會計檔案的整理

小倪

會計檔案的整理就是通過分類、組卷、排列、編目等工作使會計檔案有序化的過程。

一、會計檔案的分類

會計檔案的分類應(yīng)遵循以下原則：1.在本單位全部檔案總體分類方案下進行；2.盡可能保持分類的連續(xù)性；3.一個單位內(nèi)部有不同的核算單位的一般應(yīng)分成不同的類別；4.同一核算單位的會計檔案原則上按年度——類型進行分類，可以分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他會計材料等4類。

二、會計檔案的組卷

就是按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。

1.會計憑證的組卷方法

會計憑證一般按年、月順序組卷整理，一個月的憑證可根據(jù)量的多少立卷裝訂一本或幾本，個別月份憑證特別少的也可幾個月組卷裝訂一本。憑證外面要加封面，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證，憑證左側(cè)和上邊墩齊進行裝訂；用“兩孔一線法”或“三孔一線法”裝訂，裝訂厚度一般應(yīng)在2厘米以內(nèi)，方可保證裝訂牢固、美觀大方。

對以下會計專業(yè)材料，為了便于日后查閱，原件可以不附在記賬憑證之后，另行組卷，入其他類，然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上注明原件所在的類和卷號，以便日后核對:土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；工資名冊；債權(quán)債務(wù)；交通肇事、工傷事故的處理單據(jù)；涉外（含港澳臺地區(qū)）的會計材料；各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)、契約；有必要延長保管期限的其他會計材料。

對于那些較多的原始憑證，例如發(fā)貨票、收貨單、領(lǐng)料單等，頁可以不符在記賬憑證之后，單獨組卷，在封面上注明記賬憑證的日期、編號、種類，然后在記賬憑證上注明“附件另訂”（或“所附原件憑證另訂”）和原始憑證的名稱、編號。

2.會計賬簿的組卷方法

會計賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點，區(qū)分會計年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷。對總賬、明細賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿等分別組卷裝訂。

3.財務(wù)報告的組卷方法

財務(wù)報告組卷時，首先要注意按所形成的會計年度組卷，不同年度的不要混雜組卷。另外財務(wù)報告是由會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書組成的，組卷時不要分開。其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如年度財務(wù)報告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財務(wù)報告分開組卷，因為其價值不同。

4.其他會計核算材料的組卷要求

其他會計核算材料可按年度——問題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等可分別立卷裝訂一本。

三、會計檔案的編目

會計檔案的編目是會計檔案整理的最后一道工序，目的是為了使會計檔案實體整理的成果得以固定下來，以便于會計檔案的保管和查找利用。

1.擬寫案卷題名。會計檔案的案卷題名一般應(yīng)由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。如“XX單位X年X月憑證”、“XX公司X年現(xiàn)金日記賬”等。

2.填寫卷內(nèi)文件目錄。除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄的內(nèi)容包括順序號、責任者、文件材料名稱、日期、頁號、備注等。

3.案卷的排列編號。會計檔案的排列編號一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計賬簿、財務(wù)報告和其他類的按保管期限長短排列。具體方法有兩種：

一是年度流水編號法：按財務(wù)報告、會計賬簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

二是分類流水編號法：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

4.編制案卷目錄。案卷目錄既是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制，內(nèi)容包括：案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限和備注等。