安徽省高校體育檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查與對(duì)策分析

魏建和，徐明友，周震宇

(安徽商貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 基礎(chǔ)部，安徽 蕪湖 241002)

2008年8月，由教育部、國(guó)家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和2009年11月安徽省教育廳、安徽省檔案局頒布的《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》對(duì)規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高高校檔案管理水平起到積極的推動(dòng)作用.高等學(xué)校體育檔案是高等學(xué)校檔案的重要組成部分.為了了解安徽省高校體育檔案的管理現(xiàn)狀，課題組在查閱大量文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷表，選擇省內(nèi)72所高校(包括本科、高職院校)為調(diào)查對(duì)象，發(fā)放《安徽省高校體育檔案管理調(diào)查問(wèn)卷表》72份，收回調(diào)查問(wèn)卷71份，其中有效問(wèn)卷65份.最后采用SPSS13.0統(tǒng)計(jì)軟件對(duì)問(wèn)卷調(diào)查所獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析.

1 安徽省高校體育檔案管理的現(xiàn)狀及調(diào)查研究

1.1 安徽省高校體育檔案的收集范圍分析

表1 安徽省高校體育檔案的收集范圍分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，安徽高校在體育檔案的收集范圍上沒有一個(gè)規(guī)范、明確的收集范圍，這對(duì)于指導(dǎo)各高校開展體育檔案的收集工作十分不利.各高校在確定體育檔案的收集對(duì)象時(shí)，基本依據(jù)本校的主觀意志，缺乏科學(xué)性與應(yīng)用性的思考.

1.2 安徽省高校體育檔案的收集時(shí)間分析

表2 安徽省高校體育檔案的收集時(shí)間分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，體育檔案的收集時(shí)間沒有一個(gè)固定的時(shí)間要求，這使得體育檔案收集時(shí)間混亂，處于一種無(wú)序化的狀態(tài)，導(dǎo)致體育檔案的收集工作開展有較大的難度.

1.3 安徽省高校體育檔案的保管方式分析

表3 安徽省高校體育檔案的保管方式分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，安徽高校體育檔案在管理上與我國(guó)檔案管理的“集中統(tǒng)一管理”的制度相違背.高校體育檔案的分散管理，囿于管理?xiàng)l件與認(rèn)知水平的局限，不利于有永久保存價(jià)值的體育檔案的保護(hù)性管理，限制了體育檔案蘊(yùn)含的價(jià)值的發(fā)揮，失去保管體育檔案的意義.

1.4 安徽省高校體育檔案庫(kù)房問(wèn)題分析

表4 安徽省高校體育檔案庫(kù)房問(wèn)題分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，在高校體育檔案庫(kù)房的選擇上缺乏足夠的認(rèn)知.庫(kù)房是存放檔案的空間場(chǎng)所(建筑物)，具備有符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求的庫(kù)房條件，使得體育檔案的規(guī)范化保管成為可能.

1.5 安徽省高校體育檔案管理人員分析

表5 安徽省高校體育檔案管理人員分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，安徽高校體育檔案在管理人員的選擇上隨意性較大，這對(duì)于最大限度發(fā)揮體育檔案的價(jià)值產(chǎn)生消極的影響.其實(shí)檔案管理人員的自身素質(zhì)對(duì)體育檔案的“實(shí)體秩序的維護(hù)”與“保護(hù)性管理”影響較大，同時(shí)也影響著體育檔案的提供利用方式與途徑的選擇.

1.6 安徽省高校體育檔案提供利用情況分析

表6 安徽省高校體育檔案提供利用情況分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，在體育檔案的提供利用上各高校都比較重視，但是在利用對(duì)象的選擇上缺乏區(qū)別對(duì)待.

1.7 安徽省高校體育檔案提供利用的途徑(方法)分析

表7 安徽省高校體育檔案提供利用的途徑(方法)分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，安徽高校體育檔案提供利用的途徑比較廣泛，但是在提供利用的針對(duì)性上考慮不足.安徽省高校體育檔案提供利用的途徑單一，滿足不了所有利用者的需求.40%的高校是直接提供體育檔案原件以滿足利用者需求，這不利于具有永久保存價(jià)值的體育檔案的保管.

1.8 安徽省高校體育檔案提供利用的方式分析

表8 安徽省高校體育檔案提供利用的方式分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，安徽高校體育檔案提供利用方式比較單一，體育檔案的利用率較低，沒有充分發(fā)揮體育檔案在高校教學(xué)、科研上的作用，尤其沒能發(fā)揮高校體育檔案在建設(shè)特色高校校園文化中的作用.這種現(xiàn)象亟待改變.

1.9 安徽省高校體育檔案利用中的涉密問(wèn)題處理分析

表9 安徽省高校體育檔案利用中的涉密問(wèn)題處理分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，安徽高校對(duì)于體育檔案利用中的保密問(wèn)題75%高校認(rèn)為沒有保密的必要，說(shuō)明高校在提供利用體育檔案過(guò)程中缺乏足夠的保密意識(shí).

1.10 安徽省高校體育檔案的信息開發(fā)工作分析

表10 安徽省高校體育檔案的信息開發(fā)工作分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，對(duì)于如何開發(fā)體育檔案的價(jià)值各高校普遍不太重視，對(duì)體育檔案蘊(yùn)含的潛在文化價(jià)值缺乏認(rèn)知.

1.11 安徽省高校體育檔案的檢索(查找)方式分析

表11 安徽省高校體育檔案的檢索(查找)方式分析

分析：從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)看，在體育檔案提供利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，多數(shù)高校忽略對(duì)檢索工具的編制，僅有少數(shù)高校采用了現(xiàn)代化的檢索方式.現(xiàn)代化的檢索方式能提高檢索的速度，滿足利用者對(duì)檢索效率的需求.

2 安徽省高校體育檔案管理面臨的問(wèn)題

從上述統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析來(lái)看，安徽省高校體育檔案在收集、保管、提供利用等體育檔案管理流程和體育檔案的信息化程度方面存在諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題.

2.1 檔案管理流程不規(guī)范

高等學(xué)校對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等檔案管理一直較為重視，體育檔案管理一直未納入檔案管理體系.各高校對(duì)于體育檔案管理較為隨意，沒有統(tǒng)一的規(guī)范程序，對(duì)于體育檔案保管內(nèi)容主觀隨意性較大.目前，高校體育檔案反映為絕大多數(shù)大學(xué)生服務(wù)的體育檔案資料較少，這種高校體育檔案資料的偏向性很容易導(dǎo)致體育整體工作的偏向性.[1]

此外，在體育檔案整理中的分類標(biāo)準(zhǔn)不一致，使得體育檔案資料的交流難度增大.在體育檔案管理上不重視，如在資料的保管方式上多數(shù)由體育教研室自主保管.這種保管方式與我國(guó)檔案管理“集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理體制相違背，且體育教研室缺乏必要的檔案庫(kù)房與檔案管理人員，這些都不利于體育檔案的保管.在體育檔案的提供利用和編研上，重藏輕用，所以提供利用的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)性與積極性.體育檔案的利用對(duì)象較狹窄，使得安徽高校體育檔案提供利用率較低.即使有主動(dòng)提供利用的高校體育檔案管理部門，囿于條件的限制，不能滿足利用者的需求，許多珍貴的體育檔案資料無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效用和經(jīng)濟(jì)效益.

2.2 檔案利用中的涉密問(wèn)題認(rèn)知不清

依據(jù)高校體育工作實(shí)際情況,體育檔案內(nèi)容包括體育管理、體育教學(xué)、體育科研、體育師資隊(duì)伍建設(shè)等資料.其中訓(xùn)練與運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽、體育科研、體質(zhì)健康調(diào)查等檔案涉及體育教學(xué)、科研中的保密事項(xiàng)，在體育檔案利用中要有嚴(yán)格規(guī)定，在提供利用時(shí)不能對(duì)所有利用者提供.在實(shí)際體育檔案利用中，由于制度不健全和體育檔案管理者的非專業(yè)性，這種保密意識(shí)十分薄弱，使得體育工作者在工作實(shí)踐中獲得的大量珍貴資料被不經(jīng)意中流失，這不僅是對(duì)體育工作者辛苦努力的蔑視，同時(shí)一些泄密的體育檔案也可能對(duì)個(gè)人隱私造成傷害.

2.3 檔案信息化建設(shè)水平較低

檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程.[2]3高校體育檔案信息化建設(shè)中，管理者是否重視信息化建設(shè)是體育檔案信息化建設(shè)的前提條件，管理人員的信息化水平是體育檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵.目前高校體育檔案管理這二者都不具備，仍然處在手工操作的低水平、被動(dòng)利用的管理狀況中.所以，體育檔案的信息化水平較低是目前體育檔案管理中的必然狀況.高校體育檔案的管理現(xiàn)狀，使它無(wú)法發(fā)揮在高校體育管理工作、體育教學(xué)、體育科研等方面的積極作用.

3 加強(qiáng)安徽省高校體育檔案管理的對(duì)策

3.1 構(gòu)建高校體育檔案管理平臺(tái)

較為規(guī)范的檔案管理工作內(nèi)容大體有8項(xiàng)：收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研、鑒定和統(tǒng)計(jì)登記.除“鑒定”和“統(tǒng)計(jì)登記”之外的6項(xiàng)工作基本構(gòu)成一個(gè)流程性的工作過(guò)程.[3]6在這6個(gè)環(huán)節(jié)中，沒有收集工作，體育檔案就失去來(lái)源；沒有整理，體育檔案就不成體系；沒有檢索工具，體育檔案就無(wú)法提供利用.在體育檔案的管理中要處理好各個(gè)環(huán)節(jié)任務(wù)，構(gòu)建科學(xué)、合理的體育檔案管理平臺(tái).

3.1.1 建立高校體育檔案歸檔制度

歸檔是指機(jī)關(guān)的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門及文件的工作者，將工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程.“歸檔”已成為黨和國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，即歸檔制度.[3]6規(guī)范的體育檔案歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷(保管單位)的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容.在正常的情況下，體育檔案的收集工作是通過(guò)執(zhí)行一定的體育檔案歸檔制度來(lái)完成的.體育檔案歸檔范圍，明確了體育檔案收集對(duì)象；體育檔案歸檔時(shí)間，限制了體育檔案收集時(shí)間；體育檔案歸檔案卷質(zhì)量要求與手續(xù)，規(guī)范了體育檔案收集對(duì)象及過(guò)程.建立、健全高校體育檔案的歸檔制度，可以使體育檔案得到有效地收集，為體育檔案的其他工作開展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).

3.1.2 重視高校體育檔案的保管

為了提高體育檔案的保管意識(shí)，體育檔案管理部門從思想上要提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)體育檔案保管意識(shí)，加大對(duì)體育檔案的管理投入.首先提供必要的體育檔案管理經(jīng)費(fèi)，應(yīng)該把它作為高校經(jīng)費(fèi)預(yù)算的一部分；其次，提供體育檔案管理的專門庫(kù)房與相關(guān)設(shè)備；第三，配備專門的體育檔案管理人員，專門體育檔案管理人員能運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)及專業(yè)知識(shí)對(duì)體育檔案進(jìn)行管理，滿足體育檔案的管理需求.

3.1.3 主動(dòng)提供體育檔案滿足利用需求

收藏檔案的根本目的之一，就是滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求.[3]6高校體育檔案是高校體育實(shí)踐中產(chǎn)生的反映體育活動(dòng)過(guò)程信息，記錄體育實(shí)踐活動(dòng)收獲的一種原始的記錄，它是實(shí)施高校體育教學(xué)、體育科研和體育管理工作重要的資料來(lái)源.查閱已有的體育檔案，是獲取和繼承前人已經(jīng)有的成果，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的有效途徑之一.受到傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想的影響，體育檔案的開發(fā)利用力度不大，只是停留在被動(dòng)的“你要我查”的方式上，沒有把體育檔案的潛在價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來(lái).在體育檔案信息開發(fā)方式上應(yīng)廣開思路，除了傳統(tǒng)的檔案閱覽服務(wù)、制發(fā)檔案復(fù)本及證明服務(wù)等被動(dòng)提供利用方式外，還可以采用主動(dòng)出擊的方式，如舉辦體育檔案展覽與陳列服務(wù)、編輯體育檔案文件匯編、編寫體育檔案參考資料等方式，滿足利用者對(duì)體育檔案利用的需求.

在檢索工具的編制上，不能只停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工的案卷目錄這一種檢索方式上，要結(jié)合科技發(fā)展與時(shí)代的要求，把計(jì)算機(jī)檢索方式逐步引入到體育檔案信息開發(fā)中來(lái)，滿足利用者快速查找的要求.

3.2 規(guī)范高校體育檔案利用中的涉密問(wèn)題

2008年9月1日公布的由教育部和國(guó)家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和2010年1月1日公布的《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》中都對(duì)高校檔案的利用和公布做出嚴(yán)格的規(guī)定.其中指出：涉及國(guó)家秘密的、涉及專利或者技術(shù)秘密的、涉及個(gè)人隱私的、檔案形成單位規(guī)定限制利用的，未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案.在體育檔案的利用中作為體育檔案的管理者要具有保密意識(shí)的專業(yè)素質(zhì)，在開展體育檔案利用中要建立、健全利用制度.查閱、摘錄、復(fù)制未開放的體育檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn).涉及未公開的技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)體育檔案形成者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn).需要利用的體育檔案涉及重大問(wèn)題或國(guó)家秘密的，應(yīng)經(jīng)高校保密部門批準(zhǔn).

3.3 加大高校體育檔案的信息化建設(shè)力度

加快體育檔案的信息化建設(shè)是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用的時(shí)代發(fā)展必然.在高校體育工作中產(chǎn)生的電子文件歸檔是體育檔案的原始記錄，只有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)一體化系統(tǒng)及時(shí)歸檔，才能保證檔案的完整性、真實(shí)性.在加快體育檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，第一，必須具備必要的設(shè)備、技術(shù)、人員和資金支持.第二，從建立體育檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng),到建立計(jì)算機(jī)借閱管理系統(tǒng),最后建立計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)以及體育檔案縮微化，需要各個(gè)部門的密切合作，共同開發(fā).體育檔案的縮微化已成為檔案存儲(chǔ)的重要發(fā)展方向,不僅能解決檔案信息存儲(chǔ)的空間問(wèn)題,而且在計(jì)算機(jī)處理檔案信息工作中,能不斷擴(kuò)大信息存儲(chǔ)量,提高檔案管理的自動(dòng)化水平.[4]第三，加強(qiáng)體育檔案信息安全保障體系建設(shè).在電子文件的形成、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，體育檔案信息都有被更改、丟失的可能，因而可以采用在局域網(wǎng)、辦公網(wǎng)和因特網(wǎng)上傳輸非涉密電子信息，亦可以采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等安全防護(hù)措施，對(duì)涉密的體育檔案信息一律不得上外網(wǎng)，以確保體育檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn).

體育檔案是體育工作實(shí)踐的原始記錄.規(guī)范的體育檔案管理可以充分發(fā)揮體育檔案在體育教學(xué)、體育科研和體育管理工作的潛在價(jià)值，推動(dòng)高校體育工作積極、健康的向前發(fā)展.

參考文獻(xiàn)：

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