應用LIMS實現(xiàn)標準物質(zhì)的發(fā)放管理

顧 琴 周蓓珺 潘 晗/上海市計量測試技術(shù)研究院

0 引言

標準物質(zhì)又稱為參考物質(zhì)，是具有一種或多種足夠均勻和很好確定了的特性值，用以校準測量裝置、評價測量方法或給材料賦值的一種材料或物質(zhì)[1]。按照《中華人民共和國計量法實施細則》的規(guī)定，用于統(tǒng)一量值的標準物質(zhì)屬于計量器具的范疇，是量值傳遞的一種重要手段，是統(tǒng)一全國量值的法定依據(jù)[2]。

標準物質(zhì)的發(fā)放是指標準物質(zhì)生產(chǎn)者將標準物質(zhì)及證書分發(fā)給用戶，根據(jù)CNAS-CL04：2010《標準物質(zhì)標準樣品生產(chǎn)者能力準則》的要求，發(fā)放過程中要正確理解用戶的購買要求并使之滿意，并正確、詳盡地記錄購買信息，以便于開展售后服務。發(fā)放過程中要確保合適的貯存設(shè)施和條件、合適的包裝設(shè)施以及適當?shù)倪\輸安排，標準物質(zhì)的妥善分發(fā)對某些類型的物質(zhì)至關(guān)重要[3]。

實驗室信息管理系統(tǒng)（Laboratory Information Management System,簡稱LIMS），作為目前行業(yè)分析實驗室應用最多的信息平臺，已經(jīng)過30多年的發(fā)展[4]。LIMS作為一種成熟產(chǎn)品早在許多發(fā)達國家得到了廣泛的推廣與應用。在國內(nèi)，LIMS多應用于各行業(yè)的分析測試實驗室[5]。近年來，LIMS研究者將研究對象從系統(tǒng)的整體設(shè)計和實現(xiàn)逐步轉(zhuǎn)向新功能的開發(fā)和應用，從而達到統(tǒng)一管理、節(jié)約成本的目的。本文將利用LIMS，結(jié)合現(xiàn)代物流的觀點和標準物質(zhì)的發(fā)放特點，開發(fā)標準物質(zhì)的發(fā)放管理功能，拓展LIMS功能應用范圍，提高標準物質(zhì)發(fā)放的響應速度和操作效率，并使之滿足質(zhì)量管理的要求。

1 標準物質(zhì)發(fā)放管理功能分析

根據(jù)CNAS-CL04：2010標準物質(zhì)的發(fā)放管理應滿足以下要求：正確理解用戶的購買要求并達成一致；記錄標準物質(zhì)的發(fā)放過程；對于庫存進行管理，以便于發(fā)放的順利進行。按照現(xiàn)代物流觀點來看，標準物質(zhì)的發(fā)放管理可以用物流中心的職能來描述。物流中心是以對需求訂單做出快速響應為首要條件，確保對需求波動性的應變，減少對各種需求訂單的錯誤處理和缺貨，以提高物流服務水平為宗旨，其主要著眼點在如何提高響應速度和操作效率方面[6]。將上述觀點應用到標準物質(zhì)發(fā)放管理中來，可將標準物質(zhì)的發(fā)放管理功能分為合同評審、庫存管理、生產(chǎn)管理、入庫管理、出庫管理5個方面，具體功能需求如圖1所示。

合同評審是指對用戶提出的采購要求、標書、合同進行評審，包括是否有能力和資源滿足這些要求。實際運行過程中，用戶可通過現(xiàn)場申購和委托申購兩種方式提出采購要求，標準物質(zhì)發(fā)放人員需進行合同評審。首先需要審核用戶提出的購買要求，包括提供信息是否齊全、要求是否明確。然后需要確認標準物質(zhì)的生產(chǎn)能力，主要是審查用戶需購買的標準物質(zhì)是否在發(fā)放范圍之內(nèi)。最后需要審查庫存情況，當庫存量滿足購買需求量時，可按照常規(guī)購買的模式開展發(fā)放操作；當庫存量不滿足購買需求量時，需要向購買用戶說明，可按照預約購買的模式開展發(fā)放操作。合同評審時，需要能及時查詢庫存情況；合同評審后，發(fā)出出庫指令。

圖1 標準物質(zhì)發(fā)放管理功能

庫存管理是指對標準物質(zhì)貯存的環(huán)境設(shè)施情況和對貯存的標準物質(zhì)進行管理。結(jié)合標準物質(zhì)的特性，庫存管理可以分為環(huán)境設(shè)施管理、現(xiàn)有庫存管理、庫存預警管理。標準物質(zhì)不同于其他的計量器具，對貯存的環(huán)境設(shè)施有特定的要求，因此，環(huán)境設(shè)施管理包括了合適的貯存設(shè)施和條件、合適的包裝設(shè)施以及適當?shù)倪\輸安排等。現(xiàn)有庫存管理是指對已納入倉庫的標準物質(zhì)的現(xiàn)有庫存量、倉庫地點貨架位置等信息的管理。當有入庫和出庫操作時，現(xiàn)有庫存量需要及時變更。庫存預警管理是指當現(xiàn)有庫存量低于最低庫存量時發(fā)布預警，并生成生產(chǎn)計劃，供實驗室生產(chǎn)使用。

生產(chǎn)管理是指對實驗室根據(jù)生產(chǎn)計劃生產(chǎn)標準物質(zhì)的過程進行管理。生產(chǎn)計劃的來源有兩個，一個是按照預約購買模式生成的生產(chǎn)計劃，滿足定向用戶的購買需求；二是按照庫存管理要求生成的生產(chǎn)計劃，滿足最低庫存量的要求。

入庫管理是指將按照生產(chǎn)計劃進行生產(chǎn)的標準物質(zhì)和證書進行入庫的相關(guān)操作，包括實物入庫、入庫檢驗和信息入庫。

出庫管理是指對標準物質(zhì)出庫過程的管理。實際操作時，出庫類型可分為用戶購買的出庫、過期標準物質(zhì)的出庫以及異地倉庫的調(diào)貨出庫等。過期標準物質(zhì)的出庫是指對超過有效期的標準物質(zhì)進行提示，強制出庫，并按照要求處理。出庫管理包括實物出庫、出庫檢驗和信息錄入。

2 功能實現(xiàn)

通過對標準物質(zhì)發(fā)放管理功能的分析后，按照質(zhì)量管理的要求，結(jié)合LIMS現(xiàn)有的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、功能界面，現(xiàn)從數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計、功能模塊的設(shè)計和發(fā)放過程信息的記錄三部分來描述系統(tǒng)功能的實現(xiàn)。

2.1 數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計

根據(jù)各管理環(huán)節(jié)的實際需求，除LIMS中已有的客戶信息表和樣品表之外，另需設(shè)計三張標準物質(zhì)數(shù)據(jù)庫表，關(guān)系圖如圖2所示。

STANDARD表主要用于記錄標準物質(zhì)的能力情況，字段包括標準物質(zhì)的編號、名稱、規(guī)格型號、濃度、價格、存放條件、有效期、包裝容量、最低庫存量、生產(chǎn)量等，屬于LIMS中的靜態(tài)數(shù)據(jù)。

LW_MATERIA_LIST表主要用于記錄標準物質(zhì)的現(xiàn)有庫存的情況，字段包括批次號、有效期、生產(chǎn)日期、現(xiàn)有庫存量、倉庫位置等，屬于LIMS中的動態(tài)數(shù)據(jù)。每當有入庫和出庫操作時，現(xiàn)有庫存量均會有所變化。

圖2 數(shù)據(jù)庫表的關(guān)聯(lián)圖

STANDARD_HISTORY表主要用于記錄每一次標準物質(zhì)的庫存量變化情況，字段包括出入庫類型、批次號、操作人等信息，屬于LIMS中的動態(tài)數(shù)據(jù)。該表記錄了每一次入庫、出庫操作的各類信息。

2.2 功能模塊的設(shè)計

根據(jù)需求分析中提到的五大管理功能，將標準物質(zhì)發(fā)放管理的功能模塊設(shè)計成如圖3所示。下文著重介紹出庫管理的訂單出庫功能、入庫管理的入庫信息的輸入功能和庫存管理的庫存預警功能。

訂單出庫功能是指對通過合同評審的購買需求進行信息記錄以及庫存出庫的記錄。購買需求的信息記錄包括購買用戶的信息和購買標準物質(zhì)的信息。庫存出庫主要記錄經(jīng)過訂單出庫后庫存量的變化情況。圖4為購買標準物質(zhì)的信息界面。該界面是利用LIMS中的模板登記功能開發(fā)而成的，通過標準物質(zhì)編號、名稱、規(guī)格型號和濃度范圍的選擇，可以查看到每一個倉庫點中標準物質(zhì)的批次號和數(shù)量情況。在標準物質(zhì)的發(fā)放過程中，一般按照批次號發(fā)放。對于庫存量不足時，可通過輸入購買數(shù)量開展預約購買模式。在預約購買模式下，系統(tǒng)會自動生成該標準物質(zhì)的生產(chǎn)計劃。在確認了購買標準物質(zhì)的信息后，系統(tǒng)會自動進行庫存量的減少，并更新庫存信息。

入庫信息的輸入功能簡稱為入庫操作。該功能利用LIMS的界面操作功能開發(fā)而成（如圖5所示）。在輸入標準物質(zhì)的名稱或編號后可實現(xiàn)模糊查詢功能，依次可選擇標準物質(zhì)名稱、規(guī)格型號、濃度范圍。入庫操作要求輸入批次號、入庫數(shù)量、生產(chǎn)日期等信息，要求選擇倉庫地點。入庫操作時需要判斷倉庫地點和操作人員工作地點的一致性。界面信息經(jīng)確認后，系統(tǒng)會自動進行庫存量的增加，并更新庫存信息。出庫操作從界面上看類似于入庫操作，出庫操作確認后系統(tǒng)自動進行庫存量的減少，并更新庫存信息。

圖3 標準物質(zhì)發(fā)放管理功能模塊

圖4 購買標準物質(zhì)的信息登記界面

圖5 標準物質(zhì)入庫操作界面

庫存預警功能是庫存管理功能模塊中重要的一個環(huán)節(jié)。所有現(xiàn)有庫存量低于最低庫存量的標準物質(zhì)信息均會顯示，選中后可生成生產(chǎn)任務單，生產(chǎn)任務單中包含需要生產(chǎn)標準物質(zhì)的信息、生產(chǎn)期限等。

2.3 發(fā)放過程信息的記錄

根據(jù)CNAS-CL04：2010提出的要正確、詳盡地記錄購買信息的要求，在功能模塊設(shè)計和數(shù)據(jù)庫表設(shè)計的過程中也進行了細致的考慮，表1為標準物質(zhì)的發(fā)放過程中需要記錄的信息內(nèi)容對照表。

3 結(jié)語

用于統(tǒng)一量值的標準物質(zhì)既然屬于計量器具的范疇，那么其發(fā)放管理工作必將會納入計量技術(shù)機構(gòu)的業(yè)務管理范圍。利用已有的LIMS系統(tǒng)來開發(fā)標準物質(zhì)發(fā)放管理功能可以達到管理統(tǒng)一、節(jié)約成本的目的，可以提高發(fā)放工作效率，可以做到有記錄可查，滿足質(zhì)量管理的要求。上述功能已在實際工作中開展運用，效果良好。

[1]中國計量測試協(xié)會.一級注冊計量師基礎(chǔ)知識及專業(yè)務實（上冊）[M].北京: 中國計量出版社, 2009.

[2]國務院計量行政部門.中華人民共和國計量法實施細則[S].北京:1987.

[3]中國合格評定國家認可委員會.CNAS-CL04: 2010[S].北京: 2010.

[4]陳平，賀曉雷.LIMS 個案中儀器流轉(zhuǎn)的信息化處理[J].氣象水文海洋儀器, 2010, 1: 108-111.

[5]肖亮.LIMS在國內(nèi)實施中存在的問題探討[J].數(shù)字石油和化工,2006, 8: 54-56.

[6]李蘇劍.物流管理信息系統(tǒng)理論與案例[M].北京: 電子工業(yè)出版社, 2005.

表1 標準物質(zhì)發(fā)放管理需要記錄的信息