數(shù)據(jù)表單:讓W(xué)ord表格輸入更輕松

劉長(zhǎng)德

用Word編輯數(shù)據(jù)記錄類型表格時(shí)，有時(shí)因表格的行、列較多造成表格超寬，由于水平滾動(dòng)等原因，錄入或修改數(shù)據(jù)時(shí)很容易出現(xiàn)錯(cuò)行。如何才能有效避免在輸入或修改數(shù)據(jù)時(shí)錯(cuò)行現(xiàn)象發(fā)生呢？其實(shí)，在Word2010（以下簡(jiǎn)稱Word）中就有這么一個(gè)功能——數(shù)據(jù)表單，它提供了一個(gè)直觀的輸入界面，通過這個(gè)“數(shù)據(jù)表單”可以方便地創(chuàng)建和管理數(shù)據(jù)，甚至還可以查找符合特定條件的數(shù)據(jù)。

讓“數(shù)據(jù)表單”從后臺(tái)走向前臺(tái)

在Word 2010默認(rèn)的情況下，“數(shù)據(jù)表單”是不能自動(dòng)顯示的，需要手動(dòng)添加：在Word中單擊“文件/選項(xiàng)”，在打開的“選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊“自定義功能區(qū)”，在對(duì)話框右側(cè)的“從下列位置選擇命令”列表中，單擊“選擇命令”，選擇“不在功能區(qū)的命令”，然后拖動(dòng)滑塊，找到并單擊“數(shù)據(jù)表單”，在右側(cè)的“自定義功能區(qū)”下單擊“新建選擇卡”，此時(shí)會(huì)在“自定義功能區(qū)”添加一個(gè)“新建選擇卡（自定義）”，選擇“新建組（自定義）”，再單擊“添加”，即可將“數(shù)據(jù)表單”添加到“新建選擇卡”中了（如圖1），最后再單擊“確定”關(guān)閉“選項(xiàng)”對(duì)話框即可。 此時(shí)，在Word的菜單欄中會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“新建選擇卡”，單擊“新建選擇卡”即可看到我們添加的“數(shù)據(jù)表單”了（如圖2）。

表格填充更輕松

在Word中插入表格后，先在表格中輸入標(biāo)題、名稱等內(nèi)容，把光標(biāo)定位到要輸入內(nèi)容的單元格中，然后在菜單欄中單擊“新建選擇卡/數(shù)據(jù)表單”，在Word中就會(huì)彈出一個(gè)“數(shù)據(jù)窗體”對(duì)話框。此時(shí)，就可以在“數(shù)據(jù)窗體”對(duì)話框中，按單元格依次輸入相應(yīng)的內(nèi)容（如圖3）。

當(dāng)輸入一項(xiàng)數(shù)據(jù)后，按下回車鍵，光標(biāo)就會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一單元格，方便繼續(xù)輸入。當(dāng)輸入到表格最后一行的最后一個(gè)單元格時(shí)，若再按下回車鍵，“數(shù)據(jù)表單”會(huì)在表格下文自動(dòng)插入一行以輸入新的數(shù)據(jù)（如圖4）。這樣，表格的行數(shù)不夠時(shí)，就避免了手動(dòng)插入的麻煩，大大提高了表格的輸入速度，并且還能有效避免錯(cuò)行現(xiàn)象的發(fā)生。

在表格輸入過程中，如果發(fā)現(xiàn)輸入錯(cuò)誤，還可以單擊“還原”將單元格中的數(shù)據(jù)刪除，然后再重新輸入（注意：不能點(diǎn)擊‘刪除，否則會(huì)將整行數(shù)據(jù)刪除）。

表格內(nèi)數(shù)據(jù)快速查詢

在大型表格中查找某一內(nèi)容時(shí)，其實(shí)也可以通過“數(shù)據(jù)表單”來查找和修改數(shù)據(jù)，這樣更加方便、直觀。

首先是在“數(shù)據(jù)表單”對(duì)話框中單擊“查找”按鈕，在打開的“在域中查找”對(duì)話框中輸入要查找的內(nèi)容，然后在“域”下拉列表中選擇查找內(nèi)容所在列的標(biāo)題。單擊“查找第一個(gè)”或直接回車，即可找出第一個(gè)符合條件的記錄，并在“數(shù)據(jù)窗體”中顯示了（如圖5）。如果需要繼續(xù)查找，單擊“查找下一處”或回車則可繼續(xù)逐一查找、顯示符合條件的其它記錄。

如果只是查看查找到的數(shù)據(jù)，當(dāng)查找到需要的目標(biāo)后，關(guān)閉“在域中查找”對(duì)話框，然后在“數(shù)據(jù)表單”對(duì)話框中點(diǎn)擊“查看數(shù)據(jù)源”，此時(shí)光標(biāo)即可自動(dòng)定位在相應(yīng)行的首列單元格中，使查找內(nèi)容一目了然。

如果需要修改查找的數(shù)據(jù)，先關(guān)閉“在域中查找”對(duì)話框，就可以直接在“數(shù)據(jù)表單”對(duì)話框中修改數(shù)據(jù)了。

在“數(shù)據(jù)表單”的幫助下，用Word編輯較大型的表格時(shí)，由于“數(shù)據(jù)表單”只集中顯示表格中的某一行，就不會(huì)因?yàn)楸砀癯瑢挾苠e(cuò)行困擾了。