淺談中學圖書館應(yīng)用ERP管理思想

朱 珠

一、什么是ERP

1.ERP概述

20世紀90年代初，美國的加特納公司首先提出了企業(yè)資源計劃(Enterprise Resources Planning，ERP)。ERP既是一種新型的管理思想和模式，又是一套先進的計算機管理系統(tǒng)，它致力于企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，將企業(yè)的“三大流”：物流、資金流、信息流，進行全面一體化管理。它不僅可用于企業(yè)管理，在一些非生產(chǎn)、公益事業(yè)的單位機構(gòu)也可導入ERP系統(tǒng)進行資源計劃和管理。

2.ERP核心管理思想

ERP管理思想就是以極力提高用戶滿意度為目的，實現(xiàn)對整體供應(yīng)鏈的優(yōu)化，其核心管理思想體現(xiàn)在以下四個方面：

(1)體現(xiàn)了對整個供應(yīng)鏈進行有效管理的思想，實現(xiàn)了對企業(yè)供應(yīng)鏈上的人、財、物等資源及其流程的管理。

(2)體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想，面對激烈的競爭，企業(yè)需運用同步工程組織生產(chǎn)和制造，保持產(chǎn)品多樣靈活和高質(zhì)量，實現(xiàn)精益生產(chǎn)。

(3)體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想，通過財務(wù)預算、分析市場和庫存數(shù)據(jù)等制訂生產(chǎn)計劃，密切跟蹤銷售情況，進行嚴格監(jiān)控，以盡量實現(xiàn)預設(shè)的目標。

(4)體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的思想，為提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢，必然帶來企業(yè)業(yè)務(wù)流程的改革，而管理軟件的使用也必須隨業(yè)務(wù)流程的變化而相應(yīng)調(diào)整。

二、中學圖書館引入ERP管理思想的意義

ERP通過流程重組，借助信息技術(shù)，實現(xiàn)精細化管理，最大限度地滿足客戶需求，從而實現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。圖書館是非盈利性機構(gòu)，雖然不存在利潤最大化，但圖書館運作過程中同樣存在物流、資金流和信息流的管理，而滿足讀者的需求則是圖書館所有工作的最終目的。因此，借鑒ERP的管理思想，有學者提出構(gòu)建圖書館資源計劃(Library Resource Planning，LRP)，LRP與ERP的理念和思想是一脈相通的，只是具體實施時，需要根據(jù)實際情況采取不同的方法和措施。中學圖書館作為圖書館行業(yè)的一個分支，雖然沒有公共館那么龐大，但所謂“麻雀雖小，五臟俱全”，ERP管理思想對中學圖書館的管理同樣具有重要意義。

1.供應(yīng)鏈管理思想對中學圖書館工作的指導意義

供應(yīng)鏈管理是指對供應(yīng)鏈系統(tǒng)進行計劃、協(xié)調(diào)、操作和控制的各種活動和過程，其主要目標是在滿足客戶需要的前提下，對供應(yīng)鏈的各個環(huán)節(jié)進行綜合管理。中學圖書館主要的產(chǎn)品是知識，而產(chǎn)生知識的主要生產(chǎn)資料是圖書館的資源，包括紙質(zhì)和電子資源，這是中學圖書館的物流。各地教育局每年向?qū)W校下?lián)苜彆?jīng)費，雖然不多，但要盡量提高它的利用率，這是中學圖書館的資金流。中學圖書館要服務(wù)于教育教學工作，教育行業(yè)的政策、師生的需求和閱讀習慣等，都是我們開展工作需要收集和分析的數(shù)據(jù)，這是中學圖書館的信息流。雖然中學圖書館的供應(yīng)鏈比較簡單，但如果沒有科學的管理，那么工作將難以順利開展。

2.敏捷制造思想對中學圖書館工作的指導意義

敏捷制造思想的出發(fā)點是基于對產(chǎn)品和市場的綜合分析，其著眼點在于快速響應(yīng)用戶需要，使產(chǎn)品設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)等各項工作同步進行，不斷改進老產(chǎn)品，迅速設(shè)計和制造高質(zhì)量的新產(chǎn)品，以滿足客戶不斷提高的要求。敏捷制造也就是企業(yè)要對用戶的需求做出快速反應(yīng)，對于這點，中學圖書館與企業(yè)有極高的相似之處。館員要能迅速捕捉師生的需求信息，并利用圖書館的資源為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最大限度地滿足師生的需求。在日常工作中，能抓住機遇，為師生提供知識產(chǎn)品。例如：對于汶川大地震這類突發(fā)事件，館員要能迅速收集事件發(fā)展的動態(tài)，以及與地震相關(guān)的天文地理知識和書目，制作成海報及時提供給師生。敏捷制造思想無時無刻都存在于中學圖書館的管理工作中，這是館員對師生需求做出快速反應(yīng)的基礎(chǔ)。

3.事先計劃和事中控制思想對中學圖書館工作的指導意義

事先計劃是指企業(yè)實施項目之前先做調(diào)研，分析數(shù)據(jù)，設(shè)定預期目標，制訂計劃和實施步驟。事中控制是指在項目實施過程中監(jiān)督和管理項目的進展，控制實施速度、時間及質(zhì)量等，保證項目的順利進行。事先計劃和事中控制思想對中學圖書館工作的指導意義主要體現(xiàn)在采購工作上。在大多數(shù)中學圖書館，每學年一般只有一次大批量購書的機會，由于機會不多，而且經(jīng)費有限，所以必須把錢花在刀刃上，盡量滿足師生的需求。這必然要求館員要做好采購前的需求調(diào)研，結(jié)合現(xiàn)有的館藏，根據(jù)事情的輕重緩急，制訂采購計劃。再根據(jù)價格、資質(zhì)、質(zhì)量以及售后服務(wù)等因素，綜合選取供應(yīng)商。密切跟蹤圖書的訂購和到貨情況，對于當前缺貨但師生又迫切需要的書籍，要另覓渠道，盡量采購回來。事先計劃和事中控制是中學圖書館做好采購工作不可缺少的指導思想。

4.業(yè)務(wù)流程管理的思想對中學圖書館工作的指導意義

企業(yè)實施ERP，重審業(yè)務(wù)流程是必經(jīng)環(huán)節(jié)，這是整個實施過程的“重頭戲”，有些企業(yè)甚至要實行業(yè)務(wù)流程重組。在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上形成的需求分析報告，是ERP管理軟件設(shè)計的根本依據(jù)。借助軟件的上線應(yīng)用，實現(xiàn)企業(yè)管理信息化。中學圖書館在發(fā)展過程中已形成一套手工管理流程。然而隨著時代的變遷，傳統(tǒng)的管理方法已跟不上圖書館事業(yè)發(fā)展的腳步，所以在完善手工流程的基礎(chǔ)上，出現(xiàn)了許多圖書館管理軟件，其中不乏一些非常好的軟件。但對于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化并不是到此為止，社會在進步，用戶需求在變化，需要館員做個有心人，留意每個工作環(huán)節(jié)，積累經(jīng)驗，總結(jié)方法，借助信息化技術(shù)不斷改進工作，提高效率。因此實施ERP過程中的業(yè)務(wù)流程管理對于中學圖書館十分重要。

三、中學圖書館應(yīng)用ERP進行科學管理的方法

中學圖書館是事業(yè)單位性質(zhì)，相對于企業(yè)有很多不同，因此在應(yīng)用ERP時不能囫圇吞棗，簡單的拿來主義更加不可行。我們應(yīng)借鑒ERP的管理理念，根據(jù)自身的實際情況，對癥下藥，形成一套適合中學圖書館的科學管理方法。

1.建立信息化管理平臺

處于傳統(tǒng)管理階段的中學圖書館，應(yīng)首先重組內(nèi)部管理流程，選擇適合自身需要的圖書館管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、編目、流通、檢索查詢等的信息化，利用信息技術(shù)提高圖書館內(nèi)部的工作效率，并為日常管理工作提供數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)和工具。已實現(xiàn)內(nèi)部管理信息化的圖書館，則應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用層次，把圖書館的信息化進程與學校的數(shù)字化校園項目緊密聯(lián)系在一起，使圖書館管理系統(tǒng)不至于變成信息孤島，而是能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，成為數(shù)字化校園的重要組成部分，使師生通過網(wǎng)絡(luò)就能進行圖書的查詢、預約、續(xù)借，并能快捷方便地利用圖書館的電子資源，這樣既能提高圖書館的資源利用率，又能提高用戶的滿意度。信息技術(shù)日新月異，一切皆有可能。學校之間實現(xiàn)館際互借，共享電子資源，創(chuàng)新合作方式，可更大程度地提高資源利用率，是中學圖書館發(fā)展思考的方向，需要依靠廣大館員不斷探索和實踐，使之變成現(xiàn)實。

2.落實以用戶為中心

顧客是企業(yè)的“上帝”，而用戶則是圖書館的“上帝”，師生的需求是中學圖書館的最高指揮棒。中學圖書館在教育教學工作中，有其特殊性和針對性。圖書館的館員不僅要關(guān)心圖書館行業(yè)的發(fā)展，更要關(guān)注教育事業(yè)的發(fā)展。平常應(yīng)多留意國家的教育政策、課程改革的動向、學校的發(fā)展計劃等信息，多與師生交流，了解他們的教學需要、學習需要和生活娛樂需要，最大限度地挖掘師生的需求，這是中學圖書館實施ERP必須要做的工作。明確了用戶需求，那么以后的資源采購工作和讀者服務(wù)工作就有了明確的方向。

3.提高館員自身的綜合素質(zhì)

館員作為中學圖書館實施ERP的具體執(zhí)行者，需要具備較高的綜合素質(zhì)，才能保證ERP順利實施。中學圖書館的工作通常由一兩名館員全部包攬，館員要具備圖書館行業(yè)的專業(yè)知識，這是實施ERP的專業(yè)基礎(chǔ)；ERP離不開信息化技術(shù)的應(yīng)用，而且圖書館管理軟件需要館員維護，館員既要熟悉計算機操作，又要懂得一定的數(shù)據(jù)庫知識，這是實施ERP的技術(shù)基礎(chǔ)；要了解用戶需求，必須與師生溝通，館員需具備良好的與人交流的能力，這是實施ERP所需的個人協(xié)調(diào)能力。ERP有先進的思想理念和技術(shù)，但需要人來貫徹執(zhí)行，而且實施過程并不會一帆風順，所以勢必要提高對館員綜合素質(zhì)和能力的要求。

四、當前中學圖書館實施ERP的困難

1.領(lǐng)導不夠重視

中學圖書館在學校發(fā)展過程中長期處于次要地位，學校領(lǐng)導不太關(guān)心圖書館工作開展的情況。在企業(yè)，ERP的實施是“一把手工程”，沒有高層領(lǐng)導的支持，ERP的實施難以推進，而這卻是中學圖書館實施ERP的“軟肋”。

2.資金緊張

在企業(yè)，ERP的實施需投入大量的資金。在中學圖書館，我們雖不需像企業(yè)那樣花錢，但實施過程中的軟件和硬件同樣需要投入。而大多數(shù)學校的建設(shè)經(jīng)費比較緊張，要撥一部分資金用于圖書館建設(shè)，有些學校感到頗為困難，資金不到位，必然會延遲實施過程。

五、結(jié)束語

ERP綜合了現(xiàn)代信息技術(shù)和管理學的最新成果和理念，在國內(nèi)外企業(yè)界得到了廣泛快速的推廣應(yīng)用。中學圖書館將ERP管理思想運用于工作實踐，關(guān)鍵是要契合自身的實際情況，去粗取精，吸取適合本館的部分并加以變通利用。相信借助ERP，中學圖書館的管理水平將會更上一層樓。

[1] 陳巧蓮.基于LRP的圖書館資源整合及高校信息素質(zhì)教育多元化研究[D].淮南:安徽理工大學,2009.

[2] 常杰.面向圖書館資源計劃管理的業(yè)務(wù)流程重組[J].現(xiàn)代情報,2009(2):130-132.

[3] 王愛川.資源計劃在圖書館管理中的適用與局限性[J].現(xiàn)代情報,2008(11):126-127,135.

[4] 吳芬.復合圖書館資源規(guī)劃(LRP) [J]. 圖書館理論與實踐,2004(5):8-10.

[5] 王海欣.數(shù)字圖書館資源建設(shè)方案研究[D].天津:南開大學,2004.