輕松搞定工作分析

　　在人力資源管理中，有一項最為基礎(chǔ)、在各職能模塊運作時作用最為關(guān)鍵的工作，它就是工作分析?？梢哉f，你只要練好了這項內(nèi)功，就可以縱橫于人力資源管理的職場江湖：提到人才招聘時，你腦海里就可以浮現(xiàn)出擬招聘崗位的關(guān)鍵職責和勝任要求；組織員工培訓時，你就了解到此崗位具體的職責與任務(wù)是什么、大概的業(yè)務(wù)流程是哪些、關(guān)鍵的工作步驟是什么，因此你就知道要培訓哪些知識、專業(yè)技能、工作流程及方法工具；推進績效管理時，你就能明確此崗位的工作目標、崗位職責與涉及的作業(yè)流程是什么，同時也知道可以用哪些指標來衡量其工作產(chǎn)出，有哪些流程可以支撐指標的取數(shù)，從而再結(jié)合崗位所在部門的年度目標、工作規(guī)劃進行具體的指標設(shè)計、考核取數(shù)、結(jié)果應(yīng)用；進行薪酬設(shè)計時，它構(gòu)成建立企業(yè)薪酬等級結(jié)構(gòu)的第一步——崗位價值評價的源頭……
　　工作分析之所以如此重要，根本原因在于：管理是因事選人、育人、用人、留人，工作分析就是理清事。理事在前，管人在后，而理清事情則必須熟練掌握與運用工作分析的方法與技巧。一個崗位的工作分析，主要包括兩方面內(nèi)容：崗位工作職責描述與崗位的任職資格要求，其中崗位工作職責描述是因、是輸入，崗位任職資格是果、是輸出，這同樣也體現(xiàn)了因事選人的思想。那么，到底如何才能快速有效地做好具體崗位的工作分析呢?
　　
　　工作職責描述方法：“四角色法”
　　
　　崗位工作職責描述，一般采用“動詞＋名詞”或者“名詞＋動詞”的結(jié)構(gòu)來表示。其中，名詞就是工作事項的名稱；動詞的使用則有相應(yīng)的規(guī)定。所謂“四角色法”是指部門或者崗位在此項工作中扮演了四種角色，從低到高可分為：執(zhí)行者、推動者、思考者、決策者，每一種角色對應(yīng)不同的動詞(如表1)。
　　
　　通過“四角色法”，我們能清晰地描述出某個部門或某個崗位的某項工作職責。例如，人力資源部部門職責之一是制訂公司人力資源規(guī)劃，該部門各崗位在此項工作中的職責就是：人力資源總監(jiān)——制訂人力資源規(guī)劃(決策者)；人力資源經(jīng)理——起草人力資源規(guī)劃(思考者)；人力資源專員——參與人力資源規(guī)劃的制定(推動者)。
　　
　　三步描述出崗位工作職責
　　
　　因為崗位工作職責源于部門職責的矩陣分解，所以描述崗位工作職責之前就必須先描述出部門職責，然后再對部門職責進行崗位的矩陣分解，具體步驟如下：
　　
　　
　　1.羅列出部門所有的工作事項
　　這一步可以使用的方法有：頭腦風暴法，即召集部門所有成員對自己負責的各項工作進行羅列，然后形成記錄：資料分析法，即搜集公司過去及現(xiàn)在的部門職責、崗位說明書、年度工作計劃與總結(jié)、重點項目相關(guān)文件、部門內(nèi)外部客戶及客戶需求等資料，從中分析并羅列出部門的各項工作。
　　需要注意的是，在工作羅列時，盡可能按照“CPDCA模式”開展，以防工作事項遺漏。C指Customer，內(nèi)外部客戶及其需求；時旨Plan，計劃；D指Do，實施；C指Check，檢查：A指Action，改善。以培訓部的培訓管理這一職責為例，進行“CPDCA”羅列如下：
　　●搜集、分析公司內(nèi)部備部門及崗位與外部經(jīng)銷商的年度培訓需求，并制定年度培訓需求分析報告。
　　●依據(jù)培訓需求分析報告，結(jié)合公司及部門年度目標規(guī)劃、部門與崗位的職責，制定與分解公司年度培訓計劃。
　　●定期按照培訓計劃組織開展各項培訓，培訓后及時記錄、更新、維護培訓管理信息平臺。
　　●對階段性的培訓計劃履行情況以及重點培訓項目進行效果檢查，及時通報并提出改善意見。
　　●對年度培訓工作的成本、效果、質(zhì)量、完成率進行總結(jié)，并在下一年度進行改善。
　　
　　2.對所列工作事項進行分類分級的歸集
　　首先是進行分類。分類的依據(jù)是部門所有工作職責項涉及到的模塊、領(lǐng)域或者部門的運營模式，比如人力資源部門工作事項會涉及到招聘、培訓、績效、薪酬、員工關(guān)系等模塊。然后是對每個類別的工作進行分級。分級就是要評審相同模塊、領(lǐng)域內(nèi)各項工作之前的關(guān)系，如：并列是同級，包含是下級，遞進亦同級，因果可同級也可并入一級，為了避免分級過細，一般把工作職責分解為三級即可。如表2是一個集團化公司人力資源部運營模式下的分層分級的工作事項歸集。
　　
　　3.將部門的第三級職責分解到其所有崗位
　　分解的原則同樣要遵循“四角色法”，即每一項部門職責，在部門內(nèi)不同層級的崗位上所擔負的角色不同。以公司培訓部的培訓管理三級職責為例進行矩陣分解(如表3)。
　　
　　崗位的任職要求如何導(dǎo)出
　　
　　我們知道了崗位的工作職責，僅僅是理清事，即要做什么；而任職要求則是評估崗位成員能不能做的標準，當然怎么做則是工作的具體流程，包括各類規(guī)章制度、操作程序。下面簡單介紹一種基于能力素質(zhì)族的崗位任職要求描述的方法：
　　
　　1.掌握勝任素質(zhì)族
　　熟練掌握麥克里蘭的六大勝任素質(zhì)族：(1)成就與行動素質(zhì)族，素質(zhì)指標為信息搜集、主動性、成就導(dǎo)向、規(guī)范執(zhí)行、品質(zhì)與精確；(2)幫助與服務(wù)素質(zhì)族，素質(zhì)指標為人際理解、客戶服務(wù)導(dǎo)向；(3)影響素質(zhì)族，素質(zhì)指標為組織認知、關(guān)系建立、影響力；(4)管理素質(zhì)族，素質(zhì)指標為團隊領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)控目標、培養(yǎng)他人、團隊合作；(5)個人效能素質(zhì)族，素質(zhì)指標為自信、自我控制、彈性、組織承諾；(6)認知素質(zhì)族，素質(zhì)指標為專業(yè)知識、分析式思考、歸納式思考。并且要掌握每個指標的含義，具體的指標含義不在此贅述。
　　
　　2.理清崗位工作職責并匹配勝任素質(zhì)指標
　　根據(jù)崗位的工作職責，從六大素質(zhì)族里面摘取對應(yīng)的勝任素質(zhì)指標，以融資管理經(jīng)理(下轄融資主管與票據(jù)業(yè)務(wù)主管)崗位職責為例(如表4)。
　　如表4中所描述的，因為融資管理經(jīng)理需要帶領(lǐng)團隊、協(xié)助進出口部門控制交易風險，則直接快速地可以選出團隊領(lǐng)導(dǎo)、團隊合作的勝任素質(zhì)；融資渠道開拓所要求的銀企關(guān)系是需要本崗位具備良好的建立關(guān)系之能力；另因銀行利息、外匯等變化會給公司融資成本帶來較大的風險，所以其演繹推理能力要非常強；而進出口流程、外匯管理、銀行借貸流程、上市及證券交易則為其開展各項融資工作(進出口是風險控制)必備知識，當然本身此崗位屬于財務(wù)職群，所以財務(wù)管理知識是必備的。
　　需要注意的是，在實際崗位任職要求的推導(dǎo)過程中，我們有時還要考慮行業(yè)因素、企業(yè)文化因素，甚至是團隊或領(lǐng)導(dǎo)者工作風格因素，才能得出更加準確的崗位任職要