產權交易合同管理——不可小視的“大事”

李錚

（湖南省聯合產權交易所，湖南長沙 410005）

產權交易合同管理
——不可小視的“大事”

李錚

（湖南省聯合產權交易所，湖南長沙 410005）

隨著產權交易機構交易業(yè)務的不斷拓展，各類合同文本（比如委托合同、合作協議、需要產權交易機構審核的產權交易合同，以及其他類型的合同）的管理工作顯得更為迫切和重要。需要特別說明的是，本文所探討的合同管理，不僅是指產權交易機構專門的檔案管理部門對合同文本（原件）的日常性保管工作，而更重要的是指合同的其他后續(xù)管理。比如合同的執(zhí)行，合同的變更，合同爭議的解決等等。合同管理看似平常，卻直接關乎產權交易機構的經營工作，不得不引起高度重視。

1 加強合同文本（原件）的保管

不論是業(yè)務部門，還是其他后勤支持部門相關承辦人員，在對外簽訂合同完成后，應當定期或者不定期地將合同文本（原件）移交給專門的檔案管理部門，由其集中、統(tǒng)一、規(guī)范保管，并實行嚴格的查閱、外借管理，確保合同文本原件的安全，防止合同內容的泄密。在合同履行過程中，相關的合同執(zhí)行人員可只持復印件。

合同文本（原件）的重要性，一方面表現在合同文本是合同各方權益的根本保障，是合同各方主張權利、承擔責任的基本依據；另一方面，合同文本也是合同當事人應對將來可能發(fā)生的訴訟或者仲裁舉證的實際需要。

法律證據規(guī)則告訴我們，證據原件的證明力要大于復印件。在法庭（或者仲裁庭）舉證階段，僅有合同文本的復印件而無相應原件佐證，則這份合同成為“孤證”極有可能不被法院采信。因此，從訴訟（或者仲裁）的角度看，合同文本原件對于訴訟（或者仲裁）之成敗具有十分重要的現實意義。有鑒于此，將各類合同原件及時移交檔案管理部門進行專門管理，能有效防止合同文本原件損壞、滅失所帶來的一系列后續(xù)風險。

另外，若合同內容發(fā)生了變更或者進行了補充，則變更后的合同或者補充協議，宜與原合同文本一并存放、保管，這樣一方面有利于查找，另一方面更有利于合同執(zhí)行人員更全面地掌握原合同與新合同（協議）的內容，以更好地履行合同。

2 明確合同執(zhí)行的責任人員

合同正式簽訂以后，并不是“船到碼頭車到站”了。每一份合同簽訂以后，產權交易機構應當明確合同執(zhí)行的責任人員，由該專人負責合同的后續(xù)履行工作。若合同簽訂后，無專人負責執(zhí)行，則極有可能導致合同得不到完全履行，甚至給產權交易機構帶來相應的法律責任。比如，假定合同約定由產權交易機構在某個時點前向合同相對方支付一筆款項，并約定每逾期一日，按照合同總金額的萬分之五的標準支付遲延履行金。對此合同約定，若無專人負責合同的執(zhí)行，則極有可能會逾期支付，由此產生本可避免的遲延履行金問題?？傊?，若無專人負責合同執(zhí)行，就極容易發(fā)生違約責任，從而給產權交易機構帶來不必要的損失。

另外，產權交易機構明確專人負責合同執(zhí)行工作，有利于合同執(zhí)行人員敦促、監(jiān)督合同相對方按照約定履行合同義務，及時、準確地掌握合同履行的動態(tài)情況，從而最大限度地維護自身的合法權益。

因工作調動或者人員異動而發(fā)生合同執(zhí)行人員發(fā)生變更的，工作移交的一項重要工作是合同執(zhí)行情況的移交。為便于操作，產權交易機構可建立合同管理情況（包括合同的執(zhí)行情況）登記制度，由相關分管領導督促、指導。在人員發(fā)生變動時，工作移交人和接交人在相應的登記表上進行合同執(zhí)行情況的交接，使合同執(zhí)行保持連續(xù)性，使得交接有據可查，避免主觀因素發(fā)生履約的人為障礙。

3 重視合同到期后的自動延續(xù)問題

若在合同中訂有“合同期滿后雙方如無書面異議，合同自動延續(xù)一年”的類似條款，合同執(zhí)行人員應當高度重視。對于此類合同，合同執(zhí)行人員應當單獨標記，列明合同到期時間和自動延續(xù)的條款，以提示將來合同到期后，可能存在自動延續(xù)需要繼續(xù)履行的問題。若忽視自動延續(xù)條款，則可能會出現合同自動延續(xù)而合同執(zhí)行人員渾然不知的情形，由此引發(fā)相應的違約責任，陷入十分被動的境地。

4 重點關注合同爭議的訴訟時效

根據我國法律的相關規(guī)定，向人民法院請求保護民事權利的訴訟時效期間為二年，法律另有規(guī)定的除外（比如延付或者拒付租金的，訴訟時效期間為一年。因國際貨物買賣合同和技術進出口合同爭議提起訴訟或者申請仲裁的期限為四年，等等）。訴訟時效期間從知道或者應當知道權利被侵害時起計算。因此，若出現合同相對方違約的情形，且需要通過訴訟途徑解決爭議的，產權交易機構應當把握好合同爭議的訴訟時效問題，準確掌握訴訟時效的起算點，避免發(fā)生因錯過訴訟時效而喪失勝訴權的法律后果。

關于合同爭議的訴訟時效，具有以下幾種特殊情形。一是分期履行合同的訴訟時效問題，對此《最高人民法院關于審理民事案件適用訴訟時效制度若干問題的規(guī)定》已經明確，當事人約定同一債務分期履行的，訴訟時效期間從最后一期履行期限屆滿之日起計算。二是具有合同撤銷權的一方當事人自知道或者應當知道撤銷事由之日起一年內沒有行使撤銷權，撤銷權消滅。三是合同被撤銷，返還財產、賠償損失請求權的訴訟時效期間從合同被撤銷之日起計算。

5 建立合同管理的監(jiān)督約束機制

為防范合同管理中可能出現的各種風險，產權交易機構可考慮制定相關的合同管理辦法，明確合同保管人員、合同執(zhí)行（承辦）人員等相關責任人員的工作職責，建立定期檢查、監(jiān)督和相應的約束機制，對因責任人員工作過失造成的相關問題，視具體情況采取批評教育、限期整改等措施，強化責任人員的責任意識，以促進合同管理的規(guī)范化，從多方面防范可能發(fā)生的合同風險。■