論企業(yè)檔案管理

晏利

當今世界已進入知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。

檔案管理是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容之一。檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的是在檔案管理領(lǐng)域普遍起作用的基本規(guī)律，它是有關(guān)檔案、檔案工作及檔案學(xué)自身的本質(zhì)特點和客觀規(guī)律的知識體系。建設(shè)中國特色社會主義的偉大歷史使命，要求檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，不僅范圍更廣、內(nèi)容更豐富，而且理論概括和科學(xué)抽象水平也要有新的提高。概而言之：新時期、新任務(wù)，要求我們必須進一步加強檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的研究。

從宏觀上說，我國檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究中的每一個課題的提出，都是實踐中應(yīng)該關(guān)注的課題。實踐是檢驗真理的唯一標準，檔案學(xué)基礎(chǔ)理論當然也要回到實踐中去，接受實踐的檢驗。但是，檔案工作的某些客觀事實或?qū)嶋H現(xiàn)象，并不等于真實，真實要求的是反映事物的本質(zhì)。因此，當我們用文件生命周期理論來考察我國的文書檔案工作的現(xiàn)實時，可以發(fā)現(xiàn)，有些是合理的，應(yīng)予保留和發(fā)展，如我們現(xiàn)存的企業(yè)檔案室（或檔案館）已成為檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)，它實際上已經(jīng)承擔(dān)了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務(wù)。這是中國特色的基本國情所決定的，并不違背實踐標準的普遍原理。

加強新時期檔案工作，各級主管部門必須切實對檔案工作重視起來，真正從思想上把它擺上議事日程，從建設(shè)一流企業(yè)和科學(xué)化管理的高度認識檔案工作的極端重要性，著力加強企業(yè)檔案人才建設(shè)，把思想好、素質(zhì)高、懂專業(yè)、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來，造就一支過得硬的專業(yè)隊伍。

其次，要制定先進的檔案管理工作目標，特別是要制定出理論研究方面的專業(yè)規(guī)劃，圍繞企業(yè)檔案工作的方針、目標及管理模式，檔案工作如何推進企業(yè)的現(xiàn)代化進程，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當形成什么樣的特色與機制，怎樣建立企業(yè)檔案工作的完整理論體系等問題進行深入探析，從而帶動整個檔案工作不斷躍上更高的層次。

第三，加強專業(yè)檔案管理人員與企業(yè)其他管理人員的業(yè)務(wù)交流等，使檔案工作人員更加深入地了解生產(chǎn)一線對檔案工作的需求，也使一線人員以自身的實踐經(jīng)驗對檔案管理升級提供動力。第四，定期或不定期地召開檔案管理專業(yè)人員理論研討會，通過信息交流和資源共享，促進各基層單位檔案管理與研究水平不斷提高；同時應(yīng)有計劃地委派檔案管理人員參加國家有關(guān)部門舉辦的各種研修活動，從更寬廣的領(lǐng)域強化他們的理論素質(zhì)。

企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。

企業(yè)檔案管理原則

一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。

二、維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護知識產(chǎn)權(quán)，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

三、便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。

加強企業(yè)檔案管理建議

一、統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標準，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性。

二、提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。第一，具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要認真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國特色社會主義理論與檔案工作實際結(jié)合起來，著力解決好世界觀、人生觀問題，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的思想理論基礎(chǔ)。第二，具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專業(yè)人員應(yīng)尊重檔案、尊重歷史，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔；必須忠于職守，具有嚴格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。第三，應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計算機知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。第四，應(yīng)具有創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動力，知識經(jīng)濟的來臨，我們要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新同步，需要創(chuàng)造性學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問題、新辦法。應(yīng)把握機遇，解放思想，開創(chuàng)性工作，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

三、服務(wù)創(chuàng)新。信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計時，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。

四、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

五、加強企業(yè)檔案管理標準化建設(shè)。第一，明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項目完成后15日內(nèi)歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。第二，嚴格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。第三，完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計制度、文件材料立卷歸檔制度等。

最后，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)的有機結(jié)合。是按照現(xiàn)在企業(yè)制度需要建立的檔案權(quán)屬明確，管理科學(xué)，企業(yè)自律的一種檔案管理方式，是一種多元，靈活，高校的檔案管理制度。

（作者單位：湖南省電力公司益陽電業(yè)局）