試析職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)

　?。ê幽贤颇寐殬I(yè)學(xué)院，河南 洛陽(yáng)471023）
　　摘要：職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，從國(guó)家和職業(yè)教育發(fā)展的高度看待和探究職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)，從前端控制、全程管理、后續(xù)管理、檔案安全、檔案資源整合、其他資源整合等方面入手，全面提升職業(yè)院校檔案資源的價(jià)值和服務(wù)合力。
　　關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；檔案資源體系；檔案資源整合
　　職業(yè)院校檔案資源體系，從狹義講，即指由包含職業(yè)院校各項(xiàng)工作信息的檔案載體及其衍生體共同形成的檔案資源體系；從廣義講，還應(yīng)包括職業(yè)院校檔案工作所擁有的人力資源、經(jīng)費(fèi)資源、環(huán)境資源、物質(zhì)資源、管理資源等。職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)可分三個(gè)層次，微觀的是個(gè)體職業(yè)院校的檔案資源體系建設(shè)；中觀的是個(gè)體職業(yè)院校檔案資源融入的地域性檔案資源體系建設(shè)和地域性院校檔案資源體系建設(shè)；宏觀的是全國(guó)檔案資源體系建設(shè)、全國(guó)職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)等。筆者認(rèn)為，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)必須在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，以發(fā)展和大格局的眼光全面推進(jìn)，即在建設(shè)好每個(gè)職業(yè)院校的檔案資源體系的基礎(chǔ)上，融入到更高、更廣范疇的檔案資源體系建設(shè)中，最終形成為國(guó)家和地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化發(fā)展服務(wù)的檔案價(jià)值合力。
　　一、從前端控制看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)
　　根據(jù)文件生命周期理論，中外檔案學(xué)家提出了“前端控制”的理念，要求檔案部門及其人員應(yīng)對(duì)文件從形成源頭進(jìn)行控制，以保證文件管理的質(zhì)量，并使文件管理階段的成果為后續(xù)檔案管理所利用，對(duì)文件/檔案實(shí)施一體化管理。［1］
　　從國(guó)家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度出發(fā)，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)前端控制工作可具體化為：制定職業(yè)院校資源有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和規(guī)范；安排穩(wěn)定的檔案資源體系建設(shè)的資金來(lái)源及其制度；制定檔案資源體系建設(shè)的備份方案和應(yīng)急預(yù)案制度體系；督促職業(yè)院校檔案館（室）深入貫徹《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和國(guó)家有關(guān)部門制定的專業(yè)專門檔案管理規(guī)范，健全檔案歸檔制度，完善歸檔范圍，落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理原則，確保職業(yè)院校檔案資源在分類、載體上的完整齊備；建立、完善、監(jiān)督、執(zhí)行國(guó)家職業(yè)院校檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)體系；建立健全國(guó)家職業(yè)檔案工作評(píng)價(jià)體系。
　　二、從全程管理看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)
　　職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的全程管理是指伴隨著文件/檔案生命周期開展的一切檔案資源保障管理活動(dòng)，即將文件/檔案形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管、備份、銷毀等各個(gè)工作環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，按照國(guó)際和國(guó)家及地方和專業(yè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行持續(xù)的業(yè)務(wù)流程重組，并將保障文件/檔案本質(zhì)的需求融入到業(yè)務(wù)流程中，使其融合生成。在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，及時(shí)將文件歸檔并及時(shí)呈轉(zhuǎn)更高層次保管機(jī)構(gòu)，參與國(guó)家檔案資源共享體系。具體工作包括有：對(duì)檔案資源載體的物理保護(hù)和信息保護(hù)及其方案的制定與調(diào)整；檔案資源接收、征集、編研、整合、信息檢索等方面的制度及執(zhí)行；檔案資源維護(hù)人員、設(shè)備設(shè)施、技術(shù)培訓(xùn)等方面的制度與執(zhí)行等。
　　從國(guó)家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度看，全程管理就是：制定檔案資源體系建設(shè)的有關(guān)法規(guī)和制度并監(jiān)督執(zhí)行；開展館員培訓(xùn)教材的編訂和培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)施；編制執(zhí)行國(guó)家職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的計(jì)劃、制度、管理辦法并監(jiān)督完善等。
　　三、從后續(xù)管理看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)
　　職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的后續(xù)管理，從職業(yè)院校檔案館（室）視角看，就是指職業(yè)院校各業(yè)務(wù)部門和文書部門將現(xiàn)行業(yè)務(wù)辦理完畢，將具有保存價(jià)值的文件按照檔案管理的需求進(jìn)行整理、鑒定和編目，移交給職業(yè)院校的檔案館（室）進(jìn)行集中保管，由檔案館（室）對(duì)歸檔后文件實(shí)施的管理。具體的工作包括檔案的補(bǔ)充管理、后續(xù)鑒定和檢索體系的完善等工作。
　　從國(guó)家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度看，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的后續(xù)管理包括以下內(nèi)容：特定檔案資源的呈繳、備份管理；電子文件中心的建設(shè)與管理；地域性檔案資源體系的建設(shè)管理等。
　　四、從后期監(jiān)督看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)
　　不論從個(gè)體的職業(yè)院校，還是從國(guó)家檔案管理和職業(yè)教育管理的角度看，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)都需要進(jìn)行后期監(jiān)督，具體包括：檔案資源體系建設(shè)活動(dòng)的評(píng)估；館員技術(shù)水平的評(píng)估；經(jīng)費(fèi)財(cái)政結(jié)算；檔案資源體系建設(shè)活動(dòng)的總結(jié)、報(bào)告；制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的完善；檔案資源體系建設(shè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、方法、模式的參考性提供等。
　　五、從檔案安全看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)
　　館藏建設(shè)是檔案館事業(yè)發(fā)展的永恒主題，沒(méi)有豐富的館藏資源，檔案館的公共服務(wù)功能也就無(wú)從說(shuō)起。［2］職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)在社會(huì)信息化和信息社會(huì)化的發(fā)展進(jìn)程中，由于受到法規(guī)和制度不健全、檔案實(shí)體保管環(huán)境跟不上時(shí)代發(fā)展，以及信息技術(shù)的自身弱點(diǎn)等影響，其真實(shí)性、完整性、可靠性及長(zhǎng)期可續(xù)性受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)。［3］更不用說(shuō)職業(yè)院校檔案館（室）館員隊(duì)伍建設(shè)跟不上事業(yè)發(fā)展的要求。［4］這些都表明，職業(yè)院校檔案資源的安全受到著一定威脅。
　　職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的檔案信息安全問(wèn)題主要依賴于檔案信息安全體系的建設(shè)，具體來(lái)講就是要從四個(gè)方面來(lái)做好相關(guān)工作：建立和堅(jiān)持全面、科學(xué)、發(fā)展的檔案資源安全觀，確立檔案資源安全的思想基礎(chǔ)；針對(duì)檔案資源安全的新情況、新變化和新特點(diǎn)，制定檔案資源安全戰(zhàn)略和規(guī)劃，完善檔案資源安全策略機(jī)制；促進(jìn)傳統(tǒng)安全技術(shù)和現(xiàn)代安全技術(shù)相互補(bǔ)充、相互結(jié)合，應(yīng)用先進(jìn)的安全科學(xué)技術(shù)，從不同層次、不同角度構(gòu)筑檔案資源的安全屏障；樹立現(xiàn)代人才觀念，堅(jiān)持依法治教，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、分層次、分類型、多形式、多途徑地開展檔案資源安全人才的培養(yǎng)和教育，建立檔案資源安全的人才保障基礎(chǔ)。［5］
　　六、從檔案資源整合看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)
　　職業(yè)院校檔案資源整合的目標(biāo)是結(jié)構(gòu)合理和配置優(yōu)化。結(jié)構(gòu)合理指的是職業(yè)院校檔案館（室）的收藏結(jié)構(gòu)，尤其是職業(yè)院校整體、區(qū)域職業(yè)院校、專業(yè)職業(yè)院校、地域檔案資源體系及至國(guó)家檔案資源體系的館藏結(jié)構(gòu)要合理。配置優(yōu)化：一是指職業(yè)院校檔案館（室）的合理布局及相關(guān)館（室）接受范圍的統(tǒng)籌規(guī)劃，合理調(diào)整，多種檔案保管機(jī)構(gòu)的合理布局；二是要進(jìn)一步健全完善和嚴(yán)格執(zhí)行各職業(yè)院校內(nèi)部歸檔制度；三是要確保各職業(yè)院校的檔案資源按期保質(zhì)保量地向上級(jí)檔案館移交；四是要強(qiáng)化數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在館（室）際互聯(lián)和檔案信息多元組合的基礎(chǔ)上，推進(jìn)職業(yè)院校檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)，逐步融入國(guó)家檔案資源體系之中。
　　整合職業(yè)院校檔案資源，要堅(jiān)持職能決定原則、地域性原則、公共性原則、系統(tǒng)性原則和突出特色原則。［6］通過(guò)這些原則的貫徹執(zhí)行，提高職業(yè)院校檔案資源整合和檔案資源體系建設(shè)的科學(xué)性。
　　在實(shí)踐中，要通過(guò)機(jī)制和制度創(chuàng)新，把有價(jià)值的職業(yè)教育的檔案接收進(jìn)館（室），為地域、專業(yè)及國(guó)家檔案資源的優(yōu)化組合提供基礎(chǔ)。各級(jí)職業(yè)教育管理部門和各職業(yè)院校要積極爭(zhēng)取各方面對(duì)職業(yè)院校檔案資源整合工作的支持，理順各種關(guān)系，整合好本館（室）檔案資源、同一系統(tǒng)館（室）檔案資源、同一地區(qū)檔案資源等，促進(jìn)檔案資源配置的更加科學(xué)合理，為全面實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。
　　在工作中，我們還要注重職業(yè)院校檔案資源的呈繳、移交、異地、異質(zhì)多方面的備份工作，抓好電子文件中心的建設(shè)，促進(jìn)重點(diǎn)檔案的搶救保護(hù)工作。
　　七、從相關(guān)資源整合看職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)
　　1.整合人力資源。人力資源是職業(yè)院校檔案事業(yè)生存發(fā)展的重要條件，并在一定的時(shí)候起到?jīng)Q定性的作用。檔案工作或是檔案資源體系建設(shè)工作歸根結(jié)底還要有館員來(lái)完成。整合職業(yè)院校檔案人力資源，一是要引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，二是引進(jìn)流動(dòng)機(jī)制，三是要有職業(yè)教育和全國(guó)或區(qū)域檔案人力資源的交流配置機(jī)制。
　　2.整合經(jīng)費(fèi)資源。職業(yè)院校檔案工作和檔案資源體系建設(shè)離不開經(jīng)費(fèi)支持。整合經(jīng)費(fèi)資源就是要擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)來(lái)源，把不同渠道的經(jīng)費(fèi)融合在一起，形成一種合力，推動(dòng)職業(yè)院校檔案工作的發(fā)展。對(duì)于職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)來(lái)說(shuō)，就是一要爭(zhēng)取國(guó)家檔案管理部門、職業(yè)教育管理部門和各職業(yè)院校的長(zhǎng)期穩(wěn)定的經(jīng)費(fèi)保障，二要積極爭(zhēng)取社會(huì)捐贈(zèng)和資助，三是要自主經(jīng)營(yíng)積累一些經(jīng)費(fèi)。
　　3.整合環(huán)境資源。改變職業(yè)院校檔案館（室）周圍環(huán)境中的不和諧之處，營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境氛圍，更好地體現(xiàn)檔案館（室）的特征。
　　4.整合物質(zhì)資源。一是要開展全國(guó)性或地域性的職業(yè)院校檔案館（室）的系統(tǒng)調(diào)查和評(píng)估，摸清家底，明確達(dá)標(biāo)要求，健全開放和服務(wù)功能。二是要改善職業(yè)院校檔案館（室）的地區(qū)分布，加大扶持西部地區(qū)職業(yè)院校檔案館（室）的建設(shè)，促進(jìn)西部職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)。
　　5.整合管理資源。就是在信息時(shí)代，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)遇到了巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，正確的管理可以促進(jìn)職業(yè)院校檔案資源體系的建設(shè)。我們要根據(jù)自身的特點(diǎn)，創(chuàng)建和完善有中國(guó)和專業(yè)或地域特色的職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)的管理模式，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)的獨(dú)特貢獻(xiàn)。
　　綜上所述，職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要我們從國(guó)家檔案管理、職業(yè)教育管理及職業(yè)院校的檔案資源體系等多層面加以研究、探索和實(shí)踐。職業(yè)院校檔案資源體系建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。
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