國(guó)際項(xiàng)目管理中的項(xiàng)目控制措施研究

蘇靖

摘要：項(xiàng)目控制，顧名思義，即項(xiàng)目在按照事先的安排與計(jì)劃朝最終的目標(biāo)推進(jìn)的過(guò)程中，由于受前期工作的不確定性和在實(shí)施過(guò)程中眾多因素的干擾，項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)展必然會(huì)出現(xiàn)偏離預(yù)期軌道的情況。而項(xiàng)目控制是國(guó)家項(xiàng)目管理的核心，項(xiàng)目控制工作的好與壞，直接影響到一個(gè)國(guó)際項(xiàng)目管理能否順利進(jìn)行。本文通過(guò)對(duì)項(xiàng)目控制工作所采取的措施進(jìn)行研究，為決策者提供一個(gè)全面完整的項(xiàng)目進(jìn)展及修正偏差的情況，以保證項(xiàng)目管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：國(guó)際項(xiàng)目管理項(xiàng)目控制措施

對(duì)于國(guó)際項(xiàng)目管理項(xiàng)目控制來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目決策層可以根據(jù)項(xiàng)目跟蹤所提供的有效信息，和原先的計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，找出項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所出現(xiàn)的偏差，分析其原因，尋找解決措施，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施，因此，項(xiàng)目控制是一種有選擇的、有特定目標(biāo)的，動(dòng)態(tài)的過(guò)程。

一、項(xiàng)目控制的基本內(nèi)容

（一）項(xiàng)目范圍的控制

一個(gè)項(xiàng)目的范圍會(huì)隨著時(shí)間、地點(diǎn)、項(xiàng)目進(jìn)度的改變而發(fā)生改變和增加，這是工作要求和工作定義的變化的反映，范圍的變化會(huì)帶來(lái)時(shí)間和成本的增加。所以，控制范圍的合理變化是控制成本和時(shí)間的一個(gè)非常重要的方面，范圍的變化主要通過(guò)變更配置管理與控制系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（二）項(xiàng)目質(zhì)量的控制

一個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量的好與壞，是關(guān)系一個(gè)項(xiàng)目能否成功的關(guān)鍵因素。質(zhì)量達(dá)標(biāo)，才能得到社會(huì)的廣泛認(rèn)可，才能取得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。而質(zhì)量控制就是保證在項(xiàng)目的開(kāi)展過(guò)程中，能夠生產(chǎn)出讓消費(fèi)者滿意的產(chǎn)品的主要因素。在此過(guò)程中，我們需要制定預(yù)防措施來(lái)防止可能產(chǎn)生的失誤和錯(cuò)誤，并排除其產(chǎn)生的根源，從而避免錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生。

（三）項(xiàng)目費(fèi)用的控制

項(xiàng)目費(fèi)用包括項(xiàng)目的直接成本，比如建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和配套設(shè)施的費(fèi)用，采購(gòu)設(shè)備和材料的費(fèi)用以及人工費(fèi)；還包括間接費(fèi)用，比如項(xiàng)目前期所花的費(fèi)用，辦理各種許可證的所花的費(fèi)用，租用或建設(shè)臨時(shí)辦公室、臨時(shí)路段、水電氣的費(fèi)用，娛樂(lè)與培訓(xùn)的費(fèi)用等等。

（四）項(xiàng)目進(jìn)度的控制

一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度的快慢，是接影響項(xiàng)目能否如期完成的關(guān)鍵因素。它包括兩個(gè)方面，一是時(shí)間進(jìn)度，二是完成工作量的進(jìn)度。它受到人員、材料、機(jī)械設(shè)備、工藝水準(zhǔn)、環(huán)境、資金等主客觀因素的影響，在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中，不斷發(fā)生著變化。

（五）項(xiàng)目溝通的控制

溝通是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息有一個(gè)人傳達(dá)另一個(gè)人，實(shí)現(xiàn)廣泛傳播的過(guò)程。而項(xiàng)目管理中的溝通，就是為了保證項(xiàng)目的信息得到合理的收集和傳輸，及最終得到處理實(shí)施的一系列的過(guò)程。對(duì)它進(jìn)行有效地控制，能夠保證項(xiàng)目信息在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中順利的傳達(dá)給每一個(gè)人，使溝通效果達(dá)到最大化。

二、項(xiàng)目控制措施

（一）優(yōu)化控制系統(tǒng)和配置管理

在一個(gè)成熟的國(guó)際項(xiàng)目管理中，對(duì)項(xiàng)目范圍的合理控制是至關(guān)重要的。要做好這項(xiàng)工作，就要進(jìn)行下面四項(xiàng)步驟：一是周到細(xì)致地編制范圍計(jì)劃，包括范圍說(shuō)明、具體依據(jù)、范圍管理計(jì)劃、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目論證等；二是合理分解范圍，常用的是分解結(jié)構(gòu)W：第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解；三是確認(rèn)范圍，即項(xiàng)目司理會(huì)向項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人陳述整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)、所需要的資源、完成的時(shí)間、項(xiàng)目的質(zhì)量品質(zhì)等內(nèi)容，并得到認(rèn)可；四是變更范圍，在受控的狀況下，通過(guò)監(jiān)督績(jī)效報(bào)告了解當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)展情況，并分析可能出現(xiàn)的范圍變更，對(duì)現(xiàn)有的計(jì)劃進(jìn)行修正。

（二）制定科學(xué)的質(zhì)量管理規(guī)劃

在項(xiàng)目的計(jì)劃階段，要事先制定一個(gè)科學(xué)的質(zhì)量管理規(guī)劃，這分為兩個(gè)部分：一是制定品質(zhì)管理規(guī)劃，科學(xué)描述在工作進(jìn)行前，進(jìn)行中，進(jìn)行后所必須具備的品質(zhì)條件，檢測(cè)方法與檢查流程；二是依據(jù)技術(shù)要求追蹤項(xiàng)目的績(jī)效，采用現(xiàn)代高科技的手段對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題與矛盾進(jìn)行監(jiān)測(cè)檢查，并給予必要的修正。

（三）項(xiàng)目費(fèi)用控制的措施

1.材料費(fèi)用方面

控制材料的消耗量，這是節(jié)約材料成本的關(guān)鍵，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際情況，盡量降低材料的消耗。降低材料采購(gòu)的費(fèi)用，這是節(jié)約材料費(fèi)用的重要因素，要建立嚴(yán)格的采購(gòu)規(guī)則；要建立供應(yīng)商和準(zhǔn)入規(guī)則；建立價(jià)格檔案和評(píng)價(jià)系統(tǒng)；要建立材料采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格；采購(gòu)人員要根據(jù)業(yè)績(jī)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。

2.人工費(fèi)用方面

影響人工費(fèi)用的主要因素為地區(qū)的物價(jià)水平，國(guó)家對(duì)務(wù)工人員的保障制度，勞動(dòng)生產(chǎn)率。前兩者為企業(yè)的不可控因素，對(duì)于后者，企業(yè)可以依托高新科技提升企業(yè)的機(jī)械化率，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，減少企業(yè)的用工人數(shù)，減少人工費(fèi)用。

3.樹(shù)立正確的成本管理理念

正確的思想理念可以指引實(shí)踐的健康發(fā)展，一個(gè)企業(yè)樹(shù)立正確的成本管理理念，對(duì)于企業(yè)的健康發(fā)展有著巨大的推動(dòng)作用。這就要求決策者不斷強(qiáng)化各基層人員的現(xiàn)代化成本效益理念，為項(xiàng)目的順利實(shí)施營(yíng)造良好的氛圍。

（四）項(xiàng)目進(jìn)度控制的措施

1.組織措施

切實(shí)落實(shí)各層次工作人員的具體任務(wù)與工作職責(zé)；建立健全進(jìn)度控制的組織體系，確定事前、事中、事后的控制，會(huì)議的協(xié)調(diào)等進(jìn)度控制工作制度；檢查、分析、控制計(jì)劃的實(shí)施情況。

2.經(jīng)濟(jì)措施

在進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程中，要上下協(xié)調(diào)，保證資金的充裕，資源的及時(shí)供應(yīng)。在此過(guò)程中，要把激勵(lì)機(jī)制貫穿其中，使全體工作人員的積極性被調(diào)動(dòng)起來(lái)，加快項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度。

3.技術(shù)措施

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學(xué)技術(shù)與生產(chǎn)力的有機(jī)結(jié)合，推動(dòng)著企業(yè)的良性發(fā)展。在國(guó)際項(xiàng)目管理的過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)已深入其中。

（五）項(xiàng)目溝通控制措施

項(xiàng)目中溝通的對(duì)象主要為項(xiàng)目的管理人，不同的管理人所需要的信息可能會(huì)不同。因此，在項(xiàng)目開(kāi)始前、進(jìn)行中，就要識(shí)別不同的管理人，牢記不同的人所需要的不同的信息。而在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，一些項(xiàng)目經(jīng)理容易犯的錯(cuò)誤是‘我以為的錯(cuò)位；不敢越級(jí)溝通，不敢與高層直接溝通；害怕被拒絕；欠缺適當(dāng)?shù)臏贤记桑粵](méi)有提前溝通好，造成了等人的局面。針對(duì)這些問(wèn)題，我們要做到以下幾點(diǎn)：

1.增加溝通效果的技巧：贊美對(duì)方；移情入境；輕松幽默；袒露胸懷；求同存異；深入淺出。這些技巧可以幫助人們?cè)谂c人溝通的時(shí)候，給對(duì)方帶來(lái)好感，使得需要傳遞的信息能夠被有效地傳達(dá)。

2.提高溝通效率的原則：盡早溝通，容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問(wèn)題，及時(shí)提出解決方案，避免帶來(lái)更大的損失；主動(dòng)溝通，有利于建立密切的聯(lián)系，使得對(duì)方的滿意度提高，這對(duì)整個(gè)項(xiàng)目是十分有利的。

3.保持暢通的溝通渠道：在與用戶溝通時(shí)，運(yùn)用正式的報(bào)告進(jìn)行溝通；與項(xiàng)目成員溝通時(shí)，通過(guò)電子郵件的方式，方便快捷；建立溝通反饋機(jī)制，定期檢查項(xiàng)目溝通狀況，不斷進(jìn)行調(diào)整。

三、項(xiàng)目控制措施的意義

（一）項(xiàng)目范圍控制的意義

1.明確了項(xiàng)目的具體范圍，有利于提高成本、時(shí)間、資源估算的準(zhǔn)確性。

2.為制定各項(xiàng)具體計(jì)劃打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，有助于做好項(xiàng)目范圍計(jì)劃編制，為確定項(xiàng)目進(jìn)度的控制做好基礎(chǔ)工作。

3.有助于清晰的劃分責(zé)任和分派任務(wù)，為下一步的計(jì)劃做好了鋪墊工作。

（二）項(xiàng)目質(zhì)量控制的意義

1.是項(xiàng)目控制的中心目標(biāo)，是項(xiàng)目實(shí)施階段要合理完成的重要因素。

2.可以克服由建設(shè)進(jìn)行質(zhì)量控制的放任弊端與片面性，有利于建立健全質(zhì)量保證體系。

3.有利于實(shí)施單位有效地進(jìn)行預(yù)防、減少或消除質(zhì)量缺陷，增加項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）項(xiàng)目費(fèi)用控制的意義

1.有利于減少項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所產(chǎn)生的人工費(fèi)用、基礎(chǔ)建設(shè)的費(fèi)用。

2.有利于優(yōu)化項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)支出結(jié)構(gòu)，有效地防止貪污腐敗情況的發(fā)生。

3.有利于提高項(xiàng)目所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（四）項(xiàng)目進(jìn)度控制的意義

1.有利于加快項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，按時(shí)如期完成任務(wù)。

2.有利于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各員工之間的協(xié)調(diào)配合，提高實(shí)施的速度。

3.有利于科學(xué)技術(shù)與生產(chǎn)力的有機(jī)結(jié)合。

（五）項(xiàng)目溝通控制的意義

1.有利于為決策者提供科學(xué)有效的依據(jù)和手段。

2.有利于改善人與人之間的人際關(guān)系，促進(jìn)項(xiàng)目的健康發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目控制在國(guó)際項(xiàng)目管理中起著至關(guān)重要的作用，因此，在國(guó)際項(xiàng)目管理的過(guò)程中，前期做好調(diào)研工作，并就調(diào)研結(jié)果研究在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，提出科學(xué)合理的解決方案，從而促進(jìn)國(guó)際項(xiàng)目管理工作的有效實(shí)施，使企業(yè)獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。

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