淺談如何提升項(xiàng)目管理綜合效益

　　摘要：如何提升項(xiàng)目管理的綜合效益，是建設(shè)工程項(xiàng)目一切管理活動的核心指向，項(xiàng)目管理各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的最終收效，會集中體現(xiàn)在項(xiàng)目綜合效益上。項(xiàng)目管理綜合效益提升的可控渠道，主要分解為對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控，本文從項(xiàng)目管理執(zhí)行能力、IT服務(wù)企業(yè)項(xiàng)目管理框架，項(xiàng)目執(zhí)行透明化管理、組建企業(yè)項(xiàng)目管理體系，管理層與決策層的組織級能力建設(shè)幾個角度分析論述。
　　關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理　綜合效益　項(xiàng)目執(zhí)行能力
　　中圖分類號：TU2　文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A　文章編號：1672-3791(2012)01(b)-0171-02
　　項(xiàng)目管理自身就是一個綜合性的分工合作協(xié)調(diào)管理的系統(tǒng)工程。包含人、財(cái)、物、時間諸多因素，各個環(huán)節(jié)的管理效果最終均能反映在整體工程的效益上。通過對建設(shè)工程的組織實(shí)施過程分析，主要從如下幾個方面總結(jié)了項(xiàng)目管理效益提升的關(guān)注環(huán)節(jié)。
　　1　有效提升項(xiàng)目管理執(zhí)行能力
　　項(xiàng)目管理執(zhí)行能力，是一個較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。按照系統(tǒng)工程理論，包括：方法和規(guī)程(Method and procedure)，是項(xiàng)目管理能力的最主要體現(xiàn)。采用的工具(如項(xiàng)目管理軟件)、人員能力(如項(xiàng)目經(jīng)理、組織級項(xiàng)目管理人員)，是重要的補(bǔ)充。同時，環(huán)境的影響對于項(xiàng)目管理的績效也很重要。外部環(huán)境(External Environment)最主要的表現(xiàn)在客戶的成熟度，會極大的影響項(xiàng)目管理的實(shí)施方法。內(nèi)部環(huán)境(EnterpriseEnvironment)包括企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)劃分、激勵考核、項(xiàng)目管理文化等，這些要素對于企業(yè)項(xiàng)目管理的成效的影響是巨大的。
　　項(xiàng)目管理能力的提升需要考慮以下的要素。
　　(1)適應(yīng)外部環(huán)境：外部環(huán)境是指項(xiàng)目經(jīng)理面臨的客戶環(huán)境。客戶環(huán)境往往是很難改變的，因此需要根據(jù)客戶環(huán)境的特點(diǎn)，來調(diào)整自己的項(xiàng)目管理方式方法。
　　(2)營造內(nèi)部環(huán)境：內(nèi)部環(huán)境包括企業(yè)的項(xiàng)目管理和組織級管理的結(jié)構(gòu)、職責(zé)劃分、激勵考核、項(xiàng)目管理文化。內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)，對于順利提升項(xiàng)目管理能力至關(guān)重要。重點(diǎn)建設(shè)三要素，企業(yè)項(xiàng)目管理能力的三要素是：方法一人一工具，具體表述如下。
　　①方法和體系流程：方法和體系流程，是項(xiàng)目管理能力的主要承載，是提升項(xiàng)目管理績效的關(guān)鍵所在。
　　②組織與人員：沒有好的組織與人員，任何方法體系、工具的優(yōu)勢都無法發(fā)揮。
　?、圮浖肮ぞ撸很浖凸ぞ?，尤其是項(xiàng)目管理軟件，將固化和自動化企業(yè)的項(xiàng)目管理方法和體系流程，提升整體管理效率。
　　2　IT服務(wù)企業(yè)項(xiàng)目管理框架
　　對于企業(yè)來說項(xiàng)目管理包括三個層次，項(xiàng)目執(zhí)行層、組織管理層、決策層。
　　在項(xiàng)目執(zhí)行層次，首要的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施的透明化。
　　在組織管理層次，要建立企業(yè)的項(xiàng)目管理能力，即組建企業(yè)項(xiàng)目管理體系。
　　在決策層次，要進(jìn)行組合管理和投資的決策。
　　通過以上三個層次的明確劃分，各環(huán)節(jié)的合理有效執(zhí)行，使整體項(xiàng)目在逐層依次可控的框架下運(yùn)行，才能保證項(xiàng)目綜合效益不會出現(xiàn)太大偏差。
　　3　執(zhí)行層：項(xiàng)目執(zhí)行透明化
　　項(xiàng)目執(zhí)行透明化，是任何組織改善項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。如果沒有項(xiàng)目實(shí)施的透明化，項(xiàng)目對于企業(yè)來講是“一團(tuán)迷霧”，那么無論企業(yè)組織級能力多強(qiáng)、有多少高水平的高層領(lǐng)導(dǎo)，都無能為力。因?yàn)槿绻恢酪痪€項(xiàng)目在做什么、進(jìn)展如何、有何問題，企業(yè)是無法針對性的來幫助項(xiàng)目經(jīng)理的。
　　4　組建企業(yè)項(xiàng)目管理體系
　　現(xiàn)階段作為IT服務(wù)行業(yè)的項(xiàng)目管理面對更多的的競爭和挑戰(zhàn)，IT業(yè)項(xiàng)目管理環(huán)境比很多傳統(tǒng)行業(yè)要嚴(yán)酷。比如說機(jī)電系統(tǒng)施工行業(yè)的項(xiàng)目管理，在方案提出、合同簽署、工程實(shí)施開始、范圍管理、變更管理諸多環(huán)節(jié)，要求是相當(dāng)?shù)囊?guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。這就需要企業(yè)建立一個資源豐富，系統(tǒng)全面的項(xiàng)目管理體系。
　　要提升企業(yè)的項(xiàng)目管理能力，建設(shè)項(xiàng)目管理體系至關(guān)重要。通過組建企業(yè)項(xiàng)目管理體系，企業(yè)可以嚴(yán)格控制一些容易出問題的環(huán)節(jié)，從而提升整體績效。分析一下最容易出問題的4大項(xiàng)目管理難點(diǎn)，我們就很容易看出，組織級項(xiàng)目管理是企業(yè)績效的關(guān)鍵所在。
　　(1)項(xiàng)目估算。
　　最有效的估算依據(jù)是企業(yè)過去的歷史數(shù)據(jù)。如果沒有企業(yè)級的估算依據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理只能“拍腦袋”，預(yù)算根本不會準(zhǔn)確。對于IT服務(wù)企業(yè)來說，項(xiàng)目估算是至關(guān)重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。一方面，項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)估算做成本預(yù)算、資源需求、進(jìn)度計(jì)劃。如果估算錯誤，那么這些計(jì)劃都是不符合實(shí)際的，項(xiàng)目經(jīng)理、公司管理層都在一個錯誤的計(jì)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作安排，其結(jié)果可想而知。另一方面，IT服務(wù)企業(yè)的項(xiàng)目報(bào)價(jià)，也是基于項(xiàng)目估算。根據(jù)項(xiàng)目估算的工作量和成本，打上公司要求的合理毛利率，最終得到基礎(chǔ)報(bào)價(jià)。如果估算錯誤，報(bào)價(jià)也是無稽之談了。而加強(qiáng)估算的準(zhǔn)確性，不能依靠項(xiàng)目經(jīng)理的個人能力，需要組織級總結(jié)歷史數(shù)據(jù)，并統(tǒng)一估算方法，提供項(xiàng)目經(jīng)理估算方法和估算依據(jù)，才能提高估算的準(zhǔn)確性。
　　(2)風(fēng)險(xiǎn)評估。
　　一線項(xiàng)目經(jīng)理限于能力和經(jīng)歷，未必能夠識別出一些潛在的重大風(fēng)險(xiǎn)，并且難以預(yù)測風(fēng)險(xiǎn)的影響。對于IT服務(wù)企業(yè)，“大項(xiàng)目”未必是好事——因?yàn)榇笮晚?xiàng)目所蘊(yùn)含的風(fēng)險(xiǎn)也是相當(dāng)大的，尤其在客戶成熟度不高的一些領(lǐng)域。因此，企業(yè)管理層需要幫助項(xiàng)目經(jīng)理來評估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對策略，比如：
　?、偻ㄟ^總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，提供組織級的“風(fēng)險(xiǎn)評估表”，幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面評估風(fēng)險(xiǎn)。
　?、诟鶕?jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，采用不同的管理流程。調(diào)度公司高級資源參與高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，以幫助項(xiàng)目經(jīng)理控制風(fēng)險(xiǎn)。
　　(3)范圍管理。
　　對于一線項(xiàng)目經(jīng)理來說，項(xiàng)目范圍的控制往往會出現(xiàn)矛盾。如果發(fā)生變更，拒絕變更，客戶滿意度將下降，但是能夠控制住利潤。但是如果接受變更，客戶滿意度保持住了，項(xiàng)目利潤卻受到損失。這種抉擇往往是項(xiàng)目經(jīng)理無法決定的。需要組織管理層的高度參與。
　　(4)質(zhì)量控制。
　　一線項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目實(shí)施過程中會遇到很大的壓力，從客戶來的進(jìn)度壓力，從公司來的成本壓力，從員工來的抱怨，等等。在壓力之下，項(xiàng)目經(jīng)理很容易偏離公司的質(zhì)量政策，而采取犧牲質(zhì)量的方式，達(dá)到壓縮進(jìn)度和成本的目的。比如原先計(jì)劃三輪測試，如果只作一輪，那么進(jìn)度和成本都有大幅改善。這種做法組織如果不控制，將會對客戶、對企業(yè)產(chǎn)生極大的危害。
　　5　管理層與決策層：建設(shè)組織級能力
　　企業(yè)的管理層與決策層，需要建設(shè)組織級能力。組織級項(xiàng)目管理能力與項(xiàng)目級管理能力都是企業(yè)必不可少的，兩者的互動和配合，往往決定了項(xiàng)目的績效。
　　(1)資源管理。
　　對于IT服務(wù)企業(yè)來說，資源管理水平直接影響到企業(yè)的利潤。如何更好的分配和協(xié)調(diào)資源，并使得資源利用最大化，是縈繞在企業(yè)管理者腦海的頭等大事。
　　從宏觀上，在項(xiàng)目估算環(huán)節(jié)，通過“資源計(jì)劃”工具，形成項(xiàng)目資源需求的預(yù)算。通過將企業(yè)資源池與項(xiàng)目資源需求的比較，企業(yè)管理層能夠了解資源何時缺乏、何時空閑，從而可以做出調(diào)整，化解資源風(fēng)險(xiǎn)，保持資源利用率。
　　從微觀上，制作多種方式的資源申請和分配流程，從而能夠清晰的看到每個資源在任何一段時間里面，在哪個項(xiàng)目中負(fù)責(zé)什么任務(wù)，并能夠記錄資源的技能信息和級別，從而為微觀上幫助經(jīng)理進(jìn)行資源的調(diào)派，免去了不斷打電話、召開會議協(xié)調(diào)資源之苦。
　　(2)方法過程。
　　好的IT服務(wù)企業(yè)，有統(tǒng)一的管控方法和流程。無論項(xiàng)目經(jīng)理來自何處，有什么樣的經(jīng)驗(yàn)，都能夠按照企業(yè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施控制。
　　組織實(shí)現(xiàn)管控過程功能定義，能夠幫助企業(yè)將項(xiàng)目控制的方法和過程固定下來。通過定義不同的崗位在不同的項(xiàng)目管控環(huán)節(jié)所承擔(dān)的項(xiàng)目管理工作，將整個項(xiàng)目管理體系固化，而項(xiàng)目的實(shí)施，就從項(xiàng)目經(jīng)理一個人的事情，變成整個企業(yè)的流程，保證了企業(yè)后臺各個崗位的參與，體現(xiàn)“組織級管理”的精髓。
　　(3)知識積累。
　　項(xiàng)目實(shí)施中，能否不斷積累知識和經(jīng)驗(yàn)，如項(xiàng)目的估算數(shù)據(jù)，能否不斷優(yōu)化，使得項(xiàng)目估算越來越準(zhǔn)確，是企業(yè)項(xiàng)目管理能力的重要體現(xiàn)。
　　建立“估算數(shù)據(jù)庫”，通過積累估算數(shù)據(jù)，提供給項(xiàng)目經(jīng)理企業(yè)級的估算依據(jù)，提升估算精確度。
　　同時通過“生命周期模板”的方式，記錄企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施的最佳實(shí)踐。項(xiàng)目經(jīng)理可以應(yīng)用企業(yè)同類項(xiàng)目的最佳實(shí)踐，獲得企業(yè)過去的經(jīng)驗(yàn)，提高項(xiàng)目的績效。
　　(4)經(jīng)營分析。
　　經(jīng)營分析是所有IT服務(wù)企業(yè)都高度重視的事情。要做好經(jīng)營分析，需要對項(xiàng)目進(jìn)行精確的成本估算、核算，以及收益和回款的跟蹤。
　　注意從粗到細(xì)的成本估算與核算方式。
　　(5)突發(fā)事件。
　　組織級項(xiàng)目管理的一個重要內(nèi)容就是，企業(yè)高層要幫助解決項(xiàng)目組難以解決的突發(fā)事件，如：風(fēng)險(xiǎn)、問題、事故、變更。然而現(xiàn)實(shí)是，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理提出這些問題之后，很多卻如同“石沉大海”，并沒有得到反饋和處理，項(xiàng)目經(jīng)理只好不了了之。而等最終問題爆發(fā)時，再解決已經(jīng)為時已晚。
　　因此，采用一種溝通機(jī)制“限時反饋”來解決這個問題。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理提出問題后，如果問題的負(fù)責(zé)人不能在限定的時間反饋，上一級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督，保證“限時反饋”機(jī)制能大幅改善企業(yè)與一線項(xiàng)目組溝通的效