醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理初探

楊洋

（哈爾濱市第四醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理初探

楊洋

（哈爾濱市第四醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

21世紀是信息與高科技結(jié)合應(yīng)用發(fā)展的時代，醫(yī)院檔案向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢。本文就醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化問題進行了探討，分析了其對醫(yī)院檔案管理工作的影響及其構(gòu)建內(nèi)容和方式。

醫(yī)院；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化

醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分，信息資源做為醫(yī)院最為寶貴的一大資源，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。一般醫(yī)院為了更好地利用醫(yī)學信息資源，都會對醫(yī)院分散、龐雜的信息資源進行收集、加工處理，使其能更方便地為全院醫(yī)護人員利用，充分發(fā)揮其價值。但隨著我國社會主義事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案包括文書檔案、人事檔案和病案等管理部門傳統(tǒng)的工作模式和方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。因此，醫(yī)院檔案信息資料管理應(yīng)從封閉式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，實行計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，才能真實體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價值，更好的為醫(yī)院的醫(yī)、護、教、研和管理服務(wù)，更好的為其他需要醫(yī)院檔案的領(lǐng)域服務(wù)。

1 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院檔案工作的影響

1.1 檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務(wù)和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。

1.2 檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

1.3 檔案服務(wù)多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對象的擴大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實現(xiàn)了信息資源的共享,通過計算機管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù),服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時間,提高了利用效率。

1.4 檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經(jīng)驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而,在知識經(jīng)濟時代,為了適應(yīng)全新的計算機網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

2 醫(yī)院檔案實行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容

2.1 文書處理過程和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進行，由擬稿人將稿件輸入計算機-辦公室審核-簽發(fā)人簽發(fā)-辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)-信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

2.2 病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術(shù)、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

2.3 人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

3 檔案管理實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫(yī)院檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。

3.2 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)

網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)?？紤]到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主,在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時應(yīng)選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡(luò),但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點,富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。

建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因為局域網(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨立性強，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。

3.3 人員素質(zhì)的提高是必備條件

計算機技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡(luò)知識及運用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓(xùn)，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計算機技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。

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