淺談對醫(yī)院檔案管理的認識

陳學恩

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學科學研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無法復原再生，其損失無法估量，加強對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無可替代的憑證作用，至關(guān)重要。醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、圖書、基建、人事、科研、設(shè)備、財務、文書文件等方面。它是醫(yī)院歷史發(fā)展進程最好的記錄和見證，也是醫(yī)院管理工作中的一個重要組織部分。面對日益深化的醫(yī)療改革和競爭，如何加強醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學、科研服務，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應該思考的問題，筆者認為，應從以下幾個方面加強醫(yī)院檔案管理工作：

1 加強領(lǐng)導對檔案管理工作的認知和重視

我院是一所集醫(yī)療、教學、科研、保健于一體的三級甲等骨傷?？漆t(yī)院，多年來歷屆醫(yī)院領(lǐng)導班子都非常重視醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，重視醫(yī)院人才的培養(yǎng)和學科建設(shè)發(fā)展，但對檔案管理方面有所忽視，重視程度還不夠。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。所以要強化領(lǐng)導對檔案管理工作的認知度，引起他們對檔案管理重要性的共鳴，使之能夠真心地重視檔案管理，并在硬件、軟件等方方面面給予支持，只有這樣醫(yī)院檔案管理者才有信心搞好檔案管理。

2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平

醫(yī)院的檔案管理人員一般都是一些非檔案管理專業(yè)的人員，人員理論知識不足，并且由于輪崗較快的原因造成檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，造成檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平不高，缺乏先進的工作方法和科學的管理體制。檔案管理水平和檔案服務質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標準化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學歷高、素質(zhì)高、多功能的復合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復合型人才，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識；精明強干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術(shù)；有較強的應變能力。那么，要提高檔案管理人員整體素質(zhì)，筆者認為，應從以下幾個方面入手：

首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會關(guān)系較簡單、檔案管理專業(yè)技能較強的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。

其次，對現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專業(yè)技能培訓，經(jīng)常請檔案局專家或本系統(tǒng)中有豐富實踐經(jīng)驗的專業(yè)人才授課，傳授檔案專業(yè)知識；定期實行嚴格的專業(yè)理論與實踐測驗；要求撐握計算機方面專業(yè)知識和英語的讀寫聽能力。經(jīng)考核，合格者持證上崗，不合格者，自然淘汰。采取公開招聘，實行公平競爭，優(yōu)勝劣汰，能者上，庸者下。

再次，應該說檔案管理工作比較枯燥，一般人員不太愿意從事這項工作。為此，醫(yī)院要以年終評先選優(yōu)等形式給予檔案管理人員一定的精神和物質(zhì)獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和愛崗敬業(yè)精神。

3 加強檔案管理的標準化和信息化

醫(yī)院檔案部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨立部門，要建立健全歸檔工作體系，實行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應當歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負責收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負責檔案質(zhì)量檢查和驗收。

檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標引規(guī)則、檔案文獻編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規(guī)范化，對計算機等現(xiàn)代化技術(shù)的應用有著重要影響，做到標準化管理，實現(xiàn)檔案管理信息化問題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。近年來，隨著醫(yī)院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。如何利用計算機技術(shù)對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化；有計劃地把縮微、光盤技術(shù)應用于檔案的應用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案（電子版）管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

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