認識文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別及其意義

曹勤民

（山西大學 檔案館，山西太原 030006）

在我國檔案界，不少人持檔案鑒定由歸檔前鑒定、檔案室向檔案館移交前鑒定和檔案館鑒定三個階段（環(huán)節(jié)）構成的觀點。這是把檔案與文件、文件鑒定與檔案鑒定混為一談。文件鑒定指文件的檔案價值鑒定，檔案鑒定指檔案的價值鑒定，二者雖有一定的聯(lián)系，但要看到二者有很大的區(qū)別。這不僅具有很高的理論價值，而且具有很大的實踐價值。

一 文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別

關于文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別，李兆明發(fā)表在《南京檔案》2002年第1期的《簡述文件鑒定與檔案鑒定之關系》和楊霞發(fā)表在《檔案》1997年第1期的《談談文件鑒定和檔案鑒定》兩文都有所論述，但既不全面，也缺乏深度，有必要進一步加以論述。筆者認為，文件鑒定與檔案鑒定有很多區(qū)別，其中主要有以下幾個方面。

（一）鑒定的對象和任務不同

文件鑒定的對象是文件，鑒定的任務是區(qū)分應當歸檔的即有檔案價值文件與即應當銷毀無檔案價值的文件，以便對前者進行保存期限的區(qū)分、整理編目和移交歸檔，對后者進行編目登記，經(jīng)批準后銷毀。檔案鑒定的對象是檔案，鑒定的任務是區(qū)分存毀檔案，決定保存檔案的保管期限，編制應銷毀檔案目錄并報請批準后將其銷毀。文件不是檔案，檔案也不是文件。文件是組織和個人在處理事務活動中制作和收到的記錄有信息的一切材料整體。檔案是文件整體中選擇出來并保存?zhèn)淇祭玫姆乾F(xiàn)行文件，是曾為文件整體中的一部分。文件與檔案不僅有數(shù)量多少、非孤本與孤本之分，而且有現(xiàn)行效用與非現(xiàn)行效用之別。即文件數(shù)量比檔案數(shù)量多;文件一般一式多份而檔案一般一式一份;文件具有現(xiàn)行效用而檔案一般不具有現(xiàn)行效用。因而不能把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談。說歸檔前對文件的鑒定是檔案鑒定體系的第一個階段，就是把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談了，實際上就是認為文件就是檔案。

（二）鑒定工作的性質(zhì)不同

文件鑒定是文書處理（文件管理）的一部分，是文書處理工作最后一個環(huán)節(jié)——整理編目和歸檔工作的內(nèi)容之一。文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)又稱文件管理的處置階段。這是文件管理的關鍵性階段，它關系到文件是作為歷史記憶加以保存還是予以銷毀。按照我國有關法律法規(guī)和制度的規(guī)定，文書處理（文件管理）最后一個階段的工作程序是:（1）在一個年度終了的次年六月底前，將形成的文件收集齊全;（2）鑒定文件，將應當歸檔的文件與應當銷毀的文件分開;（3）確定應歸檔文件的保管期限，按文件的特征對不同保管期限的文件進行整理編目，向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交歸檔;（4）對不歸檔文件進行造冊登記，報本單位領導批準后予以銷毀。所以，無論從法律法規(guī)還是實際活動看，文件鑒定都屬于文書處理工作的一項內(nèi)容。檔案鑒定則是檔案管理業(yè)務工作的環(huán)節(jié)之一，是檔案管理全部工作中最困難和最重要的一項專業(yè)活動。檔案館和檔案室保存的檔案到一定期限，一部分不再有保存價值，應當剔除銷毀，使有價值的珍貴檔案效益得到充分發(fā)揮;一部分檔案應根據(jù)價值不同未確定其保管期限，以便有區(qū)別、有重點地保護檔案。所以，檔案鑒定是檔案管理中不可缺少的一項專業(yè)工作。說文件鑒定是檔案鑒定體系的一個環(huán)節(jié)，無異說文件鑒定就是檔案鑒定，這在理論上是說不過去的。

（三）鑒定的主體不同

文件鑒定的主體在不同的國家是不相同的。在我國，1956年4月16日《國務院關于加強國家檔案工作的決定》頒布實施之前，各單位零散文件隨辦隨歸檔或成堆歸檔，文件由各單位檔案室進行鑒定。該決定實施后，我國全面推行文書處理部門立卷歸檔制度，各單位辦理完畢的文件由文書處理部門整理立卷，定期向機關檔案室歸檔，文件鑒定由文書處理部門進行。上世紀80年代以后，各單位文書部門和業(yè)務部門負責文件材料的立卷歸檔工作，文件鑒定由文書部門和業(yè)務部門分別進行。按照我國檔案法律法規(guī)規(guī)定，檔案機構對文件鑒定負有指導和監(jiān)督的責任。指導和監(jiān)督的辦法和措施有兩種:一是由國家檔案行政管理部門制定及與國家其他行政管理部門聯(lián)合制定文件材料歸檔范圍和檔案材料保管期限表，作為各單位文件鑒定的依據(jù);二是各單位檔案部門對本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督，其中就包括對文件鑒定工作的指導和監(jiān)督。在建立文件中心的國家，文件鑒定的主體分別為文件中心和檔案館。這是因為，在立法建立文件中心的國家，實際上只有一部分文件移交文件中心，而許多文件直接移交檔案館。例如，在美國，“全部聯(lián)邦文件的大約40%存貯在文件中心”［1］304，而“有一部分不通過文件中心，而是由產(chǎn)生機關直接移交給檔案館。高級政府機關的文件尤其如此。例如，美國總統(tǒng)辦公室、總統(tǒng)直屬的幾個委員會、國會、最高法院等的檔案文件，都直接向國家檔案館移交”［2］。在設有文件中心的國家，檔案館對直接移交來的文件的鑒定，應當認定為文件鑒定而非檔案鑒定。否則，這些國家關于“檔案是經(jīng)過正式鑒定，被認為繼續(xù)或永久具有憑證或研究價值的非現(xiàn)行文件”［1］276，這一定義的科學性將受到置疑。

檔案鑒定的唯一主體，無論是中國還是世界其他各國，都是檔案機構。在我國，檔案室鑒定檔案應成立鑒定小組，由本單位分管檔案工作的領導、檔案工作人員和有關業(yè)務部門的人員組成;檔案館鑒定檔案須成立鑒定委員會，由館長和館內(nèi)專業(yè)人員與被鑒定檔案有關單位代表組成。鑒定小組、鑒定委員會只對檔案鑒定工作進行指導和監(jiān)督，做出檔案存毀決定，審查檔案銷毀清冊并呈報有關領導人批準應當銷毀的檔案，其中的非館、室人員并不直接對檔案進行鑒定。因此，我國檔案館和檔案室鑒定檔案的工作是由館（室）內(nèi)檔案專業(yè)人員進行的，檔案鑒定的唯一主體是檔案機構。所謂“文件鑒定是‘吃進’文件，檔案鑒定是‘排出’文件”［3］，卻將鑒定主體顛倒了。因為只有檔案機構去鑒定文件，才會“吃進”文件，而將其轉(zhuǎn)化為檔案;只有文書處理部門和業(yè)務部門把檔案當作文件鑒定“排出”的才是“文件”。如果說文書部門和業(yè)務部門是文件鑒定的主體，不僅不“吃進”文件，而且將全部“排出”——將有保存價值的文件銷毀。檔案機構作為檔案鑒定的主體“排出”的是不再具有保存價值的檔案，而不是文件，而且不僅不“排出”所有的檔案，重要的是要更好地保存需要繼續(xù)保存的檔案。

文件鑒定和檔案鑒定的主體是不同的。不同鑒定主體為國家形成積累保管檔案的責任不同，因而對文件的檔案價值和檔案價值的判斷不完全相同也是正常的。例如，文書處理部門和業(yè)務部門從保證歸檔文件材料考慮，鑒定文件時可能從寬、從長，把不屬于歸檔范圍的文件認為屬于歸檔范圍，把保管期限屬短的文件列入屬長的文件之列，檔案館這一檔案鑒定主體從館藏檔案要精考慮，會認為這種做法欠妥。不同鑒定主體考慮問題不同是無可厚非的，檔案室、檔案館不能要求前一鑒定主體為自己完成鑒定任務或者創(chuàng)造全部鑒定條件而忘記自己的鑒定責任。

（四）鑒定的標準和依據(jù)不完全相同

在我國，文件鑒定的依據(jù)和標準是國家關于文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定。各單位進行文件鑒定，首先要對全部文件進行篩選，把應歸檔文件與不歸檔文件區(qū)分開，然后根據(jù)國家對檔案保管期限的規(guī)定分別確定應當歸檔的各種文件材料的保管期限，以便對應歸檔文件進行系統(tǒng)整理和編目，并按國家規(guī)定向本單位檔案機構移交。

檔案室的檔案鑒定有保管期滿鑒定和移交進館前鑒定兩種。保管期滿鑒定以定期保管的檔案保管年限已滿和國家關于檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)和標準。我國定期保管的檔案有10年和30年兩種，所以，從接收最早的檔案自形成之日起滿10年的次年起，檔案室每年都有定期檔案進行鑒定的任務?！胺指畛鲆粋€歷史年限……，上溯至某一年度為止”［3］，對多個已滿10年的檔案進行集中鑒定是不可取的，因為這樣會造成大量過期檔案的無效保管。經(jīng)過鑒定，如果確認文件鑒定時劃定的檔案保管期限符合國家規(guī)定，就進行檔案銷毀工作;如果確認有些檔案仍有保存價值，則要妥善保管，以備查考利用。另外，在文書實行分散處理、由各組織分別進行文件立卷歸檔制度的單位，避免相同檔案材料的重復保管，是檔案機構鑒定檔案必須考慮的一個重要因素。移交進館前鑒定以檔案館接收進館年限和國家關于檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)和標準。按照國家的規(guī)定，“中央和省級、設區(qū)的市級國家檔案館檔案收集范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關國家檔案館移交;屬于縣級國家檔案館檔案接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關縣級國家檔案館移交?！保?］移交進館前，必須對檔案進行鑒定，不能按文件鑒定時確定的保管期限一交了事。要通過鑒定，發(fā)現(xiàn)并抽出不屬移交范圍的檔案，補充屬于移交范圍的檔案，確保移交的檔案符合檔案館要求。移交進館前對檔案進行鑒定，不是對文件鑒定不信任。文件的檔案價值鑒定是一項困難的任務。由于鑒定人員個體認識的差異，或者受各種因素的局限，對某些文件的檔案價值發(fā)生誤判是難以避免的。各單位工作中形成的一些特殊文件，在檔案保管期限表中找不到對應條款，只能用“靠”的方法劃定保管期限，靠不準的可能性是存在的。因此，檔案室在向檔案館移交檔案和準備銷毀保管期滿檔案之前都應進行檔案鑒定。

檔案館除鑒定館藏撤銷單位檔案和保管期滿檔案要依據(jù)國家頒發(fā)的檔案保管期限的規(guī)定外，還要依據(jù)標準和方法鑒定檔案。一是職能鑒定法。許多人認為職能鑒定法適用所有文件和檔案鑒定，這是不對的。按照國家關于檔案保管期限的規(guī)定，不同職能單位和相同職能上下級單位形成的同類檔案文件，保管期限是相同的，是不能根據(jù)職能的重要程度確定為不同保管期限的。例如，不同職能單位和同一職能上下級單位制定的政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件和中長期規(guī)劃、綱要等文件，都是永久保存的，不會因不同職能單位而有所不同。每個單位都有特定的職能，但記錄和反映職能活動的檔案材料不是都要永久保存，而且永久保存者可能比其他檔案材料的比例還要小。例如現(xiàn)行《文書檔案保管期限表》中，本機關業(yè)務（職能）文件材料類共列27條，其中永久條款14條，占50.4%;本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料類共列20條，其中永久條款13條，占65%。職能鑒定法主要看三個方面:“（一）每個機關在所屬機構行政等級系統(tǒng)中的位置;（二）每個機關所執(zhí)行的職能;（三）每個機關在執(zhí)行一定職能時所進行的各種活動”［5］，一個職能系統(tǒng)中高層機關的檔案比基層機關的檔案價值大;同級機關中本質(zhì)職能機關的檔案比技術性職能機關的檔案價值大。所以，職能鑒定法是一種宏觀鑒定法，只適用于保存有多個全宗的國家綜合檔案館判定各全宗檔案價值的大小，以區(qū)別重要全宗與一般全宗，重點保護重要全宗，更經(jīng)濟、更科學地保護館藏檔案。二是避免全宗間檔案材料的重復，是國家綜合檔案館鑒定現(xiàn)代檔案必須考慮的一個因素。三是歷史檔案的各種鑒定法。如果說檔案館鑒定現(xiàn)代檔案的標準和依據(jù)之一是國家關于檔案保管期限的規(guī)定，與文件鑒定有一定共同之處的話，鑒定館藏歷史檔案就完全不同了。歷史檔案記錄的是已經(jīng)沉淀的歷史，由于人去物非，絕大多數(shù)歷史檔案不再具有憑證價值，所以一般不宜以國家關于檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)和標準鑒定歷史檔案。文化價值、歷史研究的史料價值，對增強國家意識和民族意識的教育價值成為多數(shù)歷史檔案的主要價值，鑒定歷史檔案應更加具有歷史觀、文化觀和國家民族觀，要用形成年代、歷史依據(jù)、全宗檔案完整程度等多元化的標準和依據(jù)來鑒定歷史檔案。此外，鑒別偽造檔案文件的依據(jù)和方法也是文件鑒定不會使用的，因為現(xiàn)代文件的形成和管理有嚴格的制度和程序控制，即使部分文件內(nèi)容失真，也不會產(chǎn)生偽造文件（偽造檔案和社會上非法偽造文件難以進入文件的控制和管理）。因此，用紙張、字跡材料、筆跡等鑒別技術和方法鑒別偽造檔案，在鑒定歷史檔案中是必須予以重視的。

文件鑒定與檔案鑒定的標準和依據(jù)是不完全相同的，檔案室和檔案館鑒定檔案的標準和依據(jù)也不完全相同，各鑒定主體既要遵循共同的標準和依據(jù)來鑒定文件和檔案，也要適用自身特定的標準和依據(jù)開展鑒定工作。由于鑒定標準和依據(jù)不完全相同，各鑒定主體的職責就不能互相取代或更替，各自開展鑒定工作就責無旁貸。

二 認識文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別的意義

正確認識和區(qū)別文件鑒定與檔案鑒定，具有重要的理論價值和實踐意義。

從理論上看，認識文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別能使我們堅守文件與檔案的定義，提高檔案學的理論水平。長期以來，檔案學的不少理論問題處于搖擺不定的狀態(tài)下，影響檔案學成為一門成熟的學科。這種狀態(tài)，是由檔案學研究中的顧此失彼問題造成的。一些已經(jīng)成為共識的理論問題往往因為對具體問題的研究標新立異受到?jīng)_擊而使人懷疑它的科學性。早有共識的文件和檔案的定義，不少人研究鑒定問題時把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談，使人對文件和檔案的區(qū)別和聯(lián)系的認識變得模糊，使人對文件和檔案的定義的科學性產(chǎn)生疑問。認清了文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別，不把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談，就不會導致人們對文件、檔案、文件鑒定、檔案鑒定概念產(chǎn)生模棱兩可的認識。

從實踐上看，認識文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別有助于我們明確鑒定職責，促進鑒定工作，特別是檔案機構的鑒定工作。這樣一個事實是必須肯定的:文檔處理部門和業(yè)務部門對文件的鑒定工作比檔案機構對檔案的鑒定工作要中規(guī)中矩得多。由于我國文書立卷歸檔的法律法規(guī)健全執(zhí)行嚴格，文書處理部門和業(yè)務部門每年都會把上年形成的文件經(jīng)鑒定后對應當歸檔者進行整理編目，移交檔案機構。相反，檔案機構不但不對應當鑒定的檔案及時鑒定，而且長期不開展鑒定工作的檔案機構也比比皆是。其中原因，不僅僅是工作安排、沒有時間和人力的問題，更重要的恐怕是文件鑒定即檔案鑒定這個認識問題在作怪。由于認為文件鑒定就是檔案鑒定，接收的檔案已經(jīng)鑒定過了，許多檔案機構就認為檔案鑒定不必要了或不緊迫了，就不開展或不及時開展檔案鑒定工作了。于是出現(xiàn)了兩種現(xiàn)象:一些單位的檔案機構把從文書處理部門和業(yè)務部門接收的檔案不經(jīng)鑒定就原封不動地向檔案館移交了;不少檔案機構室藏爆滿了。有的同志將檔案機構室藏爆滿歸過于文書處理部門和業(yè)務部門鑒定文件時把不該歸檔的歸檔了，把該短的期限定長了。其實，即使文件鑒定中的這兩個問題都存在，只要檔案機構按規(guī)定開展了鑒定工作，室藏也不會爆滿的，除非庫房容積小之又小?？梢?，只有正確認識文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別，明確文件鑒定主體和檔案鑒定主體的職責，才能各司其職，按規(guī)定的標準、依據(jù)和要求開展鑒定工作。

［1］詹姆斯·B·羅茲.文件與檔案管理規(guī)劃報告選編:檔案管理和文件管理在國家信息系統(tǒng)中的作用的調(diào)研報告［M］.北京:檔案出版社，1990:304.

［2］陳兆祦，黃坤坊，徐玉清.六十國檔案工作概況［M］.北京:中國檔案出版社，1995:351.

［3］李兆明.簡述文件鑒定和檔案鑒定之關系［J］.南京檔案，2002（1）:17-18.

［4］中華人民共和國檔案法實施辦法.第十三條.

［5］謝倫伯格.現(xiàn)代檔案——原則與技術［M］.黃坤坊，等譯.北京:檔案出版社，1983:154.