歸檔文件整理實(shí)踐之我見(jiàn)

宋百千 張聯(lián)

歸檔文件整理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的活動(dòng)，然而，人們對(duì)于實(shí)踐的態(tài)度與方法決定著實(shí)踐的效率和結(jié)果。如果實(shí)踐是機(jī)械教條的、被動(dòng)盲目的、毫無(wú)進(jìn)取精神的，這種實(shí)踐便沒(méi)有意義。如果實(shí)踐是主觀能動(dòng)并遵循客觀規(guī)律的、有著明確目標(biāo)的、可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的，則是真正意義上的實(shí)踐。歸檔文件整理實(shí)踐也是這樣。

一、簡(jiǎn)約實(shí)踐

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）與傳統(tǒng)的文書立卷相比，彰顯了簡(jiǎn)略工作程序、簡(jiǎn)化工作內(nèi)容的簡(jiǎn)約精神。而《規(guī)則》出臺(tái)之后的背景，便是相當(dāng)數(shù)量的機(jī)關(guān)、企事業(yè)檔案部門被撤銷、檔案管理人員大幅度精減，許多單位檔案管理崗位成為兼職。一些檔案人員除本職工作外還要擔(dān)負(fù)秘書、打字、機(jī)要甚至信訪、接待等許多工作，再按傳統(tǒng)的文書立卷方法整理歸檔文件，客觀上已變成不可能的事情。為了適應(yīng)變化的形勢(shì)，大多數(shù)單位不得不采取見(jiàn)縫插針、化整為零的方法整理歸檔文件。在歸檔文件整理實(shí)踐中，采用了文件簡(jiǎn)易分類、取消文件裝訂、文件張?zhí)栁矓?shù)相加和立厚卷等簡(jiǎn)潔明快的工作方法，每年用于歸檔文件整理的時(shí)間，由過(guò)去的2-3個(gè)月縮短為2-3周，工作效率大幅度提高，集中進(jìn)行歸檔文件整理業(yè)已成為可能。筆者認(rèn)為，從實(shí)際工作需要出發(fā)對(duì)傳統(tǒng)方法刪繁就簡(jiǎn)，才是領(lǐng)略了歸檔文件整理實(shí)踐的真諦，它使得歸檔文件整理活動(dòng)變成簡(jiǎn)約的實(shí)踐活動(dòng)。

二、簡(jiǎn)約實(shí)踐實(shí)現(xiàn)“三節(jié)省”

簡(jiǎn)約化歸檔文件整理實(shí)踐，同時(shí)又是“三節(jié)省”（省人力、省物力、省時(shí)間）實(shí)踐。實(shí)行職能簡(jiǎn)約分類方法，不僅使過(guò)去費(fèi)時(shí)耗力并令大多數(shù)人頭痛的文件分類成為輕松愉快的工作，更在于它將用于文件分類的時(shí)間縮短到原來(lái)的1/3-1/5。而歸檔文件不再線訂，只是加固，除了取消拆釘、縫紉機(jī)扎邊這些繁瑣的反復(fù)的簡(jiǎn)單枯燥的勞動(dòng)之外，還避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經(jīng)意間發(fā)生的文件合訂問(wèn)題。這是既省時(shí)間又省人力物力的工作方法。過(guò)去，編寫文件張?zhí)栆彩羌荣M(fèi)時(shí)費(fèi)力又惱人的勞動(dòng)，現(xiàn)在，采用了文件尾號(hào)相加的辦法，變成了省時(shí)省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁(yè)總數(shù)相加，即是該份文件張數(shù)總和。收文是將文件末尾號(hào)加上辦文單即可。采用此種工作方法，可將編注文件張?zhí)栍蛇^(guò)去的兩周縮短到現(xiàn)在的一至兩天。立厚卷過(guò)去被稱作懶人之舉，但這個(gè)方法如果達(dá)到省時(shí)省事的目的，又利于文件檢索利用，就可以采用，同樣可以達(dá)到縮短歸檔文件整理時(shí)間的最終目的。

三、優(yōu)化歸檔文件整理方法

《規(guī)則》和傳統(tǒng)文書立卷相比優(yōu)越性是明顯的，它是對(duì)于傳統(tǒng)歸檔文件整理觀念與方法的改革，但是，任何改革都是繼承與創(chuàng)新并舉，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟階段，人們對(duì)于舊的工作方法應(yīng)當(dāng)是取舍相兼，可以將過(guò)去行之有效的方法取代《規(guī)則》中某些（與今后文件檢索需要）不相適應(yīng)的方法。

在實(shí)踐了《規(guī)則》兩三年之后，筆者發(fā)現(xiàn)了“文件大流水編號(hào)”、“歸檔文件目錄”、定期“三分法”等若干方面存在著的問(wèn)題：歸檔文件按份數(shù)一年采用一個(gè)連貫的大流水編號(hào)，數(shù)百份、上千份文件編號(hào)相互串聯(lián)在一起，除了文件編號(hào)時(shí)容易出錯(cuò)（如漏號(hào)、重號(hào)）之外，漏編的文件號(hào)或以后新補(bǔ)充的文件號(hào)只能在最后接續(xù)，而這些文件又必須按類別、按保管單位插進(jìn)其間，便使得相關(guān)類別、相關(guān)保管單位原有文件編號(hào)被打亂。這種文件編號(hào)方法，也不利于對(duì)保管單位內(nèi)文件的齊全完整狀況進(jìn)行監(jiān)控與識(shí)別（尤其在沒(méi)有“卷內(nèi)文件目錄”的情況下更甚），卷盒內(nèi)文件短缺不易被察覺(jué)。針對(duì)這些弊病，還是按保管單位編獨(dú)立的文件流水號(hào)方法比較合適。在恢復(fù)“卷內(nèi)文件目錄”的同時(shí)，還可以編制類似“案卷目錄”的歸檔文件保管單位目錄，并將二者合訂為類似“全引目錄”的新形式新內(nèi)容的歸檔文件目錄。這個(gè)目錄的特點(diǎn)，主要是以醒目的分類標(biāo)識(shí)和簡(jiǎn)單概要的文件主題詞而便于歸檔文件的手工查找利用。

2006年，國(guó)家檔案局以局長(zhǎng)8號(hào)令頒發(fā)了《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，公布了歸檔文件保管期限永久、定期“兩分法”，同時(shí)規(guī)定定期文件再具體劃分為10年、20年、30年三個(gè)不等期限。事實(shí)上，可以將“定期”文件確定為整體概念，不再劃分若干具體年限。這個(gè)方法排除了“定期文件自身存在著的具體年限不易區(qū)別，期限細(xì)分操作困難”問(wèn)題，避免了部分定期文件由于具體期限劃分不準(zhǔn)確給日后檔案鑒定帶來(lái)的麻煩，同時(shí)為“立厚卷”奠定了基礎(chǔ)。立厚卷，在不打亂文件類別和期限的情況下，盡可能減少歸檔文件保管單位數(shù)量，它對(duì)于增加室藏密度，減輕檔案庫(kù)房空間擁擠狀況也具有積極意義。

執(zhí)行《規(guī)則》不刻板、不教條，一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)現(xiàn)新舊方法兼容并蓄、優(yōu)化組合，使歸檔文件整理工作方案日趨完善。

四、完善歸檔文件整理方案

人們?cè)跉w檔文件整理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實(shí)際需要的實(shí)事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實(shí)用性。而對(duì)于歸檔文件整理實(shí)踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實(shí)踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實(shí)踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要。

《規(guī)則》是對(duì)傳統(tǒng)文書立卷的重大變革，可是，它終究不會(huì)終結(jié)歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點(diǎn)看問(wèn)題，任何既有的事物都不會(huì)是十全十美的，如果使它更加完美，必須進(jìn)一步改革。在實(shí)施《規(guī)則》過(guò)程中持續(xù)改革，可以使得本系統(tǒng)的工作方案日臻完善。職能簡(jiǎn)易分類方法，就是綜合機(jī)構(gòu)、問(wèn)題和職能三種分類方法，取其長(zhǎng)而避其短，優(yōu)化組合，從適應(yīng)中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)歸檔文件分類需要出發(fā)，經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐探索出的一種新的分類方法。這種分類方法因其具有簡(jiǎn)便快捷、簡(jiǎn)單易行特點(diǎn)，已經(jīng)在越來(lái)越多的中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)得到普及推廣?！耙晕覟橹鳌槲宜谩钡奈募r(jià)值鑒定方法，更是對(duì)繁雜冗長(zhǎng)主觀隨意性很強(qiáng)的傳統(tǒng)文件價(jià)值鑒定方法的改革，它使得人們關(guān)于文件價(jià)值的觀念得到更新，使人們認(rèn)識(shí)到，文件價(jià)值的認(rèn)知在力求客觀準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)有一個(gè)主導(dǎo)思想，就是在為自己（本單位）今后工作查考利用來(lái)保存文件。除此以外的其他主導(dǎo)思想，都會(huì)誤導(dǎo)文件價(jià)值鑒定者的行為而發(fā)生工作上的偏差。