深溪溝水電站工程建設(shè)中的甲供物資管理

王小培

(國電大渡河深溪溝水電有限公司，四川漢源 625304)

1 概述

深溪溝水電站工程建設(shè)工期緊、任務(wù)重，加強(qiáng)物資管理，合理地組織采購、存儲(chǔ)、供應(yīng)物資對于工程建設(shè)順利開展，提高工程質(zhì)量，降低工程成本，加強(qiáng)資金周轉(zhuǎn)等具有十分重要的意義。深溪溝公司緊緊圍繞物資采購、供應(yīng)，迎漲價(jià)狂潮，戰(zhàn)資源短缺，急公司所急，想工程建設(shè)所想，克服重重困難，積極主動(dòng)做好物資采購供應(yīng)工作，努力提高物資供應(yīng)保障能力，為深溪溝工程2007年11月按期高標(biāo)準(zhǔn)截流、2008年6月29日大壩第一倉混凝土澆筑的順利進(jìn)行，2010年6月27日首臺(tái)機(jī)組投運(yùn)，2011年6月29日四臺(tái)機(jī)組全投做出了較大的貢獻(xiàn)。

2 扎實(shí)的基礎(chǔ)管理

為加強(qiáng)物資管理，優(yōu)化物資管理流程，切實(shí)將物資管理工作做到有章可循、有據(jù)可依，有人負(fù)責(zé)，深溪溝公司制定了《深溪溝水電站工程業(yè)主供材管理實(shí)施細(xì)則(試行)》和《深溪溝水電有限公司工程主要物資核銷管理細(xì)則》。另因合同規(guī)定導(dǎo)流洞工程及廠壩樞紐工程所用砂石骨料及混凝土由業(yè)主提供，為規(guī)范深溪溝水電站施工期間砂石料和混凝土生產(chǎn)供應(yīng)的秩序，特制定了《深溪溝水電站骨料加工、混凝土拌和系統(tǒng)成品料供應(yīng)管理辦法》(試行)和《關(guān)于水電八局業(yè)主供材結(jié)算、核銷有關(guān)問題的規(guī)定》。管理制度健全，內(nèi)容全面，涵蓋了甲供材料的計(jì)劃管理、供應(yīng)管理、驗(yàn)收管理、結(jié)算支付管理及核銷管理，明確了各單位各部門的職責(zé)，使深溪溝公司物資管理工作健全、規(guī)范。

基礎(chǔ)管理絕非小事，在管理上要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。深溪溝公司物資管理正是以此為理念，以非常堅(jiān)實(shí)、可靠、完善的基礎(chǔ)管理工作為支撐，逐步將深溪溝公司物資管理推向正軌。

3 規(guī)范的采購管理

為了做好采購管理工作，深溪溝公司主要從兩個(gè)方面著手:一方面規(guī)范采購行為，在技術(shù)層面上不斷提升業(yè)務(wù)能力;另一方面遏制采購違規(guī)、違法，在采購管理系統(tǒng)建設(shè)上全面完善。

規(guī)范采購行為首先從規(guī)范采購計(jì)劃開始。深溪溝公司要求承包商根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃和項(xiàng)目施工詳圖，每月按時(shí)呈報(bào)一份材料需求計(jì)劃，經(jīng)監(jiān)理審批后上報(bào)機(jī)電處，在收到計(jì)劃3天內(nèi)審批并抄送公司機(jī)電部及相應(yīng)材料供應(yīng)商，材料供應(yīng)商依據(jù)公司抄送的供材計(jì)劃提前做好材料的備料工作。在施工進(jìn)度發(fā)生變化或出現(xiàn)特殊情況需調(diào)整月材料供應(yīng)計(jì)劃時(shí)，承包商則以書面形式說明原因并經(jīng)監(jiān)理確認(rèn)后向機(jī)電處申請，經(jīng)機(jī)電處核批后通知供應(yīng)商供貨。依據(jù)機(jī)電處核準(zhǔn)的月度業(yè)主供材計(jì)劃并根據(jù)施工現(xiàn)場需要，實(shí)行分批供貨，總量控制。

所選材料供應(yīng)商全部都是通過招投標(biāo)確定的，在質(zhì)量滿足工程施工要求的情況下選擇價(jià)格低的供應(yīng)商，在其因某種原因供應(yīng)不足時(shí)才考慮價(jià)格相對較高的供應(yīng)商，這樣做既能降低采購成本，又能保證物資供應(yīng)。

為了遏制采購中的違規(guī)、違法，深溪溝公司主要在以下幾個(gè)方面采取了相應(yīng)的措施:崗位建設(shè)、人員選擇、員工培訓(xùn)、員工績效考核、加強(qiáng)監(jiān)督等。做到了決策透明、分工明確、記錄完整。

4 實(shí)施科學(xué)的招標(biāo)管理

深溪溝工程所用的主要物資均由國電大渡河流域開發(fā)公司實(shí)行集中采購管理，所有的采購都遵循先立項(xiàng)、后采購的原則。特殊或緊急采購經(jīng)公司批準(zhǔn)后，及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

建立和健全一套行之有效的企業(yè)物資招標(biāo)采購制度是物資采購工作順利開展的基礎(chǔ)。為了推行物資招標(biāo)采購和規(guī)范招標(biāo)采購程序，大渡河公司制定了《大渡河公司基建工程招標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則(試行)》和《大渡河公司工程招標(biāo)監(jiān)察辦法(試行)》。明確了招標(biāo)采購的指導(dǎo)思想、原則和要求。對招標(biāo)采購的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、采購程序、驗(yàn)收結(jié)算、監(jiān)督檢查及獎(jiǎng)勵(lì)處罰都做出了具體規(guī)定。

為確保投標(biāo)工作的公開、公平、公正和誠實(shí)信用，一般情況下均采用公開招標(biāo)，在政府有關(guān)機(jī)構(gòu)規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告。對于有特殊理由并經(jīng)公司同意的項(xiàng)目也可采用邀請招標(biāo)。物資招標(biāo)采購根據(jù)不同類別的物資分別設(shè)立評標(biāo)委員會(huì)，評標(biāo)委員會(huì)主任由公司負(fù)責(zé)人擔(dān)任，商務(wù)組和技術(shù)組組長由有關(guān)專家擔(dān)任，成員由公司和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)專家組成。在選擇評標(biāo)專家時(shí)，視情況從集團(tuán)公司評標(biāo)專家?guī)熘须S機(jī)抽取或直接確定。評標(biāo)委員會(huì)按照已確定的評標(biāo)原則及方法，對各投標(biāo)廠商投標(biāo)文件的商務(wù)和技術(shù)方面進(jìn)行綜合評價(jià)，對照招標(biāo)文件的要求，提出評審意見，形成正式評標(biāo)報(bào)告后報(bào)公司審批。評標(biāo)報(bào)告批準(zhǔn)后向中標(biāo)商發(fā)出中標(biāo)通知書，然后根據(jù)招標(biāo)文件和投標(biāo)書的內(nèi)容及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同洽談、簽訂合同。

供應(yīng)商對工程投資有著很大的影響，因此，我公司不斷地對所采購的物資進(jìn)行市場調(diào)查，了解發(fā)展趨勢和當(dāng)前的供需狀況及價(jià)格水平，并根據(jù)所調(diào)查出來的情況對物料進(jìn)行降價(jià)談判。對于材料供應(yīng)中存在的供應(yīng)質(zhì)量問題、供應(yīng)滯后非常重視，發(fā)現(xiàn)問題后，在最短的時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、協(xié)商，強(qiáng)化之間的管理方法和相互協(xié)作關(guān)系，避免和減少了以后的物資供應(yīng)問題。

為了更好的管理供應(yīng)商，建立了供應(yīng)商應(yīng)急狀況的保障能力評價(jià)體系，結(jié)合合同條款、外部環(huán)境變化、預(yù)警等級、計(jì)劃執(zhí)行情況，針對具體項(xiàng)目，對各供應(yīng)商的應(yīng)急能力進(jìn)行評價(jià)。對于應(yīng)急保障能力優(yōu)秀的廠家，在計(jì)劃分配、合同續(xù)簽、招標(biāo)評比等給予優(yōu)惠和獎(jiǎng)勵(lì)。對于應(yīng)急保障能力不足的供應(yīng)商予以考核，必要時(shí)給予黃牌警告。

5 系統(tǒng)化的合同管理

在物資采購活動(dòng)中，對合同的管理是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，包含了物資采購合同管理的全過程。物資采購合同的管理包括物資招標(biāo)、評標(biāo)、談判簽約、合同執(zhí)行、爭議處理直到最終合同結(jié)束等全部管理內(nèi)容。

首先做好合同的事前管理。招標(biāo)文件編制得是否細(xì)致，對合同雙方責(zé)、權(quán)、利的規(guī)定是否合理，將直接影響到今后合同能否得以順利實(shí)施，它是合同管理的先決條件，因此，應(yīng)認(rèn)真做好招投標(biāo)文件的編制和審查工作，盡量避免因合同的先天不足而導(dǎo)致實(shí)施過程中的合同糾紛，即對合同管理實(shí)施事前控制。

其次做好合同的過程控制。一份好的合同是合同得以順利實(shí)施的基礎(chǔ)，但合同簽訂后能否按合同規(guī)定的目標(biāo)順利完成，很大程度上依賴于對合同的日常性檢查、分析和協(xié)調(diào)，即合同的過程控制。通過對合同的過程控制，檢查合同雙方責(zé)任和義務(wù)的履約情況。針對合同履約過程中出現(xiàn)的合同糾紛進(jìn)行分析和協(xié)調(diào)，并對合同有關(guān)內(nèi)容通過合同雙方的協(xié)商進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

最后做好合同的事后分析和總結(jié)。物資采購合同數(shù)量多，合同有效期不同，各合同執(zhí)行完后，應(yīng)對其進(jìn)行認(rèn)真分析和總結(jié)，找出合同文件編寫上的不足和執(zhí)行過程中的困難，在新簽訂的物資合同中進(jìn)行改進(jìn)和完善，以使物資合同管理水平逐步向前邁進(jìn)。

6 合理的倉儲(chǔ)管理

為保證產(chǎn)品質(zhì)量，物資轉(zhuǎn)運(yùn)站庫管人員對所到物資按品種、規(guī)格、型號、質(zhì)量、數(shù)量、包裝等認(rèn)真驗(yàn)收核對，按照采購的不同和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格驗(yàn)收，做到準(zhǔn)確無誤。材料驗(yàn)收合格后，及時(shí)辦理入庫驗(yàn)收單，同時(shí)核對發(fā)票、運(yùn)單、明細(xì)表及產(chǎn)品合格證，核對無誤后入庫簽字并及時(shí)登帳。

材料出庫遵循先進(jìn)先出的原則，及時(shí)審核發(fā)料單上的內(nèi)容是否符合要求，核對庫存材料是否準(zhǔn)確，做好材料儲(chǔ)備工作。準(zhǔn)確按發(fā)料單的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行備料、復(fù)查，以免發(fā)生差錯(cuò)，做到賬實(shí)相符。按照材料保存期限，對于快要過期失效或變質(zhì)的材料，應(yīng)在其規(guī)定期限內(nèi)發(fā)放，非正常手續(xù)不能出庫。

根據(jù)庫存材料的性能和特點(diǎn)進(jìn)行合理儲(chǔ)存和保管，做到保質(zhì)、保量、保安全。對于不同的品種、規(guī)格、質(zhì)量、等級的材料均分開，按先后順序碼放，以便先進(jìn)先出。要經(jīng)常檢查、隨時(shí)掌握和發(fā)現(xiàn)材料的變質(zhì)情況，并積極采取補(bǔ)救措施。

定期盤庫清點(diǎn)，達(dá)到數(shù)量清、質(zhì)量清、帳表清。

嚴(yán)格要求物資轉(zhuǎn)運(yùn)站執(zhí)行材料出、入庫手續(xù)，嚴(yán)格按流程辦事，充分發(fā)揮轉(zhuǎn)運(yùn)站在采購與使用單位之間的調(diào)劑、平衡作用。統(tǒng)一制作入庫單、出庫(領(lǐng)料)單等各種憑證，規(guī)范了以上票據(jù)憑證行為，使各種票據(jù)、憑證管理及分析更為方便。

7 嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

物資供應(yīng)工作關(guān)鍵要突出一個(gè)“早”字，早計(jì)劃、早準(zhǔn)備、早安排。隨時(shí)了解、掌握、跟蹤各廠家生產(chǎn)、運(yùn)輸狀況，在出現(xiàn)問題前，提前做好應(yīng)對措施;密切關(guān)注路況信息，在出現(xiàn)封閉修路前，要求各承包商提前先儲(chǔ)備，并制定封路期間的運(yùn)輸方案，以保證工程物資供應(yīng)。

物資進(jìn)場時(shí)均按爐批號抽檢，并由使用單位和機(jī)電物資處建立跟蹤記錄，質(zhì)量管理部門經(jīng)常檢查，以保證施工原材料的可追溯性。要求使用單位在領(lǐng)用材料時(shí)做到查驗(yàn)材料的出廠質(zhì)量證明文件，同時(shí)查驗(yàn)質(zhì)檢報(bào)告。深溪溝公司形成了從采購→入庫→復(fù)驗(yàn)→發(fā)放→記錄的全過程的質(zhì)量跟蹤管理，杜絕了不合格的材料用在工程上的現(xiàn)象出現(xiàn)。

對施工過程中出現(xiàn)的材料質(zhì)量爭議，及時(shí)進(jìn)行記錄和檢驗(yàn)，并請權(quán)威部門進(jìn)行仲裁。在責(zé)任未分清前，為保證工程施工，首先及時(shí)更換材料。

通過物資進(jìn)出場管理，防止了不合格的材料進(jìn)入深溪溝工程和深溪溝工程所用物資流出深溪溝，同時(shí)對施工過程中可能出現(xiàn)的材料質(zhì)量爭議，明確規(guī)定了雙方的責(zé)任和義務(wù)。

通過月度和年度物資核銷進(jìn)行物資消耗的過程控制，通過竣工物資核銷進(jìn)行物資消耗的事后控制。

8 完整的物資信息

水電站建設(shè)期間，工程物資采購量大，周轉(zhuǎn)速度快，工程標(biāo)段多，人員配置少，工作量大。為了有效的提高工作效率，提高信息化管理水平，深溪溝公司根據(jù)工程實(shí)際情況，聘請了一家軟件公司為深溪溝工程量身定制了一套物資管理系統(tǒng)軟件，經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，物資管理人員均能熟練的操作使用物資管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮了該軟件在物資管理中的功能，提高了公司物資管理水平。

業(yè)主、物資服務(wù)單位、監(jiān)理、施工單位各自建立了一套完整的物資統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，實(shí)行每月核對制，從而保證了物資信息的準(zhǔn)確性。

為便于業(yè)主供材核銷工作的開展，深溪溝公司定期公布了各種規(guī)格業(yè)主供材的綜合采購價(jià)。

9 結(jié)語

眾所周知，降低工程成本最直接的途徑一是降低采購成本，二是在施工過程中降低材料消耗，而這些都離不開基層的物資管理。所以，要降低成本，就必須提高領(lǐng)導(dǎo)對物資管理的重視程度、制度的落實(shí)與執(zhí)行程度，以加強(qiáng)對項(xiàng)目的物資管理，達(dá)到降低工程成本的最終目標(biāo)。經(jīng)過幾年時(shí)間的摸索，深溪溝公司已經(jīng)形成了一套行之有效的物資管理體系。在以后的工作中，我們將進(jìn)一步提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)責(zé)任意識，使物資管理更趨科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。