論檔案的效益性

李連暉

摘 要:檔案是寶貴的社會(huì)財(cái)富,除了妥善地保存這些歷史財(cái)富外,我們還要發(fā)揮這些檔案的作用,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等傳播方式更快捷、更方便的利用檔案資料,發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞:檔案效益

中圖分類號(hào):G250 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2012)06(a)-0237-01

檔案是一種歷史的記載,是前人工作的成果,是第一手歷史資料,商代稱為“冊(cè)”,周代叫做“中”,秦漢稱作“典籍”,清代以后多用“檔案”,今統(tǒng)一稱作“檔案”。檔案是一種寶貴的信息資源,具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn),最大限度地使用好這些現(xiàn)有的檔案,可以產(chǎn)生很好的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益、文化效益,通過(guò)發(fā)掘檔案中有用的信息,從事各項(xiàng)工作都可產(chǎn)生事半功倍的效果。

任何一種文明的傳承,都是需要媒介的,除實(shí)物外,檔案是一種重要的載體,整個(gè)社會(huì)信息系統(tǒng)的基石之一。有些思想方面、制度方面的東西,沒(méi)有什么實(shí)物可以來(lái)表述的,只能通過(guò)檔案圖文來(lái)表達(dá)。如山東臨沂銀雀山兩座漢墓中銀雀山漢簡(jiǎn)《孫子兵法》,這些思想當(dāng)時(shí)只能通過(guò)文字(竹簡(jiǎn))的媒體的方式傳承下來(lái)。當(dāng)然隨著歷史科技的進(jìn)步,檔案媒介的記載方式也在不斷地變化,如視頻、錄音、網(wǎng)絡(luò)等,這些工具都為檔案的傳播提供了更廣闊的空間。

從有文字記載以來(lái)至今,檔案材料浩如煙海,每個(gè)單位的檔案也是堆積如山。每批檔案都是一筆無(wú)法估量的財(cái)富,讓這些沉睡的檔案為社會(huì)服務(wù),利用好這些檔案,發(fā)揮它應(yīng)有的效益,是我們檔案工作者的責(zé)任。

1 檔案信息公開是國(guó)家的大政方針

《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》

(1)涉及公民、法人或者其他組織切身利益的;

(2)需要社會(huì)公眾廣泛知曉或者參與的;

(3)反映本行政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能、辦事程序等情況的;

(4)其他依照法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開的。除關(guān)系到國(guó)家安全的保密檔案外,應(yīng)公開各單位所掌握的檔案。這樣可以幫助那些需要這些信息的人,可以提高整個(gè)的社會(huì)效益,節(jié)約社會(huì)成本。如一個(gè)人想搞發(fā)明研究,他首先應(yīng)知道歷史上有沒(méi)有人做過(guò)這項(xiàng)發(fā)明,如果無(wú)法得知,窮其一生做這項(xiàng)研究,等他成功時(shí),發(fā)現(xiàn)只是重復(fù)別人的勞動(dòng),情何以堪,不但浪費(fèi)了一個(gè)人的人生,也浪費(fèi)了社會(huì)資源。

2 以新的媒介為載體,提高檔案的利用率,節(jié)約辦公成本

網(wǎng)絡(luò)是目前最方便最快捷的傳播方式,也是檔案材料發(fā)布的的最方便的方法,最便捷的方式是建立一個(gè)網(wǎng)站,把各類檔案做成電子文檔,按不同類別分門別類,分成若干塊,每一塊按關(guān)鍵詞做好鏈接,這個(gè)網(wǎng)站可以是內(nèi)部網(wǎng),也可以在互聯(lián)網(wǎng)上,也可以是單個(gè)查詢終端。

(1)在互聯(lián)網(wǎng)上建網(wǎng)站

建立如《中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局》網(wǎng)站,http://www.saac.gov.cn/gzcy/,就建立了許多可鏈接的點(diǎn)擊窗口,如檔案科技、檔案教育、政府信息公開、下載專區(qū)等若干窗口,我們各個(gè)單位都可以依照這個(gè)模式建立起自己的網(wǎng)站,將能公開的信息以網(wǎng)站的形式發(fā)布,建立起不同的窗口鏈接,按檔案的類型分門別類的進(jìn)行歸類。這樣建立起來(lái)網(wǎng)站后,這個(gè)信息就存在互聯(lián)網(wǎng)上,可以面向全球發(fā)布,方便人們遠(yuǎn)程查找,節(jié)約了人們現(xiàn)場(chǎng)查找檔案的人力、經(jīng)濟(jì)成本,也節(jié)省了時(shí)間,提高了工作效率。

(2)建立內(nèi)部局域網(wǎng)

如果不需要外部人員查詢,那我們可以建立起自己的局域網(wǎng),局域網(wǎng)上可以隨便查找自己需要的檔案,不必找人逐個(gè)翻檔案,提高了工作效率,也就節(jié)約了辦公成本。本來(lái)需要多個(gè)人辦的事,一個(gè)人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢就可以完了。

(3)建立查詢終端

如果信息非常重要,有一定的保密要求,那么檔案也可以建立起電子文檔。以一臺(tái)電腦為基礎(chǔ),加上密碼,用windows系統(tǒng)里的搜索功能,也可以最方便地查到你需要的檔案。查尋時(shí)可以按檔案名、關(guān)鍵詞模糊查詢,也可以按查詢條件,設(shè)定日期、類型、檔案大小搜索。

3 檔案的社會(huì)效益

俗話說(shuō)開卷有益,有用的是卷上的信息,一個(gè)人看只能一個(gè)人受益,二個(gè)人看兩個(gè)人受益,我們通過(guò)建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就能讓想看的人都能看到,就能讓我們的檔案的社會(huì)效益最大化。如基建檔案,我們建筑領(lǐng)域的進(jìn)步是日新月異,樓越來(lái)越高,小區(qū)越來(lái)越成規(guī)模。都說(shuō)羅馬不是一天建成的,建筑業(yè)發(fā)展到今天也是我們繼承先人的智慧的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的,我們查檔案可以看到宋朝的《營(yíng)造法式》,有些做法我們依然在用,修公園,仿古建筑,拿來(lái)參考一下,就很容易推陳出新。有了埃菲爾鐵塔的鋼結(jié)構(gòu)建筑設(shè)計(jì)實(shí)踐,我們就可以參考它的建筑經(jīng)驗(yàn),造出2008年世界十大建筑中國(guó)奧體中心(鳥巢)。有了我國(guó)研制大飛機(jī)運(yùn)十的經(jīng)驗(yàn),我們現(xiàn)在自己研究民用大飛機(jī)項(xiàng)目,就不是從零做起,節(jié)省了時(shí)間,節(jié)省資金有百億之多,對(duì)國(guó)家綜合實(shí)力的提高更是不可用金錢可以衡量的,這些新的創(chuàng)造性工作都離不開歷史檔案。

4 檔案的純經(jīng)濟(jì)效益

互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)聚集財(cái)富就如吹氣泡一樣,幾年就可以賺取上百億的財(cái)富。谷歌(GOOG)市值為1503.6億美元,其實(shí)它最基本的東西就是給人們提供所需要的信息。而檔案信息是其中一份寶貴的資源。網(wǎng)絡(luò)上現(xiàn)在有些網(wǎng)站提供下載時(shí)有收取一定的費(fèi)用的,下載時(shí)也可以顯示一定廣告。這些都可以賺取一定的錢。有了錢我們可以買設(shè)備,改善檔案儲(chǔ)存條件,存更多的檔案,使檔案工作走向良性發(fā)展的道路。

大亞灣核電站選址,就是通過(guò)查尋歷史檔案,發(fā)現(xiàn)核電站及周圍歷史上沒(méi)有發(fā)生過(guò)６級(jí)以上地震,直徑20公里范圍內(nèi)沒(méi)有產(chǎn)生６級(jí)以上的地震層,地殼安全穩(wěn)定,能夠發(fā)生強(qiáng)地震的概率非常低,非常適合于建立核電站,通過(guò)查閱歷史檔案為大亞灣核電站工程的安全提供了可靠的選址資料。

5 檔案的文化效益

檔案的文化效益是一種間接效益,檔案是文化的基礎(chǔ),一種文化不是憑空產(chǎn)生的,它都是長(zhǎng)期積淀的結(jié)果,凝聚了前人的經(jīng)歷和智慧,檔案記錄下這些文化產(chǎn)生的過(guò)程、發(fā)展的結(jié)果,記錄了社會(huì)歷史的變化和發(fā)展,檔案本身是一座寶庫(kù),能夠提供人們多樣化的體驗(yàn)。這些體驗(yàn)包括文化歷史知識(shí)的汲取,歷史過(guò)程甚至歷史細(xì)節(jié)的追溯,情感的培育和宣泄,人文精神的熏陶,審美的鑒賞和享受等,歷史檔案、文獻(xiàn)滲透在人們所有的社會(huì)活動(dòng)中,它影響著人們的行為,影響著人們的思想,由此也可以產(chǎn)生新的思想火花,照亮人們前進(jìn)的道路。

6 檔案對(duì)民族生存的貢獻(xiàn)

我們的祖先給我們留下了這片生存的國(guó)土,我們可以在我們自己的國(guó)家安靜的生活。那我們的國(guó)土有哪些,了解這些,我們可以借助我們的國(guó)土檔案。通過(guò)歷史檔案我們知道我們國(guó)土的由來(lái),知道哪些國(guó)土是屬于我們的。南沙是我國(guó)的領(lǐng)土,因?yàn)槲覀兊臍v史檔案記載著,我們的祖先歷史上一直對(duì)南沙實(shí)施著有效的管理,南沙是我們國(guó)家領(lǐng)土不可分割的一部分。

檔案是一種寶貴的社會(huì)財(cái)富,無(wú)論在經(jīng)濟(jì)、文化領(lǐng)域、社會(huì)領(lǐng)域、科研領(lǐng)域都發(fā)揮著不可估量的效益,通過(guò)現(xiàn)代科技,我們要不斷挖掘它,利用檔案,更高效的發(fā)揮檔案的作用,是我們檔案工作人員的一份歷史責(zé)任。