淺談新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理

董明慧

【摘 要】隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入及醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要，本文就如何使檔案工作適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)要求進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；創(chuàng)新

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入及醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著越來越大的作用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要，必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高創(chuàng)新能力，運(yùn)用創(chuàng)新手段，使檔案工作適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的需要。

1 增強(qiáng)檔案工作整體創(chuàng)新意識(shí)

1.1 管理理念的創(chuàng)新

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給醫(yī)院檔案工作帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。電子光盤、縮微膠片等新型載體的保管等都亟待檔案工作者去認(rèn)識(shí)。檔案工作者必須要有充分的思想和技術(shù)準(zhǔn)備，必須要打破原有的傳統(tǒng)思維定式和障礙，采用多角度、多層次的思維方式，運(yùn)用創(chuàng)新思維指導(dǎo)我們的創(chuàng)新實(shí)踐。

1.2 管理模式的創(chuàng)新

要建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，不斷修改和完善檔案管理制度。如簡(jiǎn)化檔案的立卷制度，縮短檔案的立卷歸檔周期，統(tǒng)一電子文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，積極推行檔案的數(shù)字化管理，提高檔案的利用率，及時(shí)吸納和提供各類信息資源。

1.3 管理機(jī)制的創(chuàng)新

當(dāng)前，仍有不少醫(yī)院把檔案管理僅作為一項(xiàng)兼顧性的工作，其檔案管理人員多數(shù)由臨床醫(yī)技人員改行而來，或由后勤人員兼管檔案，以致許多檔案工作者的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。因此，要從源頭上解決創(chuàng)新的基礎(chǔ)問題，必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，通過優(yōu)勝劣汰來增強(qiáng)檔案工作者的危機(jī)感，同時(shí)，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如鼓勵(lì)創(chuàng)新的考核辦法、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，努力營(yíng)造一種積極向上的氛圍。

2 檔案工作應(yīng)在創(chuàng)新特色上下功夫

2.1 體現(xiàn)檔案工作服務(wù)特色

檔案工作者應(yīng)在實(shí)際工作中尋求機(jī)遇，努力改變閉門查檔現(xiàn)狀，在服務(wù)上變被動(dòng)等待為主動(dòng)上門，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)。即利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，與其它檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。還可以多方開辟檔案的服務(wù)渠道，通過檔案編研、成果交流、咨詢服務(wù)等途徑，將檔案信息主動(dòng)提供給社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)，并通過輿論和社會(huì)實(shí)踐，擴(kuò)大檔案工作的影響，使每一社會(huì)成員都意識(shí)到檔案是全社會(huì)的信息資源，為全社會(huì)共享。

2.2 體現(xiàn)檔案工作管理特色

檔案管理手段的更新是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術(shù)手段是提高檔案工作效率、確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院都建有計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)中心，檔案可實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，如：與行政辦公系統(tǒng)相銜接建立適合醫(yī)院檔案管理的軟件，實(shí)現(xiàn)文件形成、報(bào)送、接收、編目、整理、數(shù)據(jù)著錄、提供利用等；利用計(jì)算機(jī)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，采用掃描錄入方式進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理一體化，方便全院職工的查找利用；借助醫(yī)院的局域網(wǎng)，采用虛擬主機(jī)或主機(jī)托管的方式運(yùn)行，逐步將室藏的檔案資料，包括文檔、圖書、圖片、聲像等各類信息資料上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院系統(tǒng)的檔案信息資源共享。

3 發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

3.1 增強(qiáng)專職檔案人員的現(xiàn)代化意識(shí)

在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的新觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，以主人翁的姿態(tài)主動(dòng)參與和服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)，使檔案工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密。要不斷解放思想，拓寬思路，開拓創(chuàng)新，增強(qiáng)對(duì)新生事物的敏感度和接受力，及時(shí)捕捉有利于醫(yī)院發(fā)展的檔案信息，使醫(yī)院在競(jìng)爭(zhēng)中掌握主動(dòng)權(quán)，不斷提高經(jīng)濟(jì)效益，不斷適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的需要。

3.2 提高專職檔案人員的業(yè)務(wù)技能

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及許多新型載體的檔案和全新的管理手段的出現(xiàn)，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，醫(yī)院檔案管理人員，必須首先在思想上重視，并根據(jù)工作發(fā)展之需適時(shí)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，熟練掌握醫(yī)院檔案工作業(yè)務(wù)，了解與醫(yī)院檔案相關(guān)的醫(yī)學(xué)、法學(xué)、哲學(xué)、文學(xué)、外語及計(jì)算機(jī)等學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)注重在工作中勤學(xué)實(shí)干、不斷探索、總結(jié)、積累，努力鉆研有關(guān)業(yè)務(wù)及邊緣學(xué)科知識(shí)，并切實(shí)將所學(xué)知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作實(shí)踐能力，使自身綜合能力不斷得以提高，成為一名掌握科學(xué)先進(jìn)的工作方法、一專多能的檔案工作人才。

3.3 拓展專職檔案人員的視野

在當(dāng)今信息社會(huì)，各行各業(yè)對(duì)檔案信息資源的互補(bǔ)和共享要求都越來越高，醫(yī)院綜合檔案管理人員將會(huì)有更寬更廣的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)范圍，檔案人員除了掌握一定的檔案知識(shí)和操作技能外，還要不斷“充電”，拓寬視野，了解工作所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

[責(zé)任編輯：湯靜]