會計電算化系統(tǒng)下的內部會計控制新研究

【摘 要】信息技術在企業(yè)的應用，改變了傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)，同時也改變了系統(tǒng)環(huán)境。本文主要從會計電算化的內涵，手工會計與電算化會計之間的比較得出會計電算化對內部控制的影響，進而來分析會計電算化系統(tǒng)下如何加強企業(yè)的內部控制。

【關鍵詞】會計電算化；內部控制；會計信息系統(tǒng)

隨著IT的發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境和經(jīng)營方式發(fā)生很大的變化。信息化不僅改變了數(shù)據(jù)的獲取、存儲、加工、傳遞、披露和使用的方式，提高了業(yè)務運轉效率，而且?guī)恿藰I(yè)務流程的重組與優(yōu)化，影響了管理層的決策方式和效果。在信息集成的新環(huán)境中，企業(yè)面臨的風險也有所變化，風險的防范于控制方式也應隨之改變。在IT環(huán)境下，會計信息的安全性、可靠性、真實性、完整性等有著全新的內涵。在信息技術面前，內部控制在保證會計信息質量方面有著越來越重要的作用。

一、電算化會計處理系統(tǒng)對內部控制的影響

（1）會計電算化系統(tǒng)的控制對象發(fā)生變化。手工會計系統(tǒng)下，企業(yè)會計內部控制的對象只要是單位的財會人員。而在會計電算化系統(tǒng)下，會計內部控制的對象不僅包括財會人員，還包括整個計算機系統(tǒng)。所以在電算化會計系統(tǒng)下要加強會計內部控制就要加強對人和整個電算化系統(tǒng)的控制。（2）會計電算化系統(tǒng)控制形式發(fā)生變化。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的手工信息系統(tǒng)所具有的分工功能逐漸被歸并。業(yè)務人員可利用特殊的授權文件或者口令來進行業(yè)務的處理。因為業(yè)務處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。（3）會計電算化內部控制內容發(fā)生變化。手工會計系統(tǒng)下嚴格的憑證制度，從原始憑證到記賬憑證，會計賬簿、科目匯總表、各種會計報表等這些紙質證據(jù)逐漸演變?yōu)橹苯佑涗浽陔娔X磁盤或光盤上的電子數(shù)據(jù)。一些交易幾乎沒有可視化的痕跡，這就給控制帶來一定的難度。手工信息系統(tǒng)下嚴格的憑證制度在計算機信息系統(tǒng)中逐漸減少或消失，傳統(tǒng)憑證的控制作用被弱化了。

二、電算化系統(tǒng)下內部控制的新風險

（1）在IT環(huán)境下，職務分離仍舊必要，但要以不同的存在。在手工會計系統(tǒng)下，對于每一項經(jīng)濟業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些授權的人員簽名或蓋章，但在比較先進的計算機系統(tǒng)里，可直接由電子數(shù)據(jù)處理功能取得授權、批準。這就使得系統(tǒng)操作高度集中，相應的某些崗位可以合并，許多手續(xù)也由電算化系統(tǒng)統(tǒng)一執(zhí)行，會計人員數(shù)量比手工系統(tǒng)下大大減少，因此企業(yè)必須建立適合電算化系統(tǒng)的不相容職位。（2）程序化操作易使差錯反復發(fā)生。電腦輸出數(shù)據(jù)的正確與否很大程度上取決于輸入數(shù)據(jù)的正確度，若輸入的數(shù)據(jù)是錯誤的，電腦不會自動識別，只能將錯就錯地得出錯誤的結論，而操作人員可能毫不知情。由于人員在使用過程中對系統(tǒng)形成一定的依賴性，如果程序出現(xiàn)差錯，控制失效可能潛伏很長時間、差錯反復發(fā)生才被發(fā)現(xiàn)。（3）電子信息處理缺乏可視痕跡。在手工會計系統(tǒng)下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務均記錄在紙上，如果數(shù)據(jù)被修改則會很容易被辨別出修改的痕跡，這是傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)內部控制的一個基本特征。而在電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)被記錄在辭磁質的磁盤或光盤上，只要需要利用技術手段就可以簡單地篡改數(shù)據(jù)，并且不留下可視化的證據(jù)。

三、加強會計電算化系統(tǒng)內部控制的對策

（1）從會計軟件入手，建立健全有效的電算化系統(tǒng)。從系統(tǒng)分析、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)運行這幾方面著手加強內部控制的有效性尤其是系統(tǒng)的開發(fā)控制，要確保系統(tǒng)的可行性、合規(guī)性、合法性和內部控制的適當性；同時利用一些網(wǎng)絡安全技術如數(shù)據(jù)加密、訪問控制、認證技術口令選取技術、防火墻技術、保密傳真技術等來加強系統(tǒng)和網(wǎng)絡的安全性，預防黑客和不法人員的入侵對企業(yè)內部控制造成的不利影響。（2）加強會計電算化系統(tǒng)下人員的組織與管理控制，實行權限分級授權管理，建立電算化系統(tǒng)下的會計信息崗位責任。加強對系統(tǒng)開發(fā)人才、維護人才、操作人才和管理人才的培養(yǎng)與監(jiān)督工作。制定相應的組織控制制度，明確不相容職務，進行內部職責分工，來保證會計信息的真實性和可靠性以達到補救電算化系統(tǒng)下不相容職務過于集中的不足。（3）加強內部審計，充分發(fā)揮內部審計對于內部控制的督導的互補性作用。對會計資料定期審計、審核電子數(shù)據(jù)與書面數(shù)據(jù)是否一致，監(jiān)督系統(tǒng)的運行和書籍資料的保存。（4）建立健全檔案管理制度。對磁性檔案的保存檔案要定期進行檢查，做到防高溫、防潮、防灰塵，防止由于磁性介質破壞而是檔案流失。同時建立健全電算化系統(tǒng)下會計檔案的建立、保管、調閱、復制、修改、銷毀等環(huán)節(jié)的程序制度。

參 考 文 獻

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