論建筑施工企業(yè)工程檔案管理對策

　　摘要：建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，做好建筑工程檔案資料管理工作，須針對目前管理中存在的主要問題及其成因，研究制定管理對策，從管理本身的四個基本特征出發(fā)，抓住重點，強化管理，努力提高建筑施工企業(yè)檔案管理水平，為企業(yè)各項工作服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 工程檔案 管理對策
　　中圖分類號：F284 文獻標(biāo)識碼：A
　　文章編號：1004—4914（2012）06—269—02
　　建筑工程施工是一項服務(wù)當(dāng)代、惠及后代的重要事業(yè)。提高建筑工程質(zhì)量，對推動城市化建設(shè)步伐、改變城市面貌有著極為重要的意義。建筑施工企業(yè)工程檔案管理是工程建設(shè)的一個重要組成部分，是工程建設(shè)項目的歷史記錄，也是工程項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改建、擴建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。如何做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作已成當(dāng)務(wù)之急。
　　一、當(dāng)前建筑施工企業(yè)工程檔案管理中的主要問題及其成因
　　在工程建設(shè)過程中，及時收集工程檔案信息，準(zhǔn)確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理工程檔案，確保工程檔案的完整和系統(tǒng)，不僅是為在建工程做好當(dāng)前服務(wù)工作的需要，也是為工程項目投產(chǎn)者開展各項工作做好服務(wù)的需要。但是由于建筑施工企業(yè)在管理過程中受各種因素的影響，在工程檔案管理方面存在一些不可忽視的問題。
　　1.工程項目施工中對內(nèi)業(yè)資料重視不夠，歸檔不及時。其主要原因有；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位；三是一般項目部沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于各個崗位人員手中，工程后期人員陸續(xù)撤離后，留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員親筆簽字，但這些人員又很難隨時召來，拖延了資料整理時間，久而久之，勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當(dāng)造成檔案的損壞，從而影響了工程檔案的及時歸檔。
　　2.工程資料數(shù)量增多，質(zhì)量不佳。作為施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)包括施工前準(zhǔn)備階段的文件資料，施工過程形成的有關(guān)文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料。但從目前工程資料數(shù)量接收的范圍和內(nèi)容上分析，主要是不注重鑒定工作，忽視歸檔范圍，造成一些無保存價值的工程資料也進入檔案，濫竽充數(shù)，而一些有歸檔價值的工程總結(jié)、工程竣工驗收和結(jié)算等重要資料歸檔不全，影響了檔案的優(yōu)化管理和有效利用。
　　3.工程檔案資料缺乏真實性和有效性。有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數(shù)不夠，或因保管不慎丟失，在竣工移交時就時常以復(fù)印件代替，有的因項目負責(zé)人不在現(xiàn)場，一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等，工作人員隨意代簽，使形成的工程檔案資料真實性和法律效力大打折扣。
　　4.施工人員檔案意識淡薄。一般情況下，一項工程竣工驗收后，就交付給業(yè)主使用，短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題，施工企業(yè)也就認為大功告成，萬事大吉，隨即將有關(guān)施工檔案束之高閣，無人過問，錯過了收集整理的最佳時機，給工程檔案資料歸檔造成不可彌補的缺憾。在檔案的利用方面，對于施工企業(yè)來說工程檔案即使有一部分利用者，也只是借閱一些如竣工驗收證書、工程決算或竣工圖等少量資料，至于其它大部分工程檔案也就暫時擱淺，工程檔案資料在短期內(nèi)利用率就顯得比較低。因此，部分施工人員認為城建檔案館與建設(shè)單位是今后工程的使用、維修單位，需要歸檔保存完整的工程檔案資料，而我們是施工企業(yè)，再保存成套的工程檔案資料仿佛顯得多余。
　　二、做好建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作的對策
　　建筑施工企業(yè)檔案管理是一個復(fù)雜的過程，做好工程檔案管理工作，首先要考慮到管理本身的四個基本特征：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。因此，只有明確了檔案管理的基本特征和內(nèi)在涵義才能制定行之有效的管理對策。
　　1.要增強項目管理人員檔案意識，明確檔案管理人員職責(zé)。要向工程項目管理人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》，熟悉和掌握《建設(shè)工程檔案管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部90號令）等法規(guī)文件，使工程項目管理人員增強檔案管理意識和法律意識，明確檔案管理的職責(zé)，制定好檔案管理制度和各項工作標(biāo)準(zhǔn)，認真貫徹工程檔案管理工作的“三納入”（即納入工程施工程序、計劃管理和有關(guān)人員的崗位職責(zé)）和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交的“三同步”（即布置施工任務(wù)與布置工程檔案編制同步，工程施工進展與工程檔案形成積累同步，工程驗收交接與工程檔案交接同步），保證項目施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔有法可依，有章可循，職責(zé)明晰。
　　2.明確施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍。施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍主要包括：前期準(zhǔn)備階段的文件材料，如建設(shè)工程規(guī)劃許可證，工程開工審批表，施工前建設(shè)單位、設(shè)計單位與施工單位進行的施工圖紙會審核技術(shù)交底資料等；施工過程形成的文件材料，如各種原材料的匯總表及檢驗報告，設(shè)計變更、建設(shè)單位與施工單位的工程洽商記錄、工程定位測量記錄、隱蔽工程驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等；項目竣工驗收階段的文件材料，如竣工圖、竣工驗收報告、竣工驗收證書等。只有明確了施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍。嚴格按照歸檔范圍進行工程檔案的收集整理，才能保證工程檔案的完整性，為實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理奠定基礎(chǔ)。
　　3.確保工程檔案資料的真實性和有效性。在項目施工過程中，為確保形成文件材料的真實性、準(zhǔn)確性，必須明確法律責(zé)任，規(guī)定由責(zé)任人簽字的必須由責(zé)任人本人簽字，絕不允許代簽，確因特殊原因不能親筆簽字的，責(zé)任人必須出具委托授權(quán)書，由受托人代簽，授權(quán)委托書應(yīng)連同竣工文件一并歸檔保存，以提高檔案管理的嚴肅性和法律效力。在工程檔案形成過程中，確因失誤造成的文字表達或數(shù)據(jù)錯誤，要求責(zé)任人必須對其進行修改，并在修改處加蓋修改人印章，保證檔案資料的真實性和有效性。
　　4.重視工程資料形成過程的管理工作。在項目實施過程中，應(yīng)將檔案工作融入工程建設(shè)的整個過程，對工程檔案的管理，項目部除開展自查外。集團公司職能部門應(yīng)定期、不定期結(jié)合工程質(zhì)量、工程進度、安全檢查、文明工地考核、貫標(biāo)等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進行跟蹤檢查，針對檢查出的問題，要求限期整改。除此之外，還應(yīng)注意做好歸檔文件材料的成套性、系統(tǒng)性整理工作，要求竣工文件材料以工程標(biāo)段、項目幢號為單位進行收集、整理、歸檔。為了提高檔案管理的時效性，還必須制定保證金制度，要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內(nèi)向有關(guān)檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料，待工程檔案資料如數(shù)移交完畢后，再撥付施工單位的保證金。
　　5.嚴格竣工檔案的審核工作。工程項目竣工驗收后，各施工項目部根據(jù)集團公司工程檔案收交范圍和內(nèi)容，將工程前期準(zhǔn)備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進行整理，送交集團公司有關(guān)職能部門進行審查。職能部門根據(jù)歸檔范圍和內(nèi)容進行認真對照審核，主要圍繞以下內(nèi)容進行重點審核：工程檔案移交是否齊全、完整，分類是否科學(xué)、系統(tǒng)；工程檔案的內(nèi)容是否真實，能否準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況；工程檔案的立卷是否符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)；竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等是否符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面是否整潔、蓋有竣工圖章；文件的形成、來源是否符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)是否完備；文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)漏、缺部分，應(yīng)立即要求補缺補漏。
　　建設(shè)工程檔案是企業(yè)的寶貴財產(chǎn)，是建筑施工企業(yè)的真實記錄，是工程建設(shè)者辛勤汗水和智慧的結(jié)晶。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)的發(fā)展，為社會積累更多的財富。建筑施工企業(yè)必須充分認識工程檔案管理的重要性。工程施工單位和相關(guān)人員要時刻牢記所肩負的使命，本著“對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的宗旨，做好工程建設(shè)項目檔案管理工作，為企業(yè)的生存與發(fā)展保駕護航。
　　（作者單位：中鐵二十局集團有限公司陜西西安710016）
　?。ㄘ?zé)編：陳博