企業(yè)信息化建設(shè)背景下檔案部門轉(zhuǎn)型思考

佟立娟

企業(yè)信息化建設(shè)是指企業(yè)通過IT技術(shù)的部署來提高企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)行效率，從而降低經(jīng)營成本。我國企業(yè)信息化建設(shè)從70年代開始起步，80年代進(jìn)行鋪墊，90年代中后期進(jìn)入了快速發(fā)展階段，各種信息系統(tǒng)紛紛建成、運(yùn)行。一方面，企業(yè)的信息化建設(shè)極大提高了企業(yè)的信息流通速度和工作效率；另一方面，也給傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理部門帶來沖擊，迫使其重新思考其定位轉(zhuǎn)型問題。

一、企業(yè)信息化背景下檔案部門的現(xiàn)狀

企業(yè)信息化建設(shè)的浪潮導(dǎo)致企業(yè)的紙質(zhì)文件越來越少，電子文件則不斷增加。面對這一趨勢，檔案部門容易走向兩個極端：極端一，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式難以有效管理這些脆弱的電子文件，因此只保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或打印件，輕視對電子文件的管理，導(dǎo)致大量檔案資源流失。極端二，將實體檔案做數(shù)字化處理，重視信息系統(tǒng)建設(shè)卻忽視對信息資源的開發(fā)利用。不管采用上述何種方式，其本質(zhì)都沒有超越傳統(tǒng)模式，檔案部門在企業(yè)中仍在扮演著被動的保管者角色，缺乏主動提供參考信息的意識，無法創(chuàng)造直接利潤，因此不被管理層重視。傳統(tǒng)檔案工作面臨危機(jī)，檔案部門亟需重新定位，開展改革，實現(xiàn)從被動保管到主動服務(wù)，從檔案管理到信息資源中心的轉(zhuǎn)型。

二、企業(yè)檔案部門定位轉(zhuǎn)型的依據(jù)

從上述現(xiàn)狀中不難看出，檔案部門在企業(yè)的地位取決于其對企業(yè)效益的貢獻(xiàn)?；诖?，企業(yè)檔案部門應(yīng)告別傳統(tǒng)的被動角色，轉(zhuǎn)型為企業(yè)“信息資源中心”，不僅提供檔案服務(wù)，同時整合企業(yè)內(nèi)部的信息資源，實現(xiàn)企業(yè)信息的高效流通和共享。具體來說，企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)型的依據(jù)主要有以下三點(diǎn)：

1. 理論上，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源

徐擁軍在其博士論文《企業(yè)檔案知識管理模式——基于雙向視角的研究》中介紹了企業(yè)資源基礎(chǔ)理論，其基本思想可概括為：第一，企業(yè)的競爭優(yōu)勢不在于企業(yè)外部的力量，而源于企業(yè)內(nèi)部的資源；第二，只有具有戰(zhàn)略性、獨(dú)特性、難以模仿性的資源（核心資源），才能為企業(yè)帶來長期可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。

企業(yè)檔案作為產(chǎn)生于企業(yè)內(nèi)部的信息記錄，不僅具有戰(zhàn)略性，更具有獨(dú)特性和難以模仿性，從而為企業(yè)帶來長期可持續(xù)的競爭優(yōu)勢，是企業(yè)重要的信息資源，潛藏著大量有價值的信息。而作為這一資源的管理者——企業(yè)檔案部門，除了對檔案的整理保管外，也應(yīng)承擔(dān)起信息資源管理之責(zé)，對企業(yè)內(nèi)的文件、檔案信息資源進(jìn)行有效的梳理整合和開發(fā)利用?？傊瞧髽I(yè)檔案的信息資源屬性為企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)型為“信息資源中心”提供了前提條件。

2. 實踐需求上，企業(yè)需要設(shè)立整合和優(yōu)化信息資源的部門

隨著企業(yè)信息化建設(shè)不斷深入，企業(yè)內(nèi)各部門紛紛采用了適當(dāng)?shù)膽?yīng)用系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、eHR系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等等，但據(jù)原國家經(jīng)貿(mào)委等調(diào)查表明，企業(yè)信息系統(tǒng)集成和資源共享水平低，不同系統(tǒng)之間互聯(lián)互通的比例大多低于1/3。產(chǎn)生于企業(yè)不同部門、不同系統(tǒng)軟件的信息無法共享，數(shù)據(jù)無法交流，形成了“信息孤島”現(xiàn)象，引發(fā)一系列問題，如信息需多次重復(fù)輸入，費(fèi)時費(fèi)力且易造成冗余、信息交流一致性無法保障，這些嚴(yán)重阻礙了企業(yè)內(nèi)信息交流及信息化建設(shè)進(jìn)程。

解決企業(yè)“信息孤島”問題，不僅要改良、升級系統(tǒng)軟件，更重要的是要實現(xiàn)企業(yè)的信息標(biāo)準(zhǔn)化和流程規(guī)范化。借鑒國外經(jīng)驗，企業(yè)的信息化必須有一個信息主管來統(tǒng)帥，依靠專門的部門來實現(xiàn)。就我國企業(yè)而言，大多數(shù)都設(shè)有信息部門或數(shù)據(jù)中心等類似機(jī)構(gòu)，但這些部門的主要職能是系統(tǒng)、軟件的技術(shù)維護(hù)，是為企業(yè)創(chuàng)造良好的信息環(huán)境，而不是對信息資源本身進(jìn)行管理。因此企業(yè)急需專門部門來整合和優(yōu)化內(nèi)部信息資源，解決信息冗余和溝通不暢的問題，實現(xiàn)內(nèi)部信息資源的共享。而企業(yè)檔案部門接收各個部門的文件，企業(yè)的各方面的數(shù)據(jù)在此匯總，這使得企業(yè)檔案部門轉(zhuǎn)型為“信息資源中心”，整合優(yōu)化信息資源變得既具有可行性，又具有必要性。

3. 自身優(yōu)勢上，檔案人員的專業(yè)技能對企業(yè)信息管理有潛在價值

企業(yè)信息化建設(shè)的參與者大多為程序員、網(wǎng)絡(luò)管理者和技術(shù)支持人員，這種人員結(jié)構(gòu)的后果是導(dǎo)致過分注重技術(shù)而忽視了管理，這一缺陷正可由具備專業(yè)技能的檔案人員來彌補(bǔ)。

檔案人員的專業(yè)技能包括兩方面：一方面，他們具有對信息分類、查找和重新發(fā)現(xiàn)的技能，能有效組織信息資源；另一方面，檔案人員是管理人才，善于分析和理解企業(yè)及各部門的信息需求，并針對需求做出及時響應(yīng)，因此可作為聯(lián)系信息技術(shù)部門和其他部門的中介橋梁，他們與其他信息技術(shù)人員合作，對信息需求做出響應(yīng)，可創(chuàng)建起“信息資源中心”。

三、企業(yè)檔案部門的轉(zhuǎn)型策略

企業(yè)檔案部門要實現(xiàn)從傳統(tǒng)模式向“信息資源中心”轉(zhuǎn)型的過程，需著眼于以下幾點(diǎn)：

1.明確檔案部門的定位和職能

檔案部門的定位變化。企業(yè)檔案部門必須重新自我定位，在做好傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，將工作重心從被動的實體保管轉(zhuǎn)向信息資源管理，定位成企業(yè)的“信息資源中心”。從長遠(yuǎn)來看，更可結(jié)合企業(yè)實際情況，組織提煉顯現(xiàn)知識，挖掘開發(fā)隱性知識，建立“企業(yè)知識庫”，將檔案部門打造成“知識中心”，推動企業(yè)知識共享。

檔案部門的職能變化。其主要職能可分為三個層次：首先，做好基礎(chǔ)檔案工作，保存企業(yè)記憶，這也是實現(xiàn)其它職能的基礎(chǔ)。其次，整合企業(yè)信息資源，提供決策依據(jù)。利用現(xiàn)有的信息技術(shù)和系統(tǒng)平臺，綜合集成各部門形成的信息資源并進(jìn)一步加工，使其為生產(chǎn)經(jīng)營活動提供有價值的數(shù)據(jù)材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。最后，構(gòu)建知識平臺，實現(xiàn)知識共享。企業(yè)檔案不僅記載了企業(yè)的發(fā)展歷史，其中也蘊(yùn)含著員工積淀的知識經(jīng)驗。采用信息技術(shù)構(gòu)建一個知識平臺，將各個業(yè)務(wù)部門有價值的信息都“歸檔”到知識平臺，形成可共享的知識。

2. 優(yōu)化檔案部門的工作機(jī)制

檔案部門要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，就必須優(yōu)化工作機(jī)制，主要可從兩個方面入手：

第一，標(biāo)準(zhǔn)化。一方面是工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，即通過在企業(yè)內(nèi)制定統(tǒng)一的制度體系，規(guī)范企業(yè)檔案部門的工作流程，明確企業(yè)內(nèi)文件信息的流動規(guī)則，界定與檔案部門相銜接的業(yè)務(wù)部門在操作中應(yīng)遵循的步驟和依據(jù)。另一方面是文件數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。確保企業(yè)內(nèi)不同系統(tǒng)生成的電子文件能夠兼容、歸檔、瀏覽，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一和共享，從而提高工作效率。

第二，集成化。對企業(yè)重要的信息資源（包括企業(yè)檔案）進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，建立起“企業(yè)信息資源管理平臺”。該平臺實質(zhì)是將企業(yè)內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等）與企業(yè)信息管理系統(tǒng)有效集成，無縫銜接，建立起企業(yè)內(nèi)部共享的信息資源平臺和知識平臺。

總之，面對企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的深化，檔案部門不得不重新思考在企業(yè)中的定位問題，通過從傳統(tǒng)模式向“信息資源中心”轉(zhuǎn)型來適應(yīng)外部環(huán)境的變化。檔案部門通過集中整合企業(yè)的信息資源，有效解決企業(yè)信息冗余及部門間溝通低效的問題；通過挖掘信息資源的價值，為企業(yè)提升核心競爭力，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度和市場競爭的要求，從而最終發(fā)揮檔案部門在企業(yè)信息資源管理方面的新作用，實現(xiàn)部門價值，提升部門地位。

（作者單位：中國科學(xué)技術(shù)館）