云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理研究綜述

薛四新 黃萃

摘要：云計(jì)算引領(lǐng)ICT發(fā)展新態(tài)勢，電子文件管理離不開ICT生態(tài)環(huán)境。本文對(duì)國內(nèi)外學(xué)者在云計(jì)算環(huán)境下電子文件與數(shù)字檔案管理方面的學(xué)術(shù)成果進(jìn)行文獻(xiàn)調(diào)研和概要總結(jié)，闡述了云時(shí)代電子文件與數(shù)字檔案研究的新動(dòng)向，為開展云計(jì)算環(huán)境下電子文件研究奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵字: 云計(jì)算 電子文件 電子文件管理 數(shù)字檔案館

電子文件作為一類重要的社會(huì)信息資源，產(chǎn)生于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)環(huán)境中，人們對(duì)它的形成、管控、使用、留存和傳承已經(jīng)難以脫離信息與通訊技術(shù)（ICT）環(huán)境。當(dāng)前，云計(jì)算引領(lǐng)ICT發(fā)展新動(dòng)向、變革信息資源管理新趨向。云計(jì)算的快速著陸和廣泛應(yīng)用無疑會(huì)對(duì)電子文件及管理帶來前所未有的影響。本文以“Cloud Computing + Record”和“Cloud Computing + Archive”為主題關(guān)鍵詞，對(duì)ProQuest Digital Dissertations、Web of Science三大引文庫、ProQuest系列數(shù)據(jù)庫進(jìn)行英文文獻(xiàn)檢索，同時(shí)以“云計(jì)算+電子文件”和“云計(jì)算+檔案”為主題關(guān)鍵詞對(duì)中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中文科技期刊數(shù)據(jù)庫、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫、中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行中文文獻(xiàn)檢索（檢索時(shí)間為2011-8-20），并對(duì)檢索的文獻(xiàn)進(jìn)行研究分析，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)外已經(jīng)有機(jī)構(gòu)和個(gè)人開始關(guān)注和研究云計(jì)算環(huán)境下電子文件與數(shù)字檔案管理方面的問題，但公開發(fā)表的論文數(shù)量非常有限，其中國內(nèi)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)主要研究云計(jì)算環(huán)境下數(shù)字檔案館的相關(guān)問題，共7篇；國外學(xué)術(shù)期刊上與云計(jì)算環(huán)境下電子文件和數(shù)字檔案研究內(nèi)容關(guān)聯(lián)度較高的文獻(xiàn)有8篇。本文分別對(duì)這些文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行概要總結(jié)，旨在探析云時(shí)代電子文件研究的新思考和新行動(dòng)。

一、云計(jì)算環(huán)境下數(shù)字檔案館研究概述

從對(duì)檢索到的文獻(xiàn)分析看，自2009年以來，我國文件檔案管理領(lǐng)域就有學(xué)者開始關(guān)注云計(jì)算理念與技術(shù)，并結(jié)合對(duì)云計(jì)算的認(rèn)識(shí)和特點(diǎn)，探討云時(shí)代檔案信息化和數(shù)字檔案館的應(yīng)用解決方案。

尹雪梅認(rèn)為云計(jì)算是順應(yīng)企業(yè)和個(gè)人消費(fèi)者對(duì)數(shù)據(jù)中心處理能力不斷提高的社會(huì)趨勢而出現(xiàn)的新技術(shù)，代表了一種新的數(shù)據(jù)處理方式和未來人們的一種生活方式，是一種處理信息資源的超前理念，將給圖書、檔案界在知識(shí)共享方面帶來新的啟示，文章借鑒了云計(jì)算環(huán)境下數(shù)字圖書館的研究成果，提出了基于云計(jì)算的個(gè)人數(shù)字檔案館模型[1]。方昀等認(rèn)為云計(jì)算是順應(yīng)低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要而提出的一種共享的IT基礎(chǔ)架構(gòu)方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT 服務(wù)，虛擬化、整合、安全、高效是其最基本的特性；云計(jì)算能夠按照用戶對(duì)資源和計(jì)算能力的需求而動(dòng)態(tài)部署虛擬資源，不受物理資源的限制；云計(jì)算與用戶之間的關(guān)系模型是XaaS，即提供各類云服務(wù)；文中結(jié)合檔案信息服務(wù)的基本職能要求，分析了云服務(wù)模式在檔案信息化工作中實(shí)現(xiàn)資源共享、節(jié)約投資成本、提高可靠性、解決IT人才短缺、提高運(yùn)維效率等方面的優(yōu)勢[2]。彭小芹、程結(jié)晶認(rèn)為云計(jì)算作為一種新思維在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用，必然會(huì)形成新的信息管理與信息服務(wù)體系，這種新的資源管理與服務(wù)體系的目標(biāo)正是數(shù)字檔案館基本特征和屬性的表現(xiàn)，文中首先總結(jié)了云計(jì)算的特點(diǎn)和優(yōu)勢是能夠提供可靠安全的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、方便快捷的云服務(wù)、強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算能力、諸多技術(shù)的集合體、個(gè)性化服務(wù)和以用戶為中心的服務(wù)思想，并從信息資源、信息用戶、信息工作者、信息基礎(chǔ)設(shè)施層面入手，探討云計(jì)算在數(shù)字檔案館信息服務(wù)與資源管理中的應(yīng)用，目的在于促進(jìn)數(shù)字檔案館更好地調(diào)整服務(wù)角色，增強(qiáng)數(shù)字檔案信息服務(wù)功能以及拓寬服務(wù)空間[3]。文杰認(rèn)為云計(jì)算具有超大規(guī)模、虛擬化、通用性、高可靠性、高擴(kuò)展性、按需服務(wù)和廉價(jià)等特征，其核心理念就是通過不斷提高“云”端處理能力，減少用戶端的處理負(fù)擔(dān)，使用戶端最終簡化為一個(gè)單純的輸入輸出設(shè)備并能夠按照用戶的需要來享受“云”的強(qiáng)大計(jì)算處理能力，文中闡述了云計(jì)算在數(shù)字檔案館中的幾大應(yīng)用優(yōu)勢，即確保檔案服務(wù)器的可靠運(yùn)行，最大限度地降低服務(wù)器的出錯(cuò)概率，降低相關(guān)費(fèi)用，極大地?cái)U(kuò)展了信息資源的共享范圍，同時(shí)還提出基于云計(jì)算而滿足多個(gè)高校共同使用的數(shù)字檔案館的構(gòu)建模型[4]。

胡亞南從檔案館職能的改變、檔案館運(yùn)營成本的降低和檔案工作質(zhì)量的提高三個(gè)方面分析了云計(jì)算對(duì)檔案工作帶來的影響，認(rèn)為檔案館應(yīng)重點(diǎn)考慮如何盡快開展云計(jì)算的應(yīng)用服務(wù)，明確服務(wù)方式，提高服務(wù)效能[5]。田雷在解讀 “云計(jì)算”的概念和本質(zhì)的基礎(chǔ)上，分析了“云計(jì)算”在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用前景，認(rèn)為云計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施、云平臺(tái)通用技術(shù)和云存儲(chǔ)資源體系等都能夠加快檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，提升檔案管理水平，拉近檔案與群眾的距離；同時(shí)也指出，云計(jì)算在安全管理和標(biāo)準(zhǔn)開放方面依然需要不斷提升和改進(jìn)，提醒檔案領(lǐng)域在運(yùn)用“云計(jì)算”技術(shù)時(shí)必須要在先期充分考慮數(shù)字檔案資源的安全[6]。黃正鴻認(rèn)為云計(jì)算不僅影響人們的工作方式和商業(yè)模式，更重要的是帶來思維方式的挑戰(zhàn)。呼吁檔案行業(yè)在開展信息化過程中應(yīng)吸納 “云理念”提高服務(wù)水平，基于“云架構(gòu)”構(gòu)建全國性、區(qū)域性云平臺(tái)，利用“云存儲(chǔ)”更好地保存檔案、提供利用， 借助“云模式”節(jié)約成本、提高效率，打造“低碳經(jīng)濟(jì)”檔案信息化建構(gòu)模式，同時(shí)也指出云計(jì)算在信息安全、 隱私保護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與資金投入、技術(shù)透明等方面尚存在許多未解決的問題，但堅(jiān)持認(rèn)為云計(jì)算能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作信息化領(lǐng)域更多的創(chuàng)新，能從根本上改變檔案信息獲取和知識(shí)傳播的方式[7]。

從這幾篇論文內(nèi)容來看，云計(jì)算在檔案管理方面的研究還處于了解、認(rèn)識(shí)和探討的初級(jí)涉入階段，有關(guān)云計(jì)算對(duì)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論影響、對(duì)檔案實(shí)踐工作的變革以及云計(jì)算與檔案信息化整合等方面的研究涉及不多，尚需要進(jìn)一步開展更深層的跨學(xué)科融合研究。

二、云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理研究概述

云計(jì)算環(huán)境下電子文件相關(guān)研究的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)在國內(nèi)尚未有公開發(fā)表的論文，國外的一些學(xué)者自2009年就開始有所研究，下面對(duì)這些研究成果進(jìn)行概要總結(jié)。

Brent Gatewood從云計(jì)算環(huán)境下軟件即服務(wù)（SaaS）的應(yīng)用角度探討了電子文件管理的相關(guān)問題。他認(rèn)為云時(shí)代電子文件研究重點(diǎn)應(yīng)聚焦于如何將文件管理規(guī)則應(yīng)用于云計(jì)算信息存儲(chǔ)解決方案中，指出云計(jì)算被認(rèn)為是易用、易訪問的，能夠提供包括硬件、開發(fā)平臺(tái)、軟件與數(shù)據(jù)服務(wù)在內(nèi)的IT虛擬資源池，并對(duì)SaaS與云計(jì)算之間的相互關(guān)系進(jìn)行了討論；認(rèn)為使用SaaS模式的用戶并不能真正擁有軟件，而是按照對(duì)軟件的計(jì)量付費(fèi)后授權(quán)使用，用戶并不知道所形成的文件和信息存放在哪個(gè)地方、哪臺(tái)設(shè)備和哪塊硬盤上，并且提供軟件服務(wù)的云供應(yīng)商并沒有充分考慮到文件管理的控制條例或規(guī)則，認(rèn)為云環(huán)境下文件和信息管理將會(huì)失控。建議在采取SaaS解決方案之前應(yīng)充分考慮和加強(qiáng)電子文件管理在云服務(wù)軟件中的法規(guī)遵從性，認(rèn)為云軟件服務(wù)的供應(yīng)商應(yīng)能夠充分理解法規(guī)制度中對(duì)機(jī)構(gòu)電子文件管理和證據(jù)留存的各類要求，以確保管理機(jī)構(gòu)對(duì)文件形成機(jī)構(gòu)進(jìn)行復(fù)查和審計(jì)時(shí)，通過保障其原始記錄文件來確保電子文件的真實(shí)性和完整性，提醒用戶在實(shí)施云計(jì)算方案時(shí)應(yīng)在契約、審計(jì)、集成、政策遵從等方面做好充分的論證和考慮[8]。

Jeremy Leighton John和Jim Ericson從云計(jì)算環(huán)境下非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用層面探討數(shù)字文件與檔案管理的相關(guān)問題。Jeremy從數(shù)字記錄革命角度分析了越來越多的個(gè)人數(shù)字檔案信息將形成，借助IDC 2010年發(fā)布的70%數(shù)字信息由個(gè)人形成而非組織形成的信息，從英國國家圖書館收集人物檔案情景出發(fā)，論證了大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)收集與保存將需要云計(jì)算虛擬存儲(chǔ)的支持，以及可信任數(shù)字倉儲(chǔ)系統(tǒng)對(duì)云存儲(chǔ)的應(yīng)用需求，分析了云計(jì)算環(huán)境下哪些信息需要存儲(chǔ)、歸檔、保存和用于檢索[9]。Jim 認(rèn)為云計(jì)算為檔案信息的存儲(chǔ)提供了新的解決方案，美國一些大型組織內(nèi)部建立了檔案保管部門，而小型組織將檔案保存在文件或數(shù)據(jù)中心以減少內(nèi)部檔案管理的昂貴費(fèi)用；云計(jì)算檔案服務(wù)模式走向市場，降低了成本，提供了可以“無限使用”的基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)、安全保障、容災(zāi)備份和統(tǒng)計(jì)分析等功能，文章從文件信息的機(jī)構(gòu)資產(chǎn)保存和運(yùn)行維護(hù)負(fù)擔(dān)的二元性進(jìn)行分析，對(duì)于電子發(fā)現(xiàn)而言，文件或信息獲取的時(shí)間和速度是非常重要的；從文件形成者自己管理還是委托第三方機(jī)構(gòu)管理Email服務(wù)器、Email記錄及其歸檔等方面，提出云計(jì)算能夠提供集成服務(wù)和幫助文件形成與創(chuàng)建，將大大降低IT運(yùn)維負(fù)擔(dān)、提供專業(yè)的IT服務(wù)等眾多優(yōu)點(diǎn)，并進(jìn)一步從收費(fèi)服務(wù)的角度分析云計(jì)算檔案服務(wù)工作模式的拓展[10]。James Lappin認(rèn)為當(dāng)前使用EDRMS被認(rèn)為是主流的、正統(tǒng)的電子文件管理方式，但2010年電子文件管理處于一個(gè)變化的十字路口。文中就兩個(gè)方面提出質(zhì)疑：一是云計(jì)算的出現(xiàn)和應(yīng)用，EDRMS是否會(huì)出現(xiàn)停滯或后退，懷疑電子文件管理模型背后的支撐理論的適用性；二是在未來五年是否會(huì)有新的文件管理的主流、正統(tǒng)思想出現(xiàn)，特別是在云計(jì)算新技術(shù)的沖擊下，電子文件管理系統(tǒng)將會(huì)以何種方式出現(xiàn)及其是否會(huì)對(duì)電子文件管理理論產(chǎn)生影響[11]。

Katharine Stuart 和David Bromage主要基于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及其與公共和私人機(jī)構(gòu)交互基礎(chǔ)上，介紹云計(jì)算環(huán)境下信息存儲(chǔ)現(xiàn)狀、挑戰(zhàn)和管理狀況。強(qiáng)調(diào)“Web2.0”和“云”會(huì)成為組織改變業(yè)務(wù)行為的主要方式，管理文件需要特別注意可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。認(rèn)為在實(shí)際工作中,提供“云”服務(wù)的組織開展業(yè)務(wù),不應(yīng)僅基于技術(shù)而做出決定,更應(yīng)考慮機(jī)構(gòu)信息存在的眾多風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)為“云”本身就存在先天的安全風(fēng)險(xiǎn)。如果更多的制約“云”的政策或立法被制定出來,云計(jì)算將有助于管理層使用和管理組織內(nèi)的信息和文件，良好的政策和立法,將會(huì)是解決威脅云存儲(chǔ)面臨的機(jī)遇和方法，文件管理者提高在線信息管理能力與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),在“云環(huán)境”背景下顯得尤為迫切[12]。

Roger James從利用角度探討云計(jì)算對(duì)電子文件管理的影響。認(rèn)為傳統(tǒng)的文件管理的成本正在增加，云計(jì)算為文件管理者提供了在保持費(fèi)用的同時(shí)增強(qiáng)可控制性的機(jī)會(huì)，在應(yīng)對(duì)數(shù)字或紙質(zhì)載體文件管理方面,良好的文件管理是可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。云計(jì)算因其操作層面的易用性與推動(dòng)性,在專業(yè)的文件管理方面得到不斷的擴(kuò)大,包括向前端延伸的文件管理；同時(shí)云計(jì)算也為文件管理提供了一個(gè)新機(jī)遇——檔案開放,為他人參與和使用,而不是把它封裝起來獨(dú)家享用。作者認(rèn)為云計(jì)算會(huì)刺激組織考慮他們希望保護(hù)哪些信息以及信息開放的范圍。在數(shù)字世界里,并不是保護(hù)度越高影響越大或安全性越高,正像英國政府計(jì)劃開放的數(shù)據(jù)研究中心，認(rèn)為新文件管理應(yīng)該是促進(jìn)其內(nèi)容的使用而不僅僅是一味地提倡保護(hù)[13]。

Beverly Oswalt 和Roslyn L. Turner提出隨著數(shù)字時(shí)代的到來，文件管理存儲(chǔ)介質(zhì)從紙質(zhì)變遷為數(shù)字媒體，這個(gè)轉(zhuǎn)變必然帶來對(duì)存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)能力和空間提升的要求，目前網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)和云存儲(chǔ)是比較流行的兩種方式。但是對(duì)于云存儲(chǔ)用戶來說，存在一些不利因素，主要是因?yàn)樵拼鎯?chǔ)雖然可以使用戶通過互聯(lián)網(wǎng)方便獲取數(shù)據(jù)，但是會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在其他國家或地區(qū)的情況，或是容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題，云環(huán)境中，數(shù)據(jù)一旦丟失，將難以恢復(fù)，整體安全性是最大的沖擊和挑戰(zhàn)[14]。

Lawrence W. Serewicz提出，再大的存儲(chǔ)空間也需要有更好的搜索引擎，無限量空間的出現(xiàn)和語義網(wǎng)搜索呈現(xiàn)出對(duì)未來數(shù)字文件與檔案管理的重大機(jī)遇。相對(duì)而言，無限量存貯對(duì)于文件檔案管理的意義,并未涉及潛在檔案意義的挑戰(zhàn)；而語義網(wǎng)革命將會(huì)長遠(yuǎn)地影響公共部門或組織管理文件和檔案的思路。因?yàn)樵诠补芾磉^程中，web2.0的應(yīng)用，使得用戶能夠通過標(biāo)簽、記號(hào)等方式更好地定義他們控制及形成的信息與記錄。這種公眾和公共管理部門創(chuàng)造性的需求將會(huì)引發(fā)電子文件管理的新方式，并不僅僅像形成巨大的云存儲(chǔ)系統(tǒng)或空間那樣簡單，而是巨大的無限云存儲(chǔ)空間與語義 Web搜索引擎服務(wù)之間的一場博弈[15]。

以上分析可以看出，云計(jì)算在資源存儲(chǔ)和信息檢索等方面給電子文件帶來前所未有機(jī)遇，但云計(jì)算如何從深層次影響電子文件的形成、管控和保存，特別是對(duì)電子文件的信息構(gòu)建、生命周期理論和連續(xù)體模式等帶來挑戰(zhàn)、影響和變革等方面，還有待深入研究和分析。

三、結(jié)論

云計(jì)算的出現(xiàn)宣告了以低成本方式提供超級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算服務(wù)時(shí)代的到來，它以超強(qiáng)的計(jì)算能力和低成本、高可靠性、計(jì)量服務(wù)和安全、開放、持續(xù)之理念將全社會(huì)推到一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)超共享的數(shù)字時(shí)代。盡管目前云計(jì)算的應(yīng)用發(fā)展還有待完善，將云計(jì)算應(yīng)用于安全可靠性要求較高的電子文件領(lǐng)域還有很長的探索之路。但未來10年注定是云計(jì)算快速發(fā)展的黃金時(shí)期，云基礎(chǔ)設(shè)施的可靠性追求、云存儲(chǔ)的海量擴(kuò)展能力、云平臺(tái)與云應(yīng)用的即時(shí)服務(wù)模式以及云計(jì)算的IT集約化、專業(yè)化、持續(xù)有效性運(yùn)營態(tài)勢等都會(huì)得到更多關(guān)注、研究、發(fā)展和改進(jìn)，各國政府和IT巨商都已經(jīng)且還在加大力度不斷地在云計(jì)算研究方面給予強(qiáng)勁的支持和投入，有理由相信，云計(jì)算將必然會(huì)給電子文件信息管理帶來新機(jī)遇，特別是對(duì)電子文件的理論延伸、業(yè)務(wù)擴(kuò)展、管理模式以及共建共享等帶來新變革。

注釋：

[1] 尹雪梅.從云計(jì)算到個(gè)人數(shù)字檔案館[J].山西檔案,2009(2):18-22.

[2] 方昀，郭偉.云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案信息化的影響和啟示.檔案學(xué)研究,(4):70-73.

[3] 彭小芹,程結(jié)晶.云計(jì)算環(huán)境中數(shù)字檔案館服務(wù)與管理初探.檔案學(xué)研究,(6)：71-75.

[4] 文杰.基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館建設(shè)研究[J].檔案與建設(shè),2011(1):46-49.

[5] 胡亞南.云計(jì)算在檔案信息資源管理中的應(yīng)用初探.蘭臺(tái)世界,2011(3下)：20-21.

[6] 田雷.“云計(jì)算”在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用[J].北京檔案,2011(5):24-25.

[7] 黃正鴻.云計(jì)算在檔案信息化領(lǐng)域的應(yīng)用啟示[J].中國檔案,2011(5):61-63.

[8] Brent Gatewood.CLOUDS ON THE INFORMATION HORIZON: HOW TO AVOID THE STORM[J],Information Management Journal.Lenexa:Jul/Aug 2009. Vol.43, Iss.4; p32-36.

[9] Jeremy Leighton John.The future of saving our past[J].Nature.London:Jun 11, 2009,Vol.459,Iss.7248,p775-778.

[10] Jim Ericson. New Ideas for Old Information; Software/service providers are a natural fit for a growing archival headache; for many organizations, the cloud looks like the best answer[J].Information Management.New York:Nov 1, 2009,Vol.19,p8.

[11] James Lappin .What will be the next records anagement orthodoxy[J].Records Management Journal Vol. 20 No.3, 2010, p252-264.

[12] NATIONAL ARCHIVES, RECORDS ADMINISTRATION ISSUES GUIDELINES ON CLOUD COMPUTING,US Fed News Service, Including US State News. Washington, D.C.: Sep 23, 2010.

[13] Current state of play: records management and the cloud. K Stuart… - Records Management Journal, 2010 .

[14] Records management in the CloudRecords management IS the Cloud! R James - Business Information Review, 2010 .

[15] Amit Roy Choudhury. New tech reshaping record keeping; Retrieving records gets easier as social networking, cloud computing converge, The Business Times. Singapore: May 9, 2011.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，清華大學(xué)檔案館；浙江大學(xué)公共管理學(xué)院