淺談地勘單位地質(zhì)資料電子檔案管理

蘭方平，宋 群，劉蘭英

(湖北省地質(zhì)環(huán)境總站，湖北武漢 430034)

淺談地勘單位地質(zhì)資料電子檔案管理

蘭方平，宋 群，劉蘭英

(湖北省地質(zhì)環(huán)境總站，湖北武漢 430034)

電子檔案是科技發(fā)展的必然趨勢，對其進(jìn)行科學(xué)管理是地勘單位地質(zhì)資料管理面臨的新課題。在分析電子檔案特性與問題的基礎(chǔ)上，從儲(chǔ)存管理、安全管理、維護(hù)管理和使用管理四個(gè)方面提出地質(zhì)資料電子檔案的一般管理技術(shù)，以期在安全管理的前提下發(fā)揮電子檔案的最大效益。

電子檔案;地質(zhì)資料;管理;地勘單位

0 引言

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著科技的進(jìn)步，地勘單位的地質(zhì)資料也逐步從紙質(zhì)走向了電子的變革之路。新形勢下，如何讓電子檔案更好地發(fā)揮作用，又不至于使地質(zhì)資料發(fā)生泄密，提高電子檔案的管理水平是地質(zhì)資料管理工作者面臨的新課題??國家檔案局，全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要。。

1 電子檔案的特點(diǎn)

1.1 優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件處理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索、資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等，使十分繁雜的檔案管理工作變得十分方便、快捷、有序，因而無論是借閱查找還是分類統(tǒng)計(jì)，都變得簡單易行，達(dá)到了真正簡化整理、深化檢索的目的，提高了地質(zhì)資料檔案管理的工作效率。

1.2 缺點(diǎn)

電子檔案的存儲(chǔ)載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易于磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物，以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響，因此在高溫、高濕、光照射、空氣污染、灰塵、有害生物、磁場和電場、機(jī)械應(yīng)力等條件下極易損壞，這就要求我們加大對電子檔案的管理工作。

2 電子檔案存在的問題

2.1 原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過文字載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案是以電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2.2 真實(shí)性問題

電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。最重要的是電子檔案可被復(fù)制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。

2.3 完整性問題

電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子檔案編輯時(shí)，如不及時(shí)保存，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閿嚯姷仍驅(qū)е滦畔G失。電子檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損。電子檔案的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣，存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往導(dǎo)致電子檔案來龍去脈不清。

2.4 安全性問題

電子檔案數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務(wù)器的攻擊以及部分用戶根據(jù)利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。

2.5 長期可讀性問題

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的形式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，電子檔案在呈現(xiàn)時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。

3 電子檔案的管理

3.1 儲(chǔ)存管理

(1)調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)、去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度，使環(huán)境溫度保持在17～20℃，相對濕度保持在35% ～45%。

(2)防光。改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi);庫房盡量使用無紫外線燈光照明，將電子檔案避光保存;在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度;定期凈化空氣。

(3)防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上。如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

(4)防治有害生物。通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制。采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防，采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒?；瘜W(xué)方法有:熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰—苯酚、環(huán)氧乙烷。物理方法有:真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。

(5)避開磁場和電場。電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設(shè)備，可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

(6)定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次。定期檢測和拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施。

(7)電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

3.2 安全管理

采用有針對性的技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性，具體方式有以下幾種:

(1)采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子檔案文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

(2)密碼認(rèn)證。電子檔案的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。

(3)防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

3.3 維護(hù)管理［1］

建立電子檔案統(tǒng)一接收的數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的電子檔案整理著錄軟件，由上一級(jí)部門建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對各檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便資料室的接收和管理。

在保存電子檔案時(shí)，電子檔案的保存格式應(yīng)為通用、統(tǒng)一的格式，使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，并且應(yīng)把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公式的應(yīng)用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成電子檔案無法閱讀和正常使用。

及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)。針對地勘單位工作任務(wù)點(diǎn)多面廣，類型多樣，技術(shù)人員變動(dòng)較為頻繁的特點(diǎn)，建立規(guī)范、齊全、完善的電子檔案管理制度，便于檔案信息查閱、使用，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，確保電子檔案的長期可讀性。

3.4 使用管理??鄂水地辦 (1993)9，地質(zhì)科技情報(bào)管理工作的有關(guān)規(guī)定。

地勘單位的地質(zhì)資料使用，要統(tǒng)一按照《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》及其實(shí)施辦法執(zhí)行。

任何單位、個(gè)人可以持單位證明、身份證等有效證件，借閱、摘錄、復(fù)制己公開的地質(zhì)資料;需要借閱保護(hù)期內(nèi)地質(zhì)資料的，應(yīng)同時(shí)出具匯交人同意的書面證明。

縣級(jí)以上人民政府有關(guān)部門因公共利益需要借閱保護(hù)期內(nèi)地質(zhì)資料的，經(jīng)國土資源廳及其他主管部門批準(zhǔn)，可無償借閱利用批準(zhǔn)范圍內(nèi)的地質(zhì)資料。

借閱程序如下:交驗(yàn)證件→自查資料目錄→填寫借閱單→清點(diǎn)借閱資料→查閱資料→閱畢依序還原整理→管理人員檢查清點(diǎn)→注銷借閱單→離館。

地質(zhì)資料謝絕外借。復(fù)制資料須經(jīng)管理人員同意并在指定地點(diǎn)進(jìn)行，復(fù)制品通過復(fù)驗(yàn)方可帶出。

摘錄、復(fù)制地質(zhì)資料只限借閱者使用，不得提供他人。

屬于國家秘密的地質(zhì)資料，按國土資源部、國家保密局有關(guān)保密規(guī)定，辦理審批手續(xù)后方可借閱利用。

愛護(hù)地質(zhì)資料，不得涂改、標(biāo)注、損毀、散失，違者應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。資料室計(jì)算機(jī)信息管理要規(guī)范，確保無安全隱患和漏洞，做到“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”。

4 結(jié)語

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，具有提高工作效率的明顯優(yōu)勢，受到當(dāng)今地質(zhì)專業(yè)技術(shù)工作者的追捧和青睞，同時(shí)也存在技術(shù)資料泄密等諸多安全隱患。如何對地質(zhì)資料的電子檔案進(jìn)行科學(xué)管理?確保地質(zhì)資料的安全，又不因過分管理而影響工作效率，使其發(fā)揮最大作用，將是一個(gè)長期要探索和必須解決的問題。本文對地勘單位地質(zhì)資料的電子檔案從儲(chǔ)存管理、安全管理、維護(hù)管理和使用管理四個(gè)方面提出了一般的管理技術(shù)辦法，還需在今后的實(shí)踐和學(xué)習(xí)中不斷地驗(yàn)證完善。相信通過電子檔案管理工作者的努力探索和廣大地質(zhì)工作者的積極配合，我局的電子檔案管理一定能走出一條科學(xué)規(guī)范之路。

［1］ GBT11822，科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求［S］.

(責(zé)任編輯:張 婭)

Discussion on Electronic Files Management of Geological Data in Geological Survey Unit

LAN Fangping，SONG Qun，LIU Lanying
(Hubei Geological Environment Station，Wuhan，Hubei430034)

The electronic files are the inevitable trend of development in science and technology.Scientific management of electronic files is the new challenge of geological data management of geological survey unit.On the basis of analysis of the characteristics and problems of electronic files，the authors propose general management of electronic files of the geological data from four aspects of storage management，security management，maintenance management and use of management.

electronic files;geological data;management;geological survey unit

G271

B

1671－1211(2012)04－0407－03

2011－08－03;改回日期:2011－08－29

蘭方平 (1961－)，女，助理管員，檔案專業(yè)，從事財(cái)務(wù)及資料管理工作。E－mail:849393598@qq.com