淺談ERP對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的影響

楊玉霞 浙江省象山縣第一人民醫(yī)院

很多醫(yī)院認(rèn)為前臺(tái)的HlS系統(tǒng)不足以支撐醫(yī)院整體經(jīng)營(yíng)運(yùn)作，還想通過(guò)ERP管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，提升醫(yī)院信息化和財(cái)務(wù)管理能力。ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成，并自動(dòng)產(chǎn)生各類報(bào)表及財(cái)務(wù)分析，大大的提高了賬務(wù)處理質(zhì)量和速度，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，是會(huì)計(jì)電算化后的第二次信息化革命。

ERP的定義

ERP是企業(yè)資源規(guī)劃（Enterprise Resource Planning）的縮寫(xiě)，是由美國(guó)著名的計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢集團(tuán)Garter Group提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn)，它整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力、物力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)[1]。

ERP項(xiàng)目實(shí)施存在的問(wèn)題

業(yè)務(wù)流程的改變使得內(nèi)部控制弱化 ERP在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體化的同時(shí)，業(yè)務(wù)流程作了很大的改動(dòng)，醫(yī)院和ERP公司共同制定了適于醫(yī)院管理的ERP業(yè)務(wù)流程及規(guī)范，即流程再造，在實(shí)施初期流程中有一些不足之處，如ERP上線時(shí)材料付款：原來(lái)由財(cái)務(wù)科會(huì)計(jì)提出付款申請(qǐng)，現(xiàn)在一些零星付款由倉(cāng)庫(kù)會(huì)計(jì)提出付款申請(qǐng)，倉(cāng)庫(kù)不能看到供應(yīng)商信息明細(xì)等，導(dǎo)致重復(fù)付款；在新增供應(yīng)商時(shí)，因管理權(quán)限問(wèn)題，一個(gè)單位被重復(fù)增加等現(xiàn)象，致使供應(yīng)商管理混亂，付款也出問(wèn)題，類似這樣的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。新的業(yè)務(wù)流程下，一些人員崗位分工和職能發(fā)生改變，管理不規(guī)范，使得財(cái)務(wù)內(nèi)部控制和崗位牽制弱化。

ERP公司的水平影響ERP項(xiàng)目進(jìn)度和成敗 每家ERP軟件公司介紹的功能和達(dá)到的管理效果基本相同，在實(shí)施中，差異卻很大，比如我們?cè)谑褂弥邪l(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題：(1)在做憑證時(shí)，用友軟件點(diǎn)擊頂行工具欄“余額”，可以查到該供應(yīng)商的應(yīng)付款余額，超出余額時(shí)會(huì)出現(xiàn)借方紅字提示，一家ERP公司沒(méi)有這項(xiàng)功能。(2)一家ERP公司做憑證時(shí)工具欄沒(méi)有計(jì)算器，要手工計(jì)算好輸入，另一家ERP公司直接在分錄金額位置顯示算式并得出結(jié)果。ERP軟件在使用中會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，運(yùn)行有時(shí)不穩(wěn)定，需要ERP工程師及時(shí)解決和維護(hù)，一些預(yù)算和財(cái)務(wù)分析模塊遲遲不能應(yīng)用，項(xiàng)目進(jìn)度慢，雙方出現(xiàn)矛盾。

增加了財(cái)務(wù)核對(duì)和監(jiān)督工作量 ERP將醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)集成起來(lái)，基本涵蓋了醫(yī)院所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，HIS系統(tǒng)收集數(shù)據(jù)生成收入憑證，人員支出、材料等憑證[2]，各部門環(huán)環(huán)相扣共享信息資源，比如，人事科先考勤→工資會(huì)計(jì)做工資表→制單員生成憑證→結(jié)賬→進(jìn)行下月的業(yè)務(wù)。由于各崗位工作不能逾越、不能同時(shí)進(jìn)行、不能積壓，因此，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤要追溯查詢時(shí)，往往遇到差錯(cuò)隱蔽性強(qiáng)，較難查找等問(wèn)題，自動(dòng)生成憑證減少了手工輸入工作量，但增加了核對(duì)數(shù)字準(zhǔn)確性的工作量。

ERP實(shí)施的環(huán)境影響

管理環(huán)境影響的差異 ERP系統(tǒng)源自于權(quán)力差距小的西方文化，它打破了我國(guó)傳統(tǒng)的等級(jí)管理制度，相互間是一種服務(wù)與支持的關(guān)系，組織結(jié)構(gòu)趨向于平等化，強(qiáng)調(diào)員工的整體協(xié)作。在中國(guó)的文化中，由于權(quán)力差距很大，又習(xí)慣于上級(jí)逐級(jí)給下級(jí)分配工作，文化上的差異使得ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中受到多方面的抵制，業(yè)務(wù)流程和管理的改變涉及到部門職責(zé)和人員崗位的重新界定，一些部門的權(quán)利被消弱，一些中層管理干部的強(qiáng)烈抵制，是ERP實(shí)施的強(qiáng)大阻力。

后勤管理和人員業(yè)務(wù)素質(zhì)基礎(chǔ)薄弱醫(yī)院后勤各部門像孤立的小系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)可以將各部門獨(dú)立的系統(tǒng)統(tǒng)一到整體平臺(tái)，我國(guó)醫(yī)院大多屬于事業(yè)單位性質(zhì)，雖經(jīng)改革，但管理還殘存著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理模式，管理理論還很落后，基礎(chǔ)比較薄弱，一部分后勤職工資格老水平差，信息技術(shù)的使用能力差，而管理基礎(chǔ)薄弱和人員素質(zhì)低對(duì)于急于實(shí)施ERP的醫(yī)院是致命的缺陷。據(jù)博科資訊企業(yè)管理信息化調(diào)研中心統(tǒng)計(jì)，在所有的ERP系統(tǒng)應(yīng)用中存在三種情況：一是按期按預(yù)算成功實(shí)施實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成的，占10%～20%；二是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成或?qū)崿F(xiàn)部分集成的，占30%～40%，而最終失敗的占50%。在實(shí)施成功的10%～20%中，大多數(shù)為管理基礎(chǔ)比較好的外資或合資企業(yè)。因此，順利實(shí)施ERP對(duì)我們來(lái)說(shuō)難度還是比較大的[3]。

建議

提高醫(yī)院對(duì)業(yè)務(wù)流程的認(rèn)識(shí)，切實(shí)做好業(yè)務(wù)流程重組 首先必須讓院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到ERP不僅是一種管理軟件和工具，更是一種管理思想，它是從流程這一最基礎(chǔ)層面進(jìn)行“根本性變革”，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，以增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力[4]。要想使其成功實(shí)施，必須要從醫(yī)院的管理理念、模式、流程上入手，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，而業(yè)務(wù)流程重組是整個(gè)ERP項(xiàng)目實(shí)施中的難點(diǎn)，業(yè)務(wù)流程重組會(huì)重新劃分部門職能，流程設(shè)計(jì)的好壞直接影響工作效率和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

高層領(lǐng)導(dǎo)支持和水平高的總指揮醫(yī)院決策層委派精通財(cái)務(wù)和管理的高層管理直接領(lǐng)導(dǎo)ERP項(xiàng)目，跨部門溝通和合作，實(shí)現(xiàn)各科室聯(lián)動(dòng)，隨時(shí)解決和修改新流程的不足，調(diào)整因崗位職責(zé)變動(dòng)、權(quán)力利益的重新分配等問(wèn)題引起的抵觸情緒，在充分調(diào)研的前提下強(qiáng)力推行，加強(qiáng)培訓(xùn)，化解實(shí)施中的各種矛盾，使各業(yè)務(wù)部門相互配合，調(diào)動(dòng)職工的積極性，使ERP項(xiàng)目順利推廣實(shí)施。

充分調(diào)研，選擇適合醫(yī)院的ERP軟件系統(tǒng) 國(guó)內(nèi)的ERP市場(chǎng)不規(guī)范，國(guó)外的ERP軟件難以完全貼近中國(guó)企業(yè)的實(shí)際需要和定制過(guò)程，在ERP公司的選擇上沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)又缺乏經(jīng)驗(yàn)，匆忙實(shí)施ERP項(xiàng)目，很容易導(dǎo)致最終失敗。我院使用了兩家ERP公司軟件，一個(gè)側(cè)重財(cái)務(wù)，一個(gè)側(cè)重物流，項(xiàng)目進(jìn)度、深度不同。在大致相同的進(jìn)度下價(jià)格相差懸殊很大，一些承諾的功能遲遲不能實(shí)現(xiàn)，雙方出現(xiàn)矛盾。ERP實(shí)施是各部門都上線，實(shí)施周期又過(guò)長(zhǎng)，項(xiàng)目控制不規(guī)則，醫(yī)院方投入的資金、人力過(guò)多，有可能出現(xiàn)不歡而散或不死不活的現(xiàn)象，所以要根據(jù)醫(yī)院自身的特點(diǎn)和規(guī)模選擇適合自己的ERP軟件，充分調(diào)研和試運(yùn)行，慎重付款，再甩掉老系統(tǒng)，全面上線ERP系統(tǒng)，選擇適合的供應(yīng)商是ERP成敗的關(guān)鍵因素。

提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì) ERP是基于電腦硬件和軟件系統(tǒng)來(lái)運(yùn)行管理的，從采購(gòu)、庫(kù)存、收費(fèi)等前端自動(dòng)產(chǎn)生財(cái)務(wù)憑證、生成報(bào)表；藥庫(kù)藥品低于庫(kù)存基數(shù)時(shí)，適時(shí)發(fā)出采購(gòu)申請(qǐng)，生成訂單，因此財(cái)務(wù)人員不僅要會(huì)賬，還要發(fā)揮審核、監(jiān)督各環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)和準(zhǔn)確性，還要根據(jù)自己的需要編制自定義報(bào)表和財(cái)務(wù)分析報(bào)告，因此，醫(yī)院要有效提高員工的電腦知識(shí)和操作能力，否則會(huì)增加業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變和實(shí)施的難度。

小結(jié)

目前，我院的ERP還在持續(xù)完善中，希望借助ERP使財(cái)務(wù)核算最終達(dá)到自動(dòng)化，通過(guò)無(wú)縫的應(yīng)用集成，建立高效的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，通過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)算、決策和分析為目標(biāo)管理提供可靠依據(jù)，提高資金利用效率，對(duì)資源有效控制，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行分析，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)的作用。

1 程培巖.基于ERP環(huán)境的財(cái)會(huì)人才素質(zhì)培養(yǎng)的思考[J].會(huì)計(jì)之友,2009(2):33

2 張睿，吳洪波.基于ERP的財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)的構(gòu)架探析[J].科技與管理,2009,11(1):65-67

3 繆建成.醫(yī)院推行ERP之我見(jiàn)[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備,2010,25(9):81-83

4 廖吉林，六建一.ERP實(shí)施過(guò)程中的業(yè)務(wù)流程重構(gòu)路徑研究[J].科技管理研究，2010,(5):174-176