Excel數(shù)據(jù)表在中醫(yī)古籍整理研究中的應用※

楊勝林 聶 堅 秦 瓊 喬 磊 張建英 張 明 馬鳳麗

（1云南中醫(yī)學院基礎學院，昆明 650200；2云南省中醫(yī)醫(yī)院，昆明 650200）

Excel電子表格軟件是微軟Office套件的一個組件，其處理表格的功能強大，易于使用，是目前辦公軟件中常用的表格軟件之一，但是，Excel軟件同時也是一個具有基本數(shù)據(jù)庫功能的軟件，因此，使用該軟件不僅可以方便地進行各種表格的設計制作，而且利用其數(shù)據(jù)表的功能，還可以進行一些如排序、篩選等基本的數(shù)據(jù)操作。

中醫(yī)古籍整理工作，一是做最基本的文字校注，二是對古籍文獻內(nèi)容進行歸類整理，以便于統(tǒng)計數(shù)據(jù)，尋找相關(guān)規(guī)律。Excel軟件在中醫(yī)古籍整理工作中主要可用于第二種情況。通過將古籍文獻內(nèi)容保存入Excel工作表，再利用Excel的數(shù)據(jù)操作功能歸類整理文獻。

筆者在進行中醫(yī)古籍整理研究工作中，發(fā)現(xiàn)充分利用該軟件的數(shù)據(jù)操作功能，可以有效地提高工作效率和工作質(zhì)量，現(xiàn)將具體方法簡介于下。

1 將文獻內(nèi)容存入Excel工作薄

1.1 Word文檔原文分段 在中醫(yī)古籍文獻整理工作中，通常使用的文檔格式是Word文檔，Word軟件有強大的文字處理和排版功能，但在處理數(shù)據(jù)方面，功能明顯弱于Excel，為使用Excel處理數(shù)據(jù)，首先需要將Word文檔轉(zhuǎn)入到Excel工作薄中，這個操作可以用復制粘貼完成。要說明的是，在進行復制粘貼操作之前，需要先將Word文檔內(nèi)容進行調(diào)整，在調(diào)整之前，為保持原文檔內(nèi)容不受影響，可以先另存一個新文檔副本，在副本中進行分段操作。調(diào)整的方法是，逐句閱讀原文，將原文中有獨立意義的單句或一組單句分為一段，方法是在要分段的地方打一個回車即可，將整篇文檔按這個方法重新進行分段。

1.2 將分段內(nèi)容粘貼入Excel數(shù)據(jù)表 分段完成后，全選文檔內(nèi)容并復制，然后打開Excel軟件，新建一個工作薄，在工作表Sheet1中選中E2單元格并粘貼（不是粘貼在A1單元格，留出前面的空行、空列有其他作用）。這樣，剛才在Word文檔中分的段，在Excel工作表中就被分別粘貼在各行中了。Excel中的行，也可以稱為記錄，古籍內(nèi)容被分到各行，也就相當于是輸入了數(shù)據(jù)庫的不同記錄，這樣就便于對其整理歸類。

1.3 調(diào)整規(guī)范Excel數(shù)據(jù)表內(nèi)容 粘貼以后，還要對Excel數(shù)據(jù)表內(nèi)容進行一些調(diào)整規(guī)范，因為Word原文檔的內(nèi)容可能會有標題、空行等內(nèi)容，這些也會隨著粘貼而在Excel工作表中單獨占有一條記錄，這些內(nèi)容一般是統(tǒng)計數(shù)據(jù)時用不到的，并且還可能會對統(tǒng)計過程產(chǎn)生干擾。將標題內(nèi)容分別移到工作表Sheet1中的C列和D列中，一級大標題移到C列，二級標題移到D列，并分別將對應內(nèi)容的空行填充滿。例如，某一級標題下有3個二級標題，共有20行內(nèi)容，3個二級標題分別有7行、6行、7行內(nèi)容，那么就將這20行內(nèi)容對應的C列全填寫上這個一級標題，3個二級標題分別填入其7行、6行、7行內(nèi)容對應的D列中。這樣，每一行內(nèi)容屬于哪個一級標題、二級標題就一目了然，將來就不會因排序而找不到原來所屬的章節(jié)，如果古籍原文標題不只兩級，可以在D列和E列之間再插入新的列存放下級標題，筆者在古籍整理工作中只用到了章節(jié)兩級標題。為了更好地找到每個內(nèi)容在原文中的位置，在每條內(nèi)容（每行記錄）對應的B列填入其在Word原文檔中對應的頁碼，以便于結(jié)合上下文辨析其內(nèi)容，然后刪除中間的所有空行，并且在A列從第2行開始填寫，從1開始編號，順序填入每條內(nèi)容（每行記錄）的編號。最后，再為每列命名，在第1行填入每列的名字，A1中填寫“序號”，B1中填寫“頁碼”，C1中填寫“章名”，D1中填寫“節(jié)名”，E1中填寫“內(nèi)容”。這樣，就將原來的Word文檔轉(zhuǎn)換成了一個數(shù)據(jù)表。

2 處理數(shù)據(jù)

2.1 逐條辨析屬性 這個步驟是將做好的數(shù)據(jù)表內(nèi)容進行解析整理的過程，對所分出的每一條內(nèi)容，即每一個數(shù)據(jù)記錄進行分類，例如，這條內(nèi)容是講診斷還是病機，又是屬于什么具體內(nèi)容，如病因的風寒暑濕燥火，病位的肝心脾肺腎，病性的虛實寒熱等。將這些屬性分別填寫在每條記錄旁邊列的對應行中，為防止混淆，這些屬性內(nèi)容從第1列開始填寫，即與原文檔內(nèi)容中間間隔三個空列。由于每條內(nèi)容的這些屬性可能不只一個方面，故可以多設置幾個屬性，筆者在實際應用中，設置了4個屬性列，一般就足夠使用了，在I1、J1、K1、L1單元格中分別填入“第一屬性”、“第二屬性”、“第三屬性”、“第四屬性”，作為這4列的名字。以下就逐條對其屬性進行歸類辨析，分別填在每條記錄旁邊的第I、J、K、L列中，每列填寫一個屬性。有時候，可能還有些內(nèi)容需要提取出來，如所涉及的方劑、藥物，在M1單元格中填入“方藥”，如果某條內(nèi)容涉及方藥，就將方藥名字填入第M列中對應的行里面。

2.2 設置數(shù)據(jù)有效性 在逐條對數(shù)據(jù)屬性進行歸類時，可能會出現(xiàn)一些諸如“疏肝”、“舒肝”之類的同義詞，如果使用了同義詞，那么在排序時，就有可能不能將相同屬性的內(nèi)容排在一起，起不到數(shù)據(jù)表的應有作用。為避免出現(xiàn)這種結(jié)果，可以利用Excel表的數(shù)據(jù)有效性驗證功能，在一系列的同義詞中，只允許輸入某一個名詞，而不允許輸入其他名詞，或者還可以設置一個下拉列表，可以從下拉列表框中選擇某一個屬性作為輸入。這樣的名詞術(shù)語標準化過程，保證了可以將每條內(nèi)容進行正確排序。

2.3 數(shù)據(jù)排序 屬性歸類 做好以上基礎工作后，就可以利用Excel表的排序、篩選功能，將具有某個屬性的數(shù)據(jù)記錄排在一起，以便于進行計數(shù)統(tǒng)計。歸類的實現(xiàn)可以使用Excel的篩選功能，即篩選出在I、J、K、L列中出現(xiàn)過某字某詞的行，例如，出現(xiàn)過“腎”字的行，那么就是篩選出了屬性中有“腎”字的數(shù)據(jù)記錄。歸類的實現(xiàn)也可以使用Excel的排序功能，例如，使用O列作為排序標志，應用IF公式，按照對應的I、J、K、L列是否出現(xiàn)過某字詞確定O列的內(nèi)容。例如，出現(xiàn)過“腎”字，在對應的O列就填入“有”，沒有出現(xiàn)過就填入“無”，然后以O列為關(guān)鍵詞進行排序，就可以得到與篩選相同的歸類結(jié)果。使用排序法歸類，更為靈活，操作也比篩選簡單，還可以進行組合排序，而且只要對單元格中的公式進行簡單的粘貼等操作，即可以對另外的關(guān)鍵詞進行歸類，如排過“腎”字了，那么將P2單元格中的“腎”字改成“脾”就可以歸類與“脾”相關(guān)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，或者也可以對“腎”和“陰”，或者“腎”和“脾”同時進行歸類，只要在R列中填入“陰”或者“脾”，在Q列粘貼入相應的公式，然后以O列和Q列為關(guān)鍵詞進行排序即可。還可以通過編寫或錄制，使排序操作更加快捷，甚至實現(xiàn)一鍵排序。排序歸類之后就可以進行計數(shù)統(tǒng)計。其中涉及的方藥等內(nèi)容也可以復制出來，在另一個數(shù)據(jù)表中再進行處理，進行排序計數(shù)。

3 小結(jié)

在整理中醫(yī)古籍的過程中，使用Excel數(shù)據(jù)表可以大大簡化對古籍內(nèi)容歸類的工作，不僅提高了效率，也提高了質(zhì)量。在做好第一個數(shù)據(jù)表之后，相關(guān)的公式操作等，都可以通過復制粘貼方便地完成，可謂是古籍整理的一大利器。但是，Excel數(shù)據(jù)表畢竟還有操作繁瑣、功能局限的不足，如果能以此思路和方法為基礎，開發(fā)出相應的古籍整理助手軟件，則可使古籍整理工作更加快捷高效。