探討信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

趙晏

摘 要：在信息時代下，檔案管理工作面臨著重要的挑戰(zhàn)和機遇。這就需要我們認識到信息時代下檔案管理的相關內(nèi)容，并要從創(chuàng)新管理思維、提高員工素質，檔案體制創(chuàng)新，檔案信息的共享以及數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新建設等方面來進行檔案管理工作的創(chuàng)新。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 內(nèi)容 創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（b）-0-01

檔案是我國機關、組織、企業(yè)以及個人在社會活動中作為記錄來保存一些文字、聲像、圖表以及其他的文字材料，檔案是重要的社會信息資源。其中檔案管理也就成為各個部門和組織重要的任務。傳統(tǒng)的檔案管理歷史悠久，但是隨著目前信息時代的到來，給檔案管理工作提出了更多的挑戰(zhàn)，檔案管理工作的創(chuàng)新是目前信息化的要求。信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新是檔案管理工作走出困境，適應時代發(fā)展的重要途徑。

1 信息時代下檔案管理工作的相關內(nèi)容

1.1 信息時代下檔案管理

在信息時代下的檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，要求將現(xiàn)代信息技術應用在檔案管理中，這需要由專門的檔案管理機構在規(guī)劃和組織下來進行的，要對檔案中的信息資源進行采集、整理、保存以及提供檔案信息服務等。

信息化的檔案管理更加脫離了實體的保管，而走向了數(shù)字化和現(xiàn)代化的檔案

管理。

1.2 信息時代下檔案管理的特點

首先，在信息時代下檔案管理需要遵循相關的法律、法規(guī)以及政策，這些政策都是由相關的檔案管理部門來統(tǒng)一制

定的。

其次，檔案管理現(xiàn)如今多是以電子檔案以及重要的電子文件形式來表現(xiàn)的，這也是國家、政府以及社會組織和企業(yè)等都走向信息化時代的標志。

最后，信息時代下的檔案管理充分利用了現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡化和數(shù)字化，并提高了檔案管理的工作效率，讓檔案管理更加的高效和準確。

2 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新

2.1 創(chuàng)新檔案管理工作的思維，提高管理人員素質

2.1.1 良好的職業(yè)道德

檔案管理工作人員首先要具備管理的責任心，要愛崗敬業(yè)，能夠有良好的職業(yè)道德，能夠忠于職守。良好的職業(yè)道德素質可以幫助檔案管理工作人員進行積極思考，及時發(fā)現(xiàn)問題，提出創(chuàng)新性的建

議等。

另外，檔案管理人員還要具有精益求精和負責認真的職業(yè)道德。檔案管理工作對工作人員的操作性以及技術性要求比較高，需要檔案工作人員在工作過程中能夠做到精益求精、一絲不茍，并要做到時刻以國家和集體的利益為重，并踏實認真的完成自己的本職工作。

2.1.2 積累豐富的知識

檔案管理人員還要具備豐富的知識，要對知識經(jīng)濟的趨勢發(fā)展有正確的判斷，根據(jù)適當?shù)膯栴}提出創(chuàng)新性的設想，做到突破。檔案管理人員要不斷積累知識，明確社會對檔案信息的需求，能夠對檔案的獲取和管理進行綜合整理和分析，并可以加工出信息為社會服務。

2.1.3 具有創(chuàng)新思維能力

檔案管理人員要能夠進行獨立的思考，不能墨守成規(guī)，要善于發(fā)現(xiàn)問題和進行思考。獨立思考是做好檔案工作的前提[1]。獨立思考可以讓檔案管理人員能夠積極主動的投入到管理中去，并善于突破傳統(tǒng)的束縛，善于對問題提出創(chuàng)新的措施。

2.2 檔案管理體制的創(chuàng)新

對檔案信息的集中統(tǒng)一管理是重要的方式，其中信息化技術的發(fā)展，讓檔案管理可以高度的和信息技術結合起來。目前，在信息化時代下，我國的檔案信息管理體制卻存在著管理力度不夠以及檔案使用不方便的問題。

集中管理力度不夠主要是由于我國的檔案信息系統(tǒng)的建設過于分散，軟硬件的選用等存在問題。因此要在管理制度上保證各個部門都納入統(tǒng)一的檔案信息自動化的系統(tǒng)管理中，可以進行集中統(tǒng)一的管理，并要規(guī)范技術操作以及軟硬件的選擇。

2.3 實現(xiàn)檔案信息共享資源

目前，我國檔案管理的現(xiàn)狀多是缺乏標準，沒有統(tǒng)一的規(guī)范，在軟件的使用上比較混亂；并且應用硬件上沒有讓其功能得到充分的發(fā)揮。這些就造成檔案信息不能做到資源的共享，各個部門的檔案信息管理各自為營。

因此，要對檔案管理的內(nèi)容和范圍進行明確，并要對檔案管理的各項工作以及各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范，形成統(tǒng)一的標準，這樣有利于建設一個規(guī)范的系統(tǒng)工程，并保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

2.4 檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新建設

我國大體還處在從文件的處理向信息化管理的過渡，要想加快向信息化管理的過渡，其中重要關鍵是對檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的創(chuàng)新性建設是檔案信息管理的重要基礎和核心[2]。

數(shù)據(jù)庫的建立需要長期的過程，我們需要按照從低級到高級的過程進行建設，數(shù)據(jù)庫的建設主要是讓信息技術可以對信息資源進行科學系統(tǒng)的管理和使用。在建設過程中要將檔案管理工作以及計算機信息技術結合起來，并要協(xié)調(diào)合作，讓綜合數(shù)據(jù)庫和各個檔案的目錄庫結合起來，這樣可以形成網(wǎng)絡開發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫，能夠提高信息化下的檔案管理工作效率。

3 結語

隨著信息化時代的到來，檔案作為重要的社會信息資源越來越受到人們的重視。但是目前的檔案管理建設還在發(fā)展中，需要檔案管理工作積極的和信息技術結合起來，利用信息技術的發(fā)展來進行檔案管理，為社會提供需要的信息資源，并要做到與時俱進，不斷進行創(chuàng)新。

參考文獻

[1] 徐曉琴.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技廣場，2009（2）：55—57.

[2] 屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界，2012（20）：78—79.