大慶油田設(shè)備檔案管理

胡善梅

什么是設(shè)備檔案

設(shè)備檔案是指設(shè)備在購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等設(shè)備管理全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的文件材料。它是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備檔案工作必須納入設(shè)備管理工作之中，與設(shè)備計劃管理、設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件材料的完整、準確、齊全。

設(shè)備檔案管理的特點

一、動態(tài)性。設(shè)備檔案管理是一個不斷變化和發(fā)展的過程。在設(shè)備轉(zhuǎn)移或報廢之前，設(shè)備檔案隨著設(shè)備本身的變化而變化，它始終處在一種不確定狀態(tài)中。例如： 一臺設(shè)備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料，直到設(shè)備的使用期結(jié)束，才會停止設(shè)備檔案的管理。

二、綜合性。在一個企業(yè)內(nèi)，設(shè)備管理工作涉及到許多部門，例如設(shè)備的購置合同、計劃及開箱驗收單是企業(yè)設(shè)備管理部門形成的，而維修紀錄、改造圖紙又是由使用部門或設(shè)計部門產(chǎn)生的，設(shè)備管理實行綜合性管理，這也就決定了設(shè)備檔案管理的綜合性。同時設(shè)備本身的多樣性也要求設(shè)備檔案的管理必須是綜合管理。

大慶油田設(shè)備檔案管理特點

一、綜合管理。設(shè)備檔案管理的主要任務(wù)是對設(shè)備進行綜合管理，它涉及到企業(yè)內(nèi)的各個部門。但以往領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，將設(shè)備檔案隨意掛在某個部門兼管，機構(gòu)不健全，人員配備不足，使得責任不明。一旦出現(xiàn)問題，各部門之間相互推諉。只有實行綜合性管理，才能有效地保持設(shè)備檔案的齊全、完整、準確。

大慶油田檔案館合理設(shè)置檔案管理機構(gòu)，配備檔案管理人員，做到責權(quán)分明。領(lǐng)導(dǎo)重視與支持檔案工作，將設(shè)備檔案工作作為單位基礎(chǔ)管理的重要組成部分列入議事日程，關(guān)心并解決檔案工作中出現(xiàn)的諸如檔案機構(gòu)設(shè)置、人員培訓(xùn)、設(shè)施配置、經(jīng)費投入，并做好與各部門之間的協(xié)調(diào)工作。

二、過程管理。設(shè)備管理是一個不斷變化發(fā)展的過程，這種動態(tài)性特點， 要求設(shè)備檔案管理人員進行全過程跟蹤管理， 但是以往的設(shè)備檔案管理卻往往只是以一種靜態(tài)的方式進行管理，只收集開箱驗收設(shè)備時的隨機文件，其他過程產(chǎn)生的文件一概不管，設(shè)備檔案管理人員對業(yè)務(wù)的不熟悉，管理人員之間交接的不清， 造成了設(shè)備檔案與設(shè)備脫節(jié)、無連續(xù)性。

針對以上問題，大慶油田按照設(shè)備管理的工作流程，堅持對設(shè)備檔案實行全過程管理， 從一臺設(shè)備的購置、安裝到轉(zhuǎn)移、報廢，不忽視和放松任何一個環(huán)節(jié)。遵循從設(shè)備選購到報廢的四個階段來進行文件的收集，確保文件收集齊全、準確。第一，設(shè)備的規(guī)劃、選購階段。這一階段形成的設(shè)備文件材料主要有： 新增設(shè)備購置申請單、論證報告、設(shè)備造型報告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報關(guān)單（進口設(shè)備）、發(fā)票和運單。第二，設(shè)備開箱及安裝調(diào)試階段。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備驗收單、裝箱單、說明書、使用手冊、安裝調(diào)試記錄、商檢證書、設(shè)備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書。第三，設(shè)備使用、維護、檢修階段。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備使用記錄、維修記錄、技術(shù)改造紀錄等。第四，設(shè)備報廢處理階段。該階段形成的設(shè)備材料有：設(shè)備報廢申請表、設(shè)備報廢鑒定與審批材料、設(shè)備報廢處理移交單等。

三、規(guī)范化、制度化、標準化管理。以往設(shè)備檔案管理人員對設(shè)備檔案管理知識和方法欠缺，使得企業(yè)的設(shè)備檔案長期處于無標準、缺失規(guī)范的狀態(tài)。檔案管理人員按照個人習慣記錄檔案，不同的檔案保管在不同的部門，檔案的借閱與歸還中造成檔案的破損、丟失，特別是變更設(shè)備管理人員時，或應(yīng)對復(fù)雜的設(shè)備管理工作時，難以處理。同時對于日后的檔案保存與查找留下了難題。

近幾年大慶油田完善了設(shè)備檔案的收集歸檔、安全保管、開發(fā)利用、借閱保密、鑒定銷毀等各項管理制度，通過制度制約和規(guī)范各個部門和有關(guān)人員的行動。例如，為了確保設(shè)備檔案收集齊全完整，制定并認真實施了《歸檔范圍確認制與備案審批制》。確認制，即在分析研究各歸檔部門（單位）的職能、業(yè)務(wù)流程和歸檔的歷史情況的基礎(chǔ)上，由檔案部門編寫設(shè)備儀器檔案的歸檔范圍初稿。歸檔范圍初稿形成后，提交歸檔部門的負責人確認，最后形成該部門設(shè)備檔案的歸檔范圍。備案審批制，即下級檔案部門將已確認的歸檔范圍報上級檔案部門，上級檔案部門不僅審查其確認的過程，還要就同類單位的歸檔范圍進行對比分析，確認無誤后進行審批備案，并交由下級檔案部門執(zhí)行，同時也作為上級對下級監(jiān)督檢查的依據(jù)。《歸檔范圍確認制與備案審批制》的實施，改變了“你交什么我就收什么”的被動局面，使歸檔部門應(yīng)該交什么，檔案部門應(yīng)該收什么，都做到了心中有數(shù)，并形成了雙向制約機制，從而確保了應(yīng)該歸檔的文件材料及相應(yīng)的電子文件全部歸檔。設(shè)備儀器檔案管理只有逐步實現(xiàn)規(guī)范化和標準化，才能使管理工作走上正軌，促成檔案的高質(zhì)量，并有效地綜合開發(fā)利用，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。

在今后的工作中，我們要努力實現(xiàn)設(shè)備檔案工作逐步向科學(xué)管理的方向轉(zhuǎn)變，逐步采用先進的管理技術(shù)手段，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的科技進步和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：大慶油田檔案管）