陳桂鑫

日常工作中經(jīng)常需要把各種報告、圖表、數(shù)據(jù)制作成演示文檔，以便在做開會匯報時同步演示。通常這類演示報告中往往存在大量相同的幻燈片或相同的格式、動畫要求，對于這些相同內(nèi)容，如果全部重復(fù)相同操作顯然要多花不少時間精力。其實(shí)在PowerPoint 2010中就有一些方法可以幫我們輕松搞定這些相同的操作。

相同幻燈片不重做

通常各種報告中總會重復(fù)用到一些內(nèi)容基本相同或相似的幻燈片，特別是各種報表、圖表、制度、流程的幻燈片。其實(shí)，在PowerPoint中可以直接把已有的幻燈片重復(fù)使用。

打開PowerPoint2010，在“開始”選項卡中單擊“新建幻燈片”的下拉箭頭，在下拉列表中選擇最下面的“重用幻燈片”項就會在右側(cè)顯示“重用幻燈片”窗格，單擊“瀏覽”選擇“瀏覽文件”，在彈出窗口中選擇要使用的演示文檔，該文檔中的所有幻燈片會以縮略圖方式顯示在“重用幻燈片”窗格中。單擊所需幻燈片即可直接把它插入到當(dāng)前幻燈片后面。插入的重用幻燈片會按當(dāng)前幻燈片的版式和主題自動調(diào)整背景、配色（如圖1）。如果你想保留重用幻燈片的原始背景配色等格式，只需勾選“重用幻燈片”窗格最下面的“保留源格式”復(fù)選項。

此外，如果你想要重復(fù)使用的幻燈片就在當(dāng)前文檔中，則可以通過復(fù)制幻燈片來實(shí)現(xiàn)。在左側(cè)幻燈片列表中單擊選中需要重用的幻燈片，按下“Ctrl+Shift+D”鍵即可復(fù)制出另一張幻燈片，然后在幻燈片列表中直接把復(fù)制的幻燈片拖動到需要位置即可。你也可以在左側(cè)幻燈片列表中把需要重用的幻燈片拖動到指定位置后，先按住Ctrl鍵再放開鼠標(biāo)左鍵即可把該幻燈片復(fù)制到指定位置。

相同格式巧粘貼

在同一個演示報告中，為了保持風(fēng)格一致，往往有大量對象需要設(shè)置相同的格式。逐一設(shè)置顯然太麻煩，在此推薦使用復(fù)制粘貼格式來實(shí)現(xiàn)相同格式的快速設(shè)置。

先單擊選取一個要復(fù)制格式的對象，按“Ctrl+Shift+C”即可復(fù)制對象的所有格式設(shè)置，再選中需要粘貼格式的對象，按“Ctrl+Shift+V”將屬性復(fù)制到該對象上即可。選中的對象可以是拖動選中的文字，也可以是圖形、圖表等對象，對于含有文本內(nèi)容的對象，文本格式將隨其他屬性一起復(fù)制，而且可以同時選中多個對象進(jìn)行粘貼。復(fù)制對象的文本格式和圖形格式還可以分開粘貼。比如先選中一個藍(lán)色、黑框、紅字的文本框按“Ctrl+Shift+C”復(fù)制格式后，然后在一個黃色、灰框、白字的文本框中拖動選中文字按“Ctrl+Shift+V”進(jìn)行粘貼，將只有文字變成紅字，文本框仍是黃色、灰框。而如果你是單擊選中整個文本框?qū)ο蟀础癈trl+Shift+V”粘貼，則文本框會完全變成藍(lán)色、黑框、紅字。

相同動畫輕松刷

在同一個演示報告中，往往還會有很多對象需要設(shè)置相同的動畫，利用動畫刷，可以把選中對象的動畫設(shè)置復(fù)制刷到其它對象上。

先選中已經(jīng)設(shè)置好動畫的對象，比如“營利曲線”，在“動畫”選項卡的“高級動畫”區(qū)域雙擊“動畫刷”使其處于選中狀態(tài)，或者按“Alt+Shift+C”組合鍵，此時鼠標(biāo)光標(biāo)后會出現(xiàn)一個小刷子?，F(xiàn)在單擊一下要設(shè)置的對象，比如“收入曲線”（如圖2），即可讓收入曲線具有與營利曲線完全相同的動畫效果。全部刷完后再單擊一下動畫刷即可停止動畫刷功能。

注

“Ctrl+Shift+C”對格式的復(fù)制與我們平時右擊選擇復(fù)制或按“Ctrl+C”鍵對選中對象的復(fù)制完全無關(guān)。用“Ctrl+Shift+C”復(fù)制的格式，并不會在我們進(jìn)行一般對象、文本的復(fù)制后被覆蓋消失。直到下次再按Ctrl+Shift+C復(fù)制以前，你隨時都可以重復(fù)按“Ctrl+Shift+V”粘貼格式。也不會因?yàn)橹虚g你做了其它編輯操作而無法粘貼。