企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討

宋吉芳

山東電力工程咨詢(xún)?cè)河邢薰?山東 濟(jì)南 250013

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的文件、圖紙、報(bào)表等材料。隨著電子掃描等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，開(kāi)展對(duì)原來(lái)以紙質(zhì)為主要保存形式的各種檔案的數(shù)字化處理成為可能，而企業(yè)信息化系統(tǒng)和平臺(tái)的建設(shè)又為檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索、利用創(chuàng)造了條件，因此許多企業(yè)檔案信息化建設(shè)就被提到日程上來(lái)。那么如何才能更好地開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作？如何處理和協(xié)調(diào)信息化過(guò)程中涉及的各個(gè)因素？本文對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討。

1 檔案信息化建設(shè)內(nèi)在含義

檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理建設(shè)中全面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、現(xiàn)代掃描技術(shù)等手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程，其實(shí)質(zhì)就是檔案管理模式由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向檔案資源數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化為主要形式提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。檔案信息化建設(shè)主要包括以下五個(gè)方面的內(nèi)容：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1）檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

隨著企業(yè)信息化建設(shè)步伐的加速，傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理需求。作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作之一的檔案工作，必須改變管理模式和工作方式，適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展要求，建立檔案信息一體化管理模式，滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展要求。

2）企業(yè)信息化發(fā)展推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化等信息系統(tǒng)的運(yùn)用，企業(yè)在生產(chǎn)管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的電子文件、報(bào)表數(shù)據(jù)和合同批文等，這些數(shù)據(jù)真實(shí)反映了企業(yè)的運(yùn)行狀況，是企業(yè)長(zhǎng)周期決策分析的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也是企業(yè)優(yōu)化生產(chǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要參考憑證。而要全面高效利用這些信息資源，建立檔案信息化管理系統(tǒng)是較好的措施。

3）檔案信息化是整合檔案資源、提升使用價(jià)值的重要途徑

檔案管理作為一個(gè)信息服務(wù)部門(mén)，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，才能充分發(fā)揮檔案的作用。而建立檔案信息化管理系統(tǒng)，則可以較全面整合各方面資源，最大限度提升檔案資源使用價(jià)值。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是關(guān)鍵

檔案信息化建設(shè)的成敗，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的支持，要加快檔案信息化建設(shè)，那只能是一句不切實(shí)際的空話(huà)。在信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)首先成立專(zhuān)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，組織有關(guān)部門(mén)和人員制定規(guī)劃，協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)、人員共同參與。同時(shí)要加強(qiáng)信息化建設(shè)的意義和重要性的廣泛宣傳，讓廣大干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和廣大群眾了解和掌握信息化建設(shè)的重要性和必要性，讓大家形成共識(shí)，全面地支持檔案信息化建設(shè)。

2）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，合理整合檔案信息資源

作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過(guò)設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)調(diào)其工作的開(kāi)展。其工作機(jī)構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)等，其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者，是整個(gè)信息化工程的策動(dòng)力，決定著網(wǎng)絡(luò)工程的組織效率；絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、發(fā)布和更新。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu)。

3）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)

2010年1月1日開(kāi)始實(shí)施的 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首次對(duì)企業(yè)的檔案工作提出了全面、系統(tǒng)的要求，包括檔案工作的組織建設(shè)、規(guī)章制度，以及企業(yè)檔案信息化建設(shè)等諸多方面。其中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的重要意義：一方面，建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是保證檔案工作有序化開(kāi)展的基本保證，另一方面，建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也可以確保檔案工作中各業(yè)務(wù)和技術(shù)的有序銜接，主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

4）增強(qiáng)保密意識(shí)，注重安全保障體系建設(shè)

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)，檔案信息的安全性顯得越來(lái)越重要。因此，檔案管理部門(mén)必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略。具體可采?。何锢戆踩呗?；訪問(wèn)控制策略（如入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)發(fā)范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)應(yīng)樹(shù)立高度的安全意識(shí)，有效防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性，

5）注重人員素質(zhì)建設(shè)

檔案信息進(jìn)入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理方式的轉(zhuǎn)變，而要充分利用并發(fā)揮作用，那么擁有一批高素質(zhì)的人才就是關(guān)鍵，在具體管理中要注重信息化人才的培養(yǎng)工作。首先要依托高校檔案教育專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)高水平專(zhuān)業(yè)管理人才和研究開(kāi)發(fā)型人才，能根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，開(kāi)展信息分析和研究，提供經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)決策；其次對(duì)在職人員提供多種形式的再教育，通過(guò)采取專(zhuān)題講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)研討等方式，及時(shí)提高其信息素養(yǎng)和信息技能，使之適應(yīng)技術(shù)發(fā)展要求。

4 對(duì)影響檔案信息化建設(shè)質(zhì)量因素的思考

1）把握好企業(yè)檔案數(shù)字化的范圍

目前國(guó)內(nèi)的許多國(guó)有大中型企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始了甚至完成了企業(yè)檔案的數(shù)字化，建立了自己的電子文件管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等。但是許多企業(yè)在檔案數(shù)字化方面存在著盲目性，無(wú)序性，出現(xiàn)將過(guò)去的紙質(zhì)的文件全部數(shù)字化的現(xiàn)象。如何控制檔案數(shù)字化的范圍成為了檔案資源開(kāi)發(fā)的難題。無(wú)規(guī)律、無(wú)重點(diǎn)、無(wú)選擇、無(wú)規(guī)劃的數(shù)字化，一方面造成了人力物力資源的浪費(fèi)，另一方面也不利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。而在解決這些問(wèn)題最關(guān)鍵的是需要做好檔案數(shù)字化前期的調(diào)研和規(guī)劃。通過(guò)全面調(diào)查，確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些應(yīng)該優(yōu)先數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)該是本著“年代久遠(yuǎn)的、利用率高的、價(jià)值重要的、業(yè)務(wù)急需的”檔案優(yōu)先數(shù)字化，力爭(zhēng)做到數(shù)字化的檔案信息應(yīng)該是高價(jià)值的、高利用率、有價(jià)值的信息資源。因此在檔案數(shù)字化工作中，應(yīng)考慮企業(yè)檔案工作的實(shí)際，也要考慮企業(yè)信息資源開(kāi)發(fā)的總體規(guī)劃，要做好檔案數(shù)字化的適度、高效、合理，既要符合實(shí)際又要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，為今后檔案信息資源的有效共享整合提供切實(shí)保障。

2）把握好企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)的深度。

每個(gè)企業(yè)都想從企業(yè)檔案中挖掘出有價(jià)值的信息，為本企業(yè)提供各項(xiàng)服務(wù)。因此企業(yè)的檔案信息開(kāi)發(fā)應(yīng)是應(yīng)該要有清晰的目的，就是能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)現(xiàn)增值提供條件，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。目前，有相當(dāng)一部分企業(yè)的檔案工作仍停留在收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作上，檔案的開(kāi)發(fā)利用工作還相當(dāng)薄弱。積極開(kāi)展編研工作，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的有效途徑。編研是檔案部門(mén)通過(guò)研究自身收藏的檔案，根據(jù)企業(yè)當(dāng)前或今后一段時(shí)期內(nèi)利用檔案的需求，通過(guò)匯編或出版的方式，編制專(zhuān)題參考資料，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理提供參考。檔案人員通過(guò)熟悉甚至參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，了解企業(yè)對(duì)檔案信息的需求，及時(shí)準(zhǔn)確把握企業(yè)需求，積極開(kāi)展編研工作，把重要檔案信息輸送到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和部門(mén)，及時(shí)解決和處理各種疑難問(wèn)題。

3）抓好檔案信息資源開(kāi)發(fā)的效益。

檔案工作的效益是指檔案工作的投入與產(chǎn)出之間的關(guān)系，是檔案工作對(duì)企業(yè)檔案信息需求的有效滿(mǎn)足程度的表現(xiàn)。檔案工作對(duì)企業(yè)的效益越大、越明顯，說(shuō)明檔案工作對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)也越大。明確檔案工作對(duì)企業(yè)的效益問(wèn)題，有利于促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，也有利于檔案信息資源更好的開(kāi)發(fā)。檔案工作特別是檔案信息資源開(kāi)發(fā)對(duì)企業(yè)的效益和貢獻(xiàn)，需要從兩個(gè)方面去認(rèn)定。一個(gè)顯性的效益，一個(gè)是隱性的滯后的效益。一個(gè)企業(yè)，不能夠完全從盈利和創(chuàng)收的角度去比較各項(xiàng)工作的開(kāi)展。就檔案工作而言，檔案工作并不是完全的生產(chǎn)性工作，在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益上往往是要落后于生產(chǎn)部門(mén)的，也就是說(shuō)檔案工作的顯性效益并不顯性，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)一般不如生產(chǎn)性的工作。然而，檔案工作的不可或缺，在于它具有隱性的效益。這種隱性的效益，在于檔案工作是提供信息、提供服務(wù)的工作，它不直接創(chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，但是它往往為我們的企業(yè)文化、生產(chǎn)、決策、業(yè)務(wù)等提供可靠的信息來(lái)源。所以，做好檔案工作，做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)，需企業(yè)和檔案部門(mén)準(zhǔn)確定位，要正確對(duì)待檔案工作的特殊性。同時(shí)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，與企業(yè)的發(fā)展和效益的提高并不矛盾，做好了檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，在某種程度上說(shuō)，是為企業(yè)創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益，二者是相輔相成的。

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