談信息時(shí)代高校檔案信息化管理工作的探索與實(shí)踐

王翠華

（1、湖北工業(yè)大學(xué)，湖北 武漢 430068；2、廣東水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510635）

1 目前高校檔案管理的普遍狀況

1.1 高校檔案管理存在的問題

高校檔案的管理和利用不同于以往各類學(xué)校檔案的管理，他是以信息化為依托的，以分享資源為目標(biāo)的，以提高教學(xué)服務(wù)質(zhì)量為要求的檔案管理。作為教學(xué)的第一手資料的高校檔案，自然就是高校教學(xué)當(dāng)中的重中之重，但是它的功能往往是被忽視的。目前大多數(shù)高校仍然是用傳統(tǒng)的方式來管理自己的檔案，僅僅是儲(chǔ)存保管，并沒有將它們的信息服務(wù)功能開發(fā)出來。其中最為重要的一點(diǎn)就是檔案的信息化程度偏低。特別是在教學(xué)檔案的信息化管理當(dāng)中，經(jīng)常將涉及多專業(yè)的檔案沒有進(jìn)行整體的信息化規(guī)劃，經(jīng)常出現(xiàn)收存的檔案不能夠積極地被開發(fā)和利用而被束之高閣，就使其會(huì)失去檔案自身的價(jià)值。

1.2 在檔案信息化管理中的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

隨著近年來經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。更多的檔案是在電子計(jì)算機(jī)中生成并儲(chǔ)存的。在高校檔案的管理中，如何使得機(jī)讀形式的檔案更具有系統(tǒng)性、價(jià)值性、讓廣大師生獲得更為完善的服務(wù)，是目前高校檔案信息化趨勢(shì)當(dāng)中我們應(yīng)當(dāng)面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)之一。其次是檔案在信息化過程當(dāng)中必須面臨的安全化的問題。在高校檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)候，必然會(huì)面臨著巨大的安全挑戰(zhàn)。在開發(fā)當(dāng)中必須將各種類別的系統(tǒng)和資料加以整合，這樣來說就必須利用新的思路去進(jìn)行開發(fā)和創(chuàng)新。但是在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在的缺陷有很多，加上沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能就面臨著巨大大挑戰(zhàn)。

2 促進(jìn)高校檔案管理信息化程度，提高檔案利用效率

2.1 促進(jìn)檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)遵循的原則

規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

效益性原則：檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典“，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化。

2.2 逐步建立高校檔案管理信息化系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，總的來說就是在實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供的一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來，方便廣大師生對(duì)于各種資源的利用。

2.2.1 在檔案管理的技術(shù)流程上來講

我們首先應(yīng)當(dāng)做的就是建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案，其次是改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；然后是依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；最后應(yīng)當(dāng)注意的是在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

2.2.2 高等院校檔案信息化管理的獨(dú)特建設(shè)

在高等院校檔案的信息化進(jìn)行當(dāng)中，一定不能忽視的是高校的傳統(tǒng)精華和改革的發(fā)展性。首先選擇的是在充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)要進(jìn)行創(chuàng)新的是對(duì)于傳統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行多媒體化改革。對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。同時(shí)不能忽視的改革是對(duì)于各種類型的電子檔案進(jìn)行分類處理。對(duì)于歸檔的檔案要在經(jīng)過鑒定分析和更新之后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息處理電子化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

2.3 以人為本，通過提高檔案工作者的素質(zhì)來提高檔案管理信息化水平

檔案工作人員在高校檔案信息化改革當(dāng)中具有舉足輕重的地位。他們的創(chuàng)新精神，管理理念影響著整個(gè)高校檔案管理的效率和特點(diǎn)?，F(xiàn)階段很多高等院校缺少專門的檔案管理人員，管理水平較低。我們應(yīng)當(dāng)充分重視高校檔案管理科的創(chuàng)建，積極引進(jìn)新的技術(shù)和理念，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者，加快檔案技術(shù)人員隊(duì)伍的建設(shè)。

2.3.1 培養(yǎng)高校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)

高校檔案管理工作者首先應(yīng)當(dāng)具備一定的語言文字能力以及科學(xué)文化素養(yǎng)。高校檔案管理不同于企業(yè)檔案的管理。其檔案資料具有多樣性，多學(xué)科性等特點(diǎn)。只有站在對(duì)于各種知識(shí)有所了解的前提下，根據(jù)自身的語言能力，才能簡(jiǎn)明扼要的對(duì)于各種檔案進(jìn)行分析和歸類，才能首先在入庫(kù)的過程當(dāng)中做到“去其糟粕取其精華”的效果。然后工作人員的管理能力和分析能力也是要進(jìn)行培養(yǎng)的。高校檔案管理的目標(biāo)是提高各種信息資源的利用率，所以在面臨較為龐大的信息檔案資料的時(shí)候，檔案人員必須具備檔案的分析，檢索，篩選的能力才能打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

2.3.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者的途徑

2.3.2.1 應(yīng)當(dāng)在重視檔案管理工作的同時(shí)，重視檔案管理工作人員。

在高校信息化管理當(dāng)中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，往往要付出很大的腦力勞動(dòng)，所以一定要增強(qiáng)他們的責(zé)任感，充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，否則如果他們的積極性不高，在疲憊的狀態(tài)之下，可能會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行和更新的停滯，甚至還有安全的隱患。所以作為領(lǐng)導(dǎo)者，和他們進(jìn)行積極的溝通和交流是必須的，讓他們意識(shí)到自己責(zé)任的同時(shí)，也一定要讓他們感覺得到自己在整個(gè)教學(xué)管理工作系統(tǒng)中的重要性。

2.3.2.2 不斷進(jìn)行新的學(xué)習(xí)，全面提高檔案管理工作者的水平

在進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的時(shí)候，一定要提高培訓(xùn)的標(biāo)準(zhǔn)化程度。以自己學(xué)校檔案管理信息化的目標(biāo)和原則為要求，嚴(yán)格制造培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)，以便于在之后的工作中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作。在培訓(xùn)的內(nèi)容上來看，要對(duì)檔案管理者進(jìn)行不斷的知識(shí)文化培訓(xùn)，包括最新的學(xué)術(shù)、科學(xué)、技術(shù)、管理理念的培訓(xùn)，讓他們始終走在時(shí)代的前列。

結(jié)束語

高校檔案信息化管理工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。它能夠反映出一個(gè)學(xué)校的整體教學(xué)教育水平。高校如果在信息化的前提下對(duì)于檔案資源進(jìn)行了充分高效的利用，有助于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高，對(duì)于更好的服務(wù)于廣大教師學(xué)生互動(dòng)學(xué)習(xí)，有著巨大的促進(jìn)作用。相信以后檔案信息化管理工作會(huì)越做越好，對(duì)于高校的發(fā)展的貢獻(xiàn)越來越大。

[1]黃金蓮.關(guān)于提高新建本科院校評(píng)估檔案質(zhì)量的思考[J].檔案，2006，(4)：42-43.

[2]彭群頤.信息化社會(huì)高校教學(xué)檔案建設(shè)研究[J].教育與職業(yè)，2008，(5)：189-191.