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    基于中小企業(yè)視角檔案資源管理

    2012-04-29 00:00:00盧宏偉
    北京檔案 2012年10期

    摘要:對我國企業(yè)特別是中小企業(yè)而言,在目前經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的大趨勢下,檔案作為巨大的隱形資產(chǎn),潛在價值日益顯現(xiàn)。本文從中小企業(yè)的視角出發(fā),初步探索了檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的發(fā)展現(xiàn)狀,分析了當(dāng)前中小企業(yè)檔案管理中存在的主要問題,從而幫助企業(yè)認(rèn)識到建立完整檔案體系的重要性以及該體系對產(chǎn)業(yè)拓展和延伸的重要意義,進(jìn)而提出改進(jìn)中小企業(yè)檔案管理的幾點建議。

    關(guān)鍵詞:檔案管理 中小企業(yè) 產(chǎn)業(yè)拓展 產(chǎn)業(yè)延伸

    檔案,作為一項潛在資本,對于我國的中小企業(yè)而言,在多元化拓展的當(dāng)下既可以做到快速理清內(nèi)部結(jié)構(gòu),又可以對行業(yè)發(fā)展過程做到全面了解。所謂檔案,其實就是對組織或者個人活動的原始信息記載,是一種信息資源,也是一種基礎(chǔ)資源,很多預(yù)測和決策都建立在檔案資料的分析之上,因此其具有特殊的價值涵義。當(dāng)然,檔案不僅僅只停留在一般認(rèn)識上的企業(yè)檔案、人力檔案,還包括產(chǎn)品檔案、科技信息檔案、客戶檔案、行業(yè)檔案等等。

    隨著全球化的深入,人們接收的信息越來越多,檔案作為一種記錄形式,可以使個體更好地融入到大環(huán)境中去;同時,科技轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力已經(jīng)成為世界性的需要,如何將理論轉(zhuǎn)化為技術(shù)進(jìn)行推廣應(yīng)用,檔案的作用舉足輕重。

    然而,根據(jù)大量實例的調(diào)查和分析發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)并沒有做到充分的管理、開發(fā)和利用檔案資源。

    一、目前中小企業(yè)檔案管理存在的主要問題

    1、檔案疏于管理,在日常管理中地位低下

    一般的中小型企業(yè),從事的多為建筑業(yè)、加工業(yè)、交通運輸業(yè)等,經(jīng)營規(guī)模較小,資金實力較弱,而且人員流動性大、素質(zhì)參差不齊,所以企業(yè)并沒有設(shè)置專門的崗位對檔案進(jìn)行收集、分類、歸結(jié)、保存等。這種做法源于對檔案管理的忽視,長此以往,只會導(dǎo)致檔案資料的雜亂無序,還可能會導(dǎo)致檔案的丟失,影響企業(yè)的長久發(fā)展。

    2、避重就輕,檔案管理的側(cè)重點有所偏移

    通過調(diào)查發(fā)現(xiàn),在中小型企業(yè)里,人力資源檔案是最受重視的,科技信息檔案幾乎為零。由于我國市場經(jīng)濟(jì)起步晚,受到社會觀念的影響,中小型企業(yè)的成長之路并非一帆風(fēng)順。正因如此,企業(yè)盲目追求人才、設(shè)備的高端化,卻忽視了科技才是第一生產(chǎn)力的根本。對于中小型企業(yè),優(yōu)勢就在于經(jīng)營手段靈活、管理層級少、上下級之間易于溝通,如果能夠利用科技信息、產(chǎn)品、行業(yè)檔案敏銳地判斷出市場走向,將極大地提升它們在市場競爭中的實力。

    3、缺乏檔案意識,沒有認(rèn)清檔案的重要性

    表面上看增強(qiáng)檔案意識與企業(yè)發(fā)展并沒有直接聯(lián)系,其實,這是最重要的一點,也就是說,員工必須在認(rèn)知中了解檔案資源對其自身和企業(yè)的重要性,這是從根源上轉(zhuǎn)變思想。檔案意識的提升是承上啟下的一環(huán),增強(qiáng)這種意識感,“對上”是培養(yǎng)員工的一種工作習(xí)慣,將舊有的企業(yè)決策、活動記錄收集整理,“對下”是在遇到新問題的時候就可以從之前的模式入手,進(jìn)而提高工作效率,幫助企業(yè)發(fā)展。

    4、利用率不足,檔案價值未得到有效體現(xiàn)

    中小企業(yè)的日常經(jīng)營中,檔案的使用率并不高,因此,檔案的價值也就無法得到完整的體現(xiàn)。通常,中小企業(yè)經(jīng)營項目隨意性比較大、項目單一,在接觸新項目、開發(fā)新領(lǐng)域時,員工們并不傾向于先著手查找本來已有的相關(guān)檔案資料,而是更喜歡邊工作邊查詢或者從對方手中直接獲取資料,究其原因,主要是由于檔案缺乏管理導(dǎo)致了或丟失或不便尋找造成的。

    二、改進(jìn)中小企業(yè)檔案管理的幾點建議

    1、提高員工素質(zhì),培訓(xùn)專業(yè)管理人員

    人員流動性大是中小企業(yè),尤其是高成長性企業(yè)面臨的典型問題,目前還沒有找到有效的解決措施。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn),超過一半的企業(yè)在面試時采取的招聘和甄選體系非常完善,但是僅有不到20%的企業(yè)通過建立招聘評估程序來進(jìn)行后續(xù)數(shù)據(jù)處理。因此,人才專業(yè)領(lǐng)域重復(fù)、個性特征與企業(yè)文化不符等問題相繼出現(xiàn)。

    異常的員工流動率會使企業(yè)的員工素質(zhì)無法得到保障。企業(yè)在招聘時可能會盲目追求人員的數(shù)量增加而忽視一些問題,例如,員工結(jié)構(gòu)不合理,受教育程度不同,性格差異大等,這些對于企業(yè)日后的發(fā)展都將埋下隱患。

    面對如此現(xiàn)象,企業(yè)更迫切的需要通過培訓(xùn)以提升員工專業(yè)水平、平衡員工之間差異。早在20世紀(jì)70年代,西方的管理學(xué)家和企業(yè)家就提出:企業(yè)發(fā)展的軟肋是偏弱的執(zhí)行力,而并非戰(zhàn)略規(guī)劃。也就是說,企業(yè)培訓(xùn)是對員工的工作領(lǐng)域進(jìn)行再教育和訓(xùn)練,針對性強(qiáng),更能夠符合企業(yè)實際,因此十分必要。

    2、加大宣傳力度,增強(qiáng)企業(yè)和個人的檔案利用意識

    加強(qiáng)檔案的宣傳、教育工作,著眼于未來有著深遠(yuǎn)的意義。長期以來,檔案部門的工作都是封閉或半封閉式的,對外交流差,造成了人們對其工作性質(zhì)的不了解,也就逐步忽視了它對于我們自身的利害關(guān)系。針對這些現(xiàn)象,企業(yè)的檔案部門在完善內(nèi)部管理的基礎(chǔ)上,還應(yīng)該注重宣傳工作。宣傳工作開展得好,不僅對檔案基礎(chǔ)工作大有裨益,對于檔案的利用也是益處多多。

    隨著人們的不斷宣傳、學(xué)習(xí),從思想根源上認(rèn)識到檔案的重要性,可以節(jié)約企業(yè)日常工作中的大量精力,例如,在寫報告、出具檢測結(jié)果、寫論文時,員工都不會忘記先去檔案室查閱資料,一種良好習(xí)慣的培養(yǎng),對于企業(yè)而言是一筆不小的財富。

    3、轉(zhuǎn)變管理思想,建立健全檔案管理機(jī)制

    除了提升員工的素質(zhì)、加大檔案工作的宣傳力度之外,建立一套健全的管理機(jī)制是非常有必要的?,F(xiàn)在是信息化時代,多元化、復(fù)雜化充斥著我們的生活。因此,對于檔案的管理工作,我們要適應(yīng)社會需要,就要轉(zhuǎn)變理念、改變模式。

    檔案的利用無處不在,包括科技團(tuán)隊的建設(shè)需要檔案資料做支持,學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的技術(shù)、成果需要檔案資料加以借鑒等等。一套健全的檔案管理機(jī)制應(yīng)該包含以下內(nèi)容:首先,檔案管理人員必須要對該工作有熱情、思想開放,克服保護(hù)主義,要懂得面向市場和生產(chǎn)線主動收集各類信息,整理成檔案資料;其次,管理人員要了解不同檔案之間的關(guān)聯(lián),要懂得合理分配,面對企業(yè)和員工的需要能夠及時提供信息,便于檢索;另外,檔案管理人員必須要對檔案的處理認(rèn)真負(fù)責(zé),明確了解檔案的去處和持有者,及時督促資料的歸還;除此以外,還要利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建立一套檔案管理系統(tǒng),時時關(guān)注資料的變動情況,如是否需要資料續(xù)借,以便及時修正檔案室信息。

    當(dāng)然,在檔案的管理過程中,最為特殊的就是保密工作,尤其是企業(yè)中的科技信息、產(chǎn)品信息、客戶信息,作為機(jī)密性資料必須要謹(jǐn)慎處理。

    4、加快檔案鏈體系建設(shè),推進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理

    檔案同其他資源一樣,也需要不斷發(fā)展來跟上時代步伐。所謂檔案管理的現(xiàn)代化,就是將管理學(xué)、檔案學(xué)、保密知識和企業(yè)專業(yè)領(lǐng)域融合到一起,通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí),利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段作支撐,建成完善的鏈條結(jié)構(gòu)實現(xiàn)檔案的循環(huán)使用(詳見下圖);同時還能夠有效的監(jiān)督檔案的“放回”和“歸檔”環(huán)節(jié),避免錯亂、丟失現(xiàn)象的再發(fā)生,為企業(yè)最大程度體現(xiàn)檔案的價值。

    檔案的現(xiàn)代化管理流程圖

    作為中小型企業(yè),如何推進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理程度,檔案資源建設(shè)是基礎(chǔ),管理人員的業(yè)務(wù)水平提升是條件,檔案編研工作的程度加深是途徑。只有做到以上幾點,才能夠保證企業(yè)中的檔案管理工作符合企業(yè)的切實情況,且能夠更好地服務(wù)于企業(yè)利益。

    *本文為煙臺鑫寶金屬材料有限公司檔案數(shù)字化加工解決方案研究課題。

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    作者單位:山東工商學(xué)院

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