信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理芻議

陳小紅

(武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院,湖北武漢 430205)

信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理芻議

陳小紅

(武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院,湖北武漢 430205)

高校財(cái)務(wù)檔案作為記錄反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史證,是高校日常管理的重要組成部分,也是高等教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的信息支持與資源保障。財(cái)務(wù)檔案的信息化管理能力將直接影響財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量以及高校綜合辦學(xué)水平。針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容復(fù)雜、特征鮮明,財(cái)務(wù)檔案管理工作中普遍存在的“三重三輕四缺乏”現(xiàn)象,強(qiáng)化制度建設(shè)、加快技術(shù)創(chuàng)新、提高人員素質(zhì)、夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施以提升高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平就成為高校日常工作的重要一環(huán)。

高校財(cái)務(wù)檔案;檔案載體;信息化管理;制度建設(shè);技術(shù)創(chuàng)新;安全性

高校財(cái)務(wù)檔案作為高校檔案的重要組成部分,是高校在日常會(huì)計(jì)核算活動(dòng)和財(cái)務(wù)管理中積累形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析報(bào)告等財(cái)務(wù)核算專業(yè)資料,它是對(duì)高校教學(xué)、科研、行政管理和后勤服務(wù)中的日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的詳實(shí)反映,是一種基礎(chǔ)性的經(jīng)濟(jì)信息資源;同時(shí)高校財(cái)務(wù)檔案管理也是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和高校財(cái)務(wù)信息量的日益豐富,原有財(cái)務(wù)檔案管理模式已桎梏了高校教學(xué)、科研、行政后勤管理等對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求。信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理制度是否規(guī)范,內(nèi)容是否真實(shí)、流程是否合理,將直接影響和制約財(cái)務(wù)檔案信息化管理質(zhì)量以及高校綜合辦學(xué)能力和水平。

一、信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容和特征

(一)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的內(nèi)容

1．紙質(zhì)實(shí)物財(cái)務(wù)檔案。從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸出的紙質(zhì)介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案是高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的基本形式。主要包括:(1)會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總記賬憑證、其他輔助憑證;(2)會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、日記賬、明細(xì)賬、輔助賬、固定資產(chǎn)登記簿、其他會(huì)計(jì)賬簿;(3)財(cái)務(wù)報(bào)告類:包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等;(4)其他類:除銀行對(duì)賬單及銀行存款余額調(diào)節(jié)表外,還包括應(yīng)依法保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案保管、移交、銷毀清冊(cè)以及經(jīng)有關(guān)人員簽字蓋章的打印輸出的會(huì)計(jì)核算資料等。

2．磁性介質(zhì)財(cái)務(wù)檔案。存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等磁性介質(zhì)上的、只能以電子數(shù)據(jù)形式保存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),這是高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要形式。包括:(1)會(huì)計(jì)科目庫(kù);(2)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù); (3)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)。

3．計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案。除紙質(zhì)和磁性介質(zhì)財(cái)務(wù)檔案以外,會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和運(yùn)行的所有軟件程序及文檔資料都應(yīng)視同財(cái)務(wù)檔案保管,按規(guī)定截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大變更之后的5年保管期限內(nèi)不得銷毀。這是高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的特殊形式。主要包括:(1)每年年終備份的數(shù)據(jù)庫(kù)文件;(2)財(cái)務(wù)軟件更新、升級(jí)前備份的數(shù)據(jù)庫(kù)文件; (3)每年年終經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)日志;(4)所有版本的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件;(5)其他應(yīng)予存檔的數(shù)據(jù)文件或相關(guān)資料。

(二)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的特征

1．存儲(chǔ)載體的多樣性。會(huì)計(jì)信息化所產(chǎn)生的大量電子文件通過(guò)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備讀取,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。高校財(cái)務(wù)檔案的載體不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)介質(zhì),而是拓展到各類磁盤(pán)、光盤(pán)等現(xiàn)代存儲(chǔ)工具。存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的財(cái)務(wù)檔案,既節(jié)省內(nèi)存空間、安全可靠,又可供隨時(shí)調(diào)用、長(zhǎng)久保存,解決了大量財(cái)務(wù)檔案難以利用和保存的問(wèn)題,并可滿足高校日常管理中不同部門(mén)的不同需要。新技術(shù)手段的運(yùn)用豐富了財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式,也要求紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔。

2．財(cái)務(wù)信息的安全性。新的技術(shù)手段的應(yīng)用既有便利的一面,也有客觀存在弊端的一面,比如監(jiān)管漏洞和信息安全隱患。手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,財(cái)務(wù)檔案的調(diào)閱依賴于低效率、高強(qiáng)度的人工查賬;而信息技術(shù)環(huán)境下可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或磁性存儲(chǔ)介質(zhì)直接快速查詢。相對(duì)于紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案而言,信息技術(shù)環(huán)境下的財(cái)務(wù)檔案信息可以通過(guò)適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)工具進(jìn)行修改,甚至實(shí)現(xiàn)無(wú)任何痕跡的篡改和復(fù)制;同時(shí)存儲(chǔ)載體自身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等條件的限制,也會(huì)影響財(cái)務(wù)檔案信息的安全性。此外,許多計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都存在安全漏洞,系統(tǒng)通信協(xié)議和應(yīng)用服務(wù)協(xié)議中也存在許多弱點(diǎn)。因此,數(shù)據(jù)安全是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的首要前提,加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制是重要手段。

3．檔案內(nèi)容的專業(yè)性。隨著高校財(cái)務(wù)工作的日趨復(fù)雜,財(cái)務(wù)檔案一般包括兩方面內(nèi)容:一是財(cái)務(wù)核算專業(yè)憑據(jù),如單證賬表類、銀行對(duì)賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表、薪資津貼福利發(fā)放表以及財(cái)務(wù)檔案保管、移交、銷毀清冊(cè)等;二是財(cái)務(wù)收支票據(jù)類,如學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)、助(獎(jiǎng))學(xué)金發(fā)放清冊(cè)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、行政事業(yè)單位往來(lái)款票據(jù)以及各項(xiàng)教科研經(jīng)費(fèi)開(kāi)支及行政后勤辦公支出等單據(jù)。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校日常財(cái)務(wù)活動(dòng)的收支主線,完整地反映了高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和財(cái)務(wù)狀況。

4．工作過(guò)程的政策性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作不同于其他工作,它具有政策性極強(qiáng)的特點(diǎn)。高校財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)程中,無(wú)論是財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔,還是保管、調(diào)閱、銷毀,都必須嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)檔案管理工作的各項(xiàng)政策規(guī)定。比如有關(guān)操作人員的使用權(quán)限、保管期限、存檔方式、調(diào)閱手續(xù)、銷毀監(jiān)控等。如果因財(cái)務(wù)檔案信息資料管理不善造成散失、毀損、泄密,給學(xué)校信息化管理工作造成損失的,按規(guī)定必須從嚴(yán)追究高校主管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)檔案管理人員的行政、紀(jì)律責(zé)任,情節(jié)嚴(yán)重的可依法追究其法律責(zé)任。

5．責(zé)任部門(mén)的雙向性。高校財(cái)務(wù)檔案按規(guī)定一般先由財(cái)務(wù)部門(mén)歸集,保存1～2年后才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到兩個(gè)部門(mén)之間財(cái)務(wù)檔案的裝訂歸檔、保管存放、移交時(shí)間、存檔內(nèi)容、相關(guān)借閱手續(xù)、保存時(shí)間、過(guò)期檔案的銷毀手續(xù)和審批程序等問(wèn)題。由于過(guò)程漫長(zhǎng),人力財(cái)力有限,加上有些工作人員責(zé)任心不強(qiáng),往往難以有效監(jiān)管。責(zé)任部門(mén)是否認(rèn)真履行職責(zé)取決于相關(guān)人員的職業(yè)素質(zhì),缺乏剛性約束。

6．與綜合辦學(xué)水平的關(guān)聯(lián)性。高校財(cái)務(wù)檔案作為反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要憑據(jù),是重要的經(jīng)濟(jì)信息資源,也是高校日常管理的基礎(chǔ)性工作。財(cái)務(wù)檔案管理水平直接決定了財(cái)務(wù)工作和檔案管理工作的優(yōu)劣,并直接影響到學(xué)校整體管理水平。隨著辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日益增多,參與社會(huì)活動(dòng)的日益頻繁,教科研等各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)收支的逐年增長(zhǎng),教學(xué)評(píng)估活動(dòng)的定期進(jìn)行,高校財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)證著高校的發(fā)展歷程,其真實(shí)性、完整性、安全性直接影響著綜合辦學(xué)水平。

二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理現(xiàn)狀

目前,高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中普遍存在著主管領(lǐng)導(dǎo)不重視,管理人員不專業(yè),基礎(chǔ)設(shè)施不完備,技術(shù)手段不先進(jìn)等現(xiàn)象,可以概括為“三重三輕四缺乏”。

(一)三重三輕

1．重紙質(zhì)載體輕電子文件。紙質(zhì)載體檔案雖是財(cái)務(wù)檔案管理的基本形式,但并不是財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的主要形式。有些高校財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀仍依賴手工系統(tǒng),只習(xí)慣存放紙質(zhì)檔案,對(duì)電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等沒(méi)有及時(shí)備份和歸檔,造成數(shù)據(jù)散失、文件毀損,或者在軟件變更或升級(jí)時(shí)因缺少必需的備份歸檔信息,導(dǎo)致新系統(tǒng)中不能讀取原有信息。

2．重行為習(xí)慣輕制度規(guī)范。有些高校檔案管理人員或不具備檔案管理學(xué)知識(shí),或不具備財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí),或不能夠熟練運(yùn)用各種管理軟件,日常財(cái)務(wù)檔案管理工作僅憑經(jīng)驗(yàn)判斷和約定俗成的習(xí)慣動(dòng)作完成。對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后產(chǎn)生的大量電子文檔、程序文件、備份文件等新的財(cái)務(wù)檔案信息載體的相關(guān)保護(hù)措施,沒(méi)有納入財(cái)務(wù)檔案的管理范疇。

3．重后續(xù)管理輕前臺(tái)基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作必須確保前期基礎(chǔ)如原始憑證的填制、取得和審核,記賬憑證的填制和審核,記賬和結(jié)賬、編制財(cái)務(wù)報(bào)表等工作的及時(shí)性、真實(shí)性和完整性,這也是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作區(qū)別于其他工作的一個(gè)重要特征。我們經(jīng)常說(shuō)的“一步錯(cuò)、步步錯(cuò);垃圾進(jìn)、垃圾出”就是這個(gè)道理。由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展使高校財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容增加的同時(shí),也使檔案管理人員的工作量成倍增加。工作強(qiáng)度的加大,使得一些高校疏于建立會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)前的審查監(jiān)督制度,只重視檔案移交的后續(xù)管理,忽視前期財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)檔案管理如信息的收集、檢測(cè)、處理、輸出、傳遞、控制等。

(二)缺乏四種意識(shí)

1．缺乏時(shí)效性意識(shí)。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,當(dāng)年形成的財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年。一年之后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔、編制清冊(cè)全部移交檔案部門(mén)保管,不得自行封存保管。但在實(shí)際工作中財(cái)務(wù)部門(mén)為了查閱方便,或由于裝訂歸檔不及時(shí),財(cái)務(wù)檔案往往長(zhǎng)期放在財(cái)務(wù)部門(mén),沒(méi)有按期向?qū)W校檔案管理部門(mén)移交,或者根本就不移交。

2．缺乏完整性意識(shí)。檔案管理人員日常忙于一般檔案的統(tǒng)一管理,無(wú)暇于專門(mén)檔案的專門(mén)管理,比如高校逐年增加的科研經(jīng)費(fèi)檔案管理。對(duì)那些利用率高、保存價(jià)值大的磁性介質(zhì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件以及輔證材料文件的管理意識(shí)比較淡薄,缺乏完整性意識(shí)。

3．缺乏過(guò)程控制意識(shí)。有些高校由于檔案管理人手不足,將財(cái)務(wù)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的大量原始憑證的整理、歸檔工作當(dāng)作是可有可無(wú)、可做可省的事情,對(duì)日常財(cái)務(wù)資料的整理、分類、歸檔工作極不重視。沒(méi)有過(guò)程控制意識(shí),就難以確保入庫(kù)財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量,其真實(shí)性存在嚴(yán)重隱患。

4．缺乏利用效益意識(shí)。財(cái)務(wù)檔案管理的終極目的是提高利用效益。利用各種財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù),可以分析高校教科研管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、辦學(xué)方向和財(cái)務(wù)運(yùn)行中的特點(diǎn)及不足,研究防范對(duì)策,為教學(xué)和科研服務(wù),為行政管理服務(wù),為辦學(xué)決策服務(wù),為學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展服務(wù)。但目前財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏這種綜合利用意識(shí),服務(wù)能力差,不善于利用和開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)檔案,不愿意積極發(fā)掘相關(guān)信息與其他檔案信息有機(jī)結(jié)合、有效應(yīng)用,提高資源共享度,使之成為信息“孤島”。

三、提高高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平的舉措

(一)制度先行

為規(guī)范檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等各項(xiàng)工作程序,使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循,我國(guó)先后制定了一系列相關(guān)制度和辦法:1999年1月1日,財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布實(shí)施了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》;2008年9月1日,教育部和國(guó)家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》并施行; 2009年,財(cái)政部又頒布了《關(guān)于全面推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》,這些都為高校財(cái)務(wù)檔案工作規(guī)范化、信息化提供了基礎(chǔ)支撐和制度依據(jù)。眾所周知,現(xiàn)代化管理是以制度建設(shè)為基礎(chǔ)的,高校財(cái)務(wù)檔案管理還應(yīng)從更嚴(yán)密、更規(guī)范、更有序的要求出發(fā),充分重視制度建設(shè)。

1．完善嚴(yán)密的內(nèi)控制度。由于人為因素會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的安全性產(chǎn)生不利影響,這就要充分利用防火墻、加密、身份認(rèn)證技術(shù)、防病毒技術(shù)等,對(duì)某些涉及保密內(nèi)容的財(cái)務(wù)檔案,遵守國(guó)家或有關(guān)部門(mén)的安全保密規(guī)定,無(wú)論是紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案還是電子文件都應(yīng)有嚴(yán)密的保密措施。要明確財(cái)務(wù)檔案管理崗位職責(zé),區(qū)分信息技術(shù)環(huán)境下新的不相容崗位,做到職責(zé)分明、權(quán)限清晰。以報(bào)表打印為例,由于報(bào)表形成后以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi),報(bào)表數(shù)據(jù)有可能會(huì)被他人不留痕跡地修改而使打印的報(bào)表失真。為此,從內(nèi)部控制方面考慮,可以采取“即時(shí)打印法”,即在報(bào)表生成后立即打印,也就是說(shuō)報(bào)表的打印時(shí)間最好選擇在報(bào)表生成之際,實(shí)現(xiàn)報(bào)表形成和打印時(shí)間的零差距,使企圖非法篡改報(bào)表數(shù)據(jù)的人不能得逞。另外,報(bào)表輸出之后立即經(jīng)過(guò)有關(guān)人員審核、簽章也是必不可少的環(huán)節(jié),這種做法無(wú)疑保證了機(jī)內(nèi)報(bào)表源頭和生成后輸出結(jié)果的真實(shí)性、可靠性。

2．健全規(guī)范的保管制度。規(guī)范的保管制度應(yīng)符合信息化管理的要求,能確保財(cái)務(wù)檔案的完整性。特別是各類電子文件的歸檔,要注意歸檔文件的防寫(xiě)保護(hù),磁性載體的包裝以及定期維護(hù)與后期抽樣檢查工作,防止由于磁性介質(zhì)檔案信息的失效而使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失;電子文件未經(jīng)批準(zhǔn)不允許任何單位或人員擅自復(fù)制;要建立財(cái)務(wù)檔案專人保管制度,嚴(yán)禁財(cái)務(wù)檔案資料分散保管、歸屬不明。

3．執(zhí)行有序的常規(guī)制度。(1)財(cái)務(wù)檔案的存檔。要求嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù),證賬表加封皮裝訂成冊(cè)、整理、立卷,做到整潔規(guī)范,專人專管,存放有序,并按年度設(shè)立檔案登記簿。(2)財(cái)務(wù)檔案的調(diào)閱、移交。要求程序合法、手續(xù)嚴(yán)格、監(jiān)管到位。向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得外借。(3)財(cái)務(wù)檔案的銷毀。要求事先造冊(cè),經(jīng)過(guò)審批后按期銷毀。

(二)技術(shù)創(chuàng)新

檔案庫(kù)房、檔案硬件設(shè)施等是傳統(tǒng)意義上的檔案管理手段,隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,以新型載體為對(duì)象的財(cái)務(wù)檔案將是信息技術(shù)環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案管理的重要形式。無(wú)論在存儲(chǔ)形式還是利用方式等方面,新型檔案載體與傳統(tǒng)載體都有不同的特點(diǎn)和要求。它不僅要求有效地保護(hù)檔案載體本身,還要求確保檔案載體信息內(nèi)容的安全性、完整性與真實(shí)性,這就對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境與技術(shù)手段提出了更高要求。技術(shù)創(chuàng)新是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的實(shí)施手段,只有將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、管理手段與科研成果引入財(cái)務(wù)檔案管理實(shí)踐,才能滿足新型檔案載體管理的要求。比如重視財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的軟件升級(jí),以提高檔案信息的智能化處理能力。再比如利用系統(tǒng)特性和管理要求正確創(chuàng)建數(shù)據(jù)文件,以科研經(jīng)費(fèi)管理為例,可將與科研經(jīng)費(fèi)有關(guān)的數(shù)據(jù)作為一個(gè)記錄,所有科研經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在磁盤(pán)上就形成了一個(gè)科研經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)文件,文件按內(nèi)部數(shù)據(jù)排列方式的不同,可分為順序文件、索引文件、相對(duì)文件和直接文件等。

(三)人員保障

1．專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新。財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,人員素質(zhì)是提高高校財(cái)務(wù)檔案信息化水平的關(guān)鍵。作為復(fù)合型人才的財(cái)務(wù)檔案管理人員,應(yīng)能駕輕就熟地應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和高科技管理手段,操作各種管理軟件,并自覺(jué)提升服務(wù)的積極性、主動(dòng)性、效率性。由于財(cái)務(wù)檔案管理具有政策性、專業(yè)性、安全性、技術(shù)性很強(qiáng)的特點(diǎn),作為一種專業(yè)檔案就應(yīng)該按照專業(yè)檔案管理規(guī)范由專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化管理。因此財(cái)務(wù)檔案管理人員要自覺(jué)加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí),注重知識(shí)更新,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2．領(lǐng)導(dǎo)重視、不吝激勵(lì)。作為高校財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案管理工作,加大硬件建設(shè)、軟件維護(hù)等方面的經(jīng)費(fèi)投入;要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人才培養(yǎng),重視繼續(xù)教育,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),調(diào)整人員結(jié)構(gòu),對(duì)德才兼?zhèn)涞呢?cái)務(wù)檔案管理人員輔以重任,使他們得以重用;特別是要樹(shù)立激勵(lì)觀念,營(yíng)造一個(gè)良好的氛圍,多采用表彰、晉升、嘉獎(jiǎng)等激勵(lì)方式,這些激勵(lì)方式將對(duì)培養(yǎng)和提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的責(zé)任感、勝任感、榮譽(yù)感和成就感發(fā)揮重要作用。

(四)基礎(chǔ)建設(shè)

1．重視手工會(huì)計(jì)。雖然信息化極大提高了財(cái)務(wù)工作效率和財(cái)務(wù)檔案管理水平,但是不能因此取代原有手工會(huì)計(jì)工作中已經(jīng)建立起來(lái)的嚴(yán)格的管理制度。信息技術(shù)環(huán)境下仍然要進(jìn)行人機(jī)分工,要合理地規(guī)定哪些程序由計(jì)算機(jī)完成,哪些工作仍由人工操作,哪些流程應(yīng)在使用者的干預(yù)下由計(jì)算機(jī)完成。原有的手工操作方式有些應(yīng)在信息技術(shù)環(huán)境下利用現(xiàn)代技術(shù)特點(diǎn)予以體現(xiàn),但有些則必須保留手工方式,比如不可摒棄記賬憑證手工制作的做法。

2．夯實(shí)硬件基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施包括檔案庫(kù)房、計(jì)算機(jī)房以及各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備等,它們是財(cái)務(wù)檔案工作的基礎(chǔ)。據(jù)了解,一些高?；蛘吒緵](méi)有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案專門(mén)的檔案庫(kù)房,將財(cái)務(wù)檔案與學(xué)校其他各種檔案混放;或者檔案庫(kù)房、計(jì)算機(jī)房設(shè)備簡(jiǎn)陋,存在嚴(yán)重的安全隱患。為此要及時(shí)添置或更新硬件設(shè)備,逐步加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入,不斷完善財(cái)務(wù)檔案工作的硬件設(shè)施。比如在檔案庫(kù)房、計(jì)算機(jī)房中配置專門(mén)的檔案柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、滅火器、干燥劑、溫度計(jì)、防盜器、憑證專用裝訂機(jī)、碎紙機(jī)等專用設(shè)備,保障財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的硬件基礎(chǔ)扎實(shí)牢固。

3．提升軟件檔次。高校在選擇和使用財(cái)務(wù)軟件和財(cái)務(wù)檔案管理軟件時(shí),既要符合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作本身的特點(diǎn)和需要,也要考慮信息系統(tǒng)的要求,特別是高校管理和發(fā)展的需求。因此,所使用的軟件應(yīng)能充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),迅速、全面、準(zhǔn)確地計(jì)算和提供管理信息。同時(shí),軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)也應(yīng)該是一種開(kāi)發(fā)式結(jié)構(gòu),既要符合通用性要求,又應(yīng)該具備可擴(kuò)充性,以滿足系統(tǒng)升級(jí)、換代、聯(lián)網(wǎng)的要求。

[1] 李洪．電算化環(huán)境下的高校會(huì)計(jì)檔案管理[J]．長(zhǎng)沙大學(xué)學(xué)報(bào), 2009(8)．

[2] 候賢祥．新形勢(shì)下我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的思考[J]．會(huì)計(jì)之友,2011(12)．

[3] 黃亞玲．高校會(huì)計(jì)檔案管理芻議[J]．湖北民族學(xué)院學(xué)報(bào),2003 (3)．

責(zé)任編輯:胡 曉

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1004-941(2012)03-0066-04

2012-05-28

陳小紅(1963-),女,湖北武漢人,副教授,主要研究方向?yàn)楦咝Ｘ?cái)務(wù)管理。