試論加強會計電算化應用的對策

○高志霞

（江蘇省南通商貿(mào)高等職業(yè)學校 江蘇 南通 226000）

市場經(jīng)濟瞬息萬變，會計電算化的應用能為企業(yè)提供及時、準確和完整的會計信息，提高管理效率與經(jīng)濟效益，提升在市場經(jīng)濟中的競爭力。會計電算化是指在會計核算中運用信息技術(shù)，以計算機代替手工記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它與原始的賬簿相比，具有運算速度快、自動化程度高、存儲容量大、數(shù)據(jù)共享、檢索快捷、分析準確等特點。以計算機代替人工進行賬務處理，可以隨時從計算機中獲取有關(guān)數(shù)據(jù)，會計憑證、會計賬目、會計報表、會計數(shù)據(jù)等都變成了電子文件存入計算機內(nèi)，通過網(wǎng)絡進行傳輸。實行會計電算化改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)存儲形式、數(shù)據(jù)處理程序、內(nèi)部控制方法，將會計人員從傳統(tǒng)的手工記賬的繁重體力勞動中解脫出來，減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計數(shù)據(jù)處理的時效性和準確性，提高了會計工作效率和質(zhì)量。它以會計軟件為核心，全面運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)對會計信息進行獲取、加工、傳輸、存儲、應用等處理，實現(xiàn)了會計信息系統(tǒng)與企業(yè)管理、業(yè)務流程的有機結(jié)合，為企業(yè)管理、控制、預測、決策提供所需的信息。會計電算化的廣泛運用，將傳統(tǒng)會計的記賬、算賬、報賬、查賬等融為一體，構(gòu)成了一個完整的會計核算系統(tǒng)，系統(tǒng)可自動進行記賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、出報表等一系列工作；對于大量重復出現(xiàn)的業(yè)務，系統(tǒng)可以按模式憑證自動生成記賬憑證；對于編制會計報表等非常復雜和時間性要求很高的會計核算工作，會計電算化系統(tǒng)可以按照一定的程序，由計算機不厭其煩地計算，及時抽取數(shù)據(jù)，隨時輸出報表。從表面來看，會計電算化只是將電子計算機應用于會計核算工作，減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計核算的速度和精度，以計算機代替人工記賬。實質(zhì)上，會計電算化絕不僅僅是核算工具和核算方法的改進，它必然引起會計觀念的轉(zhuǎn)變、會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)的提高和會計工作職能的轉(zhuǎn)變，推動會計理論和會計技術(shù)的進步，它是會計理論研究與會計實務的一次根本性變革，是會計發(fā)展史上一個重要的里程碑。

一、完善會計電算化內(nèi)部控制

實現(xiàn)會計電算化后，會計數(shù)據(jù)一般都集中由計算機數(shù)據(jù)處理部門進行處理，會計內(nèi)部控制的方式依賴于信息網(wǎng)絡技術(shù)，所以必須建立健全會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度。信息網(wǎng)絡技術(shù)在會計領域的應用，延伸了單位內(nèi)部會計控制能力，將內(nèi)部會計控制程序嵌入到會計信息系統(tǒng)中，將內(nèi)部會計控制制度與原則通過計算機程序固定化。會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點，構(gòu)造了與網(wǎng)絡發(fā)展相適應的內(nèi)部會計控制方式。完善會計電算化內(nèi)部控制，必須實行不相容崗位分離，建立會計人員的崗位責任制，明確各自職責與權(quán)限，對單位內(nèi)部各個職能部門和人員進行合理分工，實現(xiàn)各崗位間的相互制約和內(nèi)部牽制，加強對會計記賬、登賬以及報表輸出等各個環(huán)節(jié)的內(nèi)部會計控制，把會計工作全過程的每項業(yè)務處理都置于會計內(nèi)部控制過程中，嚴格操作程序，規(guī)范崗位責任。同時，還要實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，崗位授權(quán)既要有利于電算化工作職責明確、規(guī)范協(xié)調(diào)，又要保證相互牽制、職權(quán)分離，能夠防范內(nèi)控風險和操作風險。凡上機操作人員必須經(jīng)過授權(quán)，授予不同崗位會計人員不同的操作權(quán)限，可使操作人員按照職責權(quán)限和程序進行會計處理；設置密碼控制驗證操作人員身份，使數(shù)據(jù)處理以及存貯相分離，并進行計算機的接觸和操作的隨時日志控制，防止數(shù)據(jù)泄漏或被非法操作。此外，還要嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度，采用加密技術(shù)管理，完善磁介質(zhì)載體檔案的管理，堅持雙重備份，分人保管，鎖定會計人員的操作權(quán)限。隨著會計電算化逐漸替代手工會計核算方式，內(nèi)部控制制度也被賦予了新的內(nèi)容，會計內(nèi)部控制手段應由人工管理向信息化和智能化管理轉(zhuǎn)變，控制方式應從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制，以實現(xiàn)由“人控”到“機控”的飛躍。

二、加大會計電算化軟件開發(fā)

會計電算化的有序運行離不開會計軟件與信息系統(tǒng)的開發(fā)，軟件開發(fā)企業(yè)要提高軟件設計開發(fā)的能力，提高軟件產(chǎn)品質(zhì)量，盡可能保證會計數(shù)據(jù)真實、完整、可靠、全面，在功能和處理流程方面要適應企業(yè)需要，同時盡力開發(fā)簡單易用的軟件，簡化操作功能。會計核算軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。單位應按照《會計核算軟件基本功能規(guī)范》規(guī)定的標準，加強管理系統(tǒng)軟件與財務軟件的協(xié)調(diào)，加速會計軟件從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，將會計軟件與企業(yè)日常管理工作有機地結(jié)合在一起，充分考慮軟件的兼容性和成長性。會計軟件不但要有完善的會計業(yè)務核算功能，還要具有加強會計數(shù)據(jù)分析預測、輔助計劃的制定和控制、支持不同管理層次的管理決策等功能，以保證系統(tǒng)的各個功能模塊協(xié)調(diào)一致，使會計信息系統(tǒng)能夠在最大限度上滿足管理部門對會計信息的要求，形成以會計軟件為核心，集管理、分析、決策為一體的會計信息系統(tǒng)。為了提高企業(yè)的國際競爭能力，會計軟件開發(fā)應該走國際化的道路，與國際市場接軌，開發(fā)出適應全球范圍的會計軟件，使我國會計軟件能夠滿足跨國企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)集團化發(fā)展的需要，更好地為企業(yè)走向國際市場服務。

三、注重會計電算化人才培訓

會計人員擔負著會計核算和財務管理工作的職責與使命，其素質(zhì)和能力的高低將直接影響著會計工作質(zhì)量和會計管理水平。會計電算化雖然以計算機為計算工具，但整個信息處理過程仍表現(xiàn)為計算機與人工的結(jié)合。會計工作人員是會計電算化的應用者，必須掌握一定的會計技能與會計軟件操作技能，努力提高綜合素質(zhì)與能力。信息時代會計電算化人才應該是既懂財會基本知識，又能熟練掌握計算機應用技能的復合型會計人才，不但要具備會計專業(yè)知識與技能，而且應具備計算機與網(wǎng)絡應用等知識，能夠熟練地應用辦公軟件和財務軟件進行財務分析，滿足單位預測、決策和控制等管理工作需要。因此，企業(yè)應根據(jù)本單位的經(jīng)營管理特點，積極組織會計人員學習和提高會計電算化知識，掌握信息網(wǎng)絡技術(shù)，加強對會計人員的培訓，完善會計人員的會計電算化知識，優(yōu)化培訓內(nèi)容，做到因崗而異，有層次、系統(tǒng)地進行培訓，對不同崗位的會計人員應按不同內(nèi)容和要求進行培訓，在培訓的內(nèi)容上要切合實際工作需要，及時更新，注重實效。培訓內(nèi)容先從計算機基礎知識入手，逐漸向計算機網(wǎng)絡知識過渡，重點培訓會計人員計算機操作技能，建立穩(wěn)定的培訓機制，注重培訓效果，培養(yǎng)既能夠精通會計業(yè)務，又能夠熟練地運用計算機信息技術(shù)，進行會計信息的加工與分析的會計電算化綜合性人才。

四、加強會計電算化風險防范

會計電算化在飛速發(fā)展的同時，也產(chǎn)生了會計風險。在會計電算化條件下，計算機及網(wǎng)絡本身所存在的風險和存儲介質(zhì)的改變使企業(yè)舞弊的機會加大了，因此必須建立科學有效的制度防范和化解風險的有效途徑，防范和控制會計電算化風險。會計電算化內(nèi)部人員舞弊風險的防范主要依靠企業(yè)的內(nèi)部控制，內(nèi)部控制的關(guān)鍵是實行不相容職務的分離，不相容的職務主要有數(shù)據(jù)錄入與審核記賬、管理與電算審核、系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管理等，通過內(nèi)部分工，實現(xiàn)互相牽制。同時，還要實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制和重要數(shù)據(jù)備份制度，確定各類人員對不同數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的準確性和保密性，加強計算機日常管理制度，建立上機記錄制度，完善操作手冊，登記姓名、上機時間、操作內(nèi)容、系統(tǒng)運行狀況等情況。而網(wǎng)絡風險主要來自于未授權(quán)人員非法侵入企業(yè)信息系統(tǒng)，竊取企業(yè)的商業(yè)機密，因此必須加強技術(shù)防護措施，建立有效的計算機病毒防范體系，防止計算機黑客和網(wǎng)絡病毒；堅持使用正版軟件，安裝防火墻和殺毒軟件以及身份識別系統(tǒng)等技術(shù)防護措施，增強網(wǎng)絡安全防范能力；根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的具體特點，在財務軟件中增加相應的安全功能，在軟件功能上增加必要的檢查功能、提示功能及限制功能，以預防操作失誤及數(shù)據(jù)破壞，同時還需強調(diào)進入系統(tǒng)要設置口令，對系統(tǒng)操作人員進行授權(quán)，防止無權(quán)人員的操作。

21世紀是信息時代，是競爭社會，誰掌握最新的科技手段和經(jīng)濟信息，誰就會處于領先發(fā)展的地位。會計電算化是時代的產(chǎn)物，是管理手段現(xiàn)代化和會計改革發(fā)展的客觀需要，有著廣闊的發(fā)展前景。管理者應當著眼于本單位長遠發(fā)展，緊跟時代步伐，開拓視野，放眼全球，積極支持會計電算化工作的開展。會計人員是會計電算化應用的主體，更應該提高綜合素質(zhì)，促進會計電算化工作的穩(wěn)步發(fā)展。

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