檔案利用分析

王鳳

摘要：在檔案工作中，檔案利用工作是核心環(huán)節(jié)。同時(shí)，也是檔案搜集、整理、鑒定、保管工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)過(guò)程。沒(méi)有檔案的利用也就沒(méi)有檔案和檔案工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。對(duì)檔案利用工作進(jìn)行具體的分析，能夠反映檔案基礎(chǔ)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的情況，同時(shí)為下一步利用者的利用方向提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；編史修志；網(wǎng)絡(luò)檔案；

現(xiàn)在，我國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的查閱條件和環(huán)境基本上是：查閱室一般都在15－150平方米之間，查閱方式是電腦和簿式目錄相結(jié)合的檢索方式和單純簿式目錄檢索的方式。查閱主要是調(diào)卷，看檔案原件。檔案縮微膠片和檔案掃描件的使用還未規(guī)?；苯与娔X檢索、利用掃描件的方式目前還沒(méi)實(shí)現(xiàn)。雖然各檔案館館藏結(jié)構(gòu)、檔案的數(shù)量、完整性、查檔的硬件設(shè)施等不同，查全率也不盡相同，查檔的側(cè)重面也會(huì)隨時(shí)間的改變而改變，但社會(huì)的永遠(yuǎn)需求卻是不變的，這就要求保管的檔案盡可能完整全面。

一、具體步驟。

現(xiàn)以某省檔案館兩個(gè)年度的檔案查閱情況為例，從編史修志、學(xué)術(shù)研究、工作查考、個(gè)人待遇、其他幾個(gè)方面進(jìn)行檔案利用分析，把分析結(jié)果反饋到文書(shū)工作和檔案的收集、整理、鑒定部門，把社會(huì)的利用需求告訴我們的工作人員，讓他們?cè)诠ぷ髦校瑫r(shí)刻想著查檔的側(cè)重面是會(huì)隨時(shí)間的改變而改變，從而更好地做好基礎(chǔ)工作。

兩年利用的基本情況是：2003 年度利用單位370個(gè)，利用檔案、資料3759卷/冊(cè)，利用622人次。2007年度利用單位512個(gè)，利用檔案、資料5482卷/冊(cè)，利用834人次。

1、編史修志。編史修志2003年利用單位80個(gè)占全年利用率的21%。利用檔案、資料1366卷/冊(cè)占全年利用率的36%，利用檔案人次179，占全年利用率的28%，查到率96%。2007年利用單位112個(gè)，占全年利用率的21%，利用檔案、資料2018 卷/冊(cè)占全年利用率的36%，利用檔案219人次，占全年利用率的26%，查到率97%。

2、工作查考。利用情況是2003 年利用單位89個(gè)，占全年利用率的25%。利用檔案、資料435 卷/冊(cè)占全年利用率的11%，利用檔案人次104 占全年利用率的16%。查到率75%。2007 年利用單位84個(gè)占全年利用率的16%，利用檔案、資料462 卷/冊(cè)占全年利用率的8%，利用檔案117人次，占全年利用率的14%，查到率78%。

3、學(xué)術(shù)研究。2003年利用單位85個(gè)，占全年利用率的22%，利用檔案、資料1495 卷/冊(cè)，占全年利用率的39%，利用檔案人次205占全年利用率的32%。查到率97%。2007年利用單位117個(gè)占全年利用率的34%，利用檔案、資料2364 卷/冊(cè)占全年利用率的43%，利用檔案257人次，占全年利用率的30%，查到率97%。

4、個(gè)人待遇。2003年利用單位102個(gè)占全年利用率的27%。利用檔案、資料404卷/冊(cè)占全年利用率的10%，利用檔案人次114占全年利用率的18%。查到率45%。2007年利用單位177個(gè)占全年利用率的34%，利用檔案、資料544 卷/冊(cè)占全年利用率的10%，利用檔案人次200，占全年利用率的24%。查到率45%。

5、其他。利用情況是2003年利用單位15 個(gè)，占全年利用率的4%。利用檔案，資料59卷/冊(cè)占全年利用率的2%，利用檔案人次20占全年利用率的3%，2007 年利用單位22 個(gè)占全年利用率的4%，利用檔案，資料94 卷/冊(cè)占全年利用率的2%，利用檔案41人次，占全年利用率的5%。

編史修志是檔案利用的重中之重，不僅利用人次多，而且利用檔案、資料數(shù)量也多。但是，編史修志在檔案利用中的百分比有下降的趨勢(shì)，并不是編史修志的數(shù)量在減少，而是其他利用檔案的數(shù)量在增加。近年來(lái)的趨勢(shì)是以組織、單位編史的逐漸減少，而個(gè)人編史、個(gè)人文集和續(xù)寫(xiě)家譜、家人傳記的卻在不斷增加，如趙宗復(fù)的家人和學(xué)生查檔寫(xiě)《趙宗復(fù)文集》，個(gè)人編寫(xiě)的紀(jì)實(shí)文學(xué)《解放太原》等。檔案的進(jìn)一步的開(kāi)放，更加促進(jìn)平民化的檔案利用。

學(xué)術(shù)研究近年來(lái)單位個(gè)數(shù)和人次上在不斷提高，其主力是各研究機(jī)構(gòu)學(xué)者、各大學(xué)教師、博士、碩士、大學(xué)生等。利用高峰多集中在每年的1月和7—8月的寒暑假期間，以利用命歷史檔案、資料居多。

編史修志和學(xué)術(shù)研究都是利用檔案數(shù)量、人次較多的。有時(shí)一兩個(gè)利用單位，就可使一種檔案的利用數(shù)量猛增。如2003年新聞出版局編《新聞出版史》，使得革命歷史、舊政權(quán)資料使用量超出近幾年平均量的三倍。在利用人次上，學(xué)術(shù)研究通常是一人多次，而編史修志是兩人或多人多次，其共同特點(diǎn)是使用檔案、資料數(shù)量大，查到率高（查到率高并不是所需材料都是齊全完整的，而是所需材料面寬，跨度大，大部分利用者總會(huì)或多或少找到一些自己所需的檔案、資料）。

工作查考是針對(duì)單位而言的。檔案是單位解決工作問(wèn)題的參考依據(jù)，這幾年主要集中在解決土地、房產(chǎn)的擁有權(quán)，解決職工工資、工齡問(wèn)題，勞動(dòng)爭(zhēng)議等。

個(gè)人待遇是個(gè)人為解決工資、福利、榮譽(yù)、保險(xiǎn)等。主要查閱內(nèi)容是職工招工手續(xù)、大中專學(xué)生分配派遣證、公學(xué)學(xué)生名單等。查到率低，常使利用者高興而來(lái)失望而去。工作查考和個(gè)人待遇檔案的共同特點(diǎn)是利用指向明確，一般只需一兩份文件，準(zhǔn)確的話一般一至兩卷解決問(wèn)題，雖利用單位多，但是利用人次、利用檔案數(shù)量卻不會(huì)成倍增長(zhǎng)，大多是急事急辦，辦完結(jié)束。

其他指無(wú)法歸入上述幾類的利用，只是來(lái)了解，看看檔案館、檔案保管等情況的利用者。有回憶過(guò)去的老同志，也有家長(zhǎng)帶來(lái)寫(xiě)英雄故事作文的小學(xué)生等，雖然利用比重不大，但是可以反映出社會(huì)需求的發(fā)展趨勢(shì)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用途徑。

1，館內(nèi)局域網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作。

局域網(wǎng)服務(wù)是指通過(guò)局域網(wǎng)提供已數(shù)字化的檔案信息資源的利用方式，這是基于網(wǎng)絡(luò)的最基本的檔案提供利用途徑。

這種途徑下，第一，將館內(nèi)的檔案目錄數(shù)字化，以提供查找檔案信息所需要的數(shù)字化目錄，并能為在更高一級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)上提供利用打下基礎(chǔ)；第二，盡可能開(kāi)展館內(nèi)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，通過(guò)各種錄入手段和方式將傳統(tǒng)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息；第三，為數(shù)字化檔案信息提供利用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)置接口，以便在需要的時(shí)候能順利接入因特網(wǎng)，提升利用工作的層次和范圍。

這種途徑提供利用的信息通常應(yīng)當(dāng)是內(nèi)部信息，一方面：為了加快館內(nèi)工作人員查找相關(guān)信息的速度，另一方面：便于館內(nèi)工作人員之間的溝通與信息交流。所以，必須控制上網(wǎng)信息的范圍并對(duì)各類上網(wǎng)用戶的權(quán)限做出詳細(xì)的規(guī)定并在系統(tǒng)中予以實(shí)施。

依托黨政網(wǎng)展開(kāi)黨政機(jī)關(guān)之間的提供利用黨政網(wǎng)是指黨政合一的機(jī)關(guān)局域信息網(wǎng)絡(luò)，也是電子政務(wù)的主干工程之一。它是獨(dú)立的，在物理上與互連網(wǎng)相隔離，從而充分確保了網(wǎng)絡(luò)和信息的安全。它的建設(shè)可分為兩個(gè)層面，先是黨政部門內(nèi)部利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、管理信息化、決策科學(xué)化，進(jìn)而可以與社會(huì)各界利用互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)充分進(jìn)行信息共享與服務(wù)。由于黨政網(wǎng)的構(gòu)建目的明確，用途專一，因此得到了廣泛的應(yīng)用。

這樣每一個(gè)檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)都成為全球性網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)站點(diǎn)，成為全開(kāi)放、為全社會(huì)服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)信息中心的一個(gè)部分，將極大地滿足全社會(huì)對(duì)檔案信息資源利用的需求。

2，安全保密問(wèn)題很迫切。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下迫切需要關(guān)注信息方面的安全問(wèn)題，應(yīng)注意未開(kāi)放檔案信息的保密和安全。尤其是由于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性、平等性，網(wǎng)站幾乎無(wú)法控制用戶對(duì)公布的信息的操作，因此必須控制所提供利用的檔案信息資源的范圍，不應(yīng)公開(kāi)的檔案信息資源一定要控制好，不得上網(wǎng)。

檔案各項(xiàng)工作的最終目的就是利用，在遇到要解決的問(wèn)題時(shí)，如果有檔案做依據(jù)便可得到一個(gè)與事實(shí)相同的結(jié)果，也會(huì)使當(dāng)事人信服。檔案的利用聯(lián)系著社會(huì)和千家萬(wàn)戶。對(duì)檔案利用進(jìn)行分析，可以找到我們工作中的不足，進(jìn)一步完善我們的檔案工作，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展和社會(huì)的和諧發(fā)展。

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