美國公共檔案館動力機制探析

摘要：美國公共檔案館的發(fā)展存在著障礙因素，但在其強大的動力機制的推動下，美國公共檔案館呈現(xiàn)良好的發(fā)展勢頭。其動力機制既是內(nèi)外力型動力機制，又是多元主體型動力機制，在各項動力因素推動下，美國公共檔案館日趨完善。

關(guān)鍵詞：美國 公共檔案館 動力機制

1934年，美國總統(tǒng)羅斯福簽署了《關(guān)于建立國家檔案館的法令》，這是美利堅合眾國建國后歷史上第一個專門的檔案法令，該法令的頒布標志著美國國家檔案館的誕生以及美國公共檔案館建設(shè)的開始[1]。1966年頒布的《信息自由法》明確規(guī)定“聯(lián)邦政府的記錄和檔案除某些政府信息免于公開外，原則上向所有人開放；公民可以向任何一級政府機構(gòu)提出查詢、索取復(fù)印件的申請；政府機構(gòu)必須公布本部門的建制和本部門各級組織受理信息咨詢的查找程序、方法和項目，并提供信息分類索引”，從法律的高度確認了美國檔案館的公共性，保障了公民的信息權(quán)[2]。之后，美國公共檔案館憑借先天的優(yōu)勢，同時充分利用經(jīng)濟、科技、法律、社會等各方面成果，使美國公共檔案館躋身世界檔案館建設(shè)先驅(qū)行列。但美國公共檔案館的發(fā)展并非一帆風(fēng)順，同樣存在一些障礙因素。

一、美國公共檔案館發(fā)展障礙

美國公共檔案館建設(shè)體系日趨完善，館藏資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、服務(wù)機制創(chuàng)新、信息技術(shù)運用、檔案信息理念等等都處于世界先進水平。能夠取得這樣的成績并不意味著美國公共檔案館的發(fā)展全無障礙，在美國公共檔案館建設(shè)過程中同樣存在制約因素。

1.1檔案自身特有的屬性制約著檔案館的建設(shè)發(fā)展

檔案作為最原始信息記錄，政治性、隱私性比較強，無形中給檔案館工作進行了制約。即使是以信息自由標榜的美國，也做不到檔案信息完全的開發(fā)利用。同時，檔案的這種特性也會影響到檔案館的館藏資源的建設(shè)。以美國國家檔案館為例，其館藏原則上都是已達到開放期限的檔案，大量的半現(xiàn)行或未開放檔案則保存在聯(lián)邦文件中心。而聯(lián)邦文件中心的文件必須要經(jīng)過嚴格的審核程序才最終確定該文件是銷毀或進行保管利用，審核程序包括7年的保管期限、文件中心初步鑒定、國家檔案與文件署專門鑒定小組最終鑒定，歷經(jīng)這些篩選和審核，最終移交檔案館的文件數(shù)量也就十分有限。

1.2聯(lián)邦制管理體制存在一定局限性

美國檔案館建設(shè)實行聯(lián)邦制管理體制，各地區(qū)檔案機構(gòu)和聯(lián)邦檔案機構(gòu)無隸屬關(guān)系，各地區(qū)檔案機構(gòu)不接受聯(lián)邦檔案機構(gòu)的指導(dǎo)監(jiān)督。這種分散式管理體制具有很強靈活性，其優(yōu)勢在于能夠充分發(fā)揮各州以及各地方的積極性和創(chuàng)造性。然而在檔案館建設(shè)的早期，存在許多問題和障礙，分散式體制下各個檔案館只能自己摸索著前進，全國上下缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)和約束監(jiān)督，這就造成了各個檔案館發(fā)展進度不一、參差不齊、良莠不齊。

盡管美國公共檔案館存在著這些障礙，但其能在短短幾十年迅速地發(fā)展和壯大，這和美國檔案館建設(shè)完善的動力機制是密不可分的。

二、內(nèi)外型動力機制

公共檔案館的發(fā)展是內(nèi)力、外力共同作用的結(jié)果，其中內(nèi)力是支撐檔案館發(fā)展的根本動力，也是支撐檔案館持續(xù)永久發(fā)展的不竭動力；外力是檔案館發(fā)展的社會動力，起著推動促進的作用。

2.1 根本動力——滿足人們信息需求的檔案價值

檔案館的發(fā)展最原始最根本的動力來自內(nèi)因引起的動力，即檔案價值能夠滿足人們的信息需求。檔案價值是指檔案對國家、社會組織和個人的有用性，具體有憑證價值、情報價值、史料價值、現(xiàn)實價值、長遠價值等等，這是檔案獨有的。正是這些獨有的價值使得檔案能夠世世代代得以保存和開發(fā)利用。

美國公共檔案館豐富充實的館藏資源大大滿足了人們的信息需求。美國公共檔案館在館藏建設(shè)方面注重檔案收集的廣度和深度，注重保存社會記憶。以美國國家檔案館為例，數(shù)量上而言，館藏100億張紙質(zhì)文件，30萬卷電影膠片，500萬張地圖、圖表、建筑圖紙，20萬盒音像制品，900張航拍照片，1400張靜止畫面與海報，67萬7千余件手工制品及其他材料[3]；內(nèi)容上而言，除了政府文件外，還有反映國家城市歷史風(fēng)貌、歷史事件和歷史人物、土著居民歷史、族譜歷史、個人、財產(chǎn)等檔案文件，涉及美國政治、經(jīng)濟、文化、社會、軍事、民俗民生等領(lǐng)域，關(guān)系著國家社會和公眾的方方面面。這些檔案蘊含無窮價值，這些價值在公民廣泛利用中得以實現(xiàn)。檔案自身的價值吸引著公民的利用，公民的利用行為刺激著檔案價值的深度挖掘和更好的實現(xiàn)。

美國國家檔案館2006-2016年戰(zhàn)略計劃中這樣說道：每一天國家檔案館都在觸及全國各地的美國人的生活。他們當(dāng)中，有進入首都華盛頓國家檔案館圓形展覽大廳參觀《獨立宣言》、《憲法》以及《權(quán)利法案》的民眾；有在各地區(qū)分館查找家族史線索的家譜學(xué)者和愛好者；有尋求機關(guān)檔案管理幫助的政府官員；有利于國家檔案館網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)索取服役記錄復(fù)制件的退伍軍人；也有查找文件證據(jù)的調(diào)查人員、律師；還有挖掘政府信息的記者、作家及影視工作者；借助檔案資料學(xué)習(xí)歷史和撰寫論文的學(xué)生也有不少。我們的客戶不受年齡、種族、社會經(jīng)濟狀況的限制，我們幫助每一個需要的人或每一個對政府檔案感興趣的人[4]。這段話很好的詮釋了檔案價值與公眾需求之間的交互關(guān)系。

2.2 原始動力——檔案管理的有序化

檔案管理的有序化是檔案館發(fā)展的原始動力。實現(xiàn)檔案文件的有序化管理是檔案館產(chǎn)生的直接原因。1787年美利堅合眾國成立，聯(lián)邦機構(gòu)的檔案、各州地方政府的檔案以及社會組織企事業(yè)單位檔案采取的是自行管理的方式，這種完全分散的管理方式對檔案十分不利。隨著各個機構(gòu)業(yè)務(wù)的繁忙，檔案文件數(shù)量激增，由于各個機關(guān)檔案自行管理不善，造成了不少檔案遺失損壞的情況。國家檔案巨大的損失引起了大家的注意，在這種管理有序化需求下美國公共檔案館應(yīng)運而生。

2.3 直接動力——用戶的便捷利用

用戶的便捷利用是美國公共檔案館發(fā)展的直接動力。美國公共檔案館的經(jīng)費主要來自政府和社會捐贈，而經(jīng)費的數(shù)額則是跟檔案館的業(yè)務(wù)開展情況直接掛鉤。檔案館的業(yè)務(wù)開展的好，用戶的利用率高，檔案館的經(jīng)費相對也就多，這種情況無疑鞭笞著檔案館強化用戶至上、服務(wù)至上的理念，不斷完善服務(wù)模式實現(xiàn)公眾的便捷利用。在用戶利用便捷化過程中，美國公共檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)、服務(wù)理念、服務(wù)方式、技術(shù)開發(fā)等處處體現(xiàn)著以人為本、便于利用，直接推動著檔案館的改革發(fā)展。

2.4 促進動力——社會化的拓展

社會化的拓展是檔案館發(fā)展的外力。美國公共檔案館能夠躋身世界前列跟美國的綜合國力、經(jīng)濟實力、文化實力等是分不開的。隨著社會的進步，美國的經(jīng)濟、科技、文化、法律法規(guī)等得到了飛速發(fā)展。這些領(lǐng)域的先進成果逐漸被應(yīng)用到檔案館建設(shè)當(dāng)中，為檔案館的長足發(fā)展奠定了各項基礎(chǔ)。公共檔案館是社會事業(yè)，不是獨立發(fā)展的，離不開社會的支持。美國公共檔案館也認識到這點，積極主動的與新聞、信息技術(shù)、教育等部門建立合作關(guān)系，加強與圖書館、博物館等文化機構(gòu)的合作，強強聯(lián)手，互動共進。良好的社會發(fā)展環(huán)境給公共檔案館的發(fā)展提供長足的外力。

三、多元主體型動力機制

美國公共檔案館的發(fā)展是多個主體共同作用的結(jié)果。檔案館自身、國家和社會都不同程度地推動著檔案館的前進。

3.1 公共檔案館的推動

3.1.1用戶至上、便于利用理念的貫徹

美國國家檔案館前任館長溫斯坦這樣說 ：公共服務(wù)是我們的核心使命；為每一位公民、為所有政府機構(gòu)和公務(wù)人員，為總統(tǒng)、國會以及法院提供檔案服務(wù)，是我們的工作重心。國家檔案館的館藏屬于組成這個國家的男男女女、老老少少；美國人民是我們的客戶，我們致力于為他們提供便捷有效的服務(wù)。事實是，美國檔案館不只是政府或歷史收藏機構(gòu)，更是普及教育的地方[5]。這種檔案服務(wù)理念貫穿在美國公共檔案館各項業(yè)務(wù)各項流程中。檔案館交通便利的選址、人性化的館舍建筑、貼近大眾社會的館藏、簡便的利用手續(xù)、低廉的利用費用、原始的保管、知情權(quán)隱私權(quán)的保護等等都是用戶至上理念的生動踐行。

美國公共檔案館堅持面向所有社會大眾，積極主動提供檔案服務(wù)。正是在這種理念的引導(dǎo)下，美國公共檔案館留給人們的印象是親民的態(tài)度、熱情的服務(wù)、高效的利用。這大大擴大了公共檔案館的社會影響力，檔案館與公眾形成了良性互動，推動著公共檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

3.1.2檔案管理環(huán)節(jié)的完善保證了檔案館業(yè)務(wù)的優(yōu)質(zhì)

檔案收集工作的完整性和豐富性奠定了檔案資源基礎(chǔ)。美國公共檔案館不僅進行自我收集，還鼓勵接受社會檔案捐贈；不僅有關(guān)于政府活動的檔案，涉及社會現(xiàn)實貼近大眾的檔案數(shù)量也很多；不僅有紙質(zhì)檔案，也包括各種數(shù)字形式的檔案；收集保管的檔案不僅考慮成本價值，也要權(quán)衡是否反映社會、服務(wù)于社會、有益于社會。檔案整理環(huán)節(jié)，美國檔案館尊重并維護歷史原貌，為公民提供最原始的檔案。因此檔案一般是不裝訂成冊，而是讓它們呈單張紙業(yè)的形式。在檔案鑒定方面，進入檔案館的檔案基本利用限制少、解密時間短，檔案館對檔案的開放持積極態(tài)度，通常90%以上檔案對公民全方位開放[6]。檔案利用方面，相比我國，美國公共檔案館利用手續(xù)簡易，方式多樣，除了基本的館內(nèi)檔案利用外，還有咨詢服務(wù)、檔案展覽、縮微膠卷銷售、現(xiàn)代化服務(wù)等，而這些很多是免費的，只有少數(shù)服務(wù)需要付費。

3.1.3檔案館館舍建筑以人為本

美國公共檔案館多選址于交通便利的地段，而且功能齊全，能夠滿足公眾各種需求。美國公共檔案館在外觀設(shè)計上能夠考慮文化性、社會性和時代性；功能多樣，不僅能夠覆蓋檔案基本設(shè)施，如檔案庫、辦公用房、閱覽廳、展覽廳，還有停車庫、咖啡廳、餐廳、報告廳、放映廳等休閑服務(wù)功能。強大的功能設(shè)計全方位得滿足用戶各種需求，最大限度地親近和方便公眾，處處體現(xiàn)公共檔案館的親民性，光顧檔案館成為了公眾生活的一部分。

3.1.4資格審查和培訓(xùn)確保了檔案人員的高素質(zhì)

檔案工作職業(yè)化是檔案館的發(fā)展趨勢。為保證檔案館工作人員素質(zhì)，美國定時對檔案工作者進行職稱評定。美國檔案工作者協(xié)會于1987年建立了檔案工作者資格評定程序，開始授予有一定檔案工作經(jīng)驗的檔案工作者資格證書；1989年成立檔案工作者資格評定管理學(xué)會，專門負責(zé)資格考試和評定工作，并確定了檔案館工作人員公開招聘、嚴格考核、優(yōu)勝劣汰的準入制，這些舉措只有一個目的，那就是促進檔案職業(yè)規(guī)范，提高檔案人員素質(zhì)，以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)[7]。美國幾乎所有的公共檔案館館長都具有博士學(xué)位，美國國家第二檔案館工作人員中，具有學(xué)士學(xué)位以上的工作人員達55%，其中學(xué)士學(xué)位的工作人員占25%，碩士學(xué)位的占25%，博士學(xué)位的占5%[8]。

3.2 國家的推動

3.2.1法律法規(guī)為美國檔案館發(fā)展提供法治基礎(chǔ)

美國國家檔案館建立后，為方便公眾集中查詢政府檔案信息，美國國會于1935年通過了《聯(lián)邦登記法》，國家檔案館聯(lián)邦登記處負責(zé)出版《聯(lián)邦登記》，這成為了公眾了解查詢聯(lián)邦政府信息的重要渠道。1946年美國《行政程序法》頒布，其中第6條規(guī)定：除涉及國家機密和個人隱私外，所有行政機關(guān)的公文或檔案，特別是涉及到公民權(quán)益的，公民均有閱覽抄錄、影印的機會或權(quán)利。《聯(lián)邦登記法》明確規(guī)定了檔案開放的范圍，更加具體、明確的保障了公民的信息獲取權(quán)利[9]。1966年《信息自由法》出臺，保障公民對檔案信息資源的充分利用。在《信息自由法》的推動下，公民檔案意識加強，興起了檔案利用高潮。

3.2.2政府撥款為檔案館的發(fā)展提供了經(jīng)濟保障

任何一個檔案館的運行都離不開經(jīng)費的支持，財政經(jīng)費是公共檔案館開展各項業(yè)務(wù)的經(jīng)濟前提，是檔案館存在發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。經(jīng)費的多少直接影響著檔案館運轉(zhuǎn)的狀況。美國公共檔案館的財政經(jīng)費是是十分充裕的，美國國家檔案與文件署2009年度財政預(yù)算為4.59277億美元，2010年為4.6987億美元，2011年為4.60287億美元[10]。

3.3 社會的推動

3.3.1社會的檔案意識決定著公民的參與度

由于受歐洲公共檔案館向社會向公眾開放檔案思潮的影響，美國在其公共檔案館建立之初就奠定了向公眾開放的思想。美國公民法制意識強烈，為爭取檔案的利用，曾經(jīng)發(fā)起知情權(quán)運動。《行政程序法》、《信息自由法》能夠頒布，從法律層面上認可和保障公民利用檔案信息資源的權(quán)益，與美國公民知情權(quán)積極爭取有緊密關(guān)系?！缎畔⒆杂煞ā酚绊懹绕渖钊肴诵?，在美國公眾意識里，檔案是國家公共財產(chǎn)，是屬于每一個公民的，公民可以無條件利用檔案了解國家政府活動信息，從而更好的維護國家或自身利益。美國人整體檔案意識很強，檔案在廣泛的利用中才能實現(xiàn)價值這一觀念比較盛行，因此在美國公民檔案利用形式多種多樣，除了利用檔案進行學(xué)術(shù)研究、歷史查考、家譜查考、愛國教育，更多的是休閑，檔案館成為普通大眾樂意去的公共場所。

3.3.2社會捐贈協(xié)助著公共檔案館的建設(shè)

這里的捐贈包括檔案文件和資金捐贈。檔案捐贈是美國公共檔案館豐富館藏的一個重要渠道。一方面美國公共檔案館的口碑和影響力使得社會大眾樂意將檔案捐贈給檔案館；另一方面檔案館本身非常重視社會檔案的收集，在社會利用人群和利用需求調(diào)查的基礎(chǔ)上，有針對性地與檔案保存者進行聯(lián)系，鼓勵公民捐贈。資金捐贈同樣如此，一方面公民社會化意識強，政府又鼓勵私人捐贈，承諾私人捐贈可以抵扣一些稅收，這就使得美國私人捐贈和社會基金比比皆是，共同協(xié)助美國公共檔案館的建設(shè)[11]。

3.3.3社會志愿者力量的加盟

在美國人們普遍認為檔案工作是在保存和拯救歷史，是一件很偉大很有意義的事情。參與檔案管理提供志愿者服務(wù)十分普遍。社會志愿者力量的加盟，一方面將檔案館與社會公眾緊密聯(lián)系在一起，宣傳檔案館事業(yè)，另一方面減輕了檔案館的業(yè)務(wù)負擔(dān)，促進美國公共檔案館有序發(fā)展。

此外，社會對美國公共檔案館的推動還體現(xiàn)在經(jīng)濟科技的帶動，如公共檔案館充分利用網(wǎng)站、youtobe視頻網(wǎng)站、facebook社交網(wǎng)站等網(wǎng)絡(luò)平臺以及手機技術(shù)擴大自身的社會影響力；檔案館與文化機構(gòu)、媒體組織等實行強強聯(lián)手對檔案館發(fā)展道路的進一步拓寬；公民檔案工作者研究成果的共享等。

參考文獻：

[1] 蘇洲.《中美公共檔案館建設(shè)實踐比較研究》.鄭州大學(xué)碩士學(xué)位論文，2011.5.

[2] 蘇洲.《中美公共檔案館建設(shè)實踐比較研究》.鄭州大學(xué)碩士學(xué)位論文，2011.5

[3] 李寶玲.《從美國的檔案館館藏看檔案資源建設(shè)》.中國檔案，2011.3

[4] 美國國家檔案館2006～2016年戰(zhàn)略計劃

[5] 杜梅.怎樣留住社會記憶.瞭望新聞周刊，2011.09.

[6] 張曉霞.中美檔案館比較——以檔案館的公共性為切入點.檔案建設(shè)，2011.4

[7] 酈玉明.美國檔案工作發(fā)展概況.民國檔案，1997.3

[8] 蘇洲.《中美公共檔案館建設(shè)實踐比較研究》.鄭州大學(xué)碩士學(xué)位論文，2011.5

[9] 姚國強.美國檔案開放利用的歷史考察.山東大學(xué)碩士學(xué)位論文，2006.5

[10]蘇洲.《中美公共檔案館建設(shè)實踐比較研究》.鄭州大學(xué)碩士學(xué)位論文，2011.5

[11] 河南省委黨史研究室赴加、美學(xué)習(xí)考察組。關(guān)于赴加拿大、美國學(xué)習(xí)考察文獻檔案整理的調(diào)研報告，2012.01作者單位：上海大學(xué)圖書情報檔案系