淺析做好建設(shè)項目檔案工作應(yīng)重點抓好的幾個環(huán)節(jié)

【摘要】基本建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)和竣工驗收的必備條件，為生產(chǎn)運行、管理、維修、改建和擴建提供科學(xué)依據(jù)。應(yīng)重點抓好項目前期準(zhǔn)備階段預(yù)先謀劃、建立完善的檔案管理制度、加強檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)、定期召開檔案工作協(xié)調(diào)會，并做好各單位控制工作。

【關(guān)鍵詞】基本建設(shè)項目檔案；工程建設(shè)；竣工驗收

一、項目前期準(zhǔn)備階段預(yù)先謀劃

（1）從工程立項開始，建設(shè)單位就將檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入議事日程，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。（2）建立檔案工作組織機構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，做到在人員上的落實。（3）在建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件時明確文件形成、歸檔和管理要求，將竣工文件編制工作水平作為選擇施工、監(jiān)理單位的依據(jù)之一。（4）在簽定勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理和設(shè)備采購合同時，對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求.

二、建立完善的檔案管理制度

制度建設(shè)是根本，沒有一套切實可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多。因此，參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》（DA/T28－2002）、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》等電力檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，制定《基建工程檔案管理實施細則》、《項目檔案保管期限表》、《聲像、實物檔案管理制度》、《項目檔案利用制度》等制度作為各參建單位編制、整理竣工檔案的指南。

三、加強檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)

各施工單位檔案管理人員往往是技術(shù)人員兼職的，個別單位還有臨時聘用的，他們對檔案專業(yè)知識知之甚少，對國家和行業(yè)檔案管理法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)也是一知半解。因此，明確各參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)單位必須在工程建設(shè)之初就要組織參建單位檔案管理人員進行集中培訓(xùn)，迅速提高他們的檔案管理專業(yè)知識。項目建設(shè)單位對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。

四、定期召開檔案工作協(xié)調(diào)會

定期召集有關(guān)參建單位檔案管理人員參加項目檔案工作協(xié)調(diào)會議，相互通報各單位負責(zé)的單項工程項目進度和該項目檔案工作進度，對工作中存在問題并及時解決。

五、做好各單位控制工作

（1）建設(shè)單位在檢查工程質(zhì)量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單項工程驗收，同時驗收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。竣工檔案正式移交前嚴格通過竣工文件的編制方、監(jiān)理部門、質(zhì)監(jiān)檢部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行逐卷逐冊會審；對存在問題的部分一一提出整改內(nèi)容并限期整改，整改完畢經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)。（2）施工方根據(jù)法律、規(guī)范的規(guī)定及建設(shè)單位簽訂的有關(guān)建設(shè)工程合同的規(guī)定接受工程監(jiān)理方對其建設(shè)行為進行的監(jiān)督管理，接受并配合監(jiān)理其履行合同。業(yè)務(wù)上極積主動與建設(shè)單位、監(jiān)理單位檔案員溝通好，明確對施工方所要移交的工程檔案有什么樣的具體要求，這樣在施工過程中也可控制形成材料的質(zhì)量。（3）監(jiān)理單位除對自身形成的文件進行積累、整理、歸檔外，須重視對施工資料的監(jiān)理，按照監(jiān)理合同中約定的監(jiān)理范圍，負責(zé)監(jiān)督檢查施工文件的形成管理情況，在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。（4）設(shè)備檔案的收集和管理方面，檔案人員參加設(shè)備開箱工作，及時收集相關(guān)資料，并根據(jù)工程管理負責(zé)人確定的分發(fā)單位及數(shù)量分發(fā)，并做好相關(guān)記錄。在設(shè)備檔案的收集過程中，建設(shè)單位對設(shè)備廠家文件材料不齊全及不規(guī)范問題，不是被動地等設(shè)備廠家最后付款時才后補有關(guān)材料，而是根據(jù)設(shè)備合同，列出每臺設(shè)備所缺的詳細資料內(nèi)容、數(shù)量與質(zhì)量要求，通過及時出具“設(shè)備資料欠缺單”交計劃部及物資部或財務(wù)部從廠家剩余的合同款扣款等方式來有效控制資料的追交。

總之、工程項目檔案作為工程項目建設(shè)的最終結(jié)果，它的形成、積累、歸檔及管理貫穿工程項目的整個過程，涉及到工程計劃、設(shè)計、管理、施工、監(jiān)理等多個環(huán)節(jié)。因此要做好工程項目檔案管理，除了搞好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作外，需要各級領(lǐng)導(dǎo)和部門支持。工程項目檔案是一項嚴肅、認真、繁瑣的工作，確保它的質(zhì)量。

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