SWOT在項目采購管理中的應(yīng)用

黃沃才

廣東商學(xué)院 廣東廣州 510320

☆資產(chǎn)與設(shè)備管理☆

SWOT在項目采購管理中的應(yīng)用

黃沃才

廣東商學(xué)院 廣東廣州 510320

項目的成功離不開高效的項目采購管理。利用SWOT法分析項目采購特性,可更容易掌握項目采購的優(yōu)勢、劣勢以及機會、威脅,通過制定準(zhǔn)確的采購戰(zhàn)略和策略,能夠大幅度地提高采購成功率,有效降低項目成本,保證項目質(zhì)量。

SWOT；項目管理；項目采購管理；采購項目

Abstract: The success of the project can't do without eff cient project procurement management. SWOT analysis of procurement. It is easier to control the strength and weakness, opportunity and threats of project procurement by use of SWOT. Through making procurement strategy and tactics, It can not only improve the success rate greatly, but also reduce the project costs effectively, and ensure that the project quality.

Key words: SWOT; project management; project procurement management; procurement project

隨著全球經(jīng)濟的飛速發(fā)展和社會分工的不斷細化,任何一個項目組織都離不開外部資源的支持。采購成為了獲取這些外部資源的普遍方式。在現(xiàn)代項目管理中,項目采購管理(又稱為項目資源獲得的管理)是在項目過程中為確保能夠從項目組織外部獲得項目所需各種商品與勞務(wù)的項目專項管理工作,是整個項目取得成功的關(guān)鍵。作為項目采購人,如何在項目成本、項目時間等因素的條件限制下,通過采購引進外部優(yōu)質(zhì)資源,保證項目的質(zhì)量和效益,是項目采購管理中最為關(guān)注的問題。通過SWOT分析,可以快速有效地幫助采購人準(zhǔn)確把握項目采購管理的特性,制定科學(xué)合理的采購戰(zhàn)略和策略,引進性價比高的項目資源。

1 SWOT分析

20世紀(jì)80年代初由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授韋里克提出的SWOT分析法(又稱道斯矩陣)是一種戰(zhàn)略選擇的反方法,是通過對投資者所面臨的內(nèi)外部環(huán)境進行綜合分析,通過分析判斷優(yōu)勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)、威脅(Threats),依據(jù)這4個方面的分析結(jié)果,做出匹配矩陣,進而尋求項目的發(fā)展機會。

在實踐中,SWOT分析法最早被用于企業(yè)戰(zhàn)略管理,現(xiàn)在已廣泛被應(yīng)用到產(chǎn)業(yè)群體、區(qū)域經(jīng)濟、城市規(guī)劃,乃至國家戰(zhàn)略等領(lǐng)域。要開展SWOT分析,首先是要依次進行內(nèi)外部環(huán)境的分析,區(qū)別優(yōu)勢、劣勢以及機會、威脅；其次是通過SWOT匹配矩陣的建立,通過比較和分析,尋求“利用優(yōu)勢化解威脅,利用機會彌補劣勢”的可能性及其方法；最后是依據(jù)分析結(jié)果做出項目機會的評估和判斷。

2 項目采購管理特性

采購最初從英文Procurement一詞翻譯而來,原意是采辦或努力獲得。項目采購,其含義不同于一般意義上的商品購買,它包含著以不同方式通過努力從系統(tǒng)外部獲得標(biāo)的或資源的整個采辦過程。按照美國項目管理協(xié)會(PMI)及國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)給出的概念,項目是“為創(chuàng)建一個獨特產(chǎn)品、服務(wù)或任務(wù)所做出的一種臨時性的努力”,是“由一系列具有開始和結(jié)束日期、相互協(xié)調(diào)和控制的活動組成的、通過實施活動而達到滿足時間、費用和資源等約束條件和實現(xiàn)項目目標(biāo)的獨特過程”。

由此可見,項目采購就是項目工作行為,同樣涉及綜合、范圍、時間、質(zhì)量、費用、人力資源、溝通、風(fēng)險等管理,完全可以把一次項目采購視為一個“項目”進行管理。它是在特定時間、人員等約束條件下,從項目系統(tǒng)外以貨幣資金獲取特定產(chǎn)品或服務(wù)而開展的一種社會活動,其本身也具有明確的目的性、獨特性以及制約性等項目屬性,無法脫離它所服務(wù)的項目及其他項目管理工作而獨立存在。所以,項目采購也稱采購項目,同樣適用項目管理的方法和工具。

實踐證明,通過SWOT矩陣的建立和分析,項目采購管理者可以更加全面地掌握采購項目的特性,準(zhǔn)確地判斷采購項目所面臨的優(yōu)勢、劣勢以及機會、威脅,高效地制定并實施項目采購的戰(zhàn)略和策略。

3 應(yīng)用分析

采購規(guī)劃是任何一個項目采購管理的起點,是在組織分析和市場研究的基礎(chǔ)上,對“采購什么”“采購多少”“何時采購”“向誰采購”“如何采購”“以何種價格采購”等整個采購工作的總體安排(如圖1所示)。

圖1 采購規(guī)劃

作為項目采購管理者,就要在確定采購規(guī)劃過程中識別采購項目的優(yōu)勢、劣勢以及機會、威脅,準(zhǔn)確把握實施過程的控制要點,實施可行有效的方法和措施,以達到采購控制目標(biāo)。以某X項目管理企業(yè)在承接一個市政工程的代建項目過程中需要采購5臺高速電梯(客梯)為例,通過SWOT法全面分析該采購項目所處的內(nèi)外部環(huán)境,為項目組織做出正確的采購戰(zhàn)略和決策提供參考依據(jù)。

3.1 優(yōu)勢分析

X項目管理企業(yè)是當(dāng)?shù)匾患屹Y深的咨詢單位,實力雄厚,管理規(guī)范,已實行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)多年,隊伍專業(yè)技術(shù)水平高、結(jié)構(gòu)合理。近幾年,承接過北京奧運會、廣州亞運會等重大工程建設(shè)項目。目前,正在承接的某市政代建工程,需要配備5臺高速電梯,用于高層建筑,技術(shù)方案已通過專家論證以及業(yè)主審批,且資金已到位。

3.2 劣勢分析

經(jīng)調(diào)查,采購項目主要存在3大方面的問題,一方面是項目所在位置偏遠,現(xiàn)場施工難度大,存在較多的不可預(yù)見性。另一方面是電梯需要根據(jù)現(xiàn)場“量身打造”,技術(shù)比較復(fù)雜。最要害的是該項目不僅僅是市政工程,還是一項政治工程,必須按計劃工期完成整體項目。

3.3 機會分析

(1)X項目管理企業(yè)在近幾年都有類似的采購經(jīng)驗,并與三菱電梯、奧的斯、日立、通力等部分廠家或其代理商、經(jīng)銷商有著良好的合作關(guān)系,且當(dāng)?shù)匾延写蟛糠制放齐娞莸拇砩?、?jīng)銷商,市場競爭非常激烈。(2)據(jù)統(tǒng)計,企業(yè)正在承接的其他項目,接下來也有電梯的采購需求,會給供應(yīng)商帶來更多的合作機會和優(yōu)勢。(3)本項目不需要供應(yīng)商墊付任何資金,且供應(yīng)商在簽訂合同后30個工作日內(nèi)憑銀行出具有效保函即可獲得15%的預(yù)付款。

3.4 威脅分析

國家將于近期出臺一系列的貨幣調(diào)控政策,且CPI持續(xù)上漲,鋼材價格迅速升溫,勢必影響項目預(yù)算。經(jīng)市場調(diào)研發(fā)現(xiàn),受金融危機等影響,某些廠家、代理商、經(jīng)銷商之間存在惡性競爭；在投標(biāo)過程有串標(biāo)、圍標(biāo)嫌疑；履約過程中出現(xiàn)分包、轉(zhuǎn)包等現(xiàn)象。

綜合以上分析,結(jié)合SWOT分析流程及法則,建立SWOT分析表(見表1)：

表1 采購項目SWOT分析表

·具備短期或長期合作意向·需求明確,未來穩(wěn)中有增·支付能力強·具備競爭吸引力·廠家數(shù)量不多,但代理商或經(jīng)銷商比較多·要求有類似業(yè)績或經(jīng)驗企業(yè)·申請邀請或競爭性談判采購·減少分期付款的次數(shù)·采用低價優(yōu)先評標(biāo)法·廣泛邀請制造商和有良好合作關(guān)系的代理商或經(jīng)銷商威脅(Threats) ST 對策 WT 對策·國家調(diào)控政策的不確定性·市場價格變動幅度大·供應(yīng)商或廠家惡性競爭·供應(yīng)商或廠家急功近利·供應(yīng)商或廠家履約能力差·提高供應(yīng)商的資質(zhì)條件·采用公開招標(biāo)采購方式·對供應(yīng)商進行分期付款·采用低價優(yōu)先評標(biāo)法·廣發(fā)招標(biāo)信息、擴大宣傳力度,邀請有合作經(jīng)驗的企業(yè)·建立良好的合同協(xié)商機制·設(shè)定一定比例預(yù)留金·采用綜合評價法,降低價格權(quán)重,提高商務(wù)要求及其權(quán)重·要求供應(yīng)商提供履約保函·選擇有資質(zhì)、有能力的企業(yè)·設(shè)定價格調(diào)整系數(shù)·申請單一供應(yīng)商議價方式·適當(dāng)提高預(yù)付款·提高供應(yīng)商履約保函金

從SWOT分析表中可見,影響采購項目的內(nèi)外部環(huán)境因素及其采取的對策都很多。如何區(qū)分哪一種環(huán)境因素起主導(dǎo)作用,判斷哪一種對策比較可行有效,僅僅依靠項目采購管理者個人或團體的經(jīng)驗、知識而做出判斷具有較大的主觀性。所以,要進一步識別和鑒定它們之間的輕重優(yōu)劣,通過眾人評估法、加權(quán)平均法或?qū)＜曳ǖ纫恍┖喴子行У亩糠椒色@得更加全面真實的信息。因此,通過邀請5位精通招標(biāo)投標(biāo)法及政府采購法，熟悉電梯市場行情的技術(shù)、經(jīng)濟專家對影響采購項目的內(nèi)外部環(huán)境因素進行綜合打分,經(jīng)加權(quán)平均法匯總（見表2）。

表2 統(tǒng)計表

為方便分析,將統(tǒng)計結(jié)果定位在SWOT分析圖上（如圖2所示）。

圖2 SWOT定位圖

SWOT分析在滿足工期的前提下,采用SO區(qū)間策略較為合適,既能夠找到資質(zhì)條件好的企業(yè),又能夠買到性價比高的貨物。但無論最終選擇哪一區(qū)間策略,經(jīng)過SWOT分析后,項目采購人都可以針對性地采用調(diào)整采購方式及評價辦法、完善合同條款等控制措施,真正發(fā)揮項目優(yōu)勢,克服劣勢,利用機會化解威脅。因此,在實施項目采購管理過程中,必須要高度重視情報信息的收集工作,分析內(nèi)外環(huán)境因素,做到知己知彼,制定出正確的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù),才能揚長避短,降低項目采購成本,提高項目采購質(zhì)量,確保項目成功。

項目采購管理是現(xiàn)代項目管理的一個重要領(lǐng)域,是整個項目取得成功的關(guān)鍵。通過SWOT分析,借助專家咨詢、層次分析、巴累托分析等簡單易行、應(yīng)用方便的方法,項目采購管理者能夠清晰、直觀地看到影響采購項目的內(nèi)外部因素并從中找出合適的對策；倘若使用更高級的數(shù)理統(tǒng)計、模糊數(shù)學(xué)、運籌學(xué)等數(shù)學(xué)方法,分析結(jié)果將會更加詳盡周密,決策的依據(jù)也就更加充分有力。

所以,作為項目采購管理者,應(yīng)在工作實踐中不斷地擴充與項目采購管理相關(guān)的理論知識和技能,努力探索和創(chuàng)新更加科學(xué)、高效的項目采購管理工具和方法,提高項目采購的決策質(zhì)量和水平,切實做到保護好項目相關(guān)者的權(quán)益,實現(xiàn)項目可持續(xù)發(fā)展。

[1] 戚安邦.項目管理學(xué)[M].北京：科學(xué)出版社,2010

[2] 中國(雙法)項目管理研究委員會.中國項目管理知識體系(C-PMBOK2006)[M].北京：電子工業(yè)出版社,2006

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Application of SWOT to project procurement management

Huang Wocai
Guangdong university of business studies, Guangzhou, 510320, China

2011-01-29 稿件編號：1101109

黃沃才，本科，實驗師，招標(biāo)師。