電子檔案的管理工作

周品言

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，電子檔案逐漸成為檔案管理的重要形式，做好電子檔案的管理工作，已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)檔案來說都發(fā)生了巨大的變化。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2.真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，最重要的是電子檔案可被復(fù)制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經(jīng)常會因為斷電等原因?qū)е滦畔G失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務(wù)器的攻擊以及部分用戶根據(jù)利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。

5.電子檔案的存儲載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，有害生物，磁場和電場，機(jī)械應(yīng)力等條件下極易損壞，這就要求我們加大對電子檔案的管理工作。

6.電子檔案的長期可讀性問題。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。

針對以上存在的問題，筆者結(jié)合經(jīng)驗提出管理建議：

1.采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

2.簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要是光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生的信息失真等問題。

3.密碼認(rèn)證。電子文件的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。

4.防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其他系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

5.防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（ＣＤ－ＲＯＭ）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（ＷＯＲＭ）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全。

定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，磁盤每兩年應(yīng)拷貝一次，光盤每５年應(yīng)拷貝一次，定期檢測和拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施。

將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件，甚至戰(zhàn)爭、人為或自然因素的破壞。

保存電子檔案時，應(yīng)為通用、統(tǒng)一的格式，為的是使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，并且應(yīng)把電子檔案的格式保存為與計算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。

及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性。當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。

如何對電子檔案進(jìn)行管理，將會是一個長期的問題，只有通過不斷的實踐和學(xué)習(xí)，才能夠解決這些不斷出現(xiàn)的問題。