工程單位物資資料信息化管理存在的問題和解決對策

【摘要】對于工程建設(shè)單位而言，物資資料采用信息化的管理能夠調(diào)整資源利用效率，確保各部門對資料信息的共享，實現(xiàn)團結(jié)合作的工作局面。工程單位物資資料信息化管理的解決要增強意識，保障信息化管理發(fā)展，多角度地培養(yǎng)信息化管理操作人員，并通過規(guī)范化的制度管理控制資料信息化對工程建設(shè)的服務(wù)。本文探索了加強工程單位物資資料信息化建設(shè)的重要性，提出了工程單位物資資料信息化管理存在的問題，并總結(jié)了相關(guān)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】工程單位物資資料信息化問題對策

工程單位的物資資料管理是完成建筑管理的關(guān)鍵，也是決定工程單位管理實效的重點，而要提高工程單位的物資資料管理質(zhì)量，就必須抓好材料信息化管理工作。本文探索了加強工程單位物資資料信息化建設(shè)的重要性，提出了工程單位物資資料信息化管理存在的問題，并總結(jié)了相關(guān)的解決對策。

一、加強工程單位物資資料信息化建設(shè)的重要性

（一）提高準(zhǔn)確性，能按需求做各樣的統(tǒng)計分析，給領(lǐng)導(dǎo)提供有效的決策資料

物資資料的信息化管理能夠?qū)⑽镔Y資料的情況整體匯總起來，并通過現(xiàn)代化計算機管理功能形成各種形式的分類統(tǒng)計。物資資料的統(tǒng)計數(shù)據(jù)對工程單位領(lǐng)導(dǎo)的工程計劃、施工管理的相關(guān)決策有著至關(guān)重要的作用。同時，在工程物資管理過程中，由于物資消耗比率大，工程成本高，在不少企業(yè)里，由于物資管理不當(dāng)造成越定額、超標(biāo)準(zhǔn)的消耗是屢見不鮮的。引入信息化的管理模式，使得工程單位對物資的管理更為明晰，避免了浪費情況，也使得領(lǐng)導(dǎo)的管理更為快捷方便。

（二）使信息傳遞更及時，實現(xiàn)資源共享，加快物資調(diào)配流程時效

物資資料的信息傳遞對工程各個部門來講更為重要，信息化管理下的單位資料其數(shù)量、內(nèi)容和應(yīng)用渠道更為明確，調(diào)查的速度也就更為快捷方便，能夠在具體的工程建設(shè)過程中起到加快物資調(diào)配流程時效的作用。能夠有效地縮短工程建設(shè)活動的運作時間差，實現(xiàn)施工單位、建設(shè)單位之間的協(xié)同發(fā)展。使得企業(yè)的職能部門之間的信息資源能夠互相連接、彼此共享，從根本上改變了部門之間信息不對稱的現(xiàn)狀。而這種信息的共享全面地促進了建設(shè)部門對物資的有效調(diào)配，節(jié)省時間的同時就是提升工作效率，實現(xiàn)物資管理靜態(tài)化到動態(tài)化的轉(zhuǎn)變和跨越。同時，信息化管理模式還使得信息有了跟蹤功效，對物資調(diào)配過程中出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并及時處理，形成經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動和建設(shè)施工工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

（三）減輕工作人員的勞動量，減少紙質(zhì)化

信息化的管理使得工程物資管理人員的勞動量降低，減少了紙質(zhì)化的浪費和保管問題。當(dāng)然信息化的管理模式要求工程單位物資管理人員必須重視自身知識的更新以及加強相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，如市場營銷、市場預(yù)測、企業(yè)管理、數(shù)理統(tǒng)計、電子計算機應(yīng)用等，以擴展視野，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、工程單位物資資料信息化管理存在的問題

（一）推進信息化的重要性認(rèn)識不夠

工程單位在物資資料信息化建設(shè)方面的認(rèn)識相對滯后，基本處于初級階段。目前相當(dāng)多的工程單位都存在“重信息使用，輕信息管理”情況，對物資資料信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識不足，行動上缺乏動力。對其必要性認(rèn)識首先來自工程單位領(lǐng)導(dǎo)的意識缺位。在具體的工作過程中對物資資料信息化管理不夠重視，認(rèn)為手工做賬就可基本滿足需求。顯然，這些理解有偏差，對于信息化建設(shè)而言存在阻礙，必須要從工程單位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者思想的轉(zhuǎn)變來實現(xiàn)信息化管理的全面發(fā)展。

（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)滯后

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是信息化發(fā)展的實際需要，信息化具有系統(tǒng)性強、集成度高和技術(shù)更新周期短的特點。在信息化過程中，對信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有著嚴(yán)格的要求，否則將無法實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通和信息的大規(guī)模集成。但是，如今很多工程單位卻對這方面的信息化建設(shè)工作缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，導(dǎo)致工作滯后，嚴(yán)重影響了工程物資資料的有效管理。嚴(yán)重的情況下還導(dǎo)致資料管理出現(xiàn)了重復(fù)勞動的情況，不僅浪費了人力資源，而且使得信息的傳輸、共享、安全等方面都出現(xiàn)了隱患，這些都是不利于工程建設(shè)的。其實，工程物資資料信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)滯后問題是信息管理體制引發(fā)的，信息管理和技術(shù)能力相對較薄弱，信息系統(tǒng)建設(shè)大大落后于環(huán)境管理的需要，部門之間、上下級之間、管理部門和公眾之間信息交互手段落后；支離破碎的數(shù)據(jù)，分散于各業(yè)務(wù)管理部門，形成多個信息孤島。而這種“孤島”化的材料信息其開發(fā)利用和共享水平較低，難以充分滿足工程建設(shè)的需要。只有建立了規(guī)范的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)信息化的網(wǎng)絡(luò)體系和收集制度，才能使得信息管理出現(xiàn)新的模式。

（三）信息化專業(yè)人才不足

工程單位物資資料信息化的專業(yè)人才明顯不足，使得單位內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的開發(fā)缺乏管理應(yīng)用的綜合性人才。雖然對于信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)而言可以依靠軟件公司，但是在具體的操作和簡單維護來講還是應(yīng)該由工程單位的內(nèi)部人員來完成，而且工程單位的內(nèi)部人員會更為熟悉工程的管理情況、單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)情況等。從這方面來講比軟件公司的人員更有優(yōu)勢，因此應(yīng)該全面培養(yǎng)單位內(nèi)部的信息化專業(yè)人才。但是目前，工程單位內(nèi)部沒有樹立正確的信息化人才觀，沒有想到人才培養(yǎng)是有周期的，不可能一蹴而就，信息化人才的培養(yǎng)也不例外。現(xiàn)在有一些單位在人才培養(yǎng)上有“速成”的錯誤認(rèn)識或急躁心理，違背人才培養(yǎng)規(guī)律，做出一些適得其反的事，結(jié)果欲速則不達。其實，信息化人才的成長也是由初級到中級、高級發(fā)展的循序漸進的過程。應(yīng)該從全局考慮，通過長期的培養(yǎng)來鼓勵信息管理人員不斷進步，并從領(lǐng)導(dǎo)層開始給予一定的信任，確保信息化人才的培養(yǎng)能夠解決當(dāng)前工程單位的人才需求問題。

三、工程單位物資資料信息化管理的解決對策

（一）增強意識保障信息化管理發(fā)展

信息化管理意識的培養(yǎng)要從這樣幾方面來考慮：（1）責(zé)任意識。工程單位物資資料信息化管理必須要有較強的責(zé)任意識。責(zé)任意識的培養(yǎng)要重點針對具體的信息管理人員而開展，保證信息管理能夠為工程管理服務(wù)，而不是隨意調(diào)閱的內(nèi)容。（2）全局意識。信息化管理有著網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢所在，因此工程單位應(yīng)該考慮到全局意識，自單位領(lǐng)導(dǎo)開始對物資資料信息化管理的全局作用必須要考慮周全。通過軟件建設(shè)使物資系統(tǒng)能準(zhǔn)時提供信息、共享信息。（3）發(fā)展意識。隨著信息技術(shù)的不斷進步，時間與空間的差距在信息化的過程中不斷地被縮小。工程單位的領(lǐng)導(dǎo)必須具備發(fā)展的意識，必須緊扣時代發(fā)展的脈搏，通過喚醒全員的信息化意識，有效提升全員的信息化水平，才能使物資工作不落公司的整體發(fā)展。

（二）建立健全人才引進培訓(xùn)機制

信息化人才引進培訓(xùn)機制主要包括培訓(xùn)和引進兩方面。培訓(xùn)信息化人才要請軟件學(xué)院顧問做指導(dǎo)教師，對單位內(nèi)部的物資信息管理工作人員進行階段性的培訓(xùn)。除了聘請專門技術(shù)人員進行培訓(xùn)之外，還應(yīng)該重點培養(yǎng)信息管理人員的良好溝通技巧。如果單位領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)心也不了解管理軟件的細節(jié)和技術(shù)，信息人員就應(yīng)該從管理的角度和領(lǐng)導(dǎo)溝通效果才好。其次，也要重視工作態(tài)度的管理培訓(xùn)，要教會信息管理人員以專業(yè)化的態(tài)度對待物資資料信息化的管理工作，愛崗敬業(yè)、專業(yè)管理，確保信息管理為工程建設(shè)服務(wù)。

（三）建立健全配套規(guī)章制度管理運行

建立健全配套規(guī)章制度管理和運行，首先要建立健全安全防范制度，從人員、設(shè)施、軟件等方面建立完善相關(guān)配套制度和措施，特別是內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)。以制度化管理來控制資料信息的外泄情況發(fā)生，保證企業(yè)的利益。其次，要建立健全各類物資資料管理制度，為信息化建設(shè)和系統(tǒng)運行、維護提供有效資料依據(jù)。物資資料的信息化管理除了進行檔案化管理之外，還要建立實體物資管理體系，對工程建設(shè)過程中的物資資料信息進行詳細的信息化備案，確保物資資料的價值能夠隨時得以調(diào)閱和全面化的價值估量。另外，要建立健全獎懲激勵制度。年終對各物資信息管理工作人員工作情況進行考評，對信息化推進快、任務(wù)完成好、解決問題效果好、報送情況及時的個人授予 “物資信息化管理先進個人”榮譽稱號。對工作不積極、有推諉現(xiàn)象，影響項目建設(shè)，造成不良影響的單位和個人，嚴(yán)格實施責(zé)任追究。

綜上所述，對于工程建設(shè)單位而言，物資資料采用信息化的管理能夠調(diào)整資源利用效率，確保物資系統(tǒng)對資料信息的共享，實現(xiàn)團結(jié)合作的工作局面。工程單位物資資料信息化管理的解決要增強意識，保障信息化管理發(fā)展，多角度地培養(yǎng)物資信息化管理操作人員，并通過規(guī)范化的制度管理控制物資資料信息化對工程建設(shè)的服務(wù)。

參考文獻

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作者簡介：張世明（1981-），男，廣東樂昌人，大專，助理經(jīng)濟師，中鐵隧道集團四處有限公司物資部主任，研究方向：物資資料管理。

（責(zé)任編輯：陳岑）