微信公眾號在檔案利用中的研究

張文燕

【摘要】微信為用戶帶來了全新的互動模式，為檔案館宣傳檔案、服務公眾帶來了機遇和挑戰(zhàn)。本文研究高校檔案微信公眾平臺在彌補傳統(tǒng)宣傳方式不足、拓展新服務方式等方面體現(xiàn)出優(yōu)越性和存在的不足，設想了高校檔案館利用微信提供檔案利用的發(fā)展前景。

【關鍵詞】微信公眾號；檔案利用

早在2014年12月，前國家檔案局局長楊冬權就提出，檔案工作要有網(wǎng)絡思維，特別是移動網(wǎng)絡，要給傳統(tǒng)檔案工作插上網(wǎng)絡的翅膀。微信是騰訊公司推出的，提供免費即時通信服務的聊天軟件。微信公眾平臺有4類賬號：訂閱號、服務號、企業(yè)號及小程序。訂閱號和服務號統(tǒng)稱為公眾號。訂閱號：主要偏于為用戶傳達資訊（類似報紙雜志），認證前后都是每天只可以群發(fā)一條消息；服務號：主要偏于服務交互，認證前后都是每個月可群發(fā)4條消息；企業(yè)號：主要用于公司內(nèi)部通信使用，需要先驗證身份才可以關注成功企業(yè)號。

檔案界靈敏地感知到微信的潛在力量，從2014年3月開始，許多檔案館陸續(xù)開通微信公眾號，構建基于微信公眾平臺的檔案館信息服務體系，打破傳統(tǒng)檔案查詢利用的時間地域限制，實現(xiàn)了用戶與檔案館的及時交互?！霸傩〉膫€體，也有自己品牌”的口號深入人心。檔案新媒體研究團隊（即“檔案微平臺研究”微信號：dawxyj）通過國內(nèi)最大的新媒體指數(shù)（清華大學清博指數(shù)）持續(xù)監(jiān)測全國檔案微信公眾號，從推送文章的傳播度、覆蓋度及程度和影響力等方面，運用微信傳播指數(shù)（WCI）對其進行周、月、年度的綜合排名。目前全國已有300多個檔案微信公眾號。在微信公眾號的監(jiān)管上，微信傳播指數(shù)WCI一定程度上代表微信建設的好壞。本文的研究對象——高校檔案館微信公眾號的服務功能。

筆者通過注冊，逐一添加數(shù)據(jù)，得到最新的高校檔案微信WCI排名（2018年2月份排名前十的檔案公眾號）。本文的統(tǒng)計時間為2018年2月1日至2018年2月28日之間。綜觀排名前十的高校檔案微信公眾號，本文將從檔案宣傳和檔案服務兩個角度介紹高校檔案微信平臺的實踐以及筆者的一些思考。

一、從公眾視角設計微信賬號

賬號認證、菜單設計和首次問候方式，是公眾關注檔案微信號后得到的第一印象。微信公眾號只有通過認證，才能獲得更豐富的高級接口，提供更有價值的的個性化服務；如果想簡單發(fā)送消息，達到宣傳效果，建議可選擇訂閱號；如果想用公眾號獲得更多的功能，例如開通微信支付，建議可以選擇服務號。

排名前十的檔案公眾號中，只有寶雞文理學院檔案館、中山大學檔案館、東南大學檔案館、遼寧師范大學檔案館校史館通過了認證。中山大學檔案館和東南大學檔案館是服務號，其余都是訂閱號。因此，檔案微信號應該首先完成認證，以便用戶搜索和識別；其次，應該鼓勵檔案微信號基于用戶視角開發(fā)自定義菜單，以便公眾查詢信息和服務，提升用戶體驗；另外，公眾關注賬號后發(fā)送的首次問候語，應避免空話套話，可通過數(shù)字或文字導航等方式，幫助用戶迅速方便地找到自己所需要的信息和服務，同時，也在一定程度上減少人工回復的工作量。在關注的10個賬號中，有4個微信號未設置首次問候語，占總數(shù)的40%。導航指南歡迎中6個賬號大部分是簡單歡迎，僅有2個的微信號使用導航指南歡迎語。

二、注重信息發(fā)布的效果

檔案微信號閱讀數(shù)不僅來源于賬號粉絲的直接閱讀，更多來自于朋友圈分享和轉(zhuǎn)發(fā)，但目前檔案微信號的閱讀數(shù)普遍少于送達人數(shù)。因此，信息發(fā)布應注重傳播效果。一方面，檔案微信公眾號應當注重發(fā)布內(nèi)容的質(zhì)量和吸引力，多推送與民生相關的實用性信息和公眾普遍關心的時政類信息，且能較為巧妙地將地方文化、社會輿論、重要節(jié)慶、熱點事件等與檔案相結合，通過有層次的、差異化的選題類型，來滿足公眾對信息豐富性、多元化的要求，從而推動檔案微閱讀的傳播。

另一方面，發(fā)布形式上要充分利用音頻和視頻等流媒體，以設計出集文字、圖片、語音、視頻等多種元素于一體的，形式多樣、質(zhì)量高效的多媒體檔案信息。

三、提升在線服務能力

根據(jù)最新的高校檔案微信WCI排名（2月份排名前十的檔案公眾號），調(diào)查方式是通過智能手機微信客戶端里公眾號中搜索對應的公眾號，添加高校檔案館微信公眾號，從辦事指南、預約查檔、預約參觀、在線查檔、檔案征集、出具證明6個方面進行統(tǒng)計。

調(diào)查顯示辦事指南達成率最高，共有4個，遺憾的是，高校檔案館微信公眾號的具體業(yè)務仍未實現(xiàn)網(wǎng)上辦理，用戶仍需前往檔案館查閱，未能做到真正的便捷。有些微信號的菜單直接利用網(wǎng)站鏈接提供檔案查詢。但由于微信對功能接口和界面布局的限制，微信平臺雖能顯示電腦端的網(wǎng)頁，其界面、功能等操作性都有不同程度的破壞。這說明，大部分微信公眾號的服務功能尚未被充分利用，檔案微服務還有很大的提升空間，尤其在線查檔、出具證明兩項核心辦事功能還有待于檔案部門的大膽創(chuàng)新突破。

高校檔案館微信公眾號的負責團隊，應該充分利用服務號提供的高級接口的二次開發(fā)功能，和現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行對接，比如，校友想通過微信公眾號中的出具證明菜單辦理成績單，用戶可以直接在表單中填寫個人信息（姓名、學號、身份證號、學院、專業(yè)），然后將這些信息跟數(shù)據(jù)庫中的學生信息字段進行對比，如果一致，則進入證明辦理環(huán)節(jié)。使公眾足不出戶、隨時隨地都能獲得檔案信息服務，為公眾帶來切實的便利。

【參考文獻】

[1]新華網(wǎng).國家檔案局：檔案工作要有網(wǎng)絡思維[EB/OL].[2014-12-233].http：//www.gov.cn/xinwen/2014-12/23/content_2795539.htm.

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[3]http：//column.iresearch.cn/b/201801/820988.shtml

[4]方燕平.檔案微信公眾號發(fā)展現(xiàn)狀分析與思考——以綜合檔案館為例[J].蘭臺世界，2017（24）：28-30.