基于中小企業(yè)視角檔案資源管理

摘要：對我國企業(yè)特別是中小企業(yè)而言，在目前經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的大趨勢下，檔案作為巨大的隱形資產(chǎn)，潛在價值日益顯現(xiàn)。本文從中小企業(yè)的視角出發(fā)，初步探索了檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的發(fā)展現(xiàn)狀，分析了當(dāng)前中小企業(yè)檔案管理中存在的主要問題，從而幫助企業(yè)認(rèn)識到建立完整檔案體系的重要性以及該體系對產(chǎn)業(yè)拓展和延伸的重要意義，進(jìn)而提出改進(jìn)中小企業(yè)檔案管理的幾點建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 中小企業(yè) 產(chǎn)業(yè)拓展 產(chǎn)業(yè)延伸

檔案，作為一項潛在資本，對于我國的中小企業(yè)而言，在多元化拓展的當(dāng)下既可以做到快速理清內(nèi)部結(jié)構(gòu)，又可以對行業(yè)發(fā)展過程做到全面了解。所謂檔案，其實就是對組織或者個人活動的原始信息記載，是一種信息資源，也是一種基礎(chǔ)資源，很多預(yù)測和決策都建立在檔案資料的分析之上，因此其具有特殊的價值涵義。當(dāng)然，檔案不僅僅只停留在一般認(rèn)識上的企業(yè)檔案、人力檔案，還包括產(chǎn)品檔案、科技信息檔案、客戶檔案、行業(yè)檔案等等。

隨著全球化的深入，人們接收的信息越來越多，檔案作為一種記錄形式，可以使個體更好地融入到大環(huán)境中去；同時，科技轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力已經(jīng)成為世界性的需要，如何將理論轉(zhuǎn)化為技術(shù)進(jìn)行推廣應(yīng)用，檔案的作用舉足輕重。

然而，根據(jù)大量實例的調(diào)查和分析發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)并沒有做到充分的管理、開發(fā)和利用檔案資源。

一、目前中小企業(yè)檔案管理存在的主要問題

1、檔案疏于管理，在日常管理中地位低下

一般的中小型企業(yè)，從事的多為建筑業(yè)、加工業(yè)、交通運輸業(yè)等，經(jīng)營規(guī)模較小，資金實力較弱，而且人員流動性大、素質(zhì)參差不齊，所以企業(yè)并沒有設(shè)置專門的崗位對檔案進(jìn)行收集、分類、歸結(jié)、保存等。這種做法源于對檔案管理的忽視，長此以往，只會導(dǎo)致檔案資料的雜亂無序，還可能會導(dǎo)致檔案的丟失，影響企業(yè)的長久發(fā)展。

2、避重就輕，檔案管理的側(cè)重點有所偏移

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在中小型企業(yè)里，人力資源檔案是最受重視的，科技信息檔案幾乎為零。由于我國市場經(jīng)濟(jì)起步晚，受到社會觀念的影響，中小型企業(yè)的成長之路并非一帆風(fēng)順。正因如此，企業(yè)盲目追求人才、設(shè)備的高端化，卻忽視了科技才是第一生產(chǎn)力的根本。對于中小型企業(yè)，優(yōu)勢就在于經(jīng)營手段靈活、管理層級少、上下級之間易于溝通，如果能夠利用科技信息、產(chǎn)品、行業(yè)檔案敏銳地判斷出市場走向，將極大地提升它們在市場競爭中的實力。

3、缺乏檔案意識，沒有認(rèn)清檔案的重要性

表面上看增強(qiáng)檔案意識與企業(yè)發(fā)展并沒有直接聯(lián)系，其實，這是最重要的一點，也就是說，員工必須在認(rèn)知中了解檔案資源對其自身和企業(yè)的重要性，這是從根源上轉(zhuǎn)變思想。檔案意識的提升是承上啟下的一環(huán)，增強(qiáng)這種意識感，“對上”是培養(yǎng)員工的一種工作習(xí)慣，將舊有的企業(yè)決策、活動記錄收集整理，“對下”是在遇到新問題的時候就可以從之前的模式入手，進(jìn)而提高工作效率，幫助企業(yè)發(fā)展。

4、利用率不足，檔案價值未得到有效體現(xiàn)

中小企業(yè)的日常經(jīng)營中，檔案的使用率并不高，因此，檔案的價值也就無法得到完整的體現(xiàn)。通常，中小企業(yè)經(jīng)營項目隨意性比較大、項目單一，在接觸新項目、開發(fā)新領(lǐng)域時，員工們并不傾向于先著手查找本來已有的相關(guān)檔案資料，而是更喜歡邊工作邊查詢或者從對方手中直接獲取資料，究其原因，主要是由于檔案缺乏管理導(dǎo)致了或丟失或不便尋找造成的。

二、改進(jìn)中小企業(yè)檔案管理的幾點建議

1、提高員工素質(zhì)，培訓(xùn)專業(yè)管理人員

人員流動性大是中小企業(yè)，尤其是高成長性企業(yè)面臨的典型問題，目前還沒有找到有效的解決措施。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，超過一半的企業(yè)在面試時采取的招聘和甄選體系非常完善，但是僅有不到20%的企業(yè)通過建立招聘評估程序來進(jìn)行后續(xù)數(shù)據(jù)處理。因此，人才專業(yè)領(lǐng)域重復(fù)、個性特征與企業(yè)文化不符等問題相繼出現(xiàn)。

異常的員工流動率會使企業(yè)的員工素質(zhì)無法得到保障。企業(yè)在招聘時可能會盲目追求人員的數(shù)量增加而忽視一些問題，例如，員工結(jié)構(gòu)不合理，受教育程度不同，性格差異大等，這些對于企業(yè)日后的發(fā)展都將埋下隱患。

面對如此現(xiàn)象，企業(yè)更迫切的需要通過培訓(xùn)以提升員工專業(yè)水平、平衡員工之間差異。早在20世紀(jì)70年代，西方的管理學(xué)家和企業(yè)家就提出：企業(yè)發(fā)展的軟肋是偏弱的執(zhí)行力，而并非戰(zhàn)略規(guī)劃。也就是說，企業(yè)培訓(xùn)是對員工的工作領(lǐng)域進(jìn)行再教育和訓(xùn)練，針對性強(qiáng)，更能夠符合企業(yè)實際，因此十分必要。

2、加大宣傳力度，增強(qiáng)企業(yè)和個人的檔案利用意識

加強(qiáng)檔案的宣傳、教育工作，著眼于未來有著深遠(yuǎn)的意義。長期以來，檔案部門的工作都是封閉或半封閉式的，對外交流差，造成了人們對其工作性質(zhì)的不了解，也就逐步忽視了它對于我們自身的利害關(guān)系。針對這些現(xiàn)象，企業(yè)的檔案部門在完善內(nèi)部管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該注重宣傳工作。宣傳工作開展得好，不僅對檔案基礎(chǔ)工作大有裨益，對于檔案的利用也是益處多多。

隨著人們的不斷宣傳、學(xué)習(xí)，從思想根源上認(rèn)識到檔案的重要性，可以節(jié)約企業(yè)日常工作中的大量精力，例如，在寫報告、出具檢測結(jié)果、寫論文時，員工都不會忘記先去檔案室查閱資料，一種良好習(xí)慣的培養(yǎng)，對于企業(yè)而言是一筆不小的財富。

3、轉(zhuǎn)變管理思想，建立健全檔案管理機(jī)制

除了提升員工的素質(zhì)、加大檔案工作的宣傳力度之外，建立一套健全的管理機(jī)制是非常有必要的?，F(xiàn)在是信息化時代，多元化、復(fù)雜化充斥著我們的生活。因此，對于檔案的管理工作，我們要適應(yīng)社會需要，就要轉(zhuǎn)變理念、改變模式。

檔案的利用無處不在，包括科技團(tuán)隊的建設(shè)需要檔案資料做支持，學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的技術(shù)、成果需要檔案資料加以借鑒等等。一套健全的檔案管理機(jī)制應(yīng)該包含以下內(nèi)容：首先，檔案管理人員必須要對該工作有熱情、思想開放，克服保護(hù)主義，要懂得面向市場和生產(chǎn)線主動收集各類信息，整理成檔案資料；其次，管理人員要了解不同檔案之間的關(guān)聯(lián)，要懂得合理分配，面對企業(yè)和員工的需要能夠及時提供信息，便于檢索；另外，檔案管理人員必須要對檔案的處理認(rèn)真負(fù)責(zé)，明確了解檔案的去處和持有者，及時督促資料的歸還；除此以外，還要利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建立一套檔案管理系統(tǒng)，時時關(guān)注資料的變動情況，如是否需要資料續(xù)借，以便及時修正檔案室信息。

當(dāng)然，在檔案的管理過程中，最為特殊的就是保密工作，尤其是企業(yè)中的科技信息、產(chǎn)品信息、客戶信息，作為機(jī)密性資料必須要謹(jǐn)慎處理。

4、加快檔案鏈體系建設(shè)，推進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案同其他資源一樣，也需要不斷發(fā)展來跟上時代步伐。所謂檔案管理的現(xiàn)代化，就是將管理學(xué)、檔案學(xué)、保密知識和企業(yè)專業(yè)領(lǐng)域融合到一起，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段作支撐，建成完善的鏈條結(jié)構(gòu)實現(xiàn)檔案的循環(huán)使用（詳見下圖）；同時還能夠有效的監(jiān)督檔案的“放回”和“歸檔”環(huán)節(jié)，避免錯亂、丟失現(xiàn)象的再發(fā)生，為企業(yè)最大程度體現(xiàn)檔案的價值。

檔案的現(xiàn)代化管理流程圖

作為中小型企業(yè)，如何推進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理程度，檔案資源建設(shè)是基礎(chǔ)，管理人員的業(yè)務(wù)水平提升是條件，檔案編研工作的程度加深是途徑。只有做到以上幾點，才能夠保證企業(yè)中的檔案管理工作符合企業(yè)的切實情況，且能夠更好地服務(wù)于企業(yè)利益。

*本文為煙臺鑫寶金屬材料有限公司檔案數(shù)字化加工解決方案研究課題。

參考文獻(xiàn)

[1]劉小莉.加強(qiáng)檔案開發(fā) 提高檔案利用率[J].新西部，2008（2）：132

[2]單冰轍.充分認(rèn)識檔案的潛在價值做好檔案的開發(fā)與利用工作[J].科技檔案，2008（4）：6-8

[3]迪昕.從檔案生命價值的演進(jìn)看過渡期檔案的開發(fā)[J].山西檔案，2011（2）：36-37

[4]顧清華.企業(yè)實物檔案的開發(fā)與利用[J].檔案管理，2011（2）：94

[5]那新穎.淺談如何做好檔案開發(fā)利用工作[J].黑龍江檔案，2011（3）：38

[6]周繼娥.淺議檔案開發(fā)利用與信息化人才隊伍建設(shè)[J].企業(yè)家天地，2011（2）：173-174

[7]朱桂蘭.試論電力企業(yè)檔案開發(fā)與利用[J].科技與企業(yè)，2011（11）：40

作者單位：山東工商學(xué)院