會計信息系統(tǒng)期末處理難點解析

內(nèi)蒙古財經(jīng)學(xué)院 王鐵媛 內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)國際工商學(xué)院 賈錦芳

會計會計信息系統(tǒng)的教學(xué)和學(xué)習(xí)中，總賬的期末處理部分是難點之一。這部分內(nèi)容公式多，控制環(huán)節(jié)多，并且前期的初始化和日常業(yè)務(wù)處理已經(jīng)產(chǎn)生了很多憑證和控制點，前期的每一張憑證都會在期末處理中有所反映。在學(xué)習(xí)這部分時，如果思路不清，對系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)系不甚明了時，就很容易出錯。出錯了，又不容易發(fā)現(xiàn)問題出在哪里。學(xué)生在學(xué)習(xí)時經(jīng)常對錯誤不知所措。筆者根據(jù)近年來的一點教學(xué)經(jīng)驗，總結(jié)了一些在期末處理時應(yīng)特別注意的問題和相關(guān)的檢查方法。

一、自定義轉(zhuǎn)賬

自定義轉(zhuǎn)賬這部分內(nèi)容容易出現(xiàn)的問題主要集中在自定義轉(zhuǎn)賬公式定義上。

（1）注意區(qū)分“增加”和“增行”。如圖1所示，這是進行自動轉(zhuǎn)賬定義的界面。自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置時，工具欄上同時有“增加”和“增行”按鈕。如圖1。區(qū)別是:當(dāng)要新增加一張自定義轉(zhuǎn)賬憑證模板時，選擇“增加”，當(dāng)在同一張自定義轉(zhuǎn)賬憑證中，已經(jīng)定義完一個借方，需要繼續(xù)定義貸方或其他借方時，點擊“增行”。切記，要遵循會計恒等式:有借必有貸，借貸必相等。所以，在設(shè)置時，要認(rèn)真考慮期末業(yè)務(wù)需要自定義什么樣的憑證，分析其借貸方，每筆業(yè)務(wù)反映在一張憑證上。避免出現(xiàn)一張憑證只有一個借方而沒有貸方或者將期末業(yè)務(wù)的多張憑證都制作在一張憑證的錯誤。

圖1 自動轉(zhuǎn)賬設(shè)置

（2）使用函數(shù)向?qū)нM行金額公式定義。金額公式定義是這部分內(nèi)容的難點。在進行定義時，一要了解相關(guān)函數(shù)的使用要求，二要按函數(shù)格式要求熟練進行調(diào)用函數(shù)的操作。例如在用友環(huán)境中，每個函數(shù)都是相應(yīng)漢語拼音的第一個字母的縮寫。同時，每種函數(shù)都有相應(yīng)的參數(shù)和格式要求。函數(shù)眾多，格式各異，僅靠記憶進行定義是不太可能也不可取的。在學(xué)習(xí)過程中，最簡單的辦法就是，利用軟件提供的函數(shù)向?qū)нM行定義。方法是，點擊“參照按鈕”按照向?qū)нM行設(shè)置。例如本月計提所得稅的公式設(shè)置，借方科目:所得稅費用，公式為jg（），貸方科目:應(yīng)交稅費——應(yīng)交所得稅。貸方取數(shù)公式的設(shè)置步驟是:一是點擊“參照按鈕”，出現(xiàn)公式向?qū)υ捒?，如圖2。在右側(cè)的函數(shù)名中選擇JE（），左側(cè)顯示其公式名稱:凈發(fā)生額，點擊下一步。二是在出現(xiàn)的公式向?qū)υ捒蛑?，錄入“本年利潤”科目編碼“3131”，選擇“繼續(xù)輸入公式”，單選框，選擇“乘”運算符，點擊下一步。如圖3所示。三是在出現(xiàn)的公式向?qū)υ捒蛑?，選擇左側(cè)的“常數(shù)”，點擊“下一步”如圖4所示，再錄入常數(shù)“0.25”，如圖5所示。點擊“完成”按鈕。這樣，利用函數(shù)向?qū)л斎牒瘮?shù)完畢，其格式為:JE（3131，月）*0.25，這樣錄入可以避免格式上的錯誤。當(dāng)然，如果對格式十分熟悉情況下，可以自行按照函數(shù)格式進行錄入。錄入時，要注意，所有字母和括號、引號、逗號都是英文半角。

圖2 公式向?qū)?

圖3 公式向?qū)?

圖4 公式向?qū)?

圖5 公式向?qū)?

二、轉(zhuǎn)賬生成

（1）注意保證期末處理前全部憑證都已處理完畢。在定義好自動轉(zhuǎn)賬模板后，每月末，就可以根據(jù)情況自動生成期末轉(zhuǎn)賬憑證了。但在生成第一張憑證時，容易出現(xiàn)如圖6所示的提示。這是因為，首先，在期末業(yè)務(wù)處理前，應(yīng)該是日常業(yè)務(wù)全部處理完畢，即全部的日常業(yè)務(wù)的憑證都經(jīng)過了“填制憑證——審核憑證（審核和出納簽字）——記賬”這些處理流程。但是，如果某些憑證沒有記賬，系統(tǒng)會認(rèn)為日常業(yè)務(wù)沒有處理完畢，則出現(xiàn)上面的提示。從系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫角度來看，憑證的保存庫不止一個，經(jīng)過保存或者審核簽字的憑證存放在臨時憑證庫中，只有經(jīng)過了記賬工作的憑證才存放在正式憑證庫中。進行期末業(yè)務(wù)之前，系統(tǒng)自動檢測是否臨時憑證庫中存在憑證，說明有未處理完畢的憑證。其次，更重要的是，期末業(yè)務(wù)生成的憑證都是從賬上取數(shù)，如果某些憑證不記賬，該憑證的數(shù)據(jù)就無法顯示在賬簿上，賬簿上的數(shù)據(jù)必然不完全，會最終導(dǎo)致取出的數(shù)據(jù)不正確。所以，系統(tǒng)要求，期末業(yè)務(wù)處理前，必須全部日常業(yè)務(wù)的憑證都記賬，也就是說，在處理第一張轉(zhuǎn)賬生成之前，必須不存在未記賬憑證。當(dāng)出現(xiàn)這樣的提示時，一定要弄清原因，針對解決。最簡單的辦法是，由有查詢憑證的權(quán)限的操作員登陸企業(yè)門戶，查詢憑證，檢查一下哪張憑證沒記賬，如果是正確憑證，將其記賬，若是錯誤憑證，將其刪除，當(dāng)系統(tǒng)不存在未記賬憑證時，就可以順利進行期末處理了。

圖6 錯誤提示

（2）處理過程中要注意轉(zhuǎn)賬生成的順序。期末業(yè)務(wù)處理有著嚴(yán)格的處理順序，必須嚴(yán)格遵循。這是因為，期末處理的每一張憑證都是從賬簿上取數(shù)，賬簿數(shù)據(jù)庫是多少，取出來的數(shù)據(jù)就是多少。轉(zhuǎn)賬生成的憑證，前一張的結(jié)果通常又是下一張的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的憑證不記賬，下一張憑證就沒有數(shù)據(jù)來源，自然就沒有正確的金額。所以，對于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序每張憑證依次進行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬。即首先生成第一張轉(zhuǎn)賬憑證，然后更換操作員，對第一張憑證審核，記賬，然后，轉(zhuǎn)賬生成第二張憑證，再更換操作員，對第二張憑證審核、記賬……，舉例來講，不考慮其他業(yè)務(wù)的話，期末一般的處理順序:結(jié)轉(zhuǎn)期間損益——計提所得稅——結(jié)轉(zhuǎn)所得稅——計提公積金和公益金——對外分配。經(jīng)過第一張期間損益結(jié)轉(zhuǎn)的憑證處理后，得到了本期利潤數(shù)額。這個數(shù)額是今后計提所得稅的基礎(chǔ)，只有當(dāng)期間損益的憑證經(jīng)過了審核并且記賬后，正式憑證庫文件才會更新，形象點說，只有經(jīng)過記賬工作后，才將本年利潤的數(shù)額記錄在了賬簿上了，賬簿上才有有關(guān)本年利潤的金額了，否則，不經(jīng)過記賬工作的話，本年利潤始終是零。而記錄在賬本上的這個數(shù)據(jù)是下一張計提所得稅的基礎(chǔ)，系統(tǒng)直接從賬簿中提取本期本年利潤的數(shù)據(jù)，乘以稅率作為當(dāng)期計提所得稅的數(shù)據(jù)，如果期間損益憑證尚未生成或者尚未記賬，則系統(tǒng)賬簿中本年利潤的本期發(fā)生額為0，所得稅的數(shù)據(jù)也自然而然為零。所以，生成自定義憑證時，切記，一方面要注意，生成憑證有嚴(yán)格的順序，另一方面，生成的每張憑證必須先經(jīng)過保存、審核、記賬后，才能生成下一張憑證。當(dāng)違法了以上轉(zhuǎn)賬順序要求時，通常出現(xiàn)圖7和圖8所示的提示。出現(xiàn)這種提示時，首先應(yīng)檢查是否是定義公式的錯誤，當(dāng)檢查確認(rèn)轉(zhuǎn)賬定義公式正確無誤后，就可以判定是余額為零，即是處理順序的錯誤。處理方法是，查詢憑證，檢查一下已生成的憑證，重點是生成和審核、記賬的順序。

圖7 錯誤提示

圖8 錯誤提示

（3）注意轉(zhuǎn)賬生成憑證的日期。由于日常業(yè)務(wù)處理完畢，而期末處理已經(jīng)到了期末，由于在學(xué)習(xí)過程中多是模擬，很多學(xué)生沒有注意時間問題，出現(xiàn)圖8的錯誤提示。出現(xiàn)以上提示，是因為總賬控制存在序時控制，當(dāng)期末處理生成的憑證日期在庫中憑證最后日期之前時，就違反了序時控制要求。處理方法是，將期末處理的憑證日期設(shè)置成提示日期之后，使之符合序時規(guī)律，或者，如果特殊情況，的確是在最后日期之前的話，將總賬系統(tǒng)設(shè)置的序時控制取消。

三、結(jié)賬

會計信息系統(tǒng)的結(jié)賬工作是由計算機自動完成的，在結(jié)賬之前要下列檢查:檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬；月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并記賬，否則不能結(jié)賬；檢查上月是否已結(jié)賬，上月未結(jié)賬，本月不能結(jié)賬；核對總賬與明細賬、總賬與輔助帳是否一致，不一致不能結(jié)賬；損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則不能結(jié)賬；若啟用了其他子系統(tǒng)，必須其他子系統(tǒng)已結(jié)賬，總賬系統(tǒng)才能結(jié)賬。當(dāng)違反上述內(nèi)容之一時，系統(tǒng)就不能結(jié)賬，出現(xiàn)圖9 提示。出現(xiàn)上述提示時，處理方法是，點擊“上一步”，檢查一下系統(tǒng)列出的月度工作報告，該報告中會將上述要求的檢查結(jié)果一一列出，可根據(jù)工作報告結(jié)果進行相應(yīng)的處理。例如，圖10中存在未記賬憑證一張，為轉(zhuǎn)賬憑證6號，并且，由于該張憑證未記賬，當(dāng)月有損益類未結(jié)轉(zhuǎn)為零的憑證。導(dǎo)致結(jié)賬沒通過工作檢查。接下來即應(yīng)改回到憑證查詢處查詢具體這張憑證未記賬的原因，相應(yīng)進行處理。

圖9 不能結(jié)賬提示

圖10 本月工作報告

［1］財政部:《企業(yè)會計準(zhǔn)則2006》，經(jīng)濟科學(xué)出版社2006年版。