淺析電力企業(yè)檔案管理存在的問題與對策

婁一艇　伍險峰　王猛

【摘 要】檔案信息化建設(shè)與管理是新時期檔案工作的新要求，也是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)新課題。本文結(jié)合電力企業(yè)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)實(shí)際，提出了電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的對策。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；檔案；數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及企業(yè)信息化進(jìn)程的逐步深入，給檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，同時更賦予檔案管理巨大的發(fā)展機(jī)遇?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》明確提出了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的工作目標(biāo)和要求，可見：檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。隨著我國電力工業(yè)的飛速發(fā)展，電力檔案所包含的信息也越來越豐富，電力檔案的利用價值也越來越被社會所認(rèn)識。如何有效地管理并利用這一寶貴的信息資源，使之更好地服務(wù)于電力企業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究，成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

1.電力企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1對檔案管理的重視不夠，認(rèn)識不足

一些電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，卻忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。一方面企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，對檔案管理投入不足，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后；另一方面部分檔案管理工作人員自身不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致一些檔案資料的缺失，庫藏檔案資源較少，直接影響為企業(yè)發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持的能力。日常的查閱檔案、上級的各項(xiàng)檢查、精益化檢查都可以翻閱電子化檔案來實(shí)現(xiàn)，從而避免多次翻閱造成檔案損壞或者運(yùn)輸過程中原始資料的丟失。

1.2檔案管理制度不健全，管理不到位

一方面企業(yè)對檔案管理的理論研究和政策指導(dǎo)不足，部分電力企業(yè)沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，工作機(jī)構(gòu)不健全、職責(zé)分工不明確；另一方面企業(yè)可能已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是管理信息與檔案管理沒有有機(jī)結(jié)合，檔案管理制度尚不能滿足現(xiàn)實(shí)工作需要，沒有形成合力支持體系。通過客戶檔案電子化，則能加強(qiáng)客戶檔案收集各環(huán)節(jié)的督促檢查，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的即時檢查，做到客戶檔案標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3檔案管理信息化滯后，利用率較低

大多數(shù)電力企業(yè)配備了信息化檔案管理的設(shè)備，但管理檔案的計算機(jī)配置還比較落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新；部門企業(yè)信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)尚不健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。此外，由于種種原因的限制，導(dǎo)致檔案管理硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限，有的企業(yè)花費(fèi)了大量的成本來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)檢索，但是沒有實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)信息的資源共享，致使檔案信息資源不能得到充分開發(fā)和利用。

1.4檔案管理人員短缺，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，企業(yè)檔案管理人員相對短缺，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。部分檔案工作者學(xué)歷偏低，責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作理論知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)不足，業(yè)務(wù)水平低下。部分檔案管理員的待遇普遍不高，有些還常身兼數(shù)職，工作頻繁變動，完全無法全身心投入到檔案工作中。檔案管理人員中缺乏既懂信息技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能滿足檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。通過客戶檔案電子化，能在一定程度上減少人力物力的支出。例如我們可以坐在電腦前進(jìn)行調(diào)閱客戶檔案，開展專項(xiàng)檢查。像市局檢查可以在市局調(diào)閱資料，不需要跑到現(xiàn)場來查。而且加強(qiáng)平時檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時可以整改，避免發(fā)生上級一檢查，下面搞運(yùn)動式的整改。

2.電力企業(yè)檔案信息化管理的對策

2.1建立健全檔案信息管理機(jī)制

電力企業(yè)要穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，首先應(yīng)健全工作機(jī)構(gòu)，設(shè)立相應(yīng)崗位，配備人員，明確工作責(zé)任。同時應(yīng)建立健全以信息為中心的內(nèi)部檔案管理制度，建立規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)合的檔案管理規(guī)范，確保檔案信息管理有章可循、有法可依。此外，還應(yīng)建立科學(xué)化的檔案管理體系，按照集中統(tǒng)一、分級管理，信息化技術(shù)投入的方式，將不同種類、不同載體的檔案進(jìn)行歸類，完善企業(yè)的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化電力企業(yè)的檔案管理的全新發(fā)展。

2.2建設(shè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

以各項(xiàng)目主管部門為核心，檔案管理部門為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，建立各部門、直屬單位等組成的檔案專、兼職責(zé)任人。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，檔案管理部門應(yīng)和工程進(jìn)度同步進(jìn)行有效管理；并負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)相關(guān)部門文件資料的移交；各相關(guān)部門應(yīng)設(shè)一名兼職檔案員，并按照檔案“集中保管”的原則，對本部門資料進(jìn)行統(tǒng)一集中，及時移交檔案部門進(jìn)行歸檔。

2.3加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集的管理

電力檔案具有專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、通用性、更改性等特點(diǎn)。電力企業(yè)首先應(yīng)建立完整的數(shù)據(jù)資源庫，完善對信息化全過程的控制，同時應(yīng)對企業(yè)檔案實(shí)行動態(tài)管理，及時更新。此外，對同一項(xiàng)目所涉及的檔案，應(yīng)根據(jù)各部分權(quán)限及時錄入，相互約束，確保信息的完整性。

2.4完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)質(zhì)量控制

一方面要根據(jù)國家與行業(yè)頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，建立健全檔案分類規(guī)則、檔號編制規(guī)則、制定數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子文件管理規(guī)定；另一方面要加強(qiáng)檔案資料采集流程的管理，保證數(shù)據(jù)采集的原始性和完整性；最后要加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制提供掃描整理質(zhì)量、圖片編輯質(zhì)量、目錄整理質(zhì)量、審核校對關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提升電力企業(yè)檔案信息質(zhì)量。

2.5加強(qiáng)有效防控，確保網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全

在已建立的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺上，員工可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制，提高了檔案資料的使用效率。電子檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，如何做到網(wǎng)絡(luò)檔案的安全防控顯得尤為重要。首先應(yīng)實(shí)行內(nèi)部局域網(wǎng)和一切外網(wǎng)的物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩黄浯螌Ψ巧婷苡嬎銠C(jī)不應(yīng)使用涉密移動存儲介質(zhì)；與此同時相應(yīng)的計算機(jī)要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新；最后電子檔案庫房環(huán)境要符合要求的溫度、濕度標(biāo)準(zhǔn)，光盤檔案、磁盤檔案應(yīng)放置于防磁柜中，電子檔案出入庫時要加強(qiáng)檢驗(yàn)鑒定等。通過客戶檔案電子化，無論是從供電局效益還是從企業(yè)效益而言都是有雙重意義的，對于供電局而言能有效避免客戶紙質(zhì)檔案的損壞，丟失，避免了造成不必要的社會不良影響。對企業(yè)效益而言，通過電子化管理檔案工作，使?fàn)I業(yè)受理人員從繁雜的工作中解放出來，有更多精力用于優(yōu)化服務(wù)工作，從而更好地實(shí)現(xiàn)專業(yè)化服務(wù)。

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