醫(yī)院藥品數(shù)量賬物不符原因分析與解決方案

陶宇宏，王秋爽

如何規(guī)范管理藥品數(shù)量，盡最大可能防止跑、冒、滴、漏，是藥事管理方面的重要課題。我院是一所三級(jí)綜合醫(yī)院，各項(xiàng)工作均實(shí)行計(jì)算機(jī)化管理，所有藥品往來都體現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫中。藥品的庫存實(shí)時(shí)與實(shí)物相對(duì)應(yīng)。每季度盤點(diǎn)1次，每次都會(huì)出現(xiàn)新的差錯(cuò)。影響藥品數(shù)量準(zhǔn)確的原因:一方面是賬外藥品引起的［1］，另一方面是賬內(nèi)藥品管理不規(guī)范。賬外藥品由于不在數(shù)據(jù)庫中，所以不符合數(shù)字化管理的要求，極大地影響了藥品賬物的符合率;而賬內(nèi)藥品由于管理不嚴(yán)，會(huì)出現(xiàn)漏賬、多加賬的工作誤差，也給數(shù)量管理埋下了隱患。本文針對(duì)賬外、賬內(nèi)藥品在工作中出現(xiàn)的問題，對(duì)藥品數(shù)量出現(xiàn)差錯(cuò)的種種原因進(jìn)行分析整理，并提出解決方案。

1 原因分析

1.1 賬外藥品

1.1.1 借藥是出現(xiàn)賬外藥的主要原因 臨床急需用藥時(shí)，委派護(hù)士到藥房臨時(shí)借藥，并在藥房送藥時(shí)扣除。此外，本院職工臨時(shí)有事，憑著同事關(guān)系也會(huì)到藥房借藥。因此，大量的欠條被積壓在各個(gè)藥房(門診、住院)。這部分藥品沒在賬上，數(shù)量多且時(shí)間長，給藥品數(shù)量管理帶來很大的影響。藥品不能實(shí)時(shí)對(duì)準(zhǔn)，藥師點(diǎn)藥時(shí)需要回憶或反復(fù)查對(duì)借條。

1.1.2 出現(xiàn)問題(如輸液漏液、掉屑、針劑破損)的藥品 由臨床科室護(hù)士長簽字并返回藥房，藥房負(fù)責(zé)更換新的藥品。這部分藥品不能及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，造成藥品不能實(shí)時(shí)對(duì)準(zhǔn)。這種情況的藥品數(shù)量較少，但處理拖延的時(shí)間較長。

1.1.3 藥檢所抽檢藥品 該批藥品需等待廠家審核后才能核銷，因此，需掛在賬外一段時(shí)間。

1.1.4 藥品的盤虧盤盈［2］每次盤點(diǎn)均會(huì)出現(xiàn)一些藥品或多或少的情況。雖然盤點(diǎn)的清單都留存?zhèn)浒?，但并不根?jù)盤點(diǎn)對(duì)藥品進(jìn)行平賬處理，即不做調(diào)整。因此，長期下來，數(shù)月甚至數(shù)年的盤點(diǎn)誤差始終存在。這部分多出或缺失的藥品就掛在賬上，有的不能銷售(多出部分)，有的交完款無藥可付(少的部分)。每次盤點(diǎn)時(shí)還要比對(duì)上一次盤點(diǎn)，分析是歷史性誤差還是新的誤差。給管理工作帶來不便。盤虧盤贏的藥品實(shí)質(zhì)上不在賬上。

1.1.5 特殊事件 如“集體中毒、下鄉(xiāng)支援、緊急搶救、救災(zāi)捐藥”等。由于不能當(dāng)時(shí)減賬或僅是臨時(shí)借用，過后歸還。所以這些藥品在賬外。

1.2 賬內(nèi)藥品 由于受日常業(yè)務(wù)操作的影響，藥品雖然上了賬也可能發(fā)生差錯(cuò)。包括藥庫和藥房之間、藥房和藥房之間、藥房與其他科室之間的藥品流動(dòng)。這些操作都有固定的程序，如果操作及時(shí)、計(jì)算機(jī)計(jì)算準(zhǔn)確，不會(huì)影響藥品數(shù)量實(shí)時(shí)對(duì)照。但是，如果由于一些客觀或主觀因素的干擾，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)差錯(cuò)。

1.2.1 藥品驗(yàn)收入庫 庫管員驗(yàn)收完到貨后，若沒有及時(shí)登記入庫或漏錄、多錄，可出現(xiàn)數(shù)量差錯(cuò)［3］。

1.2.2 藥品出庫到藥房 庫管員給藥房出庫時(shí)多拿或少拿了某種藥，以致藥庫和藥房的數(shù)量都不準(zhǔn)確。

1.2.3 藥房調(diào)劑藥品 包括門診調(diào)劑和病房調(diào)劑。偶爾出現(xiàn)沒看見單據(jù)就給付藥或看見單據(jù)但患者沒來取。由于數(shù)量流動(dòng)較大，可能還存在多投藥或少投藥的情況。

1.2.4 藥房之間調(diào)撥藥品 藥房之間調(diào)撥藥品是偶然事件，是一個(gè)需要即時(shí)辦理的事項(xiàng)。但是有時(shí)調(diào)撥單也存在沒有及時(shí)確認(rèn)的情況。原因可能是患者改變主意而不開藥后，2個(gè)調(diào)撥藥房均忽略了此事，忘了取消，而下一個(gè)班的藥師看見這樣的調(diào)撥單可能會(huì)認(rèn)為是哪位藥師忘了確認(rèn)而順手幫忙點(diǎn)了按鈕，結(jié)果2個(gè)藥房都出現(xiàn)了差錯(cuò)。

1.2.5 科室名義出庫備藥 以科室名義出庫的情況由庫管員負(fù)責(zé)操作。這類事件一般并不緊急，所以能及時(shí)上賬。

1.2.6 退藥 包括患者退藥、科室退藥、藥房退回藥庫、藥庫退回公司。退藥其實(shí)是一項(xiàng)與付藥相似的工作程序，但是退藥必須要找到當(dāng)時(shí)付藥的項(xiàng)目，在這個(gè)項(xiàng)目基礎(chǔ)上才可以退藥，而且只能等于或少于原來的數(shù)量。當(dāng)退藥并非全退而是退一部分的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。有時(shí)是醫(yī)生不小心多退或少退了;有時(shí)是患者的問題，患者分多次來進(jìn)行退藥，當(dāng)班醫(yī)生不了解之前的情況而出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2 解決方案

2.1 賬外藥品管理

2.1.1 嚴(yán)格管理借藥 很多醫(yī)院都不同程度地存在“借藥”、“退藥”甚至“換藥”現(xiàn)象。這種情況泛濫，肯定影響藥品數(shù)量管理。所以，必須嚴(yán)格借藥制度。首先，應(yīng)明文規(guī)定嚴(yán)格禁止個(gè)人借藥。這一點(diǎn)很難執(zhí)行，實(shí)際工作中，免不了因人情關(guān)系借出藥品。我院規(guī)定，藥師借給個(gè)人藥品后要由其負(fù)責(zé)歸還，同時(shí)還要追究藥師的責(zé)任。而允許借藥的情況只能是急診急救時(shí)緊急借用，這種情況必須滿足臨床需要，所以要盡可能簡化借藥流程，又不失去手續(xù)。我院采取專冊(cè)登記的方式:由科室職工在藥房的專用借藥本(每行只能添寫1種藥，按照規(guī)定項(xiàng)目不漏項(xiàng)地填寫，也不許占用多行)上簽字借藥，3d之內(nèi)必須歸還，借藥藥師、還藥藥師也要簽字。每月由科主任到各個(gè)藥房檢查登記，并在科內(nèi)通報(bào)。如果臨床科室有大量借藥不還的情況，由藥房主任聯(lián)系臨床科室護(hù)士長或科主任協(xié)調(diào)解決。嚴(yán)格的制度減少了大量借藥，改變了以往誰來誰借、不按時(shí)歸還的困境。但是，少量借藥仍然是賬外行為，依然影響數(shù)量管理。某醫(yī)院采取了計(jì)算機(jī)借藥的方法，即不管從哪里借藥都要象錄入正常費(fèi)用一樣通過微機(jī)輸入，在藥房同樣減賬。這樣雖然略顯麻煩，但是保證了藥房藥品數(shù)量準(zhǔn)確。同時(shí)，查看借藥時(shí)也方便統(tǒng)計(jì)。個(gè)人借藥超過時(shí)間會(huì)自動(dòng)從工資里扣除，科室借藥超過時(shí)限從科室獎(jiǎng)金中扣除。

2.1.2 退藥管理 由于藥品質(zhì)量問題退回來的藥品，藥房應(yīng)及時(shí)更換，以免引起不必要的爭(zhēng)端。但換回的藥品必須及時(shí)登記，并有臨床科室護(hù)士長或科主任的簽字。以便將來與廠家交涉。這部分藥品應(yīng)及時(shí)返回藥庫，而不應(yīng)該在藥房停留過長。藥房是一個(gè)調(diào)劑場(chǎng)所，不宜長期存放待處理的過期、破損、有質(zhì)量問題的藥品。所以，藥房應(yīng)將這部分藥品及時(shí)退回藥庫。藥庫應(yīng)有單獨(dú)存放此類藥品的區(qū)域，并及時(shí)聯(lián)系廠家進(jìn)行返廠處理或報(bào)廢。

2.1.3 藥檢所抽檢藥品 藥檢所抽檢藥品一般都留具抽檢單，這部分藥品需等待廠家確認(rèn)抽檢單后，給醫(yī)院補(bǔ)足抽檢的藥品。然而，廠家通常會(huì)在一段時(shí)間后給予辦理，所以這部分藥品掛在賬上一段時(shí)間。因此，對(duì)于這部分賬外藥品，不管從哪個(gè)藥房抽檢，都要及時(shí)辦理退庫手續(xù)，以免影響藥房藥品數(shù)量。藥庫對(duì)這部分返庫藥品應(yīng)有詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)通知廠家辦理補(bǔ)足事項(xiàng)。

2.1.4 盤點(diǎn)的數(shù)據(jù) 應(yīng)當(dāng)將盤虧、盤贏準(zhǔn)確及時(shí)地錄入計(jì)算機(jī)，在醫(yī)生的電腦中應(yīng)顯示出盤點(diǎn)后的準(zhǔn)確庫存。而在藥房中，應(yīng)顯示原來不準(zhǔn)的庫存。并在旁邊對(duì)應(yīng)一列顯示歷史盤多、盤少的數(shù)據(jù)，盤少為紅色，盤多為綠色，以此提醒藥師隨時(shí)檢查核對(duì)藥品不準(zhǔn)的原因以及藥品異常變動(dòng)的情況。

2.1.5 特殊情況借出的藥品也應(yīng)到藥庫辦理

應(yīng)該設(shè)置專門的出庫程序，將這些藥品出到一個(gè)特殊部門，如醫(yī)務(wù)科或院辦，然后由經(jīng)辦人簽字，退回時(shí)再辦理入庫或沖減原來的出庫。

2.2 賬內(nèi)藥品流通的管理

2.2.1 藥品及時(shí)入庫是保證藥庫藥品實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的關(guān)鍵 應(yīng)規(guī)定庫管員必須當(dāng)天將已到貨藥品全部入庫，因特殊原因(如質(zhì)檢單未到、藥品質(zhì)量問題或送錯(cuò)藥品、輸液直接送到科室而沒有通過庫管員)無法入庫的應(yīng)在登記單上標(biāo)明。建議庫管員保留原始登記表，每日將登記表中的到貨及時(shí)入賬或處理。

2.2.2 藥房出庫時(shí)應(yīng)有專人負(fù)責(zé)仔細(xì)核對(duì)出庫藥品 出庫時(shí)，可能因出庫人員忙于擺放成件的藥品，而不能及時(shí)核對(duì)單子，導(dǎo)致多出或少出，與出庫單不符。所以，藥房應(yīng)指定一個(gè)專人負(fù)責(zé)出庫核對(duì)，以改善責(zé)任不清的狀況。

2.2.3 藥房的正常調(diào)劑行為應(yīng)該是準(zhǔn)確而及時(shí)的 為避免交接班出現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)設(shè)立交接班本制度。交接班本應(yīng)懸掛明顯處，既方便閱讀又便于記錄。此外，也可以通過設(shè)立小黑板或留言條等方便實(shí)用的方式來傳遞交班信息。

2.2.4 藥房之間調(diào)撥藥品 其中，主要須解決及時(shí)確認(rèn)的問題，一手確認(rèn)，一手調(diào)貨。這項(xiàng)工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，通過員工號(hào)和密碼的方式來調(diào)撥，而不是多人使用同樣的界面。平常工作中，大家經(jīng)常忽略個(gè)人工號(hào)的使用，致使一個(gè)人的工號(hào)被大家長期使用，接班時(shí)也不去更換工號(hào)，這樣使責(zé)任不清。

2.2.5 科室名義出庫備藥須按程序執(zhí)行 應(yīng)在制度上規(guī)定嚴(yán)禁借用，因?yàn)楣ぷ髟蚪璩龅乃?，個(gè)人通常都不會(huì)掛記在心，所以制度很重要。主要在于庫管員是否能夠嚴(yán)格執(zhí)行制度，不出單據(jù)不付藥。

2.2.6 退藥 應(yīng)清楚明了地保存退藥信息，隨時(shí)查看。一旦出現(xiàn)問題，能及時(shí)查找當(dāng)事人，以免出現(xiàn)以假充真、以次充好的現(xiàn)象。應(yīng)記錄當(dāng)事人電話及簽字，甚至可拍照或錄像存檔。退藥的程序應(yīng)該考慮到患者改變退藥品種和數(shù)量的情況，在未打印退藥單時(shí)，允許醫(yī)生取消退藥并重新錄入退藥信息;已打印退藥單后，同樣也允許藥房再取消確認(rèn)。

3 總結(jié)

經(jīng)過原因分析，筆者認(rèn)為，藥品出現(xiàn)賬物不符主要是由于賬外藥品導(dǎo)致的。為實(shí)現(xiàn)全部藥品實(shí)時(shí)入賬［4］，需克服實(shí)際工作中遇到的各種各樣的阻力，努力去除不在賬上藥品的因素。同時(shí)，賬內(nèi)藥品也有不能及時(shí)入賬的現(xiàn)象存在，亦是導(dǎo)致賬目不符的較大因素。所以，應(yīng)該規(guī)范賬內(nèi)藥品的管理，使之能夠及時(shí)上賬。此外，嚴(yán)格的制度及落實(shí)責(zé)任人使得執(zhí)行上不容易出現(xiàn)偏差，從而保證了藥品與賬目相符。在未來的工作中，應(yīng)充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)和人性化的操作方式來促使工作更流暢，操作性更強(qiáng)，最終形成良性循環(huán)，使醫(yī)院藥品管理更加規(guī)范合理。

［1］趙電紅.我院住院藥房計(jì)算機(jī)管理賬物不符的原因分析及對(duì)策［J］.中國藥房，2008，19(1):34.

［2］彭?，摚静?我院門診西藥房藥品盤點(diǎn)方法的實(shí)施及討論［J］.中國藥房，2004，15(12):728.

［3］王開明.門診藥房藥品盤點(diǎn)不準(zhǔn)的原因與預(yù)防措施［J］.藥學(xué)服務(wù)與研究，2006，6(5):388.

［4］梁宇鋒.醫(yī)院藥庫盤點(diǎn)計(jì)算機(jī)賬物不符原因探討［J］.中國實(shí)用醫(yī)藥，2009，4(7):244.