新建本科高校加強檔案收集工作路徑分析

任紅燕（常熟理工學院，江蘇常熟，215500）

新建本科高校加強檔案收集工作路徑分析

任紅燕（常熟理工學院，江蘇常熟，215500）

新建本科高校是在原有?？茖W?；A上，通過獨立升格或合并辦學，由教育部批準組建的普通本科院校。這類高校由于其前身對檔案工作重視程度不夠等歷史原因，導致檔案收集困難，散失現象嚴重。鑒于上述情況，新建本科高校檔案館（室）要充分發(fā)揮應有職能，有效推進檔案收集工作，確保高校檔案資源得到更好的管理。

一、制定切合實際的校內立卷單位歸檔范圍

歸檔范圍是開展檔案收集工作的主要依據。高校一般都應結合本校實際情況制定歸檔范圍，但有的部門領導并沒有真正重視檔案工作，沒有根據相關規(guī)章制度要求制定符合本部門實際的歸檔范圍。同時高校兼職檔案員業(yè)務素質較差、人員構成局限、工作性質為兼職等特點又使其對檔案收集工作缺乏積極性，往往不會主動去研究本部門哪些材料應該歸檔?！陡叩葘W校檔案管理辦法》明確規(guī)定，高校檔案館（室）職能之一是“擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實”。因而，高校檔案館（室）應主動承擔起修訂本校各立卷歸檔部門歸檔范圍的職責，積極聯(lián)系各部門檔案工作分管領導，取得他們的支持，了解、熟悉、分析各部門職能，修訂符合高校檔案管理相關規(guī)定和各部門實際情況的歸檔范圍。這對于檔案基礎工作相對薄弱的新建本科高校而言，顯得尤為迫切。由于新建本科高校檔案館（室）大多隸屬于黨辦、校辦，沒有獨立發(fā)文權限，因而更要加強檔案宣傳，爭取本部門和學校檔案工作分管領導重視，使得歸檔范圍在全校范圍內正式發(fā)布，增強其嚴肅性、權威性和約束力。

筆者所在學校是一所新建本科高校，2005年升本之前，以原國家教委《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱《分類法》）為依據開展檔案收集工作。《分類法》明確的歸檔范圍對于具體的一個單位而言，過于粗線條，加之各部門檔案意識不夠強，檔案收集工作不盡如人意。2008年學校舉辦建校50周年慶典活動，集中利用檔案時，發(fā)現大量應歸檔文件材料沒有歸檔。升本后，學校修訂了《常熟理工學院文件材料歸檔范圍和保管期限表》，作為學校各部門檔案收集依據，并于2010年發(fā)布。該文件結合學校實際，對歸檔范圍進行細化，有效推動了檔案收集工作。但由于學校各部門的檔案意識不一，該文件施行過程中，發(fā)現有的部門并不愿意對照歸檔范圍進行本部門檔案材料的收集，影響了檔案的齊全完整。2012年初，學校檔案館又結合學校各部門職能，修訂了《常熟理工學院立卷單位歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，進一步明確了學校各部門的歸檔范圍，增強了檔案收集、鑒定工作的可操作性。從施行第一年情況看，成效顯著，檔案收集從數量到質量都有較大改觀，截至2012年8月，文書檔案收集數量較2011年增加了604件。

二、高校檔案館（室）要切實履行監(jiān)督職能

長期以來，新建本科高校檔案館（室）大多作為黨辦或校辦下屬的一個機構，對全校檔案工作的監(jiān)督職能被忽略，檔案館（室）僅成為坐等各部門移交檔案的機構。要改變這一現狀，檔案館（室）必須發(fā)揮能動性，以教育部第27號令為依據，對學校各部門檔案工作進行有效監(jiān)督。

履行監(jiān)督職能，要注重對各部門檔案工作前端的監(jiān)督。這就要求檔案館（室）工作人員必須全面了解各部門應歸檔材料范圍，明確各部門除了歸檔范圍規(guī)定的常規(guī)工作產生的材料外，還有哪些具體材料應該歸檔。只有做到心中有數，才可能在對兼職檔案員進行歸檔指導時給出明確意見，列出所缺材料，督促其及時做好檔案收集補救工作，切實發(fā)揮監(jiān)督作用。

掌握各部門應歸檔具體材料的有效辦法，就是關注學校及其各部門的年度工作總結、校領導在教職工代表大會上的工作報告、工會工作報告等總結性材料。這些材料往往很清晰地展示校內各條線的主要工作內容、取得的工作成績。檔案館（室）工作人員可以根據總結顯示的相關數據核查材料歸檔是否完整。比如，校長工作報告中在講到科研工作時，會有一系列反映科研成果的數據，在歸檔時檔案館（室）工作人員可據此數據核對科研管理部門收集的相關檔案材料是否齊全，發(fā)現缺失即時向科研管理部門指出。檔案館（室）工作人員還可根據收發(fā)文登記簿核對各相關部門收文、發(fā)文收集情況，保證收發(fā)文收集齊全完整。

三、高校檔案館（室）業(yè)務指導工作須常態(tài)化

檔案館（室）作為高校檔案工作職能管理部門，對學校各部門檔案工作開展業(yè)務指導是其不可推卸的責任。目前高校檔案機構的業(yè)務指導內容主要是對收集到的材料進行鑒定、整理，忽略了如何收集這一環(huán)節(jié)；同時業(yè)務指導行為更多地發(fā)生在每年上半年的集中歸檔期間。高校檔案包括文書、教學、科技、會計、聲像、實物等類別檔案，各類檔案的歸檔移交時間各不相同，因而為更好地收集歸檔材料，檔案館（室）有必要將業(yè)務指導工作常態(tài)化，將檔案收集環(huán)節(jié)納入指導內容，根據不同類別檔案不同的歸檔移交時間要求，及時聯(lián)系相關部門做好檔案整理移交工作。

檔案館（室）可借助校園新聞網推進業(yè)務指導常態(tài)化。校園網上內容極其豐富，有反映學校各方面情況的大事小情，且圖文并茂。檔案館（室）人員通過瀏覽學校網頁，可快速了解學校發(fā)生的各類事件，進而不定期主動聯(lián)系各部門做好相關檔案材料的日常收集，確保各類檔案材料收集齊全完整，并在規(guī)定時間內完成整理、移交。以照片檔案的收集為例，筆者所在學校黨委宣傳部是產生照片檔案的主要部門，長期以來照片檔案絕大多數由他們移交歸檔。但通過瀏覽校園新聞網，我們發(fā)現，有些重要活動由相關職能部門自行承擔攝影任務。根據這一情況，學校檔案館人員在做好黨委宣傳部照片檔案接收工作的同時，主動及時聯(lián)系其他照片檔案產生部門，指導他們收集整理好這些檔案材料，并及時歸檔，保證了照片檔案收集的齊全。近兩年照片檔案收集數量年增長超過20%。

四、科學設置考核指標

建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，是推進高校檔案工作開展的重要保證。筆者所在學校檔案館在這方面做了有益嘗試，主動修訂檔案工作考核辦法，提交學校各級領導，獲取領導認同，2012年初頒布了《常熟理工學院檔案工作考核辦法(試行)》（以下簡稱《辦法》）。《辦法》將考核結果與部門年度工作目標考核掛鉤，檔案工作不合格單位年度考核結果不得為優(yōu)秀。此舉極大地促進了檔案工作，在當年度上半年文書檔案集中歸檔期間，各部門歸檔積極性明顯提高，主動聯(lián)系檔案館人員接受業(yè)務指導的部門增加了，主動就歸檔工作進行咨詢的電話也增加了。

設置考核指標時，要兼顧影響檔案工作的各種因素。組織的健全、全員檔案意識的增強、兼職檔案員檔案業(yè)務能力的提高，是檔案工作正常開展、檔案收集齊全完整的有力保障；檔案材料收集完整齊全有賴于平時對檔案材料的積累、管理。因此，高校檔案考核指標除了歸檔工作方面的要求外，還應包括組織領導和平時立卷情況。

組織領導工作考核指標具體包括：部門分管檔案工作的領導是否落實并重視文件材料管理，解決實際問題；文件材料收集、立卷、歸檔工作是否列入部門工作范圍，做到“三納入”、“四同步”管理；是否組織部門教職工學習有關檔案工作法律、規(guī)定或通過會議等形式宣傳檔案工作；兼職檔案員是否落實并能保持相對穩(wěn)定；檔案分管領導和兼職檔案員是否按時參加學校檔案工作會議、檔案業(yè)務培訓等。平時立卷情況考核指標具體包括：是否堅持做好平時文件材料的形成、積累、整理工作，并有專用柜（屜）存放；是否建立部門收文、發(fā)文、借閱登記制度；歸檔文件材料書寫用紙、用筆是否符合規(guī)范要求,收集的文件材料是否原件。加強對組織領導和平時立卷情況的考核，有利于增強檔案意識，提高業(yè)務能力，創(chuàng)造保管條件，推動各部門檔案材料收集工作的順利開展。

［1］黃曉丹.關于高校兼職檔案員隊伍建設的思考.河南工業(yè)大學學報（社會科學版），2010（3）：153-157。

［2］教育部.高等學校檔案管理辦法.教育部令第27號，2008。