物資供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)物資信息編碼體系設(shè)計(jì)與應(yīng)用

張 輝，王西雁ZHANG Hui,WANG Xi-yan

（1.中國(guó)航天科工飛航技術(shù)研究院物資供應(yīng)站，北京 100074；2.北京動(dòng)力機(jī)械研究所，北京 100074）

(1.Material Supply Station of Third Research Institute of CASIC,Beijing 100074,China;2.Beijing Power Machinery Institute,Beijing 100074,China)

1 物資供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)對(duì)物資管理信息編碼的需求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，供應(yīng)鏈管理的現(xiàn)代化越來越多地借助信息化，供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)只有在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的情況下，才能發(fā)揮作用，否則可能帶來致命的錯(cuò)誤，最終導(dǎo)致實(shí)施失敗?；A(chǔ)數(shù)據(jù)是供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的根基，而建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的前提則是一定要有信息編碼技術(shù)的支撐。信息編碼就是給事物或概念賦予一定規(guī)律性的易于人或計(jì)算機(jī)識(shí)別與處理符號(hào)的過程，代碼是表示事物或概念的易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別處理的一個(gè)或一組有序的符號(hào)。

物資供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)涉及供應(yīng)商、顧客與企業(yè)本身，包含采購(gòu)、運(yùn)輸和配送、保管、搬運(yùn)、包裝、流通加工、庫(kù)存管理、成品的保管和配送、物流信息處理等所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，所有這些過程的信息交換都要通過代碼運(yùn)算來實(shí)現(xiàn)。與物資管理相關(guān)的編碼技術(shù)在供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)中占有越來越重要的地位，已經(jīng)成為物資管理信息共享與集成的核心要素之一。面對(duì)如此復(fù)雜眾多的代碼，需要研究科學(xué)的物資管理信息編碼技術(shù)，而物資管理信息編碼技術(shù)的頂層策劃應(yīng)該是構(gòu)建物資管理信息編碼體系，沒有科學(xué)的物資管理信息編碼體系，就難以運(yùn)行如此復(fù)雜而眾多的代碼。

2 物資管理信息編碼體系架構(gòu)

物資供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)涉及的編碼主要有物資編碼、供方編碼、顧客編碼、計(jì)量單位編碼、庫(kù)房編碼、交貨方式編碼、貨幣編碼、付款方式編碼、資金來源、檢驗(yàn)方式編碼、單證編號(hào)、員工編碼等，以及后續(xù)物流技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展所涉及的條碼等。

2.1 按代碼維護(hù)方法構(gòu)建編碼體系

物資管理基礎(chǔ)信息編碼按代碼維護(hù)方法分為動(dòng)態(tài)維護(hù)代碼、固定代碼和登記性編號(hào)三類。

動(dòng)態(tài)維護(hù)代碼是指需要制定編碼規(guī)則，并編碼和動(dòng)態(tài)維護(hù)的物資管理基礎(chǔ)信息代碼，主要包含：物資代碼、供方和顧客代碼、倉(cāng)儲(chǔ)貨位代碼等。如，編寫 “物資代碼”，首先要制定物資編碼規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)，配備編碼人員，確定編碼流程，然后一物一編碼，物資編碼的數(shù)量大頻次高。

固定代碼是指需要制定編碼規(guī)則并按預(yù)知的信息一次性給出代碼的物資管理基礎(chǔ)信息代碼，主要包含：庫(kù)房代碼、計(jì)劃完成狀態(tài)代碼、檢驗(yàn)狀態(tài)代碼、檢驗(yàn)方式代碼、檢驗(yàn)結(jié)論代碼、不合格品處理方式代碼、交貨方式代碼、結(jié)算方式代碼、資金來源代碼、貨幣代碼、付款方式代碼、發(fā)票類型代碼等。如，編寫 “庫(kù)房代碼”，首先要制定庫(kù)房編碼規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)，確定編碼流程，然后把已知的庫(kù)房一次性給出代碼，一般情況代碼不再改變，增加庫(kù)房時(shí)再增加新編碼，但編碼的數(shù)量少頻次低。

記錄性編號(hào)是指需要制定編號(hào)規(guī)則，并按規(guī)則記錄物資管理基礎(chǔ)信息的代碼，主要包含：采購(gòu)計(jì)劃編號(hào)、物資管理流轉(zhuǎn)單據(jù)編號(hào)、合同編號(hào)等。如，給 “入庫(kù)單編號(hào)”，首先制定入庫(kù)單編號(hào)規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)，一般編號(hào)后幾位符號(hào)是流水號(hào)，一張入庫(kù)單給出一個(gè)流水號(hào)，流水號(hào)可由程序生成。

按以上代碼維護(hù)方法構(gòu)建的物資管理基礎(chǔ)信息編碼體系如圖1所示。

2.2 按供應(yīng)鏈的過程和用途構(gòu)建編碼體系

物資管理基礎(chǔ)信息編碼按物資供應(yīng)鏈的過程和代碼用途分為物資編碼、機(jī)構(gòu)編碼、單證編碼、位置編碼、物流過程狀態(tài)編碼、財(cái)務(wù)編碼和識(shí)別編碼等。

物資編碼包含物資分類代碼以及構(gòu)成物資代碼屬性的計(jì)量單位代碼等。

機(jī)構(gòu)編碼包含供方、顧客與企業(yè)本身的代碼和部門、人員代碼。

單證編碼主要是供應(yīng)鏈管理過程中所需的各種表格的編號(hào)。

位置編碼主要是庫(kù)房和貨位編碼，也可以包含區(qū)域代碼。

物流過程狀態(tài)編碼主要是業(yè)務(wù)過程、狀態(tài)或方式的分類代碼。

財(cái)務(wù)編碼主要是與財(cái)務(wù)有關(guān)的資金、結(jié)算、貨幣、發(fā)票等各類代碼。

識(shí)別編碼主是指條形碼等自動(dòng)識(shí)別代碼的編碼。

按物資供應(yīng)鏈的過程和用途構(gòu)建的物資管理基礎(chǔ)信息編碼體系如圖2所示。

2.3 兩種物資管理基礎(chǔ)信息編碼體系的比較

按代碼維護(hù)方法構(gòu)建的編碼體系方便管理人員和編碼人員掌握編碼的頻繁程度，分清哪些編碼頻次高，哪些編碼數(shù)量有限，可以一次完成，哪些編碼只需制定編碼規(guī)則，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)按編碼規(guī)則生成代碼。這種編碼體系便于策算和統(tǒng)計(jì)編碼的工作量，合理配備編碼資源。

按物資供應(yīng)鏈的過程和用途構(gòu)建的編碼體系，能把供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)涉及的所有編碼考慮周全，減少遺漏，有利于全面構(gòu)建編碼體系。

2.4 復(fù)合型物資管理基礎(chǔ)信息編碼體系

把以上兩種方法結(jié)合在一起構(gòu)建編碼體系，不但便于管理，還能保證編碼的全面性，是比較好的編碼體系構(gòu)建方法。把代碼進(jìn)行條碼化也可以實(shí)現(xiàn)識(shí)別編碼。復(fù)合型物資管理基礎(chǔ)信息編碼體系如圖3所示。

3 物資管理基礎(chǔ)信息編碼的實(shí)施

物資供應(yīng)鏈系統(tǒng)物資管理基礎(chǔ)信息編碼體系的實(shí)施步驟和方法如下：

3.1 策劃和制定編碼體系表

編碼體系表是指導(dǎo)編碼工作的總體思路，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的自身需求和實(shí)際情況制定適合本單位的物資管理基礎(chǔ)信息編碼體系表。

3.2 制定編碼規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)

設(shè)計(jì)了編碼體系后，研究科學(xué)的編碼方法，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)和需求制定物資管理基礎(chǔ)信息編碼規(guī)則或編碼標(biāo)準(zhǔn)。編碼規(guī)則或編碼標(biāo)準(zhǔn)是編碼的依據(jù)。

3.3 成立編碼機(jī)構(gòu)

大型企業(yè)的物資管理基礎(chǔ)信息代碼，多則上百萬(wàn)條，少則幾十萬(wàn)條，為了防止不同部門和人員對(duì)于編碼規(guī)則理解和掌握的偏差，需要有專門人員和機(jī)構(gòu)去完成編碼工作?？梢栽O(shè)立編碼中心，負(fù)責(zé)編碼工作，以避免不同人對(duì)同一事物編碼理解差異的現(xiàn)象。也可以由編碼中心制定物資管理基礎(chǔ)信息編碼規(guī)則或編碼標(biāo)準(zhǔn)，以便更好地做到 “寫我所做，做我所寫”。

3.4 制定編碼管理規(guī)定或編碼工作流程

按編碼規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼過程是很復(fù)雜的，應(yīng)該開發(fā)編碼程序，避免一物多碼和重碼。動(dòng)態(tài)維護(hù)性代碼編碼時(shí)，首先由使用單位從現(xiàn)有的物資管理基礎(chǔ)信息代碼庫(kù)中查找，現(xiàn)有代碼庫(kù)中已有的，直接選用；代碼庫(kù)中沒有的，由使用單位按照編碼規(guī)則編寫一個(gè)新的物資代碼，然后把代碼申請(qǐng)信息提交物資編碼中心審核。編碼中心進(jìn)行合規(guī)性審查，若發(fā)現(xiàn)編碼問題，且編碼人員能改正的，更改后發(fā)布，并把更改內(nèi)容告知編碼申請(qǐng)單位；編碼人員審查發(fā)現(xiàn)不能確定的問題，把問題反饋給編碼申請(qǐng)單位，由申請(qǐng)單位查實(shí)后再次提交申請(qǐng)；編碼問題出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)，提交物資編碼專家判定。通過審查后，由編碼中心發(fā)布代碼并補(bǔ)充到物資管理基礎(chǔ)信息代碼庫(kù)中。物資編碼、供方編碼、顧客編碼等動(dòng)態(tài)維護(hù)性代碼的申請(qǐng)和發(fā)布應(yīng)該通過編碼器 （編碼信息系統(tǒng)）進(jìn)行操作。開發(fā)基于B/S結(jié)構(gòu)的編碼系統(tǒng)，具有編碼查詢、申請(qǐng)、生成、維護(hù)功能，并與物資供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)同步集成，還可以多人同時(shí)協(xié)同工作，是實(shí)現(xiàn)規(guī)范編碼的一種較好的途徑。動(dòng)態(tài)維護(hù)性代碼編碼基本流程見圖4。

計(jì)量單位編碼、交貨方式編碼、貨幣編碼、檢驗(yàn)方式編碼等固定代碼按編碼規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)由各單位提出需求申請(qǐng)，編碼中心通過審查后發(fā)布，也可由編碼中心在供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)后臺(tái)物資管理基礎(chǔ)信息代碼庫(kù)中直接發(fā)布和維護(hù)。

庫(kù)房編碼、采購(gòu)計(jì)劃編碼等記錄性編號(hào)按編碼規(guī)則由使用單位自行管理和維護(hù)，多數(shù)情況是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的。

3.5 代碼維護(hù)

物資代碼在使用過程中，遇到代碼差錯(cuò)和重碼，為不影響正常業(yè)務(wù)或供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性，由編碼中心采取 “停用”處理。已經(jīng) “停用”的代碼，只要在供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的，原數(shù)據(jù)不作任何改變，但后續(xù)業(yè)務(wù)就禁止再選用已經(jīng)“停用”的代碼。確實(shí)需要修改的代碼屬性 （如，同一事物有兩種表示方法，需要改為

更準(zhǔn)確的表示方法），修改后不影響供應(yīng)鏈系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和業(yè)務(wù)正常運(yùn)行的，由編碼中心統(tǒng)一修改。

4 結(jié) 論

物資管理基礎(chǔ)信息編碼技術(shù)是供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行中一項(xiàng)十分重要的支撐性技術(shù)，只有科學(xué)設(shè)計(jì)編碼體系，制定編碼規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)，建立編碼機(jī)構(gòu)，規(guī)范編碼流程，實(shí)時(shí)完成新增物資基礎(chǔ)信息代碼申請(qǐng)和發(fā)布，并規(guī)范維護(hù)已有物資基礎(chǔ)信息代碼庫(kù)是確保供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是保證物資數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可統(tǒng)計(jì)、可共享、可交換的必要條件。以上研究為供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)及相關(guān)信息系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用提供參考。

[1]張輝，趙金毅.航天企業(yè)物資編碼方法與結(jié)構(gòu)研究[J].航天制造技術(shù)，2010(3):56-59.