針對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)思考

楊翠蓉

事業(yè)單位的檔案內(nèi)容比較廣泛，所涉及到的項(xiàng)目也頗多，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)單位內(nèi)部選拔、考核等工作有很好的協(xié)助作用，事業(yè)單位相關(guān)工作人員要想了解員工或者單位內(nèi)部相關(guān)信息都能夠通過查詢檔案來獲得，使他們能夠更加快速的、方便的了解到所需要了解的信息，然后快速的制訂、完成下個(gè)環(huán)節(jié)的工作。我國(guó)實(shí)施改革開放以來，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理在以前的基礎(chǔ)上有了很大的突破，事業(yè)單位檔案管理的各方面都更加完善，但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的檔案需要有效管理與保存，也就為事業(yè)單位檔案管理工作提出了新任務(wù)和新要求，在如今這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)，做好事業(yè)單位檔案管理工作迫在眉睫。

一、新形勢(shì)下檔案管理改革模式分析

1.事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)構(gòu)以及相關(guān)的管理、服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性異常明顯

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速形成，使得多種經(jīng)濟(jì)組織應(yīng)運(yùn)而生，事業(yè)單位人才的吸收、流動(dòng)等與過去的事業(yè)單位人事檔案管理制度相矛盾，舊的人事檔案管理制度無法適應(yīng)單位的發(fā)展。人事檔案管理在事業(yè)單位顯得越發(fā)重要，所以，對(duì)于檔案管理工作而言，人事檔案管理也是人事管理的一項(xiàng)內(nèi)容，所以檔案管理工作也必將具有一定的社會(huì)化性質(zhì)。就我國(guó)的各個(gè)管理機(jī)構(gòu)而言，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期存在著極大的差異，而這種具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)從本質(zhì)上來講更能夠面向社會(huì)，其檔案管理內(nèi)容更偏向于社會(huì)性，并為全社會(huì)提供相應(yīng)的人事檔案服務(wù)工作。

2.事業(yè)單位人事檔案出處的廣泛性與較強(qiáng)的復(fù)雜性

人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理、服務(wù)對(duì)象的偏向社會(huì)性，也就明確的透露出了人事檔案管理來源具有較強(qiáng)的廣泛性與人事檔案管理的內(nèi)容較為復(fù)雜。過去的事業(yè)單位人事檔案管理，內(nèi)容的收集以及相關(guān)信息資料的處理與提供普遍由各個(gè)單位中的人事機(jī)構(gòu)予以行使，但是，這也就導(dǎo)致了檔案管理具有較強(qiáng)的單調(diào)性，所牽扯的范圍較小，僅限在該內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也顯得較為單薄?，F(xiàn)階段的具有社會(huì)化的事業(yè)單位人事檔案管理組織機(jī)構(gòu)，所涉及到的范圍較為廣泛，除了各個(gè)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員而言，還包括了社區(qū)范圍內(nèi)的所有人員，因?yàn)閱挝粌?nèi)部各個(gè)人員的家庭身份、所在崗位性質(zhì)等方面的差異，范圍的擴(kuò)大也使得這些具有差異的人員聚集在一起顯得尤為復(fù)雜，所以檔案所涉及到的內(nèi)容也是多樣化的。

3.需求者對(duì)人事檔案需求的多樣性

21世紀(jì)是生存的社會(huì)、是急需新型人才的社會(huì)，無論是我國(guó)的外資企業(yè)、合資企業(yè)、國(guó)有企業(yè)在招聘內(nèi)部員工、優(yōu)秀管理人員、先進(jìn)技術(shù)人員和其他新型復(fù)合型人才，或者是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員進(jìn)行業(yè)績(jī)考核、工作評(píng)估，還是在校大學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)等問題，都將與人事檔案管理存在著很大的聯(lián)系，都需要涉及到對(duì)人事檔案的利用。

4.事業(yè)單位人事檔案管理、服務(wù)方式具有較強(qiáng)的開放性

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步確定，就對(duì)人事檔案管理的政治化、神秘化程度起到了很大的阻礙作用，另一方面，由于我國(guó)計(jì)算機(jī)、多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展，使得事業(yè)單位檔案的管理與服務(wù)上升了一個(gè)臺(tái)階，普遍偏向信息化管理模式。

二、事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)思考

1.加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位的檔案管理者主要包括了檔案管理專業(yè)人員其他相關(guān)的服務(wù)人員。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，使得工作模式變?yōu)榱巳伺c計(jì)算機(jī)的結(jié)合，即所謂的人機(jī)結(jié)合——工作人員通過計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來獲取或提供信息服務(wù)。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作者必須要具備相當(dāng)扎實(shí)的專業(yè)管理技術(shù)，同時(shí)還必須要掌握足夠的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識(shí)，在此基礎(chǔ)上還需要對(duì)檔案內(nèi)容保護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)有一定程度上的了解。

2.做好檔案管理的交接工作

事業(yè)單位的檔案管理交接工作應(yīng)該做出明確的規(guī)定，當(dāng)部分事業(yè)單位的工作人員由于某些因素不得不離開工作崗位時(shí)，在離開崗位之前就應(yīng)該做好崗位的交接工作，并將自己最常用的聯(lián)系方式告訴相關(guān)工作人員，以便能夠做好相應(yīng)的管理工作，或者是發(fā)現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)的找到管理人員并解決問題。

3.檔案管理的保護(hù)工作落實(shí)到位

事業(yè)單位的檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，檔案項(xiàng)目繁多。所以，檔案管理工作人員就應(yīng)該具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，做好相應(yīng)的檔案保護(hù)工作，并在適時(shí)的時(shí)間段內(nèi)做好檔案的管理工作，管理人員在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)了檔案中存在的問題就必須對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)救，保證檔案的完好度。

4.建立自己的檔案管理制度

事業(yè)單位的工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中還應(yīng)該根據(jù)檔案管理經(jīng)驗(yàn)來制定和規(guī)劃出自己的檔案管理制度，避免各種毀壞、雜亂無章的情況出現(xiàn)，并運(yùn)用科學(xué)、有效的方式來進(jìn)行檔案管理。只有建立一整套有利于事業(yè)單位檔案管理的制度體系，才能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，提升檔案管理質(zhì)量。

5.及時(shí)更新檔案

事業(yè)單位具有很強(qiáng)的變動(dòng)性，所以事業(yè)單位就應(yīng)該及時(shí)的更新檔案信息、檔案內(nèi)容，及時(shí)的為員工提供社會(huì)與單位內(nèi)的新動(dòng)態(tài)、新信息等。檔案管理人員也要跟上社會(huì)信息發(fā)展的步伐，讓信息能夠不斷得到更新，檔案資料庫(kù)能夠更加充實(shí)，內(nèi)容更加豐富，促進(jìn)事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

6.加大檔案管理設(shè)備投入

事業(yè)單位檔案管理要加大檔案管理設(shè)備的投入，讓各個(gè)設(shè)備參與到檔案管理工作中，并運(yùn)用電子檔案管理技術(shù)來進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理。進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，達(dá)到新標(biāo)準(zhǔn)要求，應(yīng)該在檔案室配備了數(shù)碼相機(jī)、掃描儀，更新計(jì)算機(jī)，添加防蟲藥，將所有的制度打印成框表上墻。全面實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動(dòng)化軌道。

總之，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理關(guān)系著事業(yè)單位的穩(wěn)步、健康發(fā)展，所以，事業(yè)單位應(yīng)該從各個(gè)方面出發(fā)，尋找出適合其單位實(shí)際情況的檔案管理方法，才能夠在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進(jìn)單位發(fā)展。

（作者單位：山西省呂梁市文水縣會(huì)務(wù)接待辦公室）