學(xué)校檔案管理存在問題及優(yōu)化措施

范群英

摘 要:隨著我國教學(xué)事業(yè)的發(fā)展,學(xué)校檔案的管理工作也逐漸成為了學(xué)校教育的一部分。搞好學(xué)校檔案管理工作,對提高學(xué)校管理水平,提高教育教學(xué)質(zhì)量,加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)工作的正確性有著重要的作用。但是,在現(xiàn)實中學(xué)校檔案管理的過程中還存在著許多問題和不足,有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。以下我將對這一問題進(jìn)行詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案管理問題優(yōu)化措施

中圖分類號:G256 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(c)-0192-01

學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動完成后遺留下來的原始材料,它是學(xué)校教學(xué)成績的記錄,還是學(xué)生對教學(xué)效果的認(rèn)同情況記錄。所以,對學(xué)校檔案的管理工作,是擺在學(xué)校日常工作中的一道難題,也是衡量學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。做好學(xué)校檔案的管理工作,對整個學(xué)校有著極其重要的意義。

1 學(xué)校檔案管理的重要性研究

(1)對學(xué)校檔案的嚴(yán)格管理,有利于學(xué)校對日常教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)。一方面,長時間學(xué)校檔案的積累,真實地反映了學(xué)校教學(xué)活動的情況,為我國的學(xué)校教育改革提供了豐富的資料。另一方面,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師應(yīng)用檔案中高價值的信息進(jìn)行參考,促進(jìn)教育教學(xué)的管理和創(chuàng)新,對教學(xué)方法形式進(jìn)行革新,充分發(fā)揮教育者的主觀能動性,起到增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣,提高教學(xué)質(zhì)量的作用。因材施教,促進(jìn)學(xué)校整體教學(xué)水平和管理水平的提高。

(2)對學(xué)校檔案管理,有利于學(xué)生素質(zhì)的全面提高。學(xué)校檔案是一部活的資料,他不僅能夠掌握學(xué)生的原始的基礎(chǔ)資料,還能起到了解學(xué)生思想品德、學(xué)習(xí)狀況的作用。這對培養(yǎng)他們的學(xué)習(xí)能力和道德水平,有針對性地引導(dǎo)他們樹立正確的人生觀和價值觀,有著重要的作用。

(3)對學(xué)校檔案管理有助于學(xué)校對教學(xué)規(guī)律的研究。學(xué)校通過對教學(xué)檔案的研究,能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題,反饋信息,找出教學(xué)中普遍存在的規(guī)律性東西。比如說學(xué)?？梢酝ㄟ^對檔案的研究工作,了解教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)的情況。對學(xué)校教學(xué)的有序進(jìn)行制定規(guī)律。同時挖掘教學(xué)中的科學(xué)方法,從而最大限度的提高教學(xué)質(zhì)量。

(4)對學(xué)校檔案進(jìn)行管理有利于學(xué)校各項工作的發(fā)展。在學(xué)校檔案中,不僅是記錄了優(yōu)秀的教學(xué)和管理成果,還記錄著學(xué)校曾經(jīng)出現(xiàn)過的失誤和不足。特別是這些反面的教訓(xùn),對學(xué)校的決策做出重要的依據(jù),保證其順利,有著不可企及的意義。同時,還有助于學(xué)校教職人員提高警惕,避免再次出現(xiàn)類似的失誤。

(5)學(xué)校檔案管理有利于推動學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。近年來,國家對教學(xué)改革的重視程度越來越高,一些原有的教育觀念和現(xiàn)在相比,發(fā)生了巨大的變化。這就要求學(xué)校能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題,進(jìn)行改進(jìn),在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行教學(xué)方式的發(fā)展,提高在校師生的整體素質(zhì)。然而,想要完成這一艱巨的任務(wù),很好地利用教學(xué)檔案中的資料,成為了最好的借鑒方法。

2 學(xué)校檔案管理工作存在的問題

(1)學(xué)校檔案管理工作中存在著不科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案的管理過程中,有一部分高校學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的管理部門,有的是學(xué)生工作部門管理,有的是人事部門管理,更有甚者是檔案管理部門管理。學(xué)校沒有配備專人進(jìn)行管理,未建立相應(yīng)的高校學(xué)生檔案管理制度。有的學(xué)校的檔案管理中,常常會出現(xiàn)欠管理的現(xiàn)象,在到了學(xué)生畢業(yè)時,才臨時突擊整理,其專業(yè)程度與實際要求相差甚遠(yuǎn)。

(2)對畢業(yè)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)遞不盡完善。在當(dāng)前,雙向選擇就業(yè)機(jī)制的施行,為眾多畢業(yè)生的擇業(yè)和就業(yè),提供了多種選擇的機(jī)會。而一方面的便利往往是在另一方面削弱的情況下發(fā)生的。這就為畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞帶來了許多問題。一方面,我國社會中的許多代理服務(wù)機(jī)構(gòu),因為監(jiān)管不力等原因,人員素質(zhì)偏低,管理制度不夠完善。另一方面,在我國不同地區(qū)的高?；蛴萌藛挝?在制定畢業(yè)生分配、接收制度時,不能形成很好的對接傳遞。

(3)學(xué)校對學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。學(xué)校檔案管理沒能將現(xiàn)代化的手段普及應(yīng)用,還存在著手工抄寫紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象,而且還是占據(jù)了絕大部分。隨著學(xué)校學(xué)生的快速增加,學(xué)生檔案項目也逐漸增多,數(shù)量也明顯增大,流動速度加快等現(xiàn)象層出不窮,原有的學(xué)生檔案管理手段就顯的有些落后了。所以,學(xué)校就必須加快推進(jìn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3 對學(xué)校檔案管理的優(yōu)化措施

(1)對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化就要理順學(xué)生檔案的管理機(jī)制。根據(jù)我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定:學(xué)校檔案的管理工作必須由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)親自組織領(lǐng)導(dǎo),并對其負(fù)有直接的責(zé)任行為,并要求將檔案工作歸入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中。同時還要將學(xué)生檔案工作進(jìn)行歸檔分類。這就要求學(xué)校有關(guān)部門重視學(xué)生檔案的日常管理,在學(xué)校內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu),完善學(xué)生檔案工作的管理機(jī)制。同時,還要加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案管理隊伍的建設(shè),配備專門的高素質(zhì)的管理人員。另外,還要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度,培養(yǎng)一批具有開拓創(chuàng)新意識和計算機(jī)信息處理能力強(qiáng)的復(fù)合型人才。

(2)對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化就要加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集工作。對此,學(xué)校就應(yīng)該豐富學(xué)生的檔案信息。在除去傳統(tǒng)的檔案信息外,還要順應(yīng)時代的要求,突出學(xué)生的個人素質(zhì)。如學(xué)生大學(xué)英語證書,計算機(jī)等級證書等各種榮譽(yù)或等級證書的收集。另外,學(xué)校還會舉行各類活動或提倡學(xué)生進(jìn)行各種有意義的公益性活動,這都是學(xué)生在校期間道德素質(zhì)和人文素質(zhì)的突出表現(xiàn)形式,對學(xué)生個人和學(xué)校榮譽(yù)有著非常重要的作用。所以學(xué)校加強(qiáng)對學(xué)生各種檔案資料的收集工作是十分重要的。

(3)對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化就要規(guī)范畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。要做好學(xué)校檔案的轉(zhuǎn)遞工作,就必須要通過學(xué)校來加強(qiáng)宣傳力度,提高社會和企業(yè)的重視程度。還要培養(yǎng)學(xué)生對自身檔案的關(guān)心意識,增強(qiáng)校檔案工作人員的責(zé)任心。在學(xué)生畢業(yè)后,一般會面臨許多問題,這都是學(xué)生步入社會的必然因素,而其中就會面對個人檔案的落實問題。對此,畢業(yè)生應(yīng)該時刻關(guān)注自己檔案的落實情況,向有關(guān)部門進(jìn)行查詢和提取。另外,為了體現(xiàn)學(xué)校負(fù)責(zé)任的態(tài)度,對檔案工作人員還要要求其加強(qiáng)工作責(zé)任心,并責(zé)成相關(guān)人員,關(guān)注學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后的實際下落情況,檢查回執(zhí)和回收情況,時刻留意著沒到位的學(xué)生檔案去向,以防畢業(yè)生檔案丟失。

(4)對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化還要推進(jìn)學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。就目前而言,隨著我國計算機(jī)事業(yè)的發(fā)展和民用計算機(jī)的普及,我國高校對學(xué)生的錄取和畢業(yè),已經(jīng)逐漸實行了開放式的網(wǎng)絡(luò)化管理,這就為建立學(xué)校電子檔案奠定了基礎(chǔ)。應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)手段,再結(jié)合傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的形式,達(dá)到提高檔案準(zhǔn)確化和現(xiàn)代化的效果。這不僅能夠節(jié)省大量的資源,還可以方便企業(yè)和學(xué)生對檔案的查詢,更加縮短了學(xué)生融入社會的時間。

4 結(jié)語

學(xué)校檔案是全校師生共享的寶貴遺產(chǎn),是未來學(xué)生面向社會時的依據(jù)。當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的種種問題的解決,不僅僅是檔案部門的職責(zé),更是需要全校各部門的積極參與和配合。所以,只有實現(xiàn)學(xué)校檔案的科學(xué)化管理,才能夠充分發(fā)揮出他應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 陶曉輝.試談教學(xué)檔案在教學(xué)管理中的作用[J].央民族大學(xué)學(xué)報,2003(7).

[2] 馮美成.淺析學(xué)校檔案的信息化建設(shè)[J].學(xué)園,2010(5).

[3] 王燕.略論以人為本與高校學(xué)生檔案管理[J].中國西部科技,2007(4).

[4] 徐靜娟.完善高校學(xué)生檔案管理工作[J].檔案與建設(shè),2010(8).