(duì)電力建設(shè)和信息高速公路的飛速發(fā)展，電力檔案隊(duì)伍中還需要一批現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方面的人才。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前電力檔案隊(duì)伍中整體素質(zhì)普遍不高，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境。檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和電力檔案事業(yè)的發(fā)展需要。（5）電力工程檔案管理混亂。由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，導(dǎo)致電力工程檔案的管理混亂。（6）信息化建設(shè)要提高。一是個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠，未把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，致使檔案信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入。二是企業(yè)檔案信息化相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)不健全，開展過程中缺乏具體可行的措施和依據(jù)。三是數(shù)字化硬件設(shè)備使用效率低。有的企業(yè)雖配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但數(shù)據(jù)錄入量有限。四是對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用不足。有的企業(yè)檔案數(shù)字化下了很大功夫，但是沒有對(duì)數(shù)字化資源進(jìn)行開發(fā)利用；還有的企業(yè)檔案雖已實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索、利用，但僅限于檔案室內(nèi)部使用，不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。

三、解決問題的對(duì)策

（1）加強(qiáng)對(duì)電力檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄。充分開發(fā)利用檔案信息資源，對(duì)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值和推動(dòng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)程有著重大意義。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，充分發(fā)掘、利用檔案信息資源，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然要求。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。檔案部門必須重宣傳、重造勢(shì)，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時(shí)，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強(qiáng)勢(shì)宣傳推介檔案規(guī)范管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)注，贏得社會(huì)各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項(xiàng)需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的工作計(jì)劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對(duì)檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。（2）管理機(jī)制健全是做好檔案管理的保證。要按照國(guó)家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立并貫徹落實(shí)部門立卷責(zé)任制，切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時(shí)要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。（3）融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢(shì)下，檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中就應(yīng)主動(dòng)介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。（4）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。電力企業(yè)檔案工作要發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案人員的自覺性、積極性，提高檔案人員的工作能力。培訓(xùn)的方式因地因人而異，可以現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，將培訓(xùn)和實(shí)際操作相結(jié)合，使檔案人員較快地掌握檔案工作基本要領(lǐng)。在日益發(fā)展的新形勢(shì)下，要想做好電力企業(yè)檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識(shí)，有文化素質(zhì)，政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍，定期培訓(xùn)則是建立高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍的重要途徑。通過培訓(xùn)使檔案專業(yè)人員更加適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，采取積極措施抓好知識(shí)更新、引進(jìn)、消化，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，擁有更廣博的知識(shí)，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。電力檔案管理人員要精通《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和電力行業(yè)檔案的整理規(guī)范和分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要熟悉建設(shè)部門的《工程項(xiàng)目管理規(guī)范》、《工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》及相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，注重工程建設(shè)中新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)、新要求的信息掌握，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，在檔案管理工作中應(yīng)具備有積極主動(dòng)的組織協(xié)調(diào)能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務(wù)水平的能力及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力。所以企業(yè)必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式全面提高檔案管理人員提高業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平。（5）嚴(yán)格規(guī)范電力檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)。要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《電力建設(shè)施工、驗(yàn)收及質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)匯編》，同時(shí)還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項(xiàng)目文件歸檔制度說明，在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。（6）推進(jìn)電力檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)包括：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等。實(shí)行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。電子革命給未來的檔案事業(yè)帶來一個(gè)質(zhì)的變化，電子檔案的優(yōu)勢(shì)將會(huì)給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，檔案利用者利用檔案時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)等形式截取檔案信息，而不必同時(shí)獲取原檔案的載體。雖然這種本質(zhì)的變化將會(huì)給我們帶來理論性的、思想性的、技術(shù)性的困惑，將會(huì)使我們?cè)械膫鹘y(tǒng)管理模式產(chǎn)生巨大的變化，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質(zhì)檔案的形成、積累、開發(fā)、利用，將會(huì)給檔案工作者帶來雙倍或超過雙倍的工作量。所以，要改變當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)，在注重收集紙介質(zhì)檔案的同時(shí)關(guān)注磁介質(zhì)檔案的積累，以適應(yīng)這場(chǎng)變革，也是擺在檔案工作者面前的首要任務(wù)。為此，我們要加強(qiáng)信息的選取和積累，在管理好傳統(tǒng)檔案的同時(shí)大力開發(fā)電子信息，以期達(dá)到服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的目的。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作涉及范圍廣、門類多、信息量大，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)起著至關(guān)重要的作用。電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應(yīng)21世紀(jì)的時(shí)代要求，樹立與時(shí)俱進(jìn)、勇于探索、積極創(chuàng)新的時(shí)代理念；全面加強(qiáng)對(duì)電力檔案的收集、整理、保護(hù)、開發(fā)與利用，不但要為電力事業(yè)的發(fā)展留下寶貴的檔案資料，還要增強(qiáng)自身素質(zhì)，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發(fā)揮檔案這一無形資產(chǎn)的寶貴價(jià)值，積極為電力行業(yè)提供多渠道、全方位、高效率的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為祖國(guó)電力事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參 考 文 獻(xiàn)

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