論小企業(yè)會計電算化

□文/張志芳

論小企業(yè)會計電算化

□文/張志芳

隨著我國經(jīng)濟和高新技術的迅速發(fā)展，會計信息處理技術與企業(yè)管理活動日益緊密結合，會計數(shù)據(jù)處理已由單純的以“處理”為中心轉化為對“信息”的高質量和高時效的追求。在我國當前社會經(jīng)濟生活中，小企業(yè)已經(jīng)成為重要組成部分，它在促進市場競爭、增加就業(yè)機會、推進技術創(chuàng)新等方面均發(fā)揮了重要作用。

會計電算化；企業(yè)信息化；關系；問題分析；實施辦法

一、會計電算化與企業(yè)信息化的關系

（一）小企業(yè)會計電算化。會計電算化是以電子計算機為主的當代電子信息處理技術應用于會計的簡稱。它是一個電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成的對會計信息的分析、預測、決策的全過程。會計電算化不僅能減輕財會人員的勞動強度，為會計工作節(jié)省大量的人力、財力和時間；同時，也由于會計電算化計算手段和會計管理決策手段的現(xiàn)代化既提高了會計信息收集、整理、傳輸、反饋的速度和準確度，也提高了會計的分析決策能力，使會計工作能更好地滿足企業(yè)管理的實際需要。小企業(yè)是我國經(jīng)濟建設的一支重要力量，在促進國民經(jīng)濟健康快速發(fā)展、保持社會安定團結、豐富人民群眾生活方面起著舉足輕重的作用。因此，加快小企業(yè)會計電算化的實施進程，更能促進小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）企業(yè)信息化。企業(yè)信息化，是指利用計算機、網(wǎng)絡和通訊技術，支持企業(yè)產品的研發(fā)、生產、銷售、服務等諸多環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息采集、加工和管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化、集成化，信息流通的高效化和實時化，最終實現(xiàn)全面供應鏈管理和電子商務。企業(yè)信息化不僅是信息技術的延伸，更重要的應該是企業(yè)管理與組織管理的延伸，它已成為現(xiàn)代企業(yè)的一個重要標志和衡量企業(yè)綜合實力的重要組成部分。

（三）會計電算化與企業(yè)信息化的關系。信息技術正在改變著社會這一職業(yè)的傳統(tǒng)，并且重新定義著社會會計工作，同時各種新思想和新技術的出現(xiàn)也在改變著會計管理的內容和會計人員的工作。會計人員的工作正在由會計核算轉向為企業(yè)管理提供更專業(yè)化、更有效的咨詢服務，以及提供高質量的會計信息。通過會計電算化許多企業(yè)第一次將計算機技術應用于管理且從中獲益，企業(yè)也培養(yǎng)了一大批既精通會計業(yè)務又懂計算機的人才。會計電算化和企業(yè)信息化相互影響。企業(yè)信息化促進會計電算化的發(fā)展；會計電算化要跟上時代發(fā)展的要求，是企業(yè)信息化全面實現(xiàn)的保障。

二、小企業(yè)會計電算化中的問題分析

（一）會計電算化工作法規(guī)重視程度不夠。為了使會計電算化工作規(guī)范運作，財政部從1994年始至目前為止，相繼頒布了《關于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》、《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等規(guī)章。但不少已經(jīng)實行會計電算化的單位，無論是單位的領導，還是單位財務部門的財會人員尚不知道上面這些專門針對會計電算化的規(guī)章。甚至有些地方并沒有加強會計電算化的建設，會計電算化工作基本上是會計軟件公司安裝，幫助會計人員會操作就算了。各級領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識，會計人員有抵觸情緒，真正實現(xiàn)按照法規(guī)進行會計電算化工作還有一定難度。

（二）數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時候，財務上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件公司認真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。而有些軟件所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版，不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用，安全性上更是難如人意，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復原來的數(shù)據(jù)。

（三）軟件開發(fā)難以滿足新會計制度要求。計算機技術的迅猛發(fā)展給會計軟件帶來一個又一個的黃金時期。但是，“大多數(shù)軟件開發(fā)商只注重會計軟件、使用平臺、開發(fā)工具、使用環(huán)境等計算機技術方面的提高，”而忽略會計功能的拓展。比如，對固定資產折舊方法的處理與選擇、在存在大量外幣業(yè)務的企業(yè)里，對外幣匯率的選擇，以及存貨計價的選擇，新會計制度規(guī)定，這些方法一旦選定，不能隨意更改，如果要更改，必須上報上級主管部門批準，同時在會計報表附注中加以說明。而現(xiàn)行會計軟件中未設置本年度內不允許改動的控制功能，這就使得一些用戶隨意修改原先所確定的方法，甚至有的用戶伙同軟件開發(fā)商一起進行反結賬、反記賬等違反會計制度的活動。

（四）會計人員計算機業(yè)務素質偏低。目前，不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓而來，他們在使用計算機處理業(yè)務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外，對計算機的軟硬件知識了解甚少，一旦計算機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓，但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導致系統(tǒng)崩潰。

三、企業(yè)信息化建設中小企業(yè)會計電算化的實施方法

（一）領導重視。領導重視與否是小企業(yè)能否實施會計電算化的關鍵。在我國社會主義市場經(jīng)濟體制下，國家宏觀調控與管理的重點是大中型企業(yè)，小企業(yè)處于從屬地位，其生產經(jīng)營活動基本上是由市場調節(jié)，領導具有很大的經(jīng)營自主權；大量的小企業(yè)屬于私營企業(yè)，在企業(yè)生產經(jīng)營活動的方方面面，基本上是領導一言堂，領導具有說一不二的權力；小企業(yè)的經(jīng)營資金一般都比較緊張；小企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務較少，手工會計環(huán)境沒有對企業(yè)經(jīng)營管理產生太大沖擊。在這種情況下，領導對會計電算化工作的認可與否，直接影響企業(yè)能否實施會計電算化。要促進小企業(yè)實施會計電算化，首先要讓領導從思想上重視起來，認識到實施會計電算化給企業(yè)帶來的方方面面的好處，徹底轉變其思想，使其成為實施會計電算化系統(tǒng)的動力。

（二）進一步完善會計電算化配套法規(guī)。隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加，針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題，對現(xiàn)有的相關法規(guī)做進一步補充和完善，通過準則類法規(guī)對會計電算化做進一步約束，使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。細化對商品化軟件的評審規(guī)定，杜絕軟件的非法功能。

（三）加強會計電算化信息的安全性和保密性。為加強企業(yè)財務數(shù)據(jù)的安全性和保密性，實際操作中：政府主管部門進一步完善會計制度，對危害計算機安全的行為進行制裁；制定計算機機房管理制度，制定機房防水、防火、防盜、防鼠措施；進行必要的內部控制，如實行用戶權限分級授權管理，建立網(wǎng)絡環(huán)境下的會計信息崗位責任，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施，建立會計信息資料的備份制度，建立進入網(wǎng)絡環(huán)境的權限制度，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管的制度。

（四）選擇合適的會計電算化模式。小企業(yè)規(guī)?？缍却?，生產經(jīng)營特點千差萬別，經(jīng)濟實力大相徑庭。小企業(yè)在實施電算化的時候，要根據(jù)本企業(yè)自身的實際情況，選擇合適的電算化模式。目前有三種模式可供小企業(yè)選擇：一是企業(yè)自己構建會計電算化系統(tǒng)模式；二是在線租用財務軟件模式；三是代理記賬模式。

（五）正確配備軟硬件系統(tǒng)。在構建會計電算化系統(tǒng)模式下，正確配置計算機軟硬件系統(tǒng)，是保證電算化系統(tǒng)發(fā)揮最大效用的關鍵環(huán)節(jié)。如果配備方案不合理，則極易導致電算化系統(tǒng)進入所謂“信息孤島”，不但發(fā)揮不了電算化系統(tǒng)應有的功能，還會給企業(yè)的相關工作帶來極大麻煩。小企業(yè)在選擇硬件方案的時候，一定要慎重，建議選擇國際互聯(lián)網(wǎng)結構，因為這種方案相對于前兩種方案而言，投資幾乎沒有差別，但信息傳遞范圍更廣泛，容易實現(xiàn)數(shù)據(jù)的外聯(lián)，這對于企業(yè)宣傳介紹、產品銷售以及未來發(fā)展而言都是非常重要的。軟件系統(tǒng)包括系統(tǒng)軟件和應用軟件。系統(tǒng)軟件建議配備Windows系統(tǒng)，理由是操作簡便，與大家日常工作使用貼近，便于小企業(yè)會計人員掌握；建議購買國內品牌，理由是價格低，維護升級方便。

（六）注重會計電算化人才的培養(yǎng)。會計電算化技術的使用在總體上還處于低層次水平。一是在采用了會計電算化手段的企業(yè)中，有半數(shù)以上的企業(yè)仍然是采用傳統(tǒng)的“核算型”財務軟件，主要是用電腦代替人工從事會計核算工作。其軟件主要是一些軟件公司早期開發(fā)的部門級會計信息系統(tǒng)，也有一些是自行開發(fā)的核算軟件，采用“管理型”和“決策型”財務軟件的企業(yè)較少，采用ERP的企業(yè)就更少。這樣，會計信息系統(tǒng)的啟用并不能對企業(yè)管理帶來實質性改善。二是會計電算化人才嚴重匱乏。一方面財會隊伍中的部分人員知識老化，學習會計電算化知識積極性不高，短期培訓很難取得明顯效果；另一方面會計電算化專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量有限，不能滿足市場需要，復合型人才更是供不應求，直接影響會計電算化工作的開展。

知識經(jīng)濟對于企業(yè)財務信息的加工與輸出具有很高的要求，尤其是未來會計軟件要實現(xiàn)更高層次的網(wǎng)絡化信息處理。這一發(fā)展趨勢，勢必要求從事會計電算化工作的人員在會計和計算機兩個領域都非常有專長，成為這兩個領域里的行家里手。所以，培養(yǎng)高級的、現(xiàn)代化的會計電算化人才勢在必行。

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[3]張輝.會計電算化[M].機械工業(yè)出版社，2004.

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（作者單位：張家口市城市建設開發(fā)總公司）